Vorteile, Typen und Beispiele • BUOM

Verwaltungsarbeiten sind ein wichtiger Bestandteil für den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Sie können in einer Vielzahl von Branchen Verwaltungspositionen finden, die es Ihnen ermöglichen, verschiedene Karrierewege in Ihren Interessengebieten zu erkunden. Zertifizierungen können Ihnen dabei helfen, einen spezialisierten Verwaltungsbereich zu finden und Ihnen Karrierechancen zu eröffnen. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Verwaltungsfachmann ist, welche Arten von Verwaltungszertifizierungen, Vorteile und Fähigkeiten für die Verwaltungsarbeit erforderlich sind.

Was ist ein Verwaltungsfachmann?

Ein Verwaltungsfachmann ist eine Person, die die alltäglichen Büroaufgaben eines Unternehmens verwaltet, um die Arbeitsabläufe ihrer Kollegen zu unterstützen. Zu diesen täglichen Aufgaben können die Begrüßung von Gästen, die Beantwortung von Telefonanrufen, die Beantwortung von E-Mails, das Ablegen von Dokumenten oder das Erstellen von Berichten gehören. Abhängig von der Branche und der Berufsebene kann ein Verwaltungsspezialist eher branchenspezifische oder hochsensible Aufgaben übernehmen, beispielsweise im Personalwesen oder im Projektmanagement. Als Verwaltungsfachkraft können Sie sich zertifizieren lassen, um Ihre Verwaltungsfähigkeiten zu entwickeln und Ihre Qualifikationen zu validieren.

Arten von Verwaltungszertifikaten

Zu den Kategorien der Verwaltungszertifizierungen, die Sie erhalten können, gehören:

• Assistent: Als Verwaltungsassistent gibt es unterschiedliche Beschäftigungsstufen, beispielsweise allgemeine Positionen oder Führungspositionen. Amtshilfezeugnisse gelten auch für bestimmte Branchen, etwa für die Arzt- oder Anwaltspraxis.

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Sie können Ihre Verwaltungsarbeit auf bestimmte Aspekte des Unternehmens konzentrieren, beispielsweise auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung. In Gehaltsabrechnungsprogrammen erfahren Sie, wie Sie Rechnungen, Zahlungen, Debitorenbuchhaltung und andere Unternehmensfinanzen verarbeiten und erfassen.

• Projektmanagement: Als Verwaltungsfachkraft können Sie sich auf Projektmanagement und Personalorganisation spezialisieren. Mit einer Projektmanagement-Zertifizierung können Sie größere Teams und Entwicklungen betreuen.

• Personalwesen: Personalwesen ist ein wichtiger Teil der Unternehmensführung und Optimierung der Unternehmensressourcen. Mit einer HR-Zertifizierung konzentrieren Sie sich bei Ihrer Verwaltungsarbeit auf die Verwaltung der Verteilung, Schulung und Einstellung von Personal.

• Bürosoftware: Workflows nutzen verschiedene Bürosoftwaresysteme, um alltägliche Aufgaben zu erledigen und Aufgaben zu automatisieren. Zertifizierte Kenntnisse spezifischer Business-Programme können bei der Anpassung an die unterschiedlichen Systeme, die Unternehmen verwenden, hilfreich sein.

8 Verwaltungszertifikate

Erwägen Sie die folgenden Zertifizierungen für Ihre Verwaltungslaufbahn:

1. Zertifizierung als Verwaltungsassistent

Das National Career Certification Board (NCCB) bietet an Zertifizierung als Verwaltungsassistent Prüfung, die Sie online mit einer Testüberwachungssoftware für künstliche Intelligenz ablegen können. Zur Vorbereitung auf Ihre Zertifizierungsprüfung können Sie eine Übungsprüfung erwerben, die zwei Tests mit drei Testmöglichkeiten, jeweils ohne zeitliche Begrenzung, enthält. Nach Abschluss der Übungsprüfungen und der Vorbereitung können Sie sich für die Zertifizierungsprüfung anmelden und bezahlen, die aus 80 Fragen mit einer Frist von zwei Stunden besteht. Mit der Zertifizierung zum Verwaltungsassistenten können Sie Ihr Wissen über gängige Bürounterstützungsfunktionen erweitern und unter Beweis stellen.

2. Certified Administrative Professional (CAP)

Die International Association of Administrative Professionals (IIAP) bietet an Zertifizierter Verwaltungsfachmann Prüfung zweimal im Jahr, einmal im Herbst und einmal im Frühjahr. Als Voraussetzung können Sie einen Bachelor-Abschluss mit zwei Jahren Berufserfahrung, einen Associate-Abschluss mit drei Jahren Berufserfahrung oder eine vierjährige Berufserfahrung in der Verwaltung vorweisen. Um sich für den CAP-Test zu bewerben, können Sie einen Antrag einreichen, indem Sie Ihre Berufserfahrung und Ausbildung zur Überprüfung angeben. Die National Commission for Certifying Agencies (NCCA) akkreditiert die CAP-Prüfungszertifizierung, die drei Jahre gültig ist und es Ihnen ermöglicht, übergeordnete oder leitende Assistentenfunktionen für Teams oder Einzelpersonen zu übernehmen.

3. Zertifizierter Fachmann für Projektmanagement (CAPM)

Du kannst nehmen Zertifizierter Projektmanagement-Spezialist Legen Sie eine Prüfung des Project Management Institute ab, um Ihr Wissen im Bereich Personal- und Projektmanagement zu bestätigen. Die Prüfung ist online verfügbar und die Zertifizierung ist fünf Jahre lang gültig. Als Voraussetzung für die Teilnahme an der Prüfung können Sie einen High-School-Abschluss oder einen gleichwertigen Abschluss sowie 23 Stunden Schulung in den Kursen „Fundamentals of Project Management“ des Project Management Institute haben, die online verfügbar sind. Projektmanagement umfasst die Verwaltung des Teampersonals und die Erstellung von Zeitplänen zur Optimierung der Projektausführung.

4. Basic Payroll Certification (FPC)

Du kannst bekommen Grundlegende Lohn- und Gehaltsabrechnungszertifizierung über die American Payroll Association (APA) mit oder ohne APA-Mitgliedschaft. Die Prüfung wird im Herbst oder Frühjahr online verfügbar sein und Informationen zu aktualisierten Lohn- und Gehaltsabrechnungsregeln enthalten. Um die Prüfung abzulegen, können Sie sich während des Anmeldezeitraums für die Saison, in der Sie die Prüfung ablegen möchten, auf der APA-Website anmelden. Lohn- und Gehaltsabrechnungszertifizierungen belegen Ihre Buchhaltungsfähigkeiten und können Ihnen dabei helfen, sich auf das Finanzmanagement zu spezialisieren.

5. Zertifizierter Personalmanagement-Experte (IPMA-CP)

Die International Association for Public Human Resource Management (IPMA-HR) bietet Kurse und Konferenzen zum Thema Personalverwaltung und -management an. Bei der HR Certified Professional-Zertifizierung handelt es sich um einen Einstiegs- und Mittelstufentest, bei dem Sie den IPMA-HR-Kurs über die Grundlagen des Personalmanagements im öffentlichen Sektor absolvieren müssen. Die IPMA-CP-Zertifizierung ist drei Jahre gültig und kann durch den Besuch von HR-Kursen und Konferenzen bestätigt werden. In HR-Kursen lernen Sie Rekrutierungs-, Bindungs- und Managementtechniken, um die Ressourcen Ihres Unternehmens optimal zu nutzen.

6. Senior Certified HR Professional (IPMA-SCP)

IPMA-HR verfügt über eine höhere Zertifizierungsstufe für leitende Fachkräfte, die drei Jahre gültig ist. Senior zertifizierter HR-Spezialist richtet sich an hochrangige HR-Experten wie Manager, Direktoren und Führungskräfte. Als Prüfungsvoraussetzung können Sie entweder den IPMA-HR-Kurs „Kompetenzen für erfolgreiches Personalmanagement entwickeln“ absolvieren oder eine Online-Bewerbung einreichen. Mit einer fortgeschrittenen Zertifizierung können Sie Führungspositionen im Personalwesen oder Positionen mit höheren Gehältern finden.

7. Microsoft Office Specialist (MOS)-Zertifizierung

Zertifizierung zum Microsoft Office Specialist Für die Prüfungen ist das Bestehen einer der Zertifizierungsprüfungen nicht erforderlich. Sie können wählen, mit welcher Version von Microsoft Office-Paketen und -Programmen Sie die Prüfung ablegen möchten. Die Prüfung ist online bei einem virtuellen Prüfer oder persönlich in einem Prüfungszentrum verfügbar. Bei diesen Prüfungen handelt es sich um eine Kombination aus Multiple-Choice-, Kurzantwort- und Simulationsfragen, mit denen Sie Ihre Kenntnisse der Microsoft Office-Software testen. Für jedes bestandene Programm können Sie ein Zertifikat erwerben.

8. Professional Administrative Certification of Excellence (PACE)

Die American Society of Administrative Professionals schlägt vor Professionelle Verwaltungszertifizierung für Exzellenz Zeugnisse, aus denen hervorgeht, dass Sie über administrative Fähigkeiten verfügen, die für Arbeitgeber von Nutzen sein können. Die Anmeldung zur PACE-Zertifizierung umfasst vier Schulungsmodule zu den Themen Kommunikation, digitales Management, Personalwesen und Projektmanagement sowie einen Studienführer, der Sie bei der Vorbereitung auf die Multiple-Choice-Prüfung unterstützt. Nach der Einschreibung haben Sie ein Jahr Zeit, um die Prüfung abzulegen, und drei Gelegenheiten zum Bestehen. Das Institute of Continuing Education (ICE) erkennt PACE-Zertifikate mit einer Gültigkeit von zwei Jahren an.

Vorteile von Verwaltungszertifikaten

Zu den Vorteilen des Erwerbs von Verwaltungszertifizierungen gehören Möglichkeiten, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Branchenkenntnisse kontinuierlich zu aktualisieren und Arbeitgebern Ihre Verwaltungskompetenz zu demonstrieren. Zertifizierungsprogramme und Titel in Ihrem Lebenslauf können als Ergänzung zu Ihrem Lebenslauf dienen, wenn Sie über wenig Berufserfahrung verfügen. Diese Zertifizierungen zeigen Ihre Kenntnisse und Ihre Ausbildung in Verwaltungsarbeit und Lehre und können Ihnen bei einer Beförderung oder einem höheren Gehalt helfen. Durch die Vorbereitungs-, Studien- und Rezertifizierungsprozesse zur Erlangung und Aufrechterhaltung Ihrer zertifizierten Bezeichnung können Sie sicherstellen, dass Sie über die neuesten Fortschritte in Technologie und Vorschriften auf dem Laufenden bleiben und so Ihre Verwaltungseffizienz verbessern.

Für Verwaltungszertifikate erforderliche Fähigkeiten

Sie können diese Fähigkeiten entwickeln, die Ihnen bei der Verwaltungsarbeit zum Erfolg verhelfen:

• Kommunikation: Verwaltungsmitarbeiter kommunizieren häufig mit anderen Fachleuten und Gästen, beantworten Fragen und vereinbaren Termine. Diese mündliche oder schriftliche Kommunikation muss klar und prägnant sein, um das gegenseitige Verständnis aller Beteiligten zu gewährleisten.

• Kundenservice: Als Verwaltungsfachkraft können Sie als Ansprechpartner zwischen Firmenmitarbeitern und Gästen fungieren. Um Gäste zu empfangen und sie über die richtigen Kanäle zu leiten, sind ausgeprägte Kundendienstfähigkeiten erforderlich.

• Dateneingabe: Der Verwaltungsfachmann dokumentiert wichtige Geschäftsinformationen und -daten. Sie können Daten schnell eingeben und überprüfen, um eventuelle Informationsfehler oder Unstimmigkeiten zu beheben.

• Dateiverwaltung: Als Verwaltungsspezialist überwachen Sie physische und digitale Dateisysteme, um sicherzustellen, dass Dateien schnell gefunden werden. Die Dateiverwaltung umfasst das Prüfen, Sortieren, Aktualisieren und Organisieren von Dateien, sodass wichtige Informationen autorisiertem Personal zur Verfügung stehen.

• Zeitmanagement: Verwaltungsfachleute sorgen dafür, dass routinemäßige Geschäftsfunktionen reibungslos ablaufen, sind in der Lage, ihre Zeit zu verwalten und Teammitgliedern auch bei der Terminplanung zu helfen. Beim Zeitmanagement geht es darum, zu verstehen, wie man bestimmte Aufgaben priorisiert und wie man Multitasking nutzt, um seine Zeit zu optimieren.