So werden Sie Empfangsdame ohne einschlägige Berufserfahrung • BUOM

17. Juni 2021

Rezeptionisten sind an vielen beruflichen Arbeitsplätzen wie Büros, Salons, Hotels und Gesundheitseinrichtungen üblich. Einer der besten Gründe, diese Position anzustreben, besteht darin, dass Sie oft unabhängig von Ihrer Berufserfahrung einen Job finden. Wenn Sie sich für eine Tätigkeit als Sekretärin interessieren, aber nur über begrenzte Erfahrung verfügen, können Ihnen Tipps für den Beruf als Sekretärin dabei helfen, Ihre Chancen auf einen Job zu erhöhen. In diesem Artikel besprechen wir allgemeine Stellenbeschreibungen für Rezeptionisten, Schritte, die Sie unternehmen können, um mit wenig oder keiner Erfahrung Rezeptionist zu werden, und die Vorteile der Arbeit als Rezeptionist.

Was ist Empfang?

Ein Administrator ist jemand, der als Kundendienstmitarbeiter für verschiedene Arten von Unternehmen fungiert. Empfangsmitarbeiter interagieren mit den Kunden bei deren Ankunft im Unternehmen und sind häufig der erste Ansprechpartner für Kunden. Diese wichtige Rolle erfordert häufig, dass Einzelpersonen geschäftsbezogene Fragen beantworten, das Erscheinungsbild der Lobby aufrechterhalten, Besprechungen planen, Telefonanrufe entgegennehmen und weiterleiten, auf E-Mails antworten und ein organisiertes Arbeitsumfeld aufrechterhalten. Durch die Ausführung dieser verschiedenen Aufgaben können Rezeptionisten davon profitieren, dass sie wissen, wie sie sich professionell verhalten und im Umgang mit Gästen ein positives und freundliches Bild vermitteln.

Was machen Receiver?

Administratoren haben je nach Branche, in der sie tätig sind, unterschiedliche Verantwortlichkeiten. Hier sind einige der häufigsten Aufgaben, die Administratoren zugewiesen werden:

Bei der Arbeit in Büros

Eine Büroumgebung, beispielsweise ein Ingenieurbüro oder eine Anwaltskanzlei, ist ein üblicher Ort, an dem Sekretärinnen arbeiten. Hier sind einige Aufgaben, die in solchen Umgebungen häufig mit einer Administratorposition verbunden sind:

• Beantwortung von Telefonanrufen im Zusammenhang mit der Büroverwaltung

• Weiterleiten von Anrufen an andere Abteilungen

• Terminvereinbarung für andere Büromitarbeiter

• Senden und Empfangen von Faxen

• Empfangen und Entschlüsseln von Nachrichten

• Fungiert als erste Anlaufstelle für Besucher

• Postsortierung und -verteilung

• Organisation von Geschäftsreisen für Büroangestellte

Bei der Arbeit in Salons und Spas

Schönheitssalons und Spas sind eine weitere wichtige Berufskategorie, für die häufig Rezeptionisten erforderlich sind. Hier sind einige allgemeine Aufgaben von Salon- oder Spa-Administratoren:

• Entgegennahme von Anrufen bezüglich Terminplanung oder Salon- oder Spa-Informationen

• Begrüßung der Gäste bei der Ankunft

• Beantwortung häufig gestellter Fragen, während Kunden im Wartezimmer sind

• Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung

Bei der Arbeit in Hotels

Hotels beschäftigen häufig Rezeptionisten in ihren Lobbys. Hier sind einige der Aufgaben von Hotelrezeptionisten, die üblicherweise Rezeptionsagenten oder Concierges genannt werden:

• Gästeregistrierung bei der Ankunft

• Annahme von Zahlungen von Gästen für Hotelzimmer und andere Dienstleistungen

• Wir beantworten die Fragen der Gäste

• Machen Sie Vorschläge für Bars, Restaurants und andere Attraktionen

• Gäste verweisen und die Zahlung aller ausstehenden Rechnungen einfordern

Bei der Arbeit in medizinischen Einrichtungen

Auch Arztpraxen, Kliniken und andere Gesundheitseinrichtungen beschäftigen häufig Rezeptionisten. Hier sind einige typische Verantwortlichkeiten von Administratoren in dieser Art von Umgebung:

• Arzttermine vereinbaren

• Sammeln grundlegender Informationen über den Patienten

• Begrüßung der Patienten bei ihrer Ankunft

• Sorgen Sie für eine sichere und professionelle Atmosphäre in der Lobby

Wie man ohne Erfahrung Kellner wird

Hier sind Schritte, die Sie unternehmen können, um eine Verwaltungsposition zu bekommen, auch wenn Sie wenig oder gar keine einschlägige Berufserfahrung haben:

1. Holen Sie sich eine vollständige Sekundarschulbildung

Viele Arbeitgeber verlangen von Administratoren, dass sie einen High-School-Abschluss erwerben, bevor sie ihnen eine Stelle anbieten. Eine High-School-Ausbildung kann Sie in vielerlei Hinsicht auf eine Verwaltungsposition vorbereiten, unter anderem indem Sie lernen, wie Sie Ihre Zeit einteilen, organisiert bleiben und gut mit anderen zusammenarbeiten. Wenn Sie über einen High-School-Abschluss verfügen, werden Sie von Arbeitgebern möglicherweise als fähige, verantwortungsbewusste und organisierte Person angesehen, was Ihnen dabei hilft, sich für Verwaltungspositionen zu qualifizieren.

2. Entwickeln Sie Ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten

Bei der Arbeit als Administrator müssen Sie jeden Tag mit vielen verschiedenen Menschen interagieren. Arbeitgeber stellen häufig Administratoren ein, die bei Vorstellungsgesprächen ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Die Entwicklung Ihrer zwischenmenschlichen Fähigkeiten kann dazu beitragen, dass Arbeitgeber Sie als charismatisch, professionell und wortgewandt wahrnehmen, was Ihnen bei der Bewerbung um eine Stelle als Rezeptionistin hilft, indem Sie zeigen, dass Sie gut mit Kunden oder Gästen interagieren können.

3. Arbeiten Sie an Ihren organisatorischen Fähigkeiten

Administratoren sind häufig für die Aufrechterhaltung der Ordnung in Büros und Lobbys verantwortlich. Das Sortieren von Post, das Empfangen von Nachrichten und das Organisieren von Besprechungen erfordern ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten. Wenn Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten wie Liebe zum Detail und Planung hervorheben, können Sie in einem Vorstellungsgespräch qualifizierter wirken und dem Personalchef zeigen, dass Sie trotz mangelnder Berufserfahrung über relevante Verwaltungsfähigkeiten verfügen.

4. Üben Sie professionelles Verhalten

Ein professionelles Auftreten im Umgang mit anderen Front-Office-Mitarbeitern ist für viele Verwaltungspositionen eine Grundvoraussetzung. Viele Unternehmen hoffen auch, Kandidaten einzustellen, die ein positives und freundliches Markenimage vermitteln und über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Wenn Sie diese Eigenschaften während eines Vorstellungsgesprächs unter Beweis stellen können, kann dies dem einstellenden Manager helfen, Ihre Erfolgsfähigkeit als Administrator besser einzuschätzen, da zwischenmenschliche Fähigkeiten in dieser Position wichtig sind.

Gehalts- und Berufsaussichten

Das durchschnittliche Gehalt eines Kellners beträgt 41.022 $ pro Jahr. Das Bureau of Labor Statistics prognostiziert, dass die Zahl der offenen Stellen für Rezeptionisten hoch sein wird bis 2029 um 4 % steigen. Da sich in vielen Branchen positive Kundenservice-Erfahrungen weiterhin als wichtiger Erfolgsfaktor erweisen, werden viele Unternehmen in den kommenden Jahren wahrscheinlich die Zahl der von ihnen eingestellten Sekretärinnen erhöhen.

Tipps, wie man ohne Erfahrung Kellner wird

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Ihr Ziel, einen Job als Sekretärin zu bekommen, erreichen.

• Erstellen Sie einen wirkungsvollen Lebenslauf. Ihr Lebenslauf ist eine der besten Möglichkeiten, Arbeitgebern Ihre Fähigkeiten, Fertigkeiten, Auszeichnungen und Erfolge zu zeigen. Darüber hinaus vermittelt ein Lebenslauf, der professionell aussieht, strukturiert und gut geschrieben ist, bei Arbeitgebern eher den Eindruck, dass Sie eine starke Arbeitsmoral haben.

• Bewerben Sie sich auf mehrere Stellen: Wenn Sie sich auf mehrere ähnliche Stellen bewerben, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass ein Arbeitgeber auf Sie aufmerksam wird. Darüber hinaus erhalten Sie durch die Bewerbung und das Vorstellungsgespräch eine nützliche Übung für zukünftige Vorstellungsgespräche und Bewerbungen.

• Üben Sie das Telefonieren. Da das Sprechen am Telefon zu den Hauptaufgaben vieler Sekretärinnen gehört, kann das Üben Ihrer Sprechstimme am Telefon dabei helfen, klarer, professioneller und charismatischer zu sprechen. Üben Sie mit Freunden oder der Familie und bitten Sie um Rat, wie Sie Ihre Sprechfähigkeiten am Telefon verbessern können.

Vorteile der Arbeit als Rezeptionistin

Hier sind einige der allgemeinen Vorteile, die mit der Tätigkeit als Registrar verbunden sind:

• Gute Einstiegsposition. Administratorpositionen sind in vielen großen Branchen oft Einstiegspositionen und bieten weniger erfahrenen Kandidaten die Möglichkeit, Positionen zu besetzen, die in der Zukunft zu anderen Möglichkeiten bei erfolgreichen Unternehmen führen könnten.

• Verwaltungserfahrung: Verwaltungspositionen sind für Unternehmen äußerst wertvoll und werden in manchen Fällen sehr gut bezahlt. Durch die Übernahme einer Verwaltungsposition können wertvolle Berufserfahrungen im Verwaltungsbereich erworben werden, die eine Grundlage für eine mögliche Karriere in verwandten Verwaltungsbereichen bilden.

• Community-Engagement: Die Arbeit als Rezeptionistin ermöglicht eine umfassende Interaktion mit Mitgliedern Ihrer Community. Wenn Sie gerne kommunizieren und anderen Menschen helfen, kann die Tätigkeit als Administrator eine lohnende Erfahrung sein.