Tipps zur Verwendung von Google Kalender • BUOM

22. Februar 2021

Es kann schwierig sein, während einer arbeitsreichen Woche organisiert und effizient zu bleiben. Google Kalender bietet zahlreiche praktische Einsatzmöglichkeiten, die Ihre Organisation verbessern, Ihnen helfen, wichtige Termine zu speichern und auch in den geschäftigsten Zeiten des Monats produktiv zu bleiben. Mit seinen vielen Funktionen und seinem modularen Aufbau funktioniert Google Kalender wie kein anderer Planungsassistent für Sie. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie Google Kalender in Ihrem Arbeits- und Privatleben nutzen können.

18 Möglichkeiten, wie Google Kalender Ihre Organisation und Effizienz verbessern kann

Die Bewältigung der Ereignisse Ihres Berufslebens kann Ihre Produktivität steigern und Ihren Kollegen und Managern eine positivere Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit Ihnen bescheren. Wenn Sie gut organisiert sind, können Sie Aufgaben auch priorisieren, wodurch Sie für Arbeitgeber wertvoller werden. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie mit Google Kalender Ihre Arbeit organisierter und effizienter gestalten können:

1. Trennen Sie geschäftliche und persönliche Kalender

Erwägen Sie, Ihren beruflichen und Ihren persönlichen Kalender getrennt zu halten, damit Sie beide Teile Ihres Lebens verwalten können, ohne sie zu verwechseln. Google Kalender ermöglicht diese Trennung und es ist einfach, zwischen Kalendern zu wechseln, sodass Sie jeden einzelnen sehen können, wenn Sie ihn brauchen.

Durch die Trennung Ihrer Kalender können Sie persönliche Besprechungen aus Ihrem Arbeitskalender entfernen, sodass Ihre Arbeitsaufgaben während der Arbeitszeit im Mittelpunkt Ihrer Aufmerksamkeit bleiben. Sie können jeden von Ihnen erstellten Kalender farblich kennzeichnen, um die Unterscheidung bei der Anzeige Ihres Tagesplans zu erleichtern.

2. Veranstaltungsinformationen ausblenden

Die Trennung Ihres Arbeitskalenders von Ihrem persönlichen Kalender ist eine großartige Möglichkeit, mehr Privatsphäre bei Ihren Planungspraktiken zu gewährleisten. Manchmal ist es jedoch wichtig, dass nur bestimmte Personen bestimmte Arbeitsereignisse sehen. Das Tolle an Google Kalender ist, dass Sie Termindetails vor denen verbergen können, die nicht in Ihrer Besprechungseinladung enthalten sind. Diese Personen können weder den Namen des Meetings noch dessen Details sehen.

3. Fügen Sie Anhänge zu Ihren Besprechungen hinzu

Wenn für Ihr Meeting wichtige Dokumente benötigt werden, kann Ihnen Google Kalender dabei helfen, diese Ihren Teilnehmern mitzuteilen. Anstatt Ihren Besuchern per E-Mail benötigte Dateien zuzusenden, die möglicherweise im Posteingang einer anderen Person verloren gehen, hängen Sie die Dokumente einfach an eine Google Kalender-Einladung an.

Dadurch stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer alles haben, was sie für das Meeting benötigen. Darüber hinaus hat jeder, den Sie später zur Besprechungseinladung hinzufügen, direkten Zugriff auf die angehängten Dateien.

Auf diese Weise können alle Teilnehmer die benötigten Materialien schnell finden, was allen Zeit spart, und sie können die Besprechung später in ihrem Kalender öffnen, wenn sie aus irgendeinem Grund erneut auf die Dateien zugreifen müssen.

4. Fügen Sie Ihre Arbeitszeiten zu Google Kalender hinzu

Immer mehr Arbeitgeber sind offen für Telearbeiter. Dies eröffnet die Möglichkeit, Kollegen in verschiedenen Zeitzonen zu haben. Mit Google Kalender können Sie Ihren Arbeitsplan direkt in das System einfügen, sodass diejenigen, die Besprechungen mit Ihnen vereinbaren möchten, immer den perfekten Zeitpunkt finden. Sie können Ihre Arbeitszeiten auch anpassen, wenn Sie einen freien Tag oder Urlaub haben, damit Ihre Kollegen und Vorgesetzten wissen, dass Sie für Besprechungen nicht verfügbar sind.

5. Fügen Sie bestimmte Treffpunkte hinzu

Wenn Sie planen, Besprechungen außerhalb des Büros abzuhalten, beispielsweise ein Fotoshooting oder ein Treffen mit Lieferanten, ist es wichtig, dass jeder weiß, wohin er gehen muss. Google Kalender lässt sich in Google Maps integrieren, sodass alle Ihre Teilnehmer die spezifische Besprechungsadresse sehen und ihre Navigation nutzen können, um pünktlich dorthin zu gelangen.

6. Richten Sie Ereignisbenachrichtigungen ein

Vor allem, da mehr Zeit vergangen ist, seit Sie eine Besprechungsanfrage angenommen oder erstellt haben, vergessen Sie möglicherweise, dass sie sich in Ihrem Kalender befindet. Um zu verhindern, dass Ihr Meeting zu einer Überraschung wird, erstellen Sie mit Google Kalender benutzerdefinierte Benachrichtigungsfenster. Mit ihrer Hilfe erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn ein Ereignis bevorsteht. Sie können Ihre Benachrichtigungen anpassen, um Sie zu benachrichtigen, wenn Sie sie benötigen, von einigen Minuten vor einem Ereignis bis hin zu einer festgelegten Anzahl von Tagen oder sogar mehr.

7. Kalender importieren

Wenn Sie von Google Kalender und seinen Funktionen für die persönliche und berufliche Terminplanung beeindruckt sind, können Sie noch mehr Kalender importieren. Wenn Sie sich beispielsweise regelmäßig mit einer bestimmten Gruppe von Kollegen treffen, können Sie deren Kalender mit deren Erlaubnis importieren, um zu sehen, wann der beste Zeitpunkt für die Planung einer Gruppenbesprechung ist.

Sie können auch persönlichere Elemente importieren, z. B. den Zeitplan Ihrer Lieblingssportmannschaft, sodass Sie nie eine Wochenendaktivität anstelle eines Spiels planen müssen.

8. Teilen Sie Ihren Kalender mit anderen

So wie Sie durch das Importieren der Kalender anderer Personen besser verstehen können, wann diese möglicherweise verfügbar sind, bietet die Freigabe Ihres Kalenders für Kollegen und Manager diesen die gleichen Informationen und die gleiche Flexibilität. Dieses Hin und Her kann dazu führen, dass weniger E-Mails zwischen Kollegen verschickt werden, da diese entscheiden, welcher Tag und welche Uhrzeit für ein Meeting am besten geeignet sind, sodass Sie mehr Zeit für Arbeitsaufgaben haben.

9. Synchronisieren Sie Ihren CRM-Kalender mit Google Kalender

Google Kalender bietet eine große Auswahl an leistungsstarken Add-ons und Integrationen. Dank der Reichweite von Google nutzen mehr Menschen seine App-Suite, was bedeutet, dass mehr Menschen Integrationen entwickeln, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Bevor Sie doppelte Besprechungen erstellen, um Ihren Google Kalender mit Ihrem CRM-Kalender abzugleichen, prüfen Sie, ob das spezifische CRM, das Sie verwenden, die Google Kalender-Integration unterstützt. Wenn ja, können Sie die beiden Kalender miteinander verknüpfen.

10. Überlassen Sie die Planung Google Kalender

Je mehr Personen Sie zu einem Meeting einladen, desto mehr Zeitpläne müssen Sie unter einen Hut bringen, um einen Zeitpunkt zu finden, der für alle am besten passt. Aufgrund dieses häufigen Problems am Arbeitsplatz hat Google einen praktischen Planungsassistenten hinzugefügt, der dem Organisator einer Besprechung dabei helfen kann, die Zeit zu ermitteln, zu der alle eingeladenen Teilnehmer innerhalb eines bestimmten Zeitfensters verfügbar sind.

11. Nehmen Sie über einen Google Hangouts-Anruf an virtuellen Besprechungen teil

Wenn an Ihrem Arbeitsplatz keine dedizierte virtuelle Meeting-Software wie Skype oder Microsoft Teams verwendet wird, sollten Sie unbedingt Google Hangouts nutzen. Klicken Sie beim Erstellen eines Meetings einfach auf die Schaltfläche „Videoanruf erstellen“, um den Teilnehmern die Teilnahme über Google Hangouts zu ermöglichen. Teilnehmer müssen lediglich auf den Hangouts-Link in der Besprechungseinladung klicken, um eine Videobesprechung zu starten oder daran teilzunehmen.

12. Schalten Sie die Weltzeituhr ein

Ebenso wie Sie zwischen verschiedenen Arbeitszeiten wechseln können, können Sie auch die Vorteile der Weltzeituhr nutzen, die Google in seinen Kalender integriert hat. Wenn Sie in einer Branche arbeiten, in der Sie mit Menschen aus der ganzen Welt zusammenarbeiten, hilft Ihnen die Weltzeitfunktion dabei, Fristen und Besprechungen einzuhalten, da Sie Zugriff auf verschiedene Zeitzonen auf der ganzen Welt haben.

13. Senden Sie eine Sammel-E-Mail an alle Teilnehmer

Lassen Sie Google Kalender Ihr Adressbuch verwalten, wenn Sie bei einer Veranstaltung eine Massen-E-Mail an alle Teilnehmer senden müssen. Öffnen Sie einfach die Veranstaltung und klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilnehmer per E-Mail benachrichtigen“. Dies kann Ihnen helfen, während Ihres Arbeitstages Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.

14. Aktivieren Sie Desktop-Benachrichtigungen

Erwägen Sie die Aktivierung der Desktop-Benachrichtigungsfunktion, wenn Sie zusätzliche Sicherheit benötigen, damit Sie kein wichtiges Meeting verpassen. Mit dieser nützlichen Funktion erhalten Sie eine Popup-Benachrichtigung, wenn ein Meeting begonnen hat oder kurz vor dem Start steht. Damit müssen Sie sich nicht darum kümmern, Ihren Kalender zu öffnen, um eine Benachrichtigung zu erhalten oder eine Besprechung zu aktualisieren.

15. Richten Sie Besprechungsfenster ein

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie sich auf Ihre Arbeitsaufgaben konzentrieren können, sollten Sie über die Einrichtung von Besprechungsfenstern nachdenken. Mit dieser Einstellung können diejenigen, die Zugriff auf Ihren Kalender haben, auch sehen, wann Sie für Besprechungen verfügbar sind. Sie können ein Besprechungsfenster einrichten, das am besten zu dem passt, woran Sie an einem bestimmten Tag arbeiten, oder Sie können für Konsistenz in Ihrem Kalender sorgen, indem Sie Woche für Woche dieselben Besprechungstage und -zeiten planen.

Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie zwischen 9:00 und 12:00 Uhr am besten arbeiten, können Sie jeden Tag mitten in der Tageszeit ein Zeitfenster für Besprechungen einrichten. Wenn Kollegen bestimmte Zeitfenster für Besprechungen in Ihrem Kalender sehen, ist es wahrscheinlicher, dass sie zu diesen Zeiten eine Besprechung mit Ihnen vereinbaren, anstatt eine Besprechung außerhalb der von Ihnen festgelegten Zeiten anzufordern.

16. Erstellen Sie Ihre eigene Ansicht

Sie können Ihren Google Kalender genau so gestalten, wie Sie es möchten. Wochen- und Monatsansichten sind beliebt, aber Sie können auch Ihre eigene Ansicht anpassen, um auf einen Blick zu zeigen, was Sie brauchen. Wenn Sie beispielsweise in den nächsten zwei Wochen an einem großen Projekt arbeiten, sollten Sie erwägen, eine benutzerdefinierte Ansicht zu erstellen, um die nächsten 14 Tage anzuzeigen, damit Sie auf dem richtigen Weg bleiben, Ihre Ziele zu erreichen.

17. Lernen Sie Tastaturkürzel

Es gibt einige nützliche Tastaturkürzel, die Sie erlernen können, wenn Sie versuchen, das Beste aus Google Kalender herauszuholen und mehr Zeit zu haben, um mehr zu erledigen. Das Navigieren ohne Tastaturkürzel kann einen erheblichen Teil Ihres Tages in Anspruch nehmen, aber die Verwendung von Tastaturkürzeln ermöglicht es Ihnen, so produktiv wie möglich zu sein.

18. Verknüpfen Sie Ihre Marketingtools

Abhängig von Ihrer Branche möchten Sie möglicherweise die Verwendung der leistungsstarken Add-ons von Google Kalender in Betracht ziehen. Wenn Sie beispielsweise im Marketing tätig sind, könnte Ihnen ein Google Kalender-Add-on mehr Kontrolle über synchronisierte Social-Media-Beiträge direkt in Ihrem Kalender geben. Dies ist eine weitere großartige Möglichkeit, die Funktion für mehrere Kalender zu nutzen.

Drei Möglichkeiten, Google Kalender in Ihre Jobsuche einzubeziehen

Google Kalender verfügt außerdem über mehrere Funktionen, die Ihnen bei der Jobsuche weiterhelfen können, da sie Ihnen auch dann weiterhelfen können, wenn Sie sich eine Stelle gesichert haben. Hier sind drei Möglichkeiten, Google Kalender bei der Suche nach einem neuen Job zu verwenden:

1. Nutzen Sie den Beschreibungs- und Kommentarbereich

Wenn Sie mehrere Vorstellungsgespräche bei verschiedenen Arbeitgebern planen, möchten Sie möglicherweise wichtige Notizen zu jedem einzelnen machen. Hierzu können Sie die Abschnitte „Ereignisbeschreibung“ und „Notizen“ nutzen.

2. Erhalten Sie die Tagesordnung per E-Mail

Jeden Morgen sendet Ihnen Google Kalender eine kurze Information darüber, was für diesen Tag in Ihrem Kalender steht. So haben Sie Zeit, sich vorzubereiten und alles zu erledigen, was Sie vor dem Vorstellungsgespräch tun müssen.

3. Integrieren Sie die Jobsuche in Google Tasks

Google Kalender kann in Google Tasks integriert werden, damit Sie auf jedes Vorstellungsgespräch optimal vorbereitet sind. Ganz gleich, ob Sie die Geschichte und Mission eines Arbeitgebers auffrischen müssen oder einfach daran denken möchten, Ihre Kleidung für das Vorstellungsgespräch am Vorabend vorzubereiten: Google Tasks und Google Kalender können zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie bestmöglich vorbereitet sind.