So verwenden Sie die Rechtschreibprüfung in Excel • BUOM
8. April 2022
Rechtschreib- und Grammatikfehler in einem Bericht können Kunden ablenken oder auf mangelnde Liebe zum Detail hinweisen. Das Korrekturlesen und Korrigieren großer Informationsmengen nimmt oft viel Zeit in Anspruch. Wenn Sie wissen, wie Sie die Rechtschreibprüfung bei der Arbeit in Excel verwenden, können Sie Zeit sparen und Fehler in Ihren Dokumenten reduzieren. In diesem Artikel besprechen wir die Rechtschreibprüfung in Excel, einschließlich Definition, Anwendungsbeispiele, Anwendungsschritte und Tipps.
Was ist eine Rechtschreibprüfung?
Eine Rechtschreibprüfung ist ein Tool, das Rechtschreib- oder Grammatikfehler in einem Online-Dokument erkennt, vorschlägt und korrigiert. Software zur Rechtschreibprüfung funktioniert in verschiedenen Online-Textverarbeitungsprogrammen. Es kann falsch geschriebene Wörter und Phrasen in einem Dokument kennzeichnen und suchen und Korrekturen vorschlagen.
Wann verwenden Sie die Rechtschreibprüfung in Excel?
Hier sind einige gängige Methoden zur Rechtschreibprüfung in einem Excel-Arbeitsblatt:
Allgemeine Bearbeitung: Die Bereitstellung eines detaillierten, professionellen und korrekten Berichts an Kunden und das interne Management zeugt von Einsatz und Kompetenz. Mithilfe der Rechtschreibprüfung können Sie kleinere Fehler finden und auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik prüfen. Dadurch verbessern Sie Ihre Fähigkeit, präzise Arbeit zu leisten.
Formeln korrigieren: In Excel können Sie Formeln mithilfe der Rechtschreibprüfung bearbeiten und korrigieren. Mithilfe der Rechtschreibprüfung in der Formelleiste wird die korrekte Rechtschreibung in der gesamten Funktion beibehalten und sichergestellt, dass die Formel wie erwartet funktioniert und Fehler korrigiert werden.
So verwenden Sie die Rechtschreibprüfung in Excel
Hier sind vier Schritte, die Sie befolgen können, um die Rechtschreibprüfung in einem Excel-Dokument anzuwenden:
1. Zellen auswählen
Mit der Rechtschreibprüfung können Sie ein Dokument in Teilen oder als Ganzes bearbeiten. Wenn Sie nur eine Zelle auswählen, wird das Programm aufgefordert, das gesamte Dokument zu prüfen. Sie können mehrere Zellen auswählen, indem Sie mit der Steuertaste auf Zellen in verschiedenen Bereichen klicken. Die Auswahl mehrerer Zellen bedeutet, dass die Rechtschreibprüfung nur die Rechtschreibung in den ausgewählten Bereichen prüft.
2. Klicken Sie auf Rechtschreibung.
Suchen Sie auf der Registerkarte „Überprüfen“ oben im Excel-Arbeitsblatt die Gruppe „Überprüfen“. Wählen Sie in dieser Gruppe die Funktion „Rechtschreibung“ aus. Die Schaltfläche zeigt ein Symbol mit den Buchstaben „abc“ und einem grünen Häkchen an.
3. Gehen Sie das Dialogfeld zur Rechtschreibprüfung durch.
Wenn Sie die Rechtschreibprüfung auswählen, wird ein Dialogfeld geöffnet. Ein Popup-Fenster zeigt falsche Wörter oder Ausdrücke an und bietet Ersatzoptionen und -aktionen. Hier sind die geplanten Maßnahmen und ihr Zweck:
Einmal ignorieren: Wenn ein vorgeschlagener Fix nicht anwendbar ist, können Sie den Vorschlag ignorieren und den ursprünglichen Inhalt beibehalten. Durch diese Aktion wird die rote Markierung von der Seite entfernt, die Schreibweise dieses Textabschnitts wird jedoch nicht geändert.
Alle ignorieren: Wenn ein Wort wie ein Name, eine Abkürzung oder ein Firmenname wiederholt vorkommt, aber als falsch markiert ist, können Sie „Alle ignorieren“ auswählen, um die Markierung aus allen Vorkommen des Worts zu entfernen, ohne den Text zu ändern oder zu ersetzen.
Zum Wörterbuch hinzufügen: Mit dem Werkzeug „Zum Wörterbuch hinzufügen“ können Sie dem Wörterbuch Ihres Dokuments Wörter, Namen und Titel hinzufügen, die wiederverwendet und als falsch gekennzeichnet werden. Dadurch wird die Markierung aller Vorkommen des Worts aufgehoben und verhindert, dass die Rechtschreibprüfung es bei künftiger Schreibweise als falsch markiert.
Bearbeiten: Das Dialogfeld zur Rechtschreibprüfung bietet eine Liste vorgeschlagener Ersetzungen für das falsche Wort. Sie können das richtige Wort oder die richtige Schreibweise aus der bereitgestellten Liste markieren und in den Aktionen Bearbeiten auswählen, um das falsche Wort automatisch durch die richtige Form zu ersetzen.
Alle bearbeiten: Die Aktion „Alle bearbeiten“ bei der Rechtschreibprüfung sucht und ersetzt mehrere Vorkommen desselben Rechtschreibfehlers. Wenn ein Fehler in mehr als einer Zelle oder einem Bereich auftritt, können Sie aus einer Liste von Optionen die richtige Schreibweise auswählen und alle Fehler auf einmal ersetzen.
AutoKorrektur: Das AutoKorrektur-Tool im Dialogfeld zur Rechtschreibprüfung korrigiert automatisch einen Rechtschreibfehler, wenn Sie in Zukunft schreiben. Das Tool ändert die falsche Schreibweise im ausgewählten Satz, ohne dass die Rechtschreibprüfung manuell geöffnet und ausgeführt werden muss.
4. Klicken Sie auf „OK“ und bestätigen Sie alle Änderungen.
Nachdem Sie für jeden Satz im Dialogfeld eine Aktion ausgewählt haben, klicken Sie auf OK. Dadurch wird Ihre Aktion auf den Text angewendet und mit der nächsten Korrektur fortgefahren. Sobald Sie alle Vorschläge gelöscht haben, wird ein weiteres Popup angezeigt, das Sie darüber informiert, dass Sie alle Änderungen vorgenommen haben. Klicken Sie in dieser Meldung auf „OK“, um zum Originaldokument zurückzukehren und die Korrekturen zu überprüfen.
Tipps zur Verwendung der Rechtschreibprüfung in Excel
Verwenden Sie eine Tastenkombination, um die Rechtschreibung zu überprüfen
Mit einer Tastenkombination können Sie das Dialogfeld zur Rechtschreibprüfung öffnen und ein Dokument scannen, ohne durch die Werkzeuge und Registerkarten in der Symbolleiste navigieren zu müssen. Um die Rechtschreibprüfung in Excel zu öffnen, drücken Sie einfach F7. Dieser Befehl öffnet die Rechtschreibprüfung für das gesamte Dokument.
Verwenden Sie ein Thesaurus-Tool
Sie können ein Thesaurus-Tool verwenden, um Synonyme für Wörter und Berichte zu finden, die überflüssig werden. Markieren Sie das Wort, das Sie ersetzen möchten. Auf der Registerkarte „Datei“ wird ein Buchsymbol mit der Bezeichnung „Thesaurus“ angezeigt. Dieses Tool stellt eine Liste mit Synonymen zur Auswahl bereit und ersetzt das ausgewählte Wort automatisch durch die von Ihnen gewählte Ersetzung.
Legen Sie erweiterte Optionen für die Rechtschreibprüfung fest
Durch Zugriff auf das Einstellungsmenü für die Rechtschreibprüfung können Sie Korrekturen und Änderungsvorschläge anpassen und verbessern. Klicken Sie auf der Registerkarte „Datei“ von Excel auf „Optionen“. Wählen Sie im angezeigten Menü die Bezeichnung „Rechtschreibung“ aus. Auf dieser Seite wird eine Liste mit Kontrollkästchen und Einstellungen für die Rechtschreibprüfung angezeigt. Zu diesen Tools und Einstellungen gehören:
Ignorieren Sie Großbuchstaben
Ignorieren Sie Wörter, die Zahlen enthalten
Ignorieren Sie Internet- und Dateiadressen
Markieren Sie wiederholte Wörter
Angebot nur aus dem Hauptwörterbuch
AutoKorrektur-Optionen
Standardmäßig ignoriert die Rechtschreibprüfung Großbuchstaben, Wörter mit Zahlen und wiederholte Wörter. Wenn Sie diese Kontrollkästchen aktivieren und deaktivieren, können Sie die Elemente, die Sie reparieren oder ignorieren möchten, anpassen und möglicherweise mehr Fehler als standardmäßig anzeigen.
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