Verwendung der Risikobewertungsmatrix • BUOM

7. Oktober 2021

Fast jedes Projekt am Arbeitsplatz birgt ein gewisses Risiko, sei es finanzieller, kultureller oder physischer Natur. Risiko und Folgenabschätzung zu hilft Unternehmen dabei, die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos einzuschätzen und die potenzielle Schwere der Auswirkungen zu bestimmen.

Risikomanagement-Tools, wie beispielsweise eine Risikobewertungsmatrix, können dabei helfen, die mit einem Projekt verbundenen Risiken zu identifizieren und ihnen zu begegnen. In diesem Artikel erklären wir, was eine Risikobewertungsmatrix ist, erläutern die Vorteile ihrer Verwendung und zeigen Ihnen, wie Sie damit die potenziellen Risiken für Ihr Projekt bewerten können.

Was ist eine Risikobewertungsmatrix?

Viele Unternehmen nutzen im Rahmen ihres Risikobewertungsprozesses ein Risikomanagement-Tool, beispielsweise eine Risikobewertungsmatrix, um die richtigen Schritte bei Geschäftsentscheidungen festzulegen.

Eine Risikobewertungsmatrix kann als Diagramm dargestellt werden, in dem Sie auf einer Achse die Schwere eines möglichen Risikos und auf der anderen die Wahrscheinlichkeit des Eintretens dieses Ereignisses auftragen. Sie können die Matrix auch als Tabelle formatieren, Ihre potenziellen Risiken in Zeilen auflisten und Wahrscheinlichkeits- und Schweregradinformationen in Spalten eingeben.

Durch die visuelle Darstellung komplexer Daten können Sie eine Risikobewertungsmatrix verwenden, um den Risikobewertungsprozess einfacher und einfacher zu gestalten und Ihnen dabei zu helfen, fundiertere Entscheidungen in Bezug auf Ihr Unternehmen zu treffen.

Vorteile der Verwendung einer Risikomatrix

Die Erstellung und Verwendung einer Risikomatrix zur Bewertung von Projekten hat mehrere Vorteile, unter anderem, dass sie hilft:

• Identifizieren Sie schnell und einfach Bereiche, in denen Sie das Risiko reduzieren können

• Erläutern Sie konkrete Risiken klar und deutlich

• Priorisieren und gruppieren Sie die Ergebnisse der Projektaktivitäten

• Skizzieren Sie eine grundlegende Ressource für die anschließende detaillierte Analyse

So verwenden Sie die Risikobewertungsmatrix

Um die Risikobewertungsmatrix effektiv im Risikobewertungsprozess zu nutzen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Identifizieren Sie alle potenziellen Risiken

Der erste Schritt im Risikobewertungsprozess besteht darin, potenzielle Risiken zu identifizieren. Um einen einfach zu verwaltenden Rahmen aufrechtzuerhalten, bietet der Risikobewertungsprozess eine Möglichkeit, Risiken durch die Bewertung potenzieller Risiken zu priorisieren. Sobald Sie alle Risiken identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, die Risiken von der wichtigsten zur unwichtigsten zu ordnen.

Mehr Details: Welche Aufgaben hat ein Manager?

2. Sortieren Sie Risiken nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung

Jetzt können Sie Risiken nach ihrer Wahrscheinlichkeit und Auswirkung sortieren.

Wahrscheinlichkeit

Damit wird die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos beschrieben. Sie können verschiedene Ansätze verwenden, um die Risikowahrscheinlichkeit zu sortieren. Einige Unternehmen weisen potenziellen Risiken beispielsweise einen Wahrscheinlichkeitsprozentsatz zu, der von 0 % (d. h. es besteht keine Wahrscheinlichkeit, dass das Risiko eintritt) bis 100 % reicht. In diesem Fall ist das Risiko sicher. Oder Sie können Risiken nach Kategorien sortieren, zum Beispiel:

• Unwahrscheinlich: Ordnen Sie potenzielle Risiken dieser Kategorie zu, wenn ihr Eintreten äußerst unwahrscheinlich ist.

• Selten: Diese Kategorie gilt für ungewöhnliche Risiken, deren Eintritt unwahrscheinlich ist.

• Zufällig: Sortieren Sie die Risiken in dieser Kategorie, deren Eintrittswahrscheinlichkeit bei etwa 50:50 liegt.

• Wahrscheinlich: Wenn ein Risiko wahrscheinlich auftritt, sollten Sie es in diese Kategorie einordnen.

• Spezifisch: Dies gilt für Risiken, die eintreten werden. In Kombination mit einer hohen Gefährdung sollten Sie diese Art von Risiko als vorrangig betrachten und sofort angehen.

Beeinflussen

Dieser Risikoaspekt gibt an, wie schwerwiegend die Auswirkungen sein werden, wenn das potenzielle Risiko tatsächlich eintritt. Die Auswirkungen der Realisierung eines bestimmten Risikos können sich auf verschiedene Aspekte des Projekts und möglicherweise auf das Unternehmen als Ganzes auswirken. Im Projektmanagement, Unternehmen bewerten die Auswirkungen eines Risikos häufig anhand der negativen Auswirkungen, die es auf drei wichtige Aspekte haben kann:

• Zeitplan: Wird sich dies negativ auf die Lieferzeiten auswirken?

• Kosten: Müssen Sie Ihr Budget anpassen?

• Technische Spezifikationen: Wie wirkt sich ein Risiko auf die Leistung aus?

Wie bei der Risikowahrscheinlichkeitsbewertung können Sie die Schwere der Risikoauswirkungen auf folgende Weise einstufen:

• Geringfügig: Ordnen Sie in dieser Kategorie Risiken ein, die nur geringe oder keine negativen Auswirkungen auf das Projekt haben.

• Geringfügig: Risiken, die geringfügige negative Auswirkungen auf das Projekt haben können, in dieser Kategorie jedoch wahrscheinlich keine größeren Störungen verursachen.

• Moderat: Diese Kategorie gilt für Risiken, die eine mäßige Bedrohung für den Betrieb darstellen.

• Kritisch: Ordnen Sie Risiken, die eine erhebliche Bedrohung für den erfolgreichen Abschluss des Projekts darstellen, dieser Kategorie zu.

• Katastrophal: In diese Kategorie fallen Risiken, die bei ihrem Eintreten voraussichtlich das gesamte Projekt gefährden und den täglichen Betrieb erheblich beeinträchtigen. Diese Risiken haben Priorität.

3. Legen Sie die Risikoeinstufung fest

Tragen Sie dann die Risiken entsprechend ihrer Wahrscheinlichkeit und Auswirkung in der Risikobewertungsmatrix ein. Sobald Sie die Informationen grafisch dargestellt haben, erhalten Sie eine klare visuelle Vorstellung davon, welche potenziellen Risiken priorisiert werden sollten.

Beispielsweise werden Risiken, die mit hoher Wahrscheinlichkeit einen sehr negativen Einfluss auf den Betrieb haben, in der Matrix als Risiken mit der höchsten Priorität angezeigt. Andererseits werden Risiken, die unwahrscheinlich sind und bei ihrem Eintreten keine erhebliche Bedrohung darstellen, als Risiken mit niedriger Priorität eingestuft.

4. Entscheiden Sie sich für vorbeugende Maßnahmen

Erstellen Sie Notfallpläne für den Umgang mit Worst-Case-Szenarien. Dieser letzte Schritt im Risikobewertungsprozess hilft Ihnen zu bestimmen, wie Sie mit Risiken mittleren und hohen Ranges umgehen.

Beispiel einer Risikobewertungsmatrix

Hier ist ein Beispiel für ein Risikoauswirkungs-/Wahrscheinlichkeitsdiagramm, das aus unterschiedlichen Graden der Risikowahrscheinlichkeit und Risikoauswirkung besteht:

Wahrscheinlichkeit

Auswirkung Niedrig Mittel Hoch Niedrig Geringe Wahrscheinlichkeit/geringe Auswirkung Geringe Wahrscheinlichkeit/mittlere Auswirkung Geringe Wahrscheinlichkeit/hohe Auswirkung Mittel Mittlere Wahrscheinlichkeit/geringe Auswirkung Mittlere Wahrscheinlichkeit/mittlere Auswirkung Mittlere Wahrscheinlichkeit/hohe Auswirkung Hoch Hohe Wahrscheinlichkeit/geringe Auswirkung Hohe Wahrscheinlichkeit/mittlere Auswirkung Hohe Wahrscheinlichkeit/ stoßfest

Die vier Ecken der Risiko-/Wahrscheinlichkeits-Auswirkungsmatrix zeigen die Extreme, die typischerweise das am besten umsetzbare Verständnis haben und umfassen:

• Geringe Wahrscheinlichkeit/Geringe Auswirkung: Risiken in dieser Ecke des Diagramms sind geringe Wahrscheinlichkeit und geringe Auswirkung. Auf diese Risiken müssen Sie nicht achten.

• Hohe Wahrscheinlichkeit/geringe Auswirkung: Diese Art von Risiko stellt eine mäßige Bedrohung für den Betrieb dar. Obwohl Sie versuchen sollten, die Möglichkeit des Eintretens solcher Ereignisse zu minimieren, können Sie diese Risiken steuern, wenn sie eintreten.

• Geringe Wahrscheinlichkeit/hohe Auswirkung: Diese Art von Ereignis hat große Auswirkungen auf den Betrieb, ist jedoch unwahrscheinlich. Um solche Risiken zu vermeiden, müssen Sie alle möglichen vorbeugenden Maßnahmen ergreifen. Sie sollten auch Notfallpläne entwickeln, um die Schwere der Auswirkungen zu minimieren, falls das Risiko eintritt.

• Hohe Wahrscheinlichkeit/hohe Auswirkung: Risiken in dieser Kategorie haben die höchste Priorität, da sie mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten und erhebliche negative Auswirkungen auf den Betrieb haben könnten. Das bedeutet, dass Sie diesen Risiken höchste Priorität einräumen und sie in Ihren täglichen Entscheidungsprozess einbeziehen sollten.

Während Risiken mittlerer Priorität erhebliche Auswirkungen auf die Rentabilität und den Gesamterfolg des Projekts haben können, kann das Auftreten von Risiken hoher Priorität nicht nur potenziell das Ende des Projekts signalisieren, sondern auch erhebliche Auswirkungen auf die Organisation als Ganzes haben ganz.

Mehr Details: Geschäftsbetrieb: So führen Sie eine Risikobewertung durch