So vergleichen Sie Excel-Tabellen (mit hilfreichen Tipps) • BUOM

8. April 2022

Mithilfe von Excel-Tabellen können Sie wertvolle Daten und Informationen speichern, analysieren und vergleichen. Wenn Sie den erfolgreichen Umgang mit Excel erlernen, können Sie die vielen nützlichen Funktionen und Möglichkeiten besser nutzen. Wenn Sie Office Professional Plus 2013, 2016, 2019 oder Microsoft 365 für Unternehmen haben, können Sie Spreadsheet Compare verwenden, um zwei Arbeitsmappen gleichzeitig zu studieren. In diesem Artikel erklären wir die Gründe für die Verwendung dieser Funktion, bieten eine Anleitung zum Vergleichen von Excel-Tabellen und geben Tipps, mit denen Sie Ihren Erfolg mit dem Programm maximieren können.

Gründe, Excel-Tabellen zu vergleichen

Es gibt viele Gründe, warum Sie den Inhalt mehrerer Tabellenkalkulationen anzeigen und vergleichen möchten. Mit dem Tabellenvergleichstool können Sie die Informationen in zwei Arbeitsmappen anzeigen und Zeile für Zeile studieren. Hier sind einige Funktionen, die Ihnen beim Vergleich von Tabellenkalkulationen helfen können:

Um potenzielle Probleme zu finden

Mit der Vergleichsfunktion können Sie Werte und Formeln überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Informationen in Ihrer Arbeitsmappe korrekt sind. Wenn Sie beispielsweise einzelne Werte in einer Arbeitsmappe manuell berechnen, in einer anderen jedoch eine Formel zum Berechnen von Werten verwenden, können Sie die berechneten Werte verwenden, um die Genauigkeit der manuell gemeldeten Werte zu überprüfen. Die Vergleichsfunktion kann auch das Auffinden von Dingen wie falschen Formeln oder falsch eingegebenen Werten erleichtern.

Unterschiede erkennen

Wenn Sie zwei Versionen desselben Buchs vergleichen, kann Ihnen die Vergleichsfunktion dabei helfen, etwaige Inkonsistenzen zwischen ihnen zu erkennen. Wenn Sie beispielsweise ein aktualisiertes Dokument verwenden oder sicherstellen möchten, dass die Seite, die Sie teilen, mit den Beiträgen einer anderen Person übereinstimmt, können Sie die Tabellenvergleichsfunktion verwenden. Das Programm kann einen Bericht über Ihre Daten erstellen, um alle festgestellten Änderungen oder Probleme zu identifizieren.

Vergleich zweier Bücher

Sie können diese Funktion auch verwenden, um zwei verschiedene Bücher zu studieren. Sie können die Art der Unterschiede angeben, nach denen Sie suchen, damit das Programm einen Bericht über etwas Bestimmtes erstellt. Durch die Anzeige der Unterschiede zwischen Zellen können Sie etwaige Änderungen oder Inkonsistenzen in den Zellwerten leichter beurteilen.

So vergleichen Sie Excel-Tabellen

Wenn Sie Excel-Tabellen vergleichen möchten, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie Dateien vergleichen.

Um die Tabellenvergleichsfunktion zu verwenden, suchen Sie in Excel nach der Registerkarte „Startseite“. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld die Option „Dateien vergleichen“ aus. Das Symbol sieht aus wie zwei Excel-Tabellen mit einem Zauberstab und Feenstaub darüber.

2. Wählen Sie das blaue Ordnersymbol

Wählen Sie dann auf dem kleinen Popup-Bildschirm mit der Aufschrift „Dateien vergleichen“ das blaue Ordnersymbol rechts neben dem Feld „Vergleichen:“ aus. Dazu gehört eine Suchfunktion, sodass Sie den Dateinamen nicht manuell eingeben müssen. Mithilfe des blauen Ordnersymbols können Sie Ihre Dateien durchsuchen und die Datei finden, die Sie vergleichen möchten. Wenn Sie die Datei nicht auf Ihrem Computer gespeichert haben, können Sie auch die Webadresse der freigegebenen Datei in das Feld „Vergleichen:“ eingeben, anstatt das blaue Symbol auszuwählen.

3. Suchen Sie über das grüne Ordnersymbol nach einer anderen Datei.

Suchen Sie neben dem Feld „An:“ nach dem grünen Dateiordner, um die gespeicherten Dateien für die zweite Tabelle anzuzeigen. Sie können die gespeicherte Webadresse auch manuell eingeben, wenn sich Ihre Datei nicht auf Ihrem Computer befindet. Sie können einen Bericht über Dateien mit demselben Namen erstellen, wenn Sie diese Dateien in separaten Ordnern auf Ihrem Computer gespeichert haben.

6. Wählen Sie aus, was Sie vergleichen möchten

Wählen Sie aus den Optionen im linken Bereich des Bildschirms die Elemente aus, die das Programm vergleichen soll. Sie können zwischen Zellformaten, Formeln, Makros und anderen Optionen wählen oder „Alle auswählen“ auswählen, um Ihre Tabelle nach allen verfügbaren Unterschieden zu durchsuchen. Um den Vergleich zu starten, wählen Sie OK. Dadurch können Sie die Ergebnisse Ihres Vergleichs in einem Raster mit zwei Feldern sehen. Die unterschiedlichen Farbhervorhebungen entsprechen deutlichen, vom Programm erkannten Veränderungen.

Tipps zum Vergleichen von Excel-Tabellen

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, beim Vergleich von Excel-Tabellen den größtmöglichen Erfolg zu erzielen:

Beginnen Sie mit Ihrer alten Datei

Wenn Sie Tabellenkalkulationen eingeben, die Sie vergleichen möchten, beginnen Sie mit der älteren Datei. Dies kann die Organisation Ihrer Arbeit erleichtern, insbesondere wenn Ihre beiden Dateien denselben Namen haben. Sie können sehen, dass Änderungen an der alten Datei auf der linken Seite des Bildschirms und Änderungen an der neuen Datei auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt werden. Wenn Sie Ihre Dateien organisiert und verwendet halten, können Sie Aktualisierungen am richtigen Dokument vornehmen oder Änderungen am Hauptdokument vermeiden.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Dateien nicht passwortgeschützt sind

Wenn Sie den Vergleich ausführen, wird möglicherweise die Fehlermeldung „Die Arbeitsmappe kann nicht geöffnet werden“ angezeigt. In diesem Fall ist möglicherweise eine Ihrer Arbeitsmappen passwortgeschützt. Um dies zu beheben, wählen Sie „OK“ und geben Sie dann das Passwort für die Excel-Arbeitsmappe ein. Um zu vermeiden, dass Sie dies jedes Mal tun müssen, wenn Sie eine Datei öffnen, können Sie Passwörter in Excel auf Ihrem Computer speichern, indem Sie die Add-in-Funktion „Anfragen“ verwenden. Mit dieser Funktion können Sie Ihr Passwort eingeben und eine Beschreibung hinzufügen.

Verstehen Sie, wie Sie Ihre Berichte interpretieren

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich mit den Auswahlmustern vertraut zu machen, die das Programm verwendet. Wenn Sie mehr oder weniger vergleichen möchten, können Sie die Einstellungen ändern, um unterschiedliche Informationen in Ihren Arbeitsmappen oder Tabellenkalkulationen anzuzeigen. Um mehrere Tabellen anzuzeigen, wechseln Sie mithilfe der horizontalen Bildlaufleiste am unteren Bildschirmrand zwischen den Seiten. Sie können auch Anpassungen vornehmen, z. B. die Größe der Zellen anpassen, um sie an die Bildschirmgröße anzupassen, wenn sie zunächst zu schmal erscheinen.

Verwenden Sie das Excel-Inquire-Add-In

Neben der Möglichkeit, Passwörter für geschützte Arbeitsmappen zu speichern, bietet das Inquire-Add-on weitere nützliche Funktionen zum Vergleichen von Dateien. Um das Add-In zu verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie eine Datei aus.

2. Optionen wählen”.

3. Klicken Sie auf Add-ons.

4. Wählen Sie neben „Verwalten:“ „Com-Add-ons“ aus dem Dropdown-Menü aus.

5. Klicken Sie auf „Los“.

6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Add-on anfordern“.

7. OK klicken.

Mit dieser Funktion können Sie die Beziehungen zwischen Zellen, Arbeitsblättern und anderen Arbeitsmappen untersuchen. Außerdem können Sie damit Funktionen wie das Speichern von Passwörtern und das Entfernen unerwünschter Formatierungen aus Ihrem Arbeitsblatt ausführen.

Bitte beachten Sie, dass keines der in diesem Artikel erwähnten Produkte mit Indeed verbunden ist.