So verbessern Sie Ihre Delegationsfähigkeiten in 7 Schritten • BUOM

Delegation ist eine wichtige Managementkompetenz. Wenn zu Ihren beruflichen Aufgaben die Leitung von Teams und parallelen Projekten gehört, kann die Verbesserung Ihrer Delegationsfähigkeiten Ihnen dabei helfen, Menschen und Aufgaben effektiver zu verwalten. Sie können diese Eigenschaft durch Forschung und Praxis verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, was Delegationsfähigkeiten sind, warum sie wichtig sind und bieten praktische Schritte zu ihrer Verbesserung an.

Was sind Delegationsfähigkeiten?

Delegationsfähigkeiten ermöglichen es Ihnen, anderen Mitarbeitern die Autorität und Anleitung zu geben, die sie zur Erledigung verschiedener Aufgaben benötigen. Indem Sie Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, können Sie Ihre Arbeitsbelastung reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass niemand diese Projekte vergisst oder vernachlässigt. Die Fähigkeit, die richtige Person für jede Aufgabe erfolgreich zu identifizieren und sie zu motivieren, sie erfolgreich abzuschließen, kann die Projektergebnisse eines Teams erheblich verbessern.

Einige der gebräuchlichsten und nützlichsten Delegationsfähigkeiten sind:

• Kommunikation: Die ordnungsgemäße Kommunikation einer Aufgabe und ihrer spezifischen Anweisungen an den zugewiesenen Mitarbeiter ist eine wichtige Delegationsfähigkeit. Neben schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten erfordert eine erfolgreiche Delegation auch die Fähigkeit, zuzuhören, um alle Bedenken der Mitarbeiter auszuräumen und sicherzustellen, dass sie verstehen, was Sie von ihnen erwarten.

• Zeiteinteilung. Obwohl die Delegation normalerweise Ihre Arbeitsbelastung verringert, ist ein erfolgreiches Zeitmanagement dennoch wichtig für das Wohlergehen einer Organisation oder Abteilung. Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, informieren Sie normalerweise den neuen Aufgabeneigentümer über die Fälligkeitstermine und zusätzliche Zeitpläne für jeden Meilenstein der Aufgabe.

• Schulung: Eine erfolgreiche Aufgabendelegierung hängt von der Fähigkeit der Teammitglieder ab, die delegierte Aufgabe erfolgreich abzuschließen. Beim regelmäßigen Delegieren von Aufgaben ist es wichtig, Schulungskompetenzen einzusetzen, da diese dem Mitarbeiter dabei helfen können, die Fähigkeiten und Kenntnisse zur Ausführung der Aufgabe zu erwerben.

• Feedback: Die Leistung eines Teammitglieds während einer delegierten Aufgabe zu bewerten und konstruktive Kritik zu üben, ist ein wichtiger Aspekt der Delegation. Ein Teammitglied, das weiß, was es gut kann und was es verbessern kann, wird jede Aufgabe mit größerer Wahrscheinlichkeit effektiv erledigen.

• Vertrauen: Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter vertrauen können, dass er Aufgaben erledigt, können Sie den Delegationszyklus über verschiedene Projekte hinweg fortsetzen. Den Mitarbeitern die Freiheit zu geben, ihre eigenen Entscheidungen darüber zu treffen, wie sie eine Aufgabe angehen, kann ebenfalls dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen.

Warum sind Delegationsfähigkeiten wichtig?

Einige der Gründe, warum Delegationsfähigkeiten wichtig sind:

• Das stärkt Ihre Mitarbeiter. Teammitglieder, die wissen, dass ihr Vorgesetzter ihnen wichtige Aufgaben anvertraut, fühlen sich wahrscheinlich wichtiger für die Organisation, was ihre Arbeitsmoral und Produktivität verbessern kann.

• Dadurch wird Vertrauen innerhalb des Teams aufgebaut. Eine Aufgabe zu delegieren bedeutet im Wesentlichen, auf die Fähigkeit eines anderen Mitarbeiters zu vertrauen, diese Aufgabe erfolgreich zu erledigen. Mit der Zeit kann dies zu größerem Vertrauen zwischen Kollegen führen, da sie mehr über die Fähigkeiten des anderen erfahren.

• Das reduziert Ihren Arbeitsaufwand. Durch die erfolgreiche Delegation von Aufgaben sparen Sie Zeit, die Sie für andere, für Ihr Unternehmen und seine Ziele relevante Zwecke nutzen können.

• Dadurch können Ihre Mitarbeiter etwas Neues lernen. Teammitglieder, denen Aufgaben übertragen werden, sind möglicherweise nicht immer vollständig darauf vorbereitet, diese zu erfüllen. Wenn sie jedoch eine angemessene Schulung erhalten, können sie neue Fähigkeiten entwickeln, die der Organisation und ihrer eigenen Karriere zugute kommen können.

So verbessern Sie Ihre Delegationsfähigkeiten

Probieren Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Delegationsfähigkeiten zu verbessern:

1. Gewöhnen Sie sich an die Idee, Aufgaben zu delegieren

Eine der größten Herausforderungen für Manager und Teamleiter besteht darin, die Gewohnheit zu entwickeln, Aufgaben zu delegieren. Die Leidenschaft für Ihre Arbeit und das mangelnde Vertrauen Ihrer Teammitglieder, dass sie die gleichen Fähigkeiten wie Sie selbst erbringen, sind zwei der häufigsten Gründe, warum Sie zögern, Arbeit zu delegieren.

Der erste Schritt zur Verbesserung Ihrer Delegationsfähigkeiten besteht darin, zu lernen, anderen Ihre Arbeit anzuvertrauen. Sie können damit beginnen, kleinere Aufgaben zu delegieren und nach und nach komplexere Aufgaben zu delegieren, während Sie Vertrauen in Ihr Team gewinnen.

2. Richten Sie ein Aufgabenhierarchiesystem ein

Um zu wissen, welche Aufgaben an wen delegiert werden sollen, muss die Wichtigkeit und Komplexität jeder Aufgabe beurteilt werden. Sie können Ihre Delegationsstrategie verbessern, indem Sie ein Aufgabenpriorisierungssystem mit abteilungsspezifischen Kriterien erstellen. Danach sind Sie in der Lage, die komplexesten und wichtigsten Aufgaben selbst zu lösen und den Rest entsprechend der Komplexität der jeweiligen Aufgabe sowie der Erfahrung, Spezialisierung und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu delegieren.

3. Delegieren Sie entsprechend den Stärken Ihres Teams.

Bei der Auswahl der Kriterien für die Delegation von Aufgaben können die individuellen Stärken und Schwächen Ihrer Teammitglieder ausschlaggebend für Ihre Entscheidung sein. Wenn Sie ihre besten Qualitäten bewerten und Aufgaben so delegieren, dass sie diese Qualitäten nutzen können, kann Ihr Team Projekttermine konsistenter einhalten. Darüber hinaus dürfte die Delegation einer Aufgabe basierend auf den Kernstärken eines Mitarbeiters dazu beitragen, dass er sich im Laufe der Zeit verbessert.

4. Weisen Sie Ihre Teammitglieder an, wie sie die Aufgabe erledigen sollen

Eine erfolgreiche Delegation hängt oft von direkten Anweisungen der Teammitglieder ab. Dazu können alle spezifischen Informationen gehören, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind, Meilensteine, die der Mitarbeiter erfüllen muss, und die endgültige Frist für die Erledigung der Aufgabe. Die Bereitstellung detaillierter Anweisungen vor Beginn der Arbeit hilft dem Mitarbeiter nicht nur dabei, genau zu verstehen, was Sie von ihm verlangen, sondern kann Ihnen beiden auch Zeit sparen, da die Wahrscheinlichkeit von Kommunikationslücken geringer ist.

5. Bringen Sie Ihren Teammitgliedern neue Fähigkeiten bei

Wenn Sie keine Teammitglieder haben, die über die für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten verfügen, können Sie auf lange Sicht mehr Zeit sparen, indem Sie ihnen neue Fähigkeiten beibringen, anstatt die Aufgabe selbst auszuführen. Dies ermöglicht es dem Team, in Zukunft ähnliche Aufgaben zu übernehmen. Abhängig von den Vorlieben Ihres Teams können Sie Schulungen mit schriftlichen Materialien, Demonstrationen, Vorträgen oder einer Kombination aus diesen dreien anbieten.

6. Kombinieren Sie vertrauensvolle Mitarbeiter mit der Überprüfung ihrer Arbeit

Zu den wichtigsten Aspekten der Delegation gehört es, zu lernen, Ihren Mitarbeitern zu vertrauen und zu wissen, wann es angebracht ist, ihre Fortschritte zu überprüfen. Das Finden eines Gleichgewichts zwischen beiden hängt in der Regel von den Eigenschaften jedes einzelnen Teammitglieds ab, da einige tendenziell bessere Leistungen erbringen, wenn sie in Ruhe gelassen werden, während andere die Aufsicht bevorzugen, um motiviert zu bleiben. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, zu verstehen, wie jedes Mitglied Ihres Teams gerne arbeitet, können Sie die Gesamtproduktivität verbessern.

7. Lernen Sie, effektives Feedback zu geben

Auch die Bereitstellung von Feedback ist ein wichtiger Aspekt bei der Verbesserung Ihrer Delegationsfähigkeiten, da es Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre Arbeit zu verstehen und zu erfahren, wie sie diese verbessern können. Neben Lob und konstruktiver Kritik ist es auch wichtig, die Teammitglieder zu ermutigen, selbst Feedback dazu zu geben, wie Sie Aufgaben delegieren, Anweisungen geben und den Projektabschluss überwachen. Indem Sie lernen, Feedback zu geben und Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, dasselbe zu tun, können Sie die Teamkommunikation verbessern und das Vertrauen unter den Teammitgliedern stärken.