Unterschiede zwischen W-2 und W-9 und wann man sie verwendet • BUOM

2. April 2021

Formular W-2 und Formular W-9 sind Steuerdokumente, die jeweils für unterschiedliche Kategorien von Arbeitnehmern gelten. Wenn Sie eine neue Stelle antreten, ist es wichtig zu wissen, welche Steuerdokumente Sie verwenden müssen, insbesondere wenn mehrere Dokumente zur Auswahl stehen. Unabhängig davon, ob Sie als Angestellter eines Unternehmens oder als unabhängiger Auftragnehmer oder Freiberufler arbeiten, ist es hilfreich zu wissen, welche Unterlagen Sie während der Steuersaison ausfüllen müssen. In diesem Artikel befassen wir uns mit den Unterschieden zwischen Formular W-2 und Formular W-9 und besprechen, welches Formular Sie zum Aufzeichnen Ihrer Steuerinformationen verwenden sollten.

Was ist ein W-2?

Das Formular W-2 enthält Informationen, die der IRS während der Steuersaison benötigt, über Ihre(n) Arbeitgeber, Löhne und einbehaltene Steuern für das vergangene Jahr. Auf dem Formular erfahren Sie, wie viel Sie im Laufe des Jahres verdient haben, was sich darauf auswirkt, wie viel Sie der Regierung schulden oder wie viel sie Ihnen schulden.

In der Regel senden Arbeitgeber zu Beginn eines neuen Kalenderjahres oder einer neuen Steuersaison W-2-Formulare an ihre Mitarbeiter. Das Formular W-2 ist gesetzlich verpflichtet, bis zum 31. Januar per Post verschickt zu werden oder bereits verschickt zu werden, um Einnahmen für das Vorjahr zu erhalten. Die Mitarbeiter haben dann bis zum 15. April Zeit, die Informationen auf ihren W-2-Formularen zur Einreichung von Steuererklärungen zusammen mit allen anderen relevanten Steuerdokumenten zu verwenden, um Steuererklärungen oder noch geschuldete Beträge für Landes- oder Bundessteuern zu berechnen.

Wann sollte ein W-2 verwendet werden?

Wenn Sie als Mitarbeiter eines Unternehmens eingestuft sind, erhalten Sie wahrscheinlich ein Formular W-2 von Ihrem Arbeitgeber. Ein Arbeitnehmer ist eine Person, die von einem Unternehmen ein Gehalt erhält und in Steuerunterlagen aufgeführt ist. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern ein Festgehalt oder auf Stundenbasis zahlen.

Sie werden wahrscheinlich als Angestellter eingestuft, wenn Sie für Ihren Job mehr als 600 US-Dollar pro Jahr verdienen und Anspruch auf Erwerbsunfähigkeit, Arbeitnehmerentschädigung und die Möglichkeit haben, bei Bedarf in der Zukunft Arbeitslosengeld zu beantragen. Mitarbeiter informieren sich in der Regel über ihre Einstufung, bevor sie eine neue Stelle antreten. Sie können jedoch jederzeit einen Vorgesetzten fragen oder Nachforschungen anstellen, wenn Sie nicht ganz sicher sind, wie Sie eingestuft werden.

Was ist ein W-9?

Das Formular W-9 ist ein Dokument, das Sie zu Beginn eines Vertrags ausfüllen und das Informationen über Sie enthält, anhand derer Arbeitgeber Ihr Einkommen steuerlich melden. Es enthält persönliche Informationen wie Ihre Adresse und Sozialversicherungsnummer. Sie müssen das Formular W-9 ausfüllen, wenn Sie als unabhängiger Auftragnehmer oder freiberuflicher Mitarbeiter ein Projekt für eine Einzelperson oder Organisation durchführen. Arbeitnehmer, die ein W-9-Formular ausfüllen müssen, erwarten in der Regel auch, dass sie während der Vertragslaufzeit mehr als 600 US-Dollar verdienen.

Viele W-9-Arbeitnehmer haben das Recht, alle Krankenversicherungsbeiträge von der Steuer abzuziehen, auch für Ehegatten oder Familienangehörige. Sie können die Kosten für ein Heimbüro auch geltend machen, wenn Sie aus der Ferne arbeiten, indem Sie die Quadratmeterzahl gemäß IRS-Protokoll mit 5 US-Dollar multiplizieren. Diese Informationen erscheinen auf Formular W-9 und können bei Ihrer Einstellung erfasst werden.

Wann ist W-9 zu verwenden?

Sie können das Formular W-9 ausfüllen, wenn Sie als unabhängiger Auftragnehmer oder freiberuflicher Mitarbeiter arbeiten. Die meisten unabhängigen Auftragnehmer erhalten ein Formular W-9, wenn sie einen Vertrag mit einem Arbeitgeber abschließen. Einige Arbeitgeber verlangen jedoch eine Probezeit, um festzustellen, ob Sie für die Stelle geeignet sind. Daher können Sie nach Ablauf dieser Zeit möglicherweise ein W-9-Zertifikat erhalten.

Unternehmen sind dafür verantwortlich, ihren Mitarbeitern W-9-Formulare zuzusenden. Wenn Sie also keins erhalten haben, aber denken, dass Sie es erhalten sollten, können Sie sich an Ihren Arbeitgeber wenden und nachfragen. Als unabhängiger Auftragnehmer oder freiberuflicher Arbeitnehmer sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, Steuern auf Ihr Einkommen einzubehalten. Daher kann es hilfreich sein, vor der Steuersaison 20 bis 30 % Ihres Einkommens beiseite zu legen, falls Sie am Ende Bundes- oder Landessteuerschulden haben .

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So ermitteln Sie, ob Sie ein W-2 oder W-9 benötigen

Es gibt mehrere Schlüsselindikatoren dafür, ob Sie Formular W-2 oder Formular W-9 verwenden sollten. Wenn Sie im vergangenen Jahr für das Unternehmen gearbeitet haben, sollten Sie ein Formular W-2 erhalten.

Wenn Sie als unabhängiger Auftragnehmer oder Freiberufler arbeiten, müssen Sie das Formular W-9 ausfüllen und einreichen. Unabhängige Auftragnehmer oder Freiberufler, die ein W-9 benötigen, müssen während ihrer Vertragslaufzeit ebenfalls 600 US-Dollar oder mehr verdienen. Da W-9-Arbeitnehmer ihre Formulare normalerweise zu Beginn ihres Vertrags erhalten, haben Sie das Formular W-9 möglicherweise bereits ausgefüllt, wenn Sie als Freiberufler oder unabhängiger Auftragnehmer gearbeitet haben.

Wann man kein W-9 verwenden sollte

Formular W-9 ist ein Dokument, das speziell für unabhängige Auftragnehmer gilt. Sie müssen es daher möglicherweise nicht ausfüllen, es sei denn, die folgenden Anforderungen gelten für Sie:

• Mitarbeiterstatus: Wenn Sie als Mitarbeiter eines Unternehmens und nicht als unabhängiger Auftragnehmer oder Freiberufler eingestuft sind, müssen Sie das Formular W-9 nicht ausfüllen.

• Verdienst: Wenn Sie als unabhängiger Auftragnehmer für jemand anderen weniger als 600 US-Dollar verdienen, müssen Sie das Formular W-9 nicht ausfüllen.

• Berufliche Pflichten: Wenn Sie in einer Dienstleistungsbranche arbeiten, beispielsweise als Babysitter oder Gartenarbeiter, müssen Sie das Formular W-9 nicht ausfüllen.

• Anfragen von Finanzinstituten. Wenn Sie kein Freiberufler oder unabhängiger Auftragnehmer sind, können Sie ein Formular W-9 von einem Finanzinstitut, beispielsweise einer Bank, erhalten. Organisationen senden manchmal W-9-Formulare an Kunden, um Informationen für ihre Unterlagen oder Steuern zu sammeln. Dies ist jedoch nicht immer notwendig, insbesondere wenn Sie keine Arbeit für sie erledigt haben. In diesem Fall müssen Sie das Formular W-9 nicht ausfüllen, da die Institution Ihre Steuernummer wahrscheinlich bereits hinterlegt hat, die sie für ihre Steuern verwenden kann.