So versenden Sie eine effektive E-Mail in 7 Schritten (mit Tipps) • BUOM

8. April 2022

E-Mail ist eine gängige Kommunikationsmethode, die Sie für persönliche und berufliche Interaktionen nutzen können. Es nutzt das Internet zur Übermittlung von Informationen und zur Erleichterung von Gesprächen. Wenn Sie E-Mails versenden möchten, kann es hilfreich sein, mehr darüber zu erfahren, was das ist und welche grundlegenden Schritte dazu erforderlich sind. In diesem Artikel erklären wir, was E-Mail ist, erläutern die Vorteile ihrer Verwendung und geben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Versenden.

Was ist E-Mail?

E-Mail ist eine Kommunikationsmethode, die Informationen über das Internet überträgt. Es ist ein häufiger Bestandteil der Interaktion in Bildung, Wirtschaft und Handel. Abhängig von Ihrem Beruf nutzen Sie möglicherweise häufig E-Mails bei Ihrer Arbeit. Wenn nicht, können Sie E-Mail auch für die persönliche Kommunikation nutzen. Dazu kann gehören, sich an Gruppen zu wenden oder mit Freunden und Familie zu sprechen.

Vorteile des E-Mail-Versands

Es stehen viele Formen der Online-Kommunikation zur Auswahl, darunter auch E-Mail. Hier sind einige Vorteile der Verwendung von E-Mail:

• Kostengünstig: E-Mail ist oft eine kostenlose Kommunikationsmethode, die Sie für persönliche oder geschäftliche Zwecke nutzen können. Die Verbesserung der Funktionalität oder Sicherheit kann mehr kosten, aber E-Mail ist in der Regel eine sehr kostengünstige Kommunikationsmöglichkeit.

• Ganz einfach: Wenn Sie über ein E-Mail-Konto und ein Programm zum Senden und Empfangen von E-Mails verfügen, kann die Kommunikation mit anderen sehr einfach sein. Viele E-Mail-Programme bieten vorgefertigte Antworten an, mit denen Sie beim Verfassen Ihrer Antworten Zeit sparen können.

• Flexibilität: Da es sich bei E-Mails um ein Tool handelt, das Sie online verwenden, können Sie häufig von vielen Orten aus darauf zugreifen. Dies sind Computer, Laptops, Tablets und Telefone.

• Papierlos: Im Gegensatz zu anderen Kommunikationsformen ist E-Mail eine papierlose Möglichkeit, Informationen an andere zu senden. Dies kann dazu beitragen, dass es kostengünstig und umweltfreundlich ist.

So senden Sie eine E-Mail

Abhängig vom Zweck Ihrer E-Mail und dem Programm, das Sie zum Senden und Empfangen verwenden, können Sie unterschiedliche Schritte ausführen. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um eine E-Mail zu senden:

1. Wählen Sie ein Programm zum Versenden von E-Mails aus

Der erste Schritt beim Versenden einer E-Mail ist die Auswahl des zu verwendenden Programms. Es gibt viele E-Mail-Dienste und Apps, mit denen Sie E-Mails senden und organisieren können. Auf vielen Computern und Geräten sind E-Mail-Verwaltungssysteme vorinstalliert. Überprüfen Sie Ihr Betriebssystem oder erkunden Sie online Ihre Optionen, um herauszufinden, welches E-Mail-Programm für Sie am besten geeignet ist.

2. Geben Sie E-Mails in das Empfängerfeld ein

Das Empfängerfeld ist die Stelle im Verfassen-Feld, an der Sie angeben können, wer Ihre Nachricht erhält. E-Mail-Adressen haben das Format „name@email.com“. Daher ist es wichtig, dass Sie die Adressen korrekt eingeben, damit sie korrekt zugestellt werden können. Ihre Empfänger könnten zum Beispiel sein:(email protected)», «(email protected)” Und “(email protected)».

3. Verwenden Sie Cc oder Bcc, um weitere hinzuzufügen

„Kopie“ bedeutet eine exakte Kopie und „Bcc“ bedeutet eine versteckte Kopie. Dies sind Teile des Kompositionsfensters, in denen Sie andere Personen einbeziehen können, ohne ihnen direkt eine E-Mail zu senden. Dies kann ihnen sagen, dass Sie möchten, dass sie über die Interaktion Bescheid wissen, aber Sie erwarten möglicherweise keine Antwort. Eine Blindkopie informiert andere Personen in der E-Mail nicht darüber, dass Sie sie mit anderen geteilt haben. Bcc kann für den diskreten E-Mail-Austausch nützlich sein.

4. Schreiben Sie eine Betreffzeile

Nachdem Sie die Empfänger aufgelistet und Cc und Bcc verwendet haben, können Sie den Betreff der E-Mail angeben. In der Betreffzeile wird kurz erklärt, worum es in der E-Mail geht. Dadurch kann der Empfänger den Zweck der Nachricht schnell erkennen und priorisieren. Effektive Betreffzeilen locken den Empfänger zum Öffnen und Lesen. Daher ist es wichtig, eine Betreffzeile zu schreiben, die den Zweck der E-Mail richtig vermittelt. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an die Arbeit senden, können Sie die Betreffzeile „Marketingideen für das 3. Quartal“ verwenden.

5. Verfassen Sie Ihre Nachricht

Der Text Ihrer E-Mail ist der Teil, in dem Sie den Brief schreiben oder Informationen übermitteln. Je nach Zweck des Briefes kann dieser beliebig lang oder kurz sein. Wenn Sie einem Kollegen beispielsweise mehrmals am Tag eine E-Mail senden, um ein Projekt zu besprechen, sind die von Ihnen gesendeten E-Mails möglicherweise nur wenige Zeilen oder Absätze lang.

Wie Sie den E-Mail-Text formatieren und bearbeiten, hängt möglicherweise vom Zweck ab. Wenn Sie sich per E-Mail für eine Stelle bewerben, möchten Sie möglicherweise Ihr Anschreiben in den Text einfügen, das mehrere Absätze lang sein kann und ein formelles Format hat. Wenn Sie eine persönliche E-Mail senden, um einen alten Freund zu kontaktieren, möchten Sie möglicherweise eine lange Nachricht mit vielen Informationen eingeben.

6. Fügen Sie alle erforderlichen Anhänge bei

Sie können Ihrer E-Mail auch andere Elemente als Text hinzufügen, darunter Bilder und Dokumente. Viele E-Mail-Verwaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, diese Elemente anzuhängen. Dies ist normalerweise eine Schaltfläche mit einem Büroklammersymbol. Wenn Sie darauf klicken, können Sie das Bild oder Dokument auswählen, das Sie einfügen möchten. Einige E-Mail-Programme ermöglichen es Ihnen auch, Bilder innerhalb des Textes zu platzieren. Sie können auch Links einfügen, damit der Empfänger leicht darauf zugreifen kann.

7. Senden Sie eine E-Mail und prüfen Sie die Antworten

Um eine E-Mail zu senden, gibt es normalerweise eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Senden“ oder einem Pfeilsymbol. Je nachdem, welches E-Mail-Verwaltungssystem Sie verwenden, sieht die Schaltfläche „Senden“ möglicherweise anders aus. Nachdem Sie die E-Mail gesendet haben, können Sie in Ihrem Posteingang nach Antworten suchen. Je nachdem, welches System Sie verwenden, können Sie möglicherweise auch Ihr Telefon oder andere Geräte zum Überprüfen Ihrer Mailbox verwenden. Diese mobilen Apps können normalerweise Push-Benachrichtigungen bereitstellen, die Sie über E-Mails auf dem Laufenden halten.