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Wenn Sie im Projektmanagement arbeiten, können Sie verschiedene Tools nutzen, um sicherzustellen, dass Ihr Team Aufgaben korrekt und termingerecht erledigt. Mit der RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) können Sie klären, wer für jede Aufgabe oder jeden Schritt innerhalb Ihres Projekts verantwortlich ist. Dadurch ermöglicht Ihnen dieses Tool, angemessene Erwartungen zu setzen und effizienter zu arbeiten. In diesem Artikel besprechen wir die Funktionsweise eines RACI-Diagramms und geben Tipps zum Erstellen eines RACI-Diagramms für Ihr Projekt.

Wie funktioniert das RACI-Diagramm?

Das RACI-Diagramm definiert die jedem Projektteilnehmer zugewiesenen Verantwortlichkeiten. Auf der x-Achse des Diagramms sind die Rollen der Teilnehmer aufgeführt, darunter:

• Teammitglieder wie der Projektmanager und der Fachexperte (SME).

• Führungskräfte wie Sponsoren und Berater.

• Untergruppen wie Entwickler und Geschäftsanalysten.

• Externe Ressourcen wie Berater.

Auf der Y-Achse der Matrix sind die Ziele, Ergebnisse oder Aktivitäten des Projekts aufgeführt. Diese Aktivitäten können alles umfassen, von der Erstellung eines Projektplans und der Entwicklung eines Styleguides bis hin zur Fertigstellung der Studie und der Einreichung des Abschlussberichts. Bei komplexen Projekten mit mehreren zu erbringenden Leistungen kann ein RACI-Diagramm Aufgaben in Phasen organisieren, von der Startphase bis zum Endpunkt.

RACI-Diagrammzellen enthalten eines der folgenden Symbole:

• R: Gibt an, dass die Rolle die Verantwortung für die Ausführung der zur Erledigung der Aufgabe erforderlichen Arbeit übernimmt. In den meisten Fällen sollte eine Person für das Ziel verantwortlich sein.

• A: Gibt die Rolle an, die Arbeit zuweist und die Lieferung genehmigt, bevor sie als abgeschlossen markiert wird. Diese Person gilt als Eigentümer der Aufgabe oder Aktivität.

• C: Bezieht sich auf jeden, der Feedback geben oder zu einer Aktivität konsultiert werden sollte. Diese Personen können als Fachexperten fungieren oder das Projekt kann ihre eigene Arbeit oder Teams beeinflussen.

• I: Identifiziert die Rollen, die über bestimmte Aktivitäten oder Phasen des Projekts informiert werden müssen. Bei diesen Personen handelt es sich in der Regel um Stakeholder, die möglicherweise für die Weitergabe von Fortschrittsberichten an ihre Teams verantwortlich sind.

Wann sollte ein RACI-Diagramm verwendet werden?

Da Projektmanager RACI-Diagramme relativ schnell und einfach entwickeln können, können diese Matrizen klare Erwartungen für fast jedes Projekt festlegen. Sie sollten jedoch der Verwendung des RACI-Diagramms Priorität einräumen, um die folgenden Ziele zu erreichen:

Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer ihre Rollen verstehen

Wenn Sie Mitgliedern Projektaufgaben zuweisen, kann es zu Verwirrung hinsichtlich bestimmter Rollen kommen. Wenn Sie ein RACI-Diagramm verwenden, verstehen die Teilnehmer genau, was zu tun ist, unabhängig davon, ob sie für die Erledigung der Arbeit, das Abzeichnen einer Aufgabe oder das Geben von Feedback verantwortlich sind.

Vermeidung unnötiger Projektverzögerungen

Wenn die Teilnehmer ihre Rollen und Verantwortlichkeiten nicht verstehen, kann es zu unbeabsichtigten Verzögerungen kommen. Da die RACI-Matrix sowohl Rollen als auch Verantwortlichkeiten klarstellt, kann sichergestellt werden, dass wichtige Entscheidungen und Genehmigungen zeitnah getroffen werden.

Optimieren Sie die Projektkommunikation

Bei komplexer werdenden Projekten kann die RACI-Matrix Kommunikationsfehler verhindern und Zeit sparen. Mit einem RACI-Diagramm können Sie sicher sein, dass Sie die richtigen Stakeholder kontaktieren oder sich mit den richtigen Ansprechpartnern beraten KMU für jede Phase des Projekts. Dies kann Ihnen auch helfen, Zeitverschwendung durch unnötige Kommunikation oder die Bereitstellung von Aktualisierungen an uninteressierte Parteien zu vermeiden.

Verlieren Sie wichtige Aufgaben und Prozesse nicht aus den Augen

Durch die Erstellung eines RACI-Diagramms haben Projektmanager die Möglichkeit zu überlegen, wie sich Aufgaben gegenseitig und auf andere Geschäftsziele auswirken. Dieser Prozess regt Sie auch dazu an, darüber nachzudenken, welche Stakeholder für jedes Ergebnis wichtig sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Planungsprozess alle notwendigen Personen und Aufgaben einbezieht.

Proaktive Konfliktlösung

Wenn Projektmanager und Stakeholder von Fall zu Fall Aufgaben zuweisen oder Ressourcen zuweisen, kann es zu subjektiven Entscheidungen kommen. Mit einem RACI-Diagramm können Sie einen objektiven Ansatz für das Projektmanagement verfolgen und so Konflikten oder Unzufriedenheitsgefühlen vorbeugen, bevor sie entstehen.

Verteilen Sie die Last gleichmäßig über das Projekt

Wenn Sie Verantwortlichkeiten zuweisen, wenn sich jeder Projektmeilenstein oder Meilenstein nähert, kann es sein, dass Sie bestimmte Mitglieder oder Abteilungen überlasten. Dies kann dazu führen, dass manche Menschen eine unverhältnismäßig große Arbeitsbelastung auf sich nehmen müssen. Wenn Sie die RACI-Matrix zur Vorabzuweisung von Rollen verwenden, können Sie Überlastungen sofort erkennen und die Arbeitslast gleichmäßiger verteilen.

Verwalten Sie den Projektumsatz

Bei langfristigen Projekten ist Personalfluktuation unvermeidlich. Ein RACI-Diagramm kann Menschen dabei helfen, ihre Verantwortlichkeiten schnell zu verstehen, sodass sie sofort mit der Umsetzung ihrer Aufgaben beginnen können.

Tipps zum Erstellen eines RACI-Diagramms

Um effektiv eine zuverlässige RACI-Matrix zu erstellen, beachten Sie die folgenden Best Practices:

1. Klären Sie die Bedeutung jeder Rolle

Machen Sie es den Teilnehmern so einfach wie möglich zu verstehen, was ihre Rolle beinhaltet. Fügen Sie bei der Verteilung des RACI-Diagramms Definitionen der verantwortlichen, rechenschaftspflichtigen, informierten und konsultierten Rollen hinzu, damit die Beteiligten genau wissen, was sie erwartet.

2. Berücksichtigen Sie nur wichtige Aufgaben oder Meilensteine

Die RACI-Matrix ist für wichtige Projektmeilensteine ​​gedacht, nicht für tägliche oder routinemäßige Aufgaben. Optimieren Sie Ihre Aktivitäten, indem Sie allgemeine Aktivitäten wie wöchentliche Besprechungen eliminieren.

3. Wiederholen Sie den Wortlaut Ihres Projektplans

Wenn möglich, verwenden Sie im Projektplan und im RACI-Diagramm dieselbe Sprache. Indem Sie dieselben Namen für Meilensteine ​​und Aufgaben wiederholen, ermöglichen Sie es den Beteiligten, Fristen zu definieren und wichtige Informationen effizient zu sammeln.

4. Weisen Sie nicht zu viele Stakeholder zu.

In manchen Fällen kann es notwendig sein, die gleiche Verantwortung mehreren Personen zu übertragen, um sicherzustellen, dass wichtige Rückmeldungen eingehen. In anderen Fällen kann das Warten auf mehrere Stakeholder zu langen Verzögerungen führen. Stellen Sie sicher, dass Sie Verantwortlichkeiten nur bei Bedarf zuweisen.

5. Analysieren Sie Muster

Um eine Überlastung der Teilnehmer zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass die Matrix für jede Rolle mindestens ein paar Leerzeichen enthält. Wenn einige Rollen weitreichende, hochrangige Verantwortlichkeiten haben, überlegen Sie, ob Sie in manchen Fällen Stakeholder informieren können, anstatt sie zu konsultieren. Wenn einige Rollen für den Großteil der Aufgaben verantwortlich sind, überlegen Sie, ob andere Abteilungen mehr von dieser Verantwortung auf hoher Ebene übernehmen sollten.

6. Stellen Sie sicher, dass die Verantwortlichkeiten mit den Qualifikationen übereinstimmen

Bevor Sie einem Teilnehmer die Verantwortung für eine Aufgabe übertragen, stellen Sie sicher, dass der Teilnehmer über die erforderlichen Qualifikationen und Erfahrungen verfügt, um die Aufgabe erfolgreich abzuschließen. Vermeiden Sie es auch, mehrere hochrangige Mitglieder einer einzigen Aufgabe auf niedrigerer Ebene zuzuweisen.

7. Aktualisieren Sie das Diagramm bei Bedarf

Projekte und Stakeholder können sich weiterentwickeln, und ein RACI-Diagramm sollte diese Flexibilität ermöglichen. Wenn Sie Änderungen an Rollen und Verantwortlichkeiten vornehmen, benachrichtigen Sie die Teilnehmer unverzüglich und stellen Sie eine aktualisierte Matrix bereit.