Verständnis der Projektmanagementprozesse und -phasen • BUOM
23. Februar 2021
Teams schließen Großprojekte in der Regel stufenweise ab, um Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge abzuschließen. Als Projektmanager Ihres Teams können Sie die verschiedenen Phasen des Projektmanagements nutzen, um den Fortschritt Ihres Teams in Richtung seines Ziels zu verfolgen und zu organisieren. In diesem Artikel untersuchen wir den Projektmanagementprozess, seine verschiedenen Phasen und wie Teams diese Prozesse nutzen können, um ein Projekt gründlich und pünktlich abzuschließen.
Was ist ein Projektmanager?
Projektmanager sind dafür verantwortlich, sich mit Kunden und Stakeholdern zu treffen, um die Anforderungen aller Aspekte des Projekts zu verstehen und zu überwachen. Sie kommunizieren mit Stakeholdern, die ein Interesse an den Projektergebnissen haben, darunter Kunden, Manager, Sponsoren oder Vorstandsmitglieder. Wenn Sie ein Projektmanager sind, können Sie Pläne entwickeln, die auf Budgetanforderungen, Zeitplänen und Ressourcen basieren. Projektmanager arbeiten mit Teams zusammen, um den Projektfortschritt zu überwachen und auf andere Weise den Projektabschluss zu erleichtern.
Projektmanagementprozess
Projektmanager nutzen verschiedene Prozesse, um ein Projekt zum Abschluss zu führen. Als Projektmanager werden Sie wahrscheinlich viele der folgenden Prozesse nutzen:
Phasenmanagement: Teams, Stakeholder und der Projektmanager überprüfen regelmäßig das Projektinitiierungsdokument, um sicherzustellen, dass jede Phase die in der Strategie- und Planungsphase festgelegten Ziele erfüllt. Jedes Teammitglied überprüft in jeder Phase sein Verständnis der Projektziele und seine individuelle Rolle. Sobald alle Leistungen, geplanten Produkte oder Leistungen, die die Teams für eine Phase geplant haben, abgeschlossen sind, können die Teams mit der nächsten Phase fortfahren.
Planung: Zu Beginn jeder Phase können Sie die erforderlichen Ressourcen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie verfügbar sind. Wenn Sie jeden Schritt in der Planungsphase beginnen, können Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihr Team Budget und Fristen einhält.
Kontrolle: Durch die Verfolgung von Projektmetriken und die Verwendung von Berichten zur Analyse jeder Phase können Sie Budget, Umfang, Zeit und Probleme kontrollieren, die in jeder Phase auftreten.
Teammanagement: Als Projektmanager helfen Sie bei der Schulung und Unterstützung verschiedener Teammitglieder während des gesamten Projekts. Bei diesem Prozess kann es darum gehen, sicherzustellen, dass Sie ihnen die richtigen Werkzeuge zur richtigen Zeit zur Verfügung stellen, oder sie vor Beginn der Phase in der Verwendung dieser Werkzeuge zu schulen.
Kommunikation: Projektmanager können Kommunikationsverantwortung an eine Einzelperson oder ein Team delegieren, um alle Projektteammitglieder, Ressourcen und Stakeholder in jeder Phase auf dem Laufenden zu halten. Durch das Delegieren der Kommunikation kann sich der Projektmanager auf andere Planungs-, Beschaffungs- und Integrationsaufgaben konzentrieren.
Beschaffung: Um Ressourcen zu beschaffen, müssen Sie und Ihr Team ermitteln, welche Ressourcen für das Projekt benötigt werden, Angebote von Auftragnehmern einholen und die Budgets und Zeitpläne der Auftragnehmer verwalten. Auch abgeschlossene Verträge sollten Sie umgehend nach deren Fertigstellung schließen, um sicherzustellen, dass Sie den Projektablauf aufrechterhalten.
Integration: Als Projektmanager stellen Sie die Koordination über mehrere Prozesse und Teams hinweg sicher. Einige Prozesse können sich überschneiden oder konkurrieren. Beispielsweise benötigt ein Team möglicherweise die Arbeit eines Auftragnehmers, um mit der Arbeit in der aktuellen Phase beginnen zu können. Sie können Koordinationsstrategien planen und Kommunikationstools wie regelmäßige Besprechungen nutzen, um Teammitglieder über den Fortschritt in anderen Prozessen zu informieren, die sich auf ihre Arbeit auswirken.
Mehr Details: Erfahren Sie, wie Sie Projektmanager werden
Phasen des Projektmanagements
Projektmanager überprüfen den Projektfortschritt anhand von Meilensteinen, um sicherzustellen, dass ihre Teams Zielergebnisse erreichen und Anforderungen erfüllen. In einigen Fällen entwickeln Unternehmen ihre eigenen Versionen von Projektphasen.
Strategie und Initiierung
Design und Planung
Ausführung und Test
Einführung und Schulung
Unterstützung und Realisierung von Vorteilen
Abschluss des Projekts
1. Strategie und Initiierung
Zu Beginn eines Projekts entwickeln die Teammitglieder eine Idee vollständig aus, bevor sie sie den relevanten Stakeholdern zur Genehmigung vorlegen. In dieser Phase definieren Sie die Projektanforderungen und zeigen, wie das Team die Ziele innerhalb Ihres Budgets und Zeitplans erreichen kann.
Stakeholder entscheiden, ob der Nutzen Ihres Projekts die Kosten rechtfertigt. Während der Entwicklungsphase können sich die Schritte Ihres Teams zum Abschluss eines Projekts ändern, da in jeder Phase Expertenrat eingeholt und Recherchen durchgeführt werden. Sie und Ihre Teammitglieder sollten die Ziele, die Sie in dieser Strategiephase entwickeln, während des gesamten Projekts überprüfen, um sicherzustellen, dass das Ergebnis mit der ursprünglichen Idee und den von Stakeholdern und Teammitgliedern vereinbarten Zielen übereinstimmt.
2. Design und Planung
In dieser Phase definieren die Stakeholder den Projektstrukturplan, rekrutieren Teammitglieder, sichern Ressourcen und genehmigen das Projektinitiierungsdokument. Sie definieren SMART-Ziele, weisen Aufgaben zu, legen Budgets fest und sagen Probleme und Lösungen voraus.
SMART-Ziele sind für Projektteams nützlich, weil sie:
Spezifisch
Messbar
Erreichbar
Tatsächlich
zum Zeitpunkt
Teams, Manager und Stakeholder können zusätzliche Tools nutzen, um Probleme in dieser Planungsphase zu lösen oder bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Projektmanager und Teams müssen bei jeder Änderung oder jedem neuen Plan die Zustimmung der Stakeholder einholen. Zu diesem Zeitpunkt können sie den Projektzeitplan festlegen.
Mehr Details: SMART-Ziele: Definition und Beispiele
3. Ausführung und Test
Projekte gehen oft von der Planungsphase in die Ausführungsphase über, mit einem Kick-off-Meeting, um Ressourcen zuzuweisen und sicherzustellen, dass jeder seine Rolle versteht. Die Teams schließen ihre Projektkomponenten ab und überprüfen jedes Ergebnis, während sie ihre Aufgaben erledigen. Wenn Ihr Team beispielsweise an Software- oder Designkomponenten arbeitet, können Sie diese Elemente in jeder Phase testen.
Projektmanager richten Kommunikationssysteme und regelmäßige Treffen ein, wenn diese für das Projekt oder die Phase relevant sind. Projektmanager müssen organisiert bleiben, nach Risiken oder Problemen Ausschau halten und die Projektziele überprüfen. Bei Projekten mit hohem Risiko fügen einige Manager in dieser Phase möglicherweise eine Klausel ein, um zu überprüfen, ob Ziele, Zeitpläne und Budgets realistisch sind. Je nach Situation kann der Projektmanager entscheiden, das Projekt wieder in die Planungsphase zu versetzen.
4. Einführung und Schulung
Sobald das Team die Ausführungs- und Testphase abgeschlossen hat, kann es das Projekt starten und es den Benutzern zur Verfügung stellen. Teams können bei Bedarf Schulungen anbieten, beispielsweise zur Verwendung eines neuen Systems, Tools oder Produkts. In dieser Phase verwenden Projektmanager häufig Key Performance Indicators (KPIs), um die Leistung von Teams zu bewerten und Projektressourcen und Budget bei Bedarf anzupassen.
Einige KPI-Beispiele:
Leistungsziele
Einhaltung von Qualitätsstandards
Verfolgen Sie Budget und Fristen
Möglichkeit, das Fertigstellungsdatum zu definieren
Mehr Details: Verwendung von Key Performance Indicators (KPIs) zur Zielerreichung
5. Unterstützung und Realisierung von Vorteilen
Stakeholder und Manager bestimmen, ob das Projektergebnis den Zielen entspricht. Projektmanager implementieren zusätzliche Unterstützungssysteme, die langfristig funktionieren können, beispielsweise eine Schaltfläche zum Anfordern von Hilfe, wenn neue Software in ein Projekt eingeführt wird. Stakeholder und Projektmanager können wählen, wie sie Ergebnisse mithilfe von Metriken und Methoden analysieren und unterstützen möchten. Beispielsweise können Projektmanager je nach Branche und Projektzielen Qualitätskontrollpraktiken oder Kundenbindungsprotokolle implementieren. Dieser Schritt gewährleistet eine gleichbleibende Qualität der Projektergebnisse.
6. Abschluss des Projekts
Während des Projektabschlusses können Projektmanager, Teams und Stakeholder überprüfen und dokumentieren, ob die Ergebnisse den ursprünglichen Zielen entsprechen. Evaluierung und Analyse sind in dieser Phase wichtig, und die Beteiligten können beschließen, das Projekt auf der Grundlage der Ergebnisse abzuschließen oder Elemente zu überarbeiten, die einer Verbesserung bedürfen.
Kommunikation und Effizienz sind für einen Projektmanager wichtig. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Projektprozesse und -schritte zu verstehen und eine bewusste Strategie zu entwickeln, bleiben Sie organisiert. Sie können diese Techniken mit Ihren Teams nutzen, um Projekte effektiv abzuschließen.
