So verwalten Sie einen vollen Terminkalender in 13 Schritten • BUOM

12. August 2021

Ein voller Terminkalender kann lange Listen mit kleinen Aufgaben, weniger, aber sehr komplexe Aufgaben oder eine Kombination aus beidem umfassen. Es gibt viele Strategien zur Bewältigung eines vollen Terminkalenders, die dazu beitragen können, dass Aufgaben pünktlich erledigt werden. Wenn Sie einen vollen Terminkalender haben, können Ihnen einige dieser Tipps dabei helfen, Ihre Zeit effektiver zu verwalten und wichtige Aufgaben zu erledigen. In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung der Verwaltung Ihres vollen Terminkalenders und stellen 13 Möglichkeiten zur Verwaltung Ihres vollen Terminkalenders vor.

Warum ist es wichtig, Ihren vollen Terminkalender zu verwalten?

Es ist wichtig, Ihren vollen Terminkalender zu verwalten, um die Effizienz und Produktivität zu verbessern. Die Implementierung effektiver Zeitmanagement- und Planungstechniken kann Ihnen dabei helfen, Ihren Arbeitstag für maximale Produktivität zu optimieren. Die Bewältigung eines vollen Terminkalenders kann aktuellen und zukünftigen Arbeitgebern zeigen, dass Sie in der Lage sind, Ihre Bemühungen zu organisieren, Ihre Aufgaben selbst zu verwalten und sowohl komplexe als auch einfache Aufgaben zeitnah und effizient zu erledigen.

Wie man mit einem vollen Terminkalender klarkommt

Hier sind 13 Strategien, die Sie ausprobieren können, um Ihren vollen Terminkalender zu organisieren:

1. Teilen Sie große Aufgaben in kleinere auf

Wenn die Fertigstellung eines Projekts voraussichtlich Stunden, Tage, Wochen oder länger dauern wird, können Sie versuchen, die Projektphasen aufzuteilen. Dies kann Ihnen helfen, eine Reihe kleiner Erfolge zu erzielen und sich langsam Ihrem Hauptziel zu nähern. Sie können sich auch nicht überfordert fühlen, indem Sie eine komplexe Aufgabe in kleinen, einfachen Schritten erledigen. Wenn Sie beispielsweise ein 50-seitiges Mitarbeiterhandbuch erstellen müssen, können Sie das Handbuch in Kapitel und Abschnitte innerhalb jedes Kapitels unterteilen. Wenn Sie jeden Abschnitt abschließen, kommen Sie der Vervollständigung des Ganzen näher.

2. Priorisieren

Die Priorisierung Ihrer Arbeit kann Ihnen helfen, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen, was dazu beitragen kann, Stress- oder Unsicherheitsgefühle zu lindern. Es gibt viele Möglichkeiten, Aufgaben zu priorisieren, z. B. nach unmittelbaren Fristen, Kundenbedeutung, persönlicher Bedeutung für Sie und besonderen Managementanforderungen. Wenn Sie diese Aufgaben mit hoher Priorität zuerst erledigen, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Sie sich während Ihres Arbeitstages weniger gestresst fühlen, da die dringendste Arbeit bereits erledigt ist.

3. Behalten Sie Ihre Zeit im Auge

Wenn Sie die Zeit verfolgen, die Sie für die Erledigung jeder Aufgabe benötigen, können Sie besser verstehen, welche Bereiche Ihres Zeitplans Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Sie können ein schriftliches Tagebuch führen oder eine Zeiterfassungs-App verwenden, um zu verfolgen, wie viel Zeit Sie für verschiedene Dinge aufwenden.

Sobald Sie wissen, wo Sie jeden Tag Ihre Zeit verbringen, können Sie darüber nachdenken, ob Sie Teile Ihres Tagesablaufs ändern müssen. Sie können Ihre Zeit besser kontrollieren, indem Sie Fristen für Ihre Aufgaben festlegen. Manchmal kann das Festlegen einer Frist Sie motivieren, Aufgaben schneller zu erledigen. Sie können einen Timer einstellen, der Sie daran erinnert, mit der nächsten Aufgabe fortzufahren. Wenn Sie feststellen, dass Sie zu bestimmten Zeiten zögern, sollten Sie Ihren Zeitplan an Zeiten anpassen, in denen Sie normalerweise weniger produktiv sind, um diese Zeit zu optimieren.

4. Planen Sie Besprechungen strategisch

Es gibt Strategien, um die Zeit, die Sie in Besprechungen verbringen, zu reduzieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre Ziele erreicht werden. Sie können entscheiden, ob das Thema ein persönliches Treffen erfordert oder ob Sie ein virtuelles oder telefonisches Gespräch vereinbaren können, um die Reisezeit zu verkürzen.

Wenn eine Besprechung erforderlich ist, können Sie die Dauer der Besprechung verkürzen, indem Sie die Tagesordnung im Voraus versenden, einen strengen Zeitplan einschließlich einer Endzeit festlegen, die Teilnehmer an die verbleibende Zeit erinnern und die Anzahl der anwesenden Personen relativ gering halten. . Mit weniger Personen kann jeder seine Meinung in relativ kürzerer Zeit äußern, und es fällt Ihnen möglicherweise leichter, ein Gespräch über eine Aufgabe aufrechtzuerhalten.

5. Legen Sie erreichbare Leistungserwartungen fest.

Wenn Sie einen vollen Terminkalender haben, kann es hilfreich sein, erreichbare, realistische Erwartungen zu formulieren. Manchmal kann der Versuch, zu viele Aufgaben zu erledigen oder alles perfekt zu machen, zu Verzögerungen führen. Versuchen Sie bei der Erstellung Ihres Zeitplans, Ihre Optionen so ehrlich und realistisch wie möglich einzuschätzen. Ihre Leistungsfähigkeit kann von Tag zu Tag schwanken, daher ist es wichtig, jeden Morgen ein wenig Zeit damit zu verbringen, ehrlich darüber nachzudenken, wie viele Dinge Sie vernünftigerweise erreichen können.

6. Delegieren oder lagern Sie einige Ihrer Aufgaben aus

In manchen Fällen können Sie möglicherweise eine andere Person finden, die einige oder alle Ihrer Aufgaben erledigen kann, damit Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können. Abhängig von Ihrer Position können Sie festlegen, wer einen Teil Ihrer Aufgaben übernehmen und ihm Aufgaben zuweisen kann.

Sie können auch einen Dritten damit beauftragen, einige Ihrer Aufgaben zu erledigen, um mehr Arbeitszeit zu sparen. Ein Beispiel wäre die Einstellung eines Assistenten, der Ihren Zeitplan verwaltet, Ihre E-Mails überprüft, Sie auf dringende Probleme aufmerksam macht und auf andere antwortet.

7. Akzeptieren Sie den Arbeitsaufwand, den Sie realistischerweise bewältigen können.

Möglicherweise fühlen Sie sich unter Druck gesetzt, mehr Arbeit zu übernehmen, als Sie realistischerweise bewältigen können. Dies kann der Fall sein, wenn Sie Manager in einer neuen Position beeindrucken möchten oder wenn Sie für eine Beförderung in Betracht gezogen werden. Wenn Sie mehr Arbeit übernehmen, als Sie realistischerweise bewältigen können, kann dies manchmal zu einer geringeren Gesamtproduktivität führen, z. B. zu Terminüberschreitungen und schlechter Arbeitsqualität.

Um dies zu vermeiden, können Sie einen Blick auf Ihren Zeitplan werfen und prüfen, ob Sie eine neue Aufgabe entsprechend Ihren Standards bearbeiten können. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie eine Aufgabe nicht erledigen können, geben Sie ehrlich an, warum Sie die Aufgabe respektvoll ablehnen. Wenn Sie bei der Auswahl der von Ihnen übernommenen Arbeiten selektiv vorgehen, können Sie alle Ihre Fristen einhalten und Ihre Versprechen einhalten.

8. Pflegen Sie einen zentralen Zeitplan

Es kann hilfreich sein, einen einzigen Zeitplan zu erstellen, in dem Sie alle Ihre täglichen, wöchentlichen, monatlichen und langfristigen Aufgaben festhalten. Wenn Sie alle Ihre Aufgaben an einem Ort haben, können Sie schnell überprüfen, was Sie tun müssen und ob Sie Zeit für die Erledigung zusätzlicher Aufgaben haben. Dieses Diagramm kann digital oder physisch sein, je nachdem, was für Sie am bequemsten ist. Sie können Ihren Zeitplan weiter organisieren, indem Sie Aufgaben nach Dringlichkeit, Typ oder Fälligkeitsdatum farblich kennzeichnen.

9. Gruppenaufgaben

Sie können Ihre Effizienz steigern und Ihre Aufgaben schneller erledigen, indem Sie verwandte oder ähnliche Aufgaben gleichzeitig erledigen. Das Gruppieren verwandter Aufgaben kann die Effizienz und Produktivität steigern, da es einfacher ist, zwischen Aufgaben zu wechseln, die die gleiche Art von Arbeit erfordern. Dazu können Dinge wie das Beantworten von E-Mails, das Skizzieren von Vorlesungen, das Bewerten von Aufgaben oder das Erstellen von Zeitplänen gehören. Sie könnten sich beispielsweise am letzten Montag jedes Monats Zeit nehmen, um ein Budget für alle von Ihnen betreuten Abteilungen zu erstellen.

10. Nutzen Sie unvermeidliche Ausfallzeiten

Im Laufe des Tages kann es vorkommen, dass Sie keine bestimmte Arbeit zu erledigen haben, während Sie auf den Beginn der nächsten Aufgabe warten. Beispielsweise reisen Sie möglicherweise mit dem Zug oder legen zwischen einer Reihe von Besprechungen eine Pause von 10 oder 15 Minuten ein. Diese Zeit können Sie nutzen, indem Sie beispielsweise E-Mails beantworten oder kurze Artikel lesen.

Erwägen Sie, im Voraus eine Liste mit kleinen Aufgaben zu erstellen, die Sie in dieser Freizeit erledigen können. Mit der Zeit können sich diese geringfügigen Aufgaben zu einer beträchtlichen Menge an produktiver Zeit summieren, die Sie andernfalls möglicherweise ineffektiv nutzen würden.

11. Planen Sie jeden Tag

Manche Menschen finden es hilfreich, einen Tagesplan zu erstellen, um sicherzustellen, dass sie jeden Tag alle wichtigen Aufgaben erledigen. Sie können Ihren Zeitplan für den nächsten Tag am Ende Ihres aktuellen Arbeitstages erstellen, abends vor dem Schlafengehen, morgens beim Kaffeetrinken oder zu jeder anderen Zeit, wenn Sie sich am meisten bereit fühlen, über den nächsten Tag nachzudenken Tagesaufgaben.

Wenn Sie Ihren Zeitplan erstellen, können Sie verschiedene Strategien ausprobieren, um Ihre Zeit optimal zu nutzen. Sie können Ihre Aufgaben so organisieren, dass sie zu der Zeit passen, in der Sie sich am produktivsten fühlen. Manche Menschen fühlen sich beispielsweise morgens am energiegeladensten, manche nachmittags und manche abends. Sie können Ihre Aufgaben so anordnen, dass Sie zuerst schwierige oder komplexe Aufgaben erledigen und am Ende des Tages die Aufgaben erledigen, die Ihnen am meisten Spaß machen. Oder Sie stellen die Aufgabe, die am meisten Zeit in Anspruch nimmt, gleich zu Beginn des Tages ein.

12. Vermeiden Sie Ablenkungen

Wenn Sie Ihre Zeit optimal nutzen möchten, ist es wichtig, Ablenkungen einzuschränken und zu vermeiden. Möglicherweise wird Ihr Arbeitsablauf durch SMS- oder E-Mail-Benachrichtigungen oder durch das Betreten Ihres Büros durch Mitarbeiter unterbrochen. In diesen Fällen können Sie sich auf Ihre aktuellen Aufgaben konzentrieren und versuchen, Ihre Produktivität zu steigern, indem Sie Ihr Telefon auf stumm schalten, Ihren Posteingang anhalten, Kopfhörer aufsetzen, um anzuzeigen, dass Sie beschäftigt sind, oder Ihre Bürotür schließen.

13. Machen Sie Pausen

Während Aufschieben ein Problem sein kann, wenn es Ihre Effizienz und Produktivität beeinträchtigt, können geplante Pausen aus vielen Gründen von Vorteil sein. Wenn Sie Pausen einplanen und diese zum Entspannen, Essen, für persönliche Dinge oder zum Nachdenken über andere Dinge außerhalb der Arbeit nutzen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie mehr Energie und Konzentration haben, wenn es wieder Zeit zum Arbeiten ist. Der Schlüssel besteht darin, diese Pausen einzuplanen und zeitlich zu begrenzen, damit sie nicht zu Werkzeugen zum Aufschieben werden.