So werden Sie ein erfolgreicher Dokumentenspezialist • BUOM
Wenn Sie gut organisiert sind und Spaß an der Erstellung von Ablage- und Ablagesystemen haben, können Sie als Dokumentenspezialist erfolgreich sein. Diese Mitarbeiter erstellen und implementieren neue Organisationssysteme, um die Sicherheit der Unternehmensdokumente kontinuierlich zu gewährleisten. Abhängig von Ihren Interessen, Ihrer Ausbildung und Ihrem Qualifikationsniveau gibt es viele potenzielle Branchen, in denen Sie als Dokumentenspezialist arbeiten können. In diesem Artikel schauen wir uns an, was ein Dokumentenspezialist ist, welche Aufgaben er hat, wie viel er verdient und wie man Dokumentenspezialist wird.
Wer ist Dokumentarfilmer?
Ein Aktenspezialist ist ein Fachmann, der die digitalen und physischen Unterlagen eines Unternehmens mithilfe von Computer-, Schreibtisch- und Informationsspeichersystemen speichert, speichert und abruft. Dokumentenspezialisten erstellen Organisationssysteme, die Mitarbeiter befolgen müssen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente zugänglich und sicher am richtigen Ort sind. Dokumentenspezialisten arbeiten in einer Vielzahl von Branchen, darunter Finanzen, Recht und Gesundheitswesen.
Was macht ein Dokumentenspezialist?
Dokumentenspezialisten sind für alle in einem Unternehmen gespeicherten Papier- und digitalen Dateien verantwortlich. Viele dieser Dokumente enthalten vertrauliche und sensible Informationen über das Unternehmen oder die Mitarbeiter. Daher stellt der Aktenspezialist sicher, dass nur Personen mit den entsprechenden Berechtigungen Zugriff darauf haben. Sie verwenden häufig ein Aufzeichnungssystem, um verschiedene Unternehmensdokumente einzugeben, zu bearbeiten und zu überprüfen. Zu den weiteren Hauptaufgaben des Dokumentenspezialisten gehören:
Analysiert Unternehmensrichtlinien und -anforderungen, um eine Dokumentation zu erstellen, die den Anforderungen der Organisation entspricht, bevor sie an die Mitarbeiter verteilt wird.
Arbeitet mit verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungsleitern im gesamten Unternehmen zusammen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen korrekt und rechtzeitig ausgefüllt und eingereicht werden.
Sie fungieren als Hauptansprechpartner für spezifische Dokumentensuchen und beantworten alle Fragen, die Mitarbeiter im Zusammenhang mit Dokumentensuchen haben.
Informieren Sie über Änderungen der regulatorischen Anforderungen und aktualisieren Sie die Dokumente entsprechend
Analyse verschiedener in Dokumenten dargestellter Datensätze
Kurz- und langfristige Speicherung wichtiger Unternehmensdaten und Informationen
Teilnahme an behördlichen Überprüfungen und internen Audits
Wie viel verdient ein Dokumentenspezialist?
Das durchschnittliche Gehalt eines Dokumentarfilmers im Land beträgt 40.999 $ pro Jahr, laut Indeed-Gehältern. Mit einem weiterführenden Abschluss können Sie in der Regel ein höheres Gehalt erzielen, da Sie dadurch für komplexere Aufgaben qualifiziert sind. Einige Branchen, beispielsweise das Gesundheitswesen, bieten Dokumentationsspezialisten möglicherweise höhere Gehälter an, da sie große Mengen an Akten mit erheblichen Mengen vertraulicher Patienteninformationen verwalten müssen. Normalerweise verbringen sie mehrere Stunden am Tag damit, am Schreibtisch vor dem Computer zu sitzen oder über Dokumente gebeugt zu sein.
Fachkompetenzen dokumentieren
Um als Dokumentenspezialist erfolgreich zu sein, müssen Sie stets äußerst verantwortungsbewusst und professionell sein, da Sie regelmäßig mit wichtigen und vertraulichen Dokumenten arbeiten. Es kann auch hilfreich sein, zu wissen, wie ein Büro funktioniert, da Sie wissen müssen, wie man Dokumente scannt, Kopien anfertigt und verschiedene Seiten zur Ablage ausdruckt. Sie müssen außerdem über umfassende Branchenkenntnisse verfügen, um deren Terminologie zu verstehen und zu interpretieren. Zu den allgemeinen Fähigkeiten, die ein Dokumentenspezialist haben sollte, gehören:
Grundlegende Daten- und Analysefähigkeiten
Organisationstalent
Schreib- und Computerkenntnisse
Zeitmanagementfähigkeiten
Mündliche und schriftliche Kommunikation
Aufmerksamkeit fürs Detail
Verantwortung und Professionalität
So werden Sie Dokumentenspezialist
Abhängig von der Branche, in der Sie arbeiten möchten, müssen Sie möglicherweise bestimmte Bildungs-, Schulungs- und Zertifizierungsanforderungen erfüllen, bevor Sie offiziell ein Dokumentenspezialist werden können. Befolgen Sie diese Schritte, um ein erfolgreicher Dokumentenspezialist zu werden:
1. Holen Sie sich Ihr Abitur
Einige Arbeitgeber verlangen von den Kandidaten, dass sie mindestens einen High-School-Abschluss oder einen GED erwerben, um grundlegendere Aufgaben im Zusammenhang mit dieser Rolle ausführen zu können. Wenn Sie auf eine Beförderung oder komplexere organisatorische oder Managementherausforderungen hoffen, sollten Sie einen Hochschulabschluss in Betracht ziehen. Sie können als Dokumentenspezialist auf Einstiegsniveau beginnen und Ihre Ausbildung mit Abend- und Wochenendkursen fortsetzen.
2. Setzen Sie Ihre Ausbildung fort
Viele Arbeitgeber, insbesondere im Gesundheitswesen, verlangen von ihren Bewerbern möglicherweise einen Associate- oder Bachelor-Abschluss in einem mit ihrer Branche verwandten Bereich. Viele Arbeitgeber bevorzugen einen Schwerpunkt in Informationstechnologie oder Kommunikation, um Ihren Aufgaben besser gerecht zu werden.
Wer im Gesundheitswesen arbeiten möchte, kann ein Zertifikat für Gesundheitsinformatik oder einen Associate-Abschluss erwerben. Diese Programme bieten Kurse in Software für die Gesundheitsbranche und Krankenaktenverwaltung an. In anderen Kursen lernen Sie Best Practices für Datenmanagement, Datenverfolgung und Berichterstellung kennen.
3. Nehmen Sie an einer praktischen Schulung teil
Sobald Sie die erforderliche Ausbildung erhalten haben, können Sie als Dokumentenspezialist in der von Ihnen gewählten Branche arbeiten. Sie können ein paar Wochen damit verbringen, einen erfahrenen Dokumentenspezialisten zu begleiten, um besser zu verstehen, wie man in der Rolle effektiv arbeitet, und mehr über die Funktionsweise der Organisation und der Branche zu erfahren.
Sie können Sie auch in grundlegenden dokumentbezogenen Themen wie Geschäftskontinuität, Informationsmanagement und Prozessmanagement schulen. Sobald Sie die Funktionsweise der Organisation und Rolle besser verstehen, können Sie mehr Speicher-, Ablage- und Verwaltungsaufgaben selbst erledigen.
4. Lassen Sie sich zertifizieren
Wenn Sie in einem klinischen Umfeld oder im Gesundheitswesen arbeiten, können Sie Ihre Position verbessern und komplexere und anspruchsvollere Aufgaben übernehmen, wenn Sie die Zertifizierung zum Clinical Documentation Specialist der Association of Clinical Documentation Improvement Professionals erwerben.
Mit dieser Zertifizierung erhalten Sie umfassende Kenntnisse darüber, wie vertrauliche Patienteninformationen gespeichert, sortiert und verarbeitet werden. Er bringt Ihnen auch mehr über den medizinischen Bereich bei und führt Sie in die gängige medizinische Terminologie ein, damit Sie die Informationen in den Dokumenten, die Sie organisieren, archivieren und vorbereiten, besser verstehen können. Um sich für die Zertifizierung zu qualifizieren, müssen Sie zunächst praktische Erfahrungen mit der klinischen Dokumentation sammeln und den Nachweis erbringen, dass Sie einen Hochschulkurs abgeschlossen haben.
5. Behalten Sie Ihre Zertifizierung bei
Wenn Sie über eine Lizenz als Spezialist für klinische Dokumentation verfügen, müssen Sie diese in bestimmten Abständen erneuern. Die Organisation kann von Ihnen erwarten, dass Sie diese Zertifizierung erneuern, sobald neue Regeln und Vorschriften für die Datenverwaltung und Krankenakten aktualisiert werden. Dazu kann die Teilnahme an zusätzlichen Kursen persönlich oder online gehören, um über diese Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben. Anschließend müssen Sie dieses neue Wissen auf die Aufzeichnungen und Dateien anwenden, die Sie während der Ausübung der Rolle verwalten.