Unterschiede zwischen Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement • BUOM

Organisationen nutzen unterschiedliche Managementebenen, um sicherzustellen, dass Teams auf die Erreichung von Geschäftszielen in Bezug auf Strategie, finanzielles Wachstum oder Wartung und betriebliche Effizienz hinarbeiten. Die drei allgemeinen Ebenen des strategischen Managements sind Projektmanagement, Programmmanagement und Portfoliomanagement. Wenn Sie die Unterschiede zwischen diesen drei Arten des strategischen Managements verstehen, können Sie erkennen, wie Ihre Arbeit zu den größeren Zielen der Organisation beiträgt. In diesem Artikel untersuchen wir die Ziele und Verantwortlichkeiten von Projektmanagement, Programmmanagement und Portfoliomanagement sowie die Unterschiede zwischen ihnen.

Was ist Projektmanagement?

Unter Projektmanagement versteht man den Prozess der Organisation von Ressourcen, der Koordination von Teams, der Festlegung von Fristen und der Verfolgung des Fortschritts einzelner Projekte. Fachleute, die für das Projektmanagement verantwortlich sind, werden Projektmanager genannt und sind verantwortlich für:

• Arbeiten Sie mit Kunden oder Kundenmanagern zusammen, um Projektziele und -umfang zu definieren

• Finanzmanagement

• Koordination von Teammitgliedern und Ressourcen

• Durchführung einer Risikoanalyse

• Legen Sie Meilensteine ​​fest und überprüfen Sie den Fortschritt der Teams während des gesamten Prozesses

• Halten Sie Besprechungen ab, um Kundenfeedback auszutauschen, Updates zum Fortschritt zu erhalten oder Probleme zu beheben

• Bereitstellung von Updates für Kunden und Account Manager

• Pflege von Berichten während und nach Projektabschluss

Was ist Programmmanagement?

Programmmanagement ist der Prozess der Überwachung mehrerer verwandter oder unabhängiger Projekte, die auf die Erreichung derselben Ziele abzielen und am besten als Gruppe und nicht einzeln verwaltet werden. Fachleute, die für die Verwaltung von Programmen verantwortlich sind, werden Programmmanager genannt und sind verantwortlich für:

• Koordination mehrerer Teams in unterschiedlichen Fachdisziplinen

• Entwickeln Sie allgemeine strategische, finanzielle und operative Ziele

• Erstellen organisationsübergreifender Roadmaps

• Umgang mit Projektabhängigkeiten

• Risikominderung

• Arbeiten Sie mit den Teamleitern zusammen, um festzustellen, wie jedes Projekt mit den Zielen übereinstimmt

• Bereitstellung betrieblicher und finanzieller Ressourcen zur Vermeidung von Konflikten oder Verzögerungen

• Erstellen von Zeitrahmen und Programmmeilensteinen

• Identifizieren und Beschreiben der Vorteile jedes Projekts

Was ist Portfoliomanagement?

Portfoliomanagement, auch Projektportfoliomanagement genannt, ist der Prozess der Bestimmung des strategischen Zwecks jedes aktuellen, zukünftigen oder potenziellen Projekts oder Programms. Portfoliomanager sind verantwortlich für:

• Implementierung von Projekt- und Programmmanagementansätzen und -prozessen

• Festlegung der wichtigsten Geschäftsziele

• Erstellung von Finanz- und Budgetinitiativen

• Beobachtung einer groß angelegten Ressourcenallokation

• Stellen Sie sicher, dass alle Projekte und Programme dazu beitragen, Ziele auf Programmebene zu erreichen

Was ist der Unterschied zwischen Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement?

Hier sind die Unterschiede zwischen diesen drei wichtigen Steuerungsarten:

Kugel

Eine Möglichkeit, den Umfang dieser drei Managementebenen zu verstehen, besteht darin, dass mehrere Projekte ein Programm und mehrere Projekte und Programme ein Portfolio bilden.

Hier ist eine andere Möglichkeit, die Skalierung zu verstehen:

• Projektmanagement: Dieser Prozess konzentriert sich auf jeweils ein Projekt. Ein Projekt kann mehrere Segmente haben, was es komplexer macht.

• Programmmanagement: Dieser Prozess konzentriert sich auf eine Gruppe von Projekten und stellt die Gesamtkoordination zwischen den Teams sicher.

• Portfoliomanagement: Dieser Prozess überwacht alle Projekte und Programme in einer Organisation, konzentriert sich jedoch auf übergeordnete Ziele und darauf, wie Projekte und Programme mit diesen Zielen in Einklang stehen.

Wann wird es verwendet?

So wird jeder dieser Verwaltungstypen in einer Organisation verwendet:

• Projektmanagement: Sie verwenden Projektmanagement, um ein einzelnes Projekt und seine Teammitglieder, sein Budget und seine Fristen zu steuern.

• Programm-Management. Sie verwenden Programmmanagement, wenn Sie Gruppen von Projekten und deren Ausrichtung auf Ziele bewerten, Teams abteilungsübergreifend koordinieren und Prozesse verbessern müssen.

• Portfoliomanagement: Mithilfe des Portfoliomanagements überwachen Sie Projekte und Programme im gesamten Unternehmen, bestimmen die Kapitalrendite, prognostizieren Programm- und Projektergebnisse und erstellen wirksame Änderungsinitiativen.

Best Practices

Fachleute auf jeder Ebene verwenden für ihre Arbeit dieselben Tools und Prozesse, während einige Tools für jede Ebene einzigartig sind. Hier sind einige der Tools, Prozesse und Managementstile, die diese Fachleute verwenden:

• Projektmanagement-Software: Es gibt viele Optionen für Projektmanagement-Software, die Aufgaben zuweisen, Fristen und Fristen festlegen und die Kommunikation zwischen Teammitgliedern sowie zwischen Teams und Abteilungen erleichtern kann.

• Gantt-Diagramm: Dieses Diagramm zeigt alle erforderlichen Projektsegmente, Start- und Enddaten, Meilensteine ​​und Abhängigkeiten in einem Balkendiagrammformat.

• Projektstruktur: In diesem Dokument werden alle Projektaufgaben in Form von Liefergegenständen dargestellt und die Aufgaben werden in einer hierarchischen Struktur basierend auf Abhängigkeiten und Meilensteinen organisiert.

• Agil: Dieser Ansatz des Projektmanagements beinhaltet die Aufteilung eines Projekts in kleinere Ziele, sogenannte Sprints, damit Teams Schritte gleichzeitig abschließen und Fortschritt und Qualität messen können, um Änderungen vorzunehmen.

Diese Fachleute haben auch einige Praktiken, Werkzeuge und Stile, die sich voneinander unterscheiden. Projektmanagement-Experten halten beispielsweise Kickoff-Meetings ab, bevor Projekte beginnen, und treffen sich mit Teams, Kunden und anderen Stakeholdern, um Projektphasen zu besprechen, die für die Erledigung von Aufgaben, Zeitplänen, Ressourcen und Gesamtzielen verantwortlich sind. Sie halten außerdem regelmäßige Treffen mit Teammitgliedern, Kunden oder Stakeholdern ab, um Fortschritte zu empfangen und zu kommunizieren, Probleme zu lösen und Feedback zu erhalten und zu geben.

Im Vergleich dazu richten Programmmanagement-Experten häufig ein Programmmanagement-Büro ein, das die Ausbildung von Projektmanagern überwacht, Ressourcen bereitstellt, Berichte über laufende und kürzlich abgeschlossene Programme erstellt und Richtlinien und Verfahren für alle Projekte entwickelt. Sie bilden außerdem Lenkungsausschüsse aus Projektmanagern und anderen relevanten Organisationsleitern, um Ziele, Prozesse und Richtlinien für bestimmte Programme festzulegen. Portfoliomanagement-Experten nutzen Projektportfoliomanagement-Software, um bestimmte Projekte und Programme zu überwachen, Programme und Projekte zu priorisieren und groß angelegte Prozesse zu rationalisieren.

Wie Projektmanagement, Programmmanagement und Portfoliomanagement zusammenwirken

So kann jedes dieser Segmente zusammenarbeiten, um effektive Projekte zu entwickeln und zu verwalten, die mit den Zielen der Organisation übereinstimmen:

• Projektmanager können Programmmanager über den Fortschritt aktueller Projekte oder den Erfolg abgeschlossener Projekte informieren.

• Programmmanager können ein Team von Projektmanagern beaufsichtigen, indem sie Empfehlungen und Anweisungen dazu geben, wie ein Projekt am besten organisiert oder koordiniert werden kann.

• Portfoliomanager können sich mit Programmmanagern und Projektmanagern treffen, um Projekte an großen Zielen auszurichten und wichtige Leistungsindikatoren bereitzustellen.