So verwenden Sie ein PERT-Diagramm für die Projektplanung (mit Beispielen) • BUOM

19. Februar 2021

PERT-Diagramme (Program Estimation Technique) helfen dabei, die Struktur, Zeitschätzungen und benötigten Projektressourcen für große Projekte darzustellen. PERT-Diagramme sind ein unverzichtbares Werkzeug für Projektmanager, die Techniken nutzen möchten, um den Zeitplan einzuhalten und Aufgaben zu erledigen, um ihre Ziele zu erreichen. Sie bieten Einblick in wichtige Kennzahlen wie die geschätzte Zeit, die zum Abschluss einer Aktivität benötigt wird, die Zeit, die zum Abschluss eines Projekts benötigt wird, und wie viel Zeit bis zum Scheitern verbleibt.

In diesem Artikel wird detailliert beschrieben, was ein PERT-Diagramm ist und wie man eines erstellt.

Was ist ein PERT-Diagramm?

Ein PERT-Diagramm, auch PERT-Diagramm genannt, ist ein Tool, das Projektplanern dabei hilft, Projektzeitpläne und -budgets zu verfolgen, Projektaktivitäten zu analysieren und den Fortschritt von Projekten entsprechend den Fristen zu überwachen. Es ist sehr visuell und verwendet Objekte, die durch einfache Linien verbunden sind, um den Projektmanagement-Workflow zu unterstützen.

Ein PERT-Diagramm kann Ihnen eine Vorstellung von möglichen Schwankungen in der Zeitachse sowie von möglichen Hindernissen und einem Plan zu deren Überwindung geben. Es soll eine gewisse Flexibilität für den Projektzeitplan bieten, indem für jeden Schritt Best- und Worst-Case-Szenarien berücksichtigt werden. Es hilft Projektplanern, Strategien zu entwickeln und Großprojekte zu koordinieren.

So erstellen Sie ein PERT-Diagramm

Sie können ein PERT-Diagramm erstellen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Bestimmen Sie die Gesamtziele des Projekts sowie die kurzfristigen und langfristigen Ziele.

2. Bestimmen Sie die Reihenfolge der Schritte, die zum Erreichen der Projektziele erforderlich sind.

3. Erstellen Sie ein Netzwerkdiagramm, das jeden Schritt zum Projektabschluss verbindet.

4. Schätzen Sie den Zeitrahmen für jeden Schritt und vervollständigen Sie das Diagramm.

1. Bestimmen Sie die allgemeinen Projektziele sowie die kurzfristigen und langfristigen Ziele.

Definieren Sie zunächst, was Sie mit dem Projekt erreichen möchten, und unterscheiden Sie bei Bedarf zwischen kurzfristigen und langfristigen Zielen. Erstellen Sie dann eine Liste aller Aufgaben, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Dadurch erhalten Sie ein klares Bild des Projekts als Ganzes und eine Aufschlüsselung aller Schritte, die Sie unternehmen werden, um das Endziel zu erreichen. Sie können jeden Schritt mit relevanten Details erweitern, z. B. der vorhergesagten Reihenfolge und dem Zeitplan jeder Aufgabe.

2. Identifizieren Sie die Reihe von Schritten, die zum Erreichen der Projektziele erforderlich sind.

Nachdem Sie sich die Zeit genommen haben, die Reihenfolge festzulegen, in der die Projektaufgaben erledigt werden sollen, müssen Sie sich möglicherweise die Details jeder Aufgabe genauer ansehen. Einige Aufgaben lassen sich leichter in die Gesamtsequenz einordnen als andere. Bedenken Sie jedoch, dass sich der Plan im Laufe des Projekts ändern kann.

3. Erstellen Sie ein Netzwerkdiagramm, das jeden Schritt zum Projektabschluss verknüpft.

Ein Netzwerkdiagramm ist ein Diagramm von Flüssen und Hierarchien. Es enthält beschriftete Objekte wie Rechtecke, Kreise oder Ovale, die durch dünne Linien verbunden sind. Linien veranschaulichen die Beziehung zwischen zwei Objekten, die Reihenfolge, in der sie fertiggestellt werden, und die Fähigkeit, an zwei Dingen gleichzeitig zu arbeiten. Wie bei vielen Flussdiagrammen stellen Linien die Beziehungen zwischen zwei oder mehr Aktivitäten dar. In diesem Fall dienen alle Aktivitäten dazu, das Ziel des Projektmanagements zu erreichen.

Eine praktische Möglichkeit, diesen Teil des Diagramms zu erstellen, besteht darin, zunächst das Projektziel oben auf die Seite zu schreiben und alle Schritte aufzulisten, die zum Erreichen des Ziels ausgeführt werden müssen. Weisen Sie dann diejenigen zu, die sie erledigen müssen, und organisieren Sie sie in Gruppen neu, die festlegen, welche Aufgaben zuerst, als zweite, als dritte usw. erledigt werden müssen. Es gibt eine Reihe von Vorlagen und Beispielen, die Ihnen bei der Organisation Ihres PERT-Diagramms helfen können, indem Sie online suchen und die Listenelemente ausfüllen.

4. Schätzen Sie den Zeitrahmen für jeden Schritt und vervollständigen Sie das Diagramm.

PERT berücksichtigt eine Reihe von Annahmen über die Ausführungszeit der Operation. Die Zeitschätzungen, die dieses Modell normalerweise verwendet, sind:

• Optimistische Zeit: Die kürzeste Zeit, in der ein Schritt abgeschlossen werden kann.

• Wahrscheinlichste Zeit: Diese Fertigstellungszeit ist wahrscheinlich die genaueste

• Pessimistische Zeit: Die maximale Zeit, die jedem Schritt zugewiesen werden kann.

Nachdem Sie die Zeitschätzungen ermittelt haben, verwenden Sie den folgenden gewichteten Durchschnitt, um die erwartete Zeit für jeden Schritt zu berechnen:

Erwartete Zeit = (optimistisch + 4 x höchstwahrscheinlich + pessimistisch) / 6

Diese Formel gibt der voraussichtlichen Zeit, die für die Fertigstellung des Projekts benötigt wird, mehr Gewicht. Führen Sie diese Berechnung für jede Aufgabe durch und fügen Sie sie für jeden Prozessschritt in den entsprechenden Dauerabschnitt Ihres Netzwerkdiagramms ein.

Stellen Sie sich beispielsweise ein Projekt vor, bei dem Ihr Team ein neues Bestandsverfolgungssystem für Ihr Unternehmen entwickelt. Wenn alles gut geht, wird die Fertigstellung des Projekts 60 Stunden dauern. Im pessimistischsten Szenario wird das Projekt 120 Stunden dauern. Da sich sowohl Herausforderungen als auch Chancen ergeben werden, können Sie davon ausgehen, dass Ihre voraussichtliche Bearbeitungszeit 90 Stunden beträgt. Mit diesen Zahlen sieht Ihre Formel folgendermaßen aus:

Erwartete Zeit = (60 + (4×90) + 120) / 6

Sobald diese Formel abgeschlossen ist, beträgt die voraussichtliche Fertigstellungszeit für das Projekt 90 Stunden.

So verwenden Sie ein PERT-Diagramm

PERT-Diagramme liefern nützliche Informationen, die Projektmanagern dabei helfen, Arbeit zu organisieren und zu delegieren, Fristen und Meilensteine ​​festzulegen und sicherzustellen, dass das Projekt mit einer schnellen und einfachen visuellen Darstellung und einigen wichtigen Berechnungen termingerecht abgeschlossen wird. Hier sind einige Möglichkeiten, ein PERT-Diagramm zu verwenden:

Bestimmung des kritischen Pfads und der Projektmeilensteine

Ein ausgefülltes PERT-Diagramm hilft bei der Bestimmung des kritischen Pfads, einer wichtigen Kennzahl, die Projektmanager zur Festlegung von Projektfristen verwenden können. Dies ist eine der Hauptfunktionen eines PERT-Diagramms. Dies ist der letzte Schritt, der erfordert, dass Sie Ihr neu entwickeltes PERT-Modell verstehen.

Der kritische Pfad ist ein Zeitmaß, das die angestrebte „Zeit bis zur Fertigstellung“ Ihres gesamten Projekts schätzt, wie in Ihrem PERT-Diagramm angegeben. Mit den Informationen, die Sie bereits in Ihrem fertigen Diagramm gesammelt haben – die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um das Projekt abzuschließen, und der voraussichtlichen Zeitschätzung – können Sie den kritischen Pfad bestimmen, indem Sie die erwartete Zeit addieren. Die Summe der erwarteten Zeitberechnungen bei jedem Schritt ist der kritische Pfad für das gesamte Projekt.

Mithilfe der Critical-Path-Methode (CPM) können Sie Ihr Diagramm weiter analysieren, indem Sie auf der Grundlage der gesammelten Informationen Projektmeilensteine ​​entwickeln.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Ihr kritischer Pfad vom Projektstart bis zum Abschluss ein Jahr dauert. Sie können alle drei Monate Meilensteine ​​setzen, um Ergebnisse zu erfassen und den Stakeholdern über den Fortschritt zu berichten. Durch Gruppieren von Aufgaben nach erwartetem Abschluss basierend auf den aufgelisteten erwarteten Zeitwerten können Sie Meilensteine ​​festlegen, die nach drei Monaten, sechs Monaten, neun Monaten und nach Projektabschluss abgeschlossen werden können.

Extrapolieren Sie den Pufferzeitbedarf, um auf dem richtigen Weg zu bleiben

Slack Time ist ein Begriff, der die Zeitspanne definiert, die eine Aktivität nach einem geplanten Startdatum beginnen kann, um sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird. Wenn ein Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt, bietet Ihnen die freie Zeit im Wesentlichen einen kleinen Spielraum, um größere Aktivitäten in der Projektsequenz später als erwartet zu beginnen und gleichzeitig den gesamten Projekttermin einzuhalten.

Die arbeitsfreie Zeit kann wie folgt berechnet werden:

• Pessimistische Zeit – optimistische Zeit = Freizeit

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass eine Ihrer Hauptaufgaben bei einem Projekt das Versenden einer E-Mail ist. Sie gehen davon aus, dass es drei Wochen (optimistisch) und sechs Wochen (pessimistisch) dauern wird, Inhalte zu entwerfen, zu organisieren, Ihre E-Mail-Liste zu füllen und Push-Benachrichtigungen zu versenden. Sie würden 6-3=3 berechnen. Das bedeutet, dass Ihre Freizeit einen Zeitraum von drei Wochen beträgt, nachdem Sie sechs von drei abgezogen haben.