So teilen Sie eine Excel-Datei in 6 Schritten (mit Tipps) • BUOM
14. April 2022
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Excel-Dateien einfach mit einem Kollegen zu teilen und daran zu arbeiten. Eine dieser Methoden umfasst gemeinsame Arbeitsmappen, eine Excel-Funktion, die es Benutzern ermöglicht, gleichzeitig zu bearbeiten. Wenn Ihre Arbeit viele Tabellenkalkulationen umfasst und Sie eine einfachere Möglichkeit zur Zusammenarbeit wünschen, kann es hilfreich sein, mehr über gemeinsam genutzte Arbeitsmappen zu erfahren. In diesem Artikel erklären wir, was freigegebene Arbeitsmappen sind, wie man sie verwendet, welche Vorteile und Einschränkungen sie haben und welche anderen Methoden und Tipps es zum Teilen von Excel-Dateien gibt.
Was sind gängige Bücher?
Freigegebene Arbeitsmappen sind eine Methode zum Teilen von Excel-Dateien mit anderen Personen, die Zugriff auf dasselbe lokale oder freigegebene Netzwerk haben. Mit dieser Methode können mehrere Personen gleichzeitig eine Excel-Datei bearbeiten und der Eigentümer kann die Änderungen akzeptieren oder ablehnen. Die Freigabe freigegebener Arbeitsmappen kann auch nach Abschluss der Zusammenarbeit aufgehoben werden.
So teilen Sie eine Excel-Datei
Hier sind sechs Schritte, die Sie befolgen können, wenn Sie die Funktion „Freigegebene Arbeitsmappen“ verwenden:
1. Aktivieren Sie die Funktion „Geteilte Bücher“.
Wenn Sie über Excel verfügen, ist die Funktion „Freigegebene Arbeitsmappen“ möglicherweise ausgeblendet. Bevor Sie es verwenden können, kehren Sie es zur Symbolleiste für den Schnellzugriff Ihrer Tabelle zurück. Befolgen Sie diese sechs Schritte, um freigegebene Arbeitsmappen zu aktivieren:
Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf „Datei“ und wählen Sie dann unten in der linken Spalte „Optionen“ aus.
Wählen Sie in der linken Spalte des Dialogfelds „Optionen“ die Option „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ aus.
Wählen Sie im Dropdown-Menü „Befehle auswählen von“ die Option „Alle Befehle“ aus.
Wählen Sie aus dieser Liste „Freigegebene Arbeitsmappen (Legacy)“ aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Fügen Sie in derselben Liste „Änderungen verfolgen (veraltet)“, „Freigabe schützen (veraltet)“ und „Arbeitsmappen vergleichen und zusammenführen“ hinzu.
OK klicken.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Freigegebene Arbeitsmappe“.
Sobald Sie die Funktion „Freigegebene Arbeitsmappen“ aktivieren, finden Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oben auf dem Bildschirm eine Schaltfläche. Wenn nicht, wählen Sie die Registerkarte „Überprüfen“. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Freigegebene Arbeitsmappe“.
3. Änderungen zulassen
Aktivieren Sie im Dialogfeld „Freigegebene Arbeitsmappe“ das Kontrollkästchen „Mehreren Benutzern erlauben, gleichzeitig Änderungen vorzunehmen“. Es ermöglicht auch die Kombination von Büchern.“ Wenn das Kästchen mit einem Häkchen versehen ist, bedeutet dies, dass Sie die Funktion „Gemeinsames Hauptbuch“ aktiviert haben. OK klicken.
4. Ändern Sie die Einstellungen im Abschnitt „Erweitert“ (optional)
Wenn Sie die Einstellungen für freigegebene Arbeitsmappen anpassen möchten, klicken Sie im Dialogfeld „Freigegebene Arbeitsmappe“ auf die Registerkarte „Erweitert“. Hier werden Optionen angezeigt, z. B. wie oft Sie Dateien aktualisieren, wie lange Sie den Änderungsverlauf aufbewahren möchten oder wie Excel mit widersprüchlichen Änderungen umgehen soll. Auf dieser Registerkarte können Sie Änderungen vornehmen oder die Standardeinstellungen beibehalten.
5. Verwenden Sie die Funktion „Buch schützen und teilen“ (optional).
Wenn Sie eine normale freigegebene Arbeitsmappe verwenden, können andere Benutzer die Dateieinstellungen ändern. Sie können beispielsweise nachverfolgte Änderungen deaktivieren oder die Freigabe einer Arbeitsmappe beenden. Wenn Sie diese Funktionen für andere Benutzer deaktivieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Klicken Sie auf die Registerkarte „Durchsuchen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schützen und teilen“.
Aktivieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen „Mit Änderungen verfolgen“ teilen.
Geben Sie ein Passwort ein. Dies ist optional, wird aber empfohlen.
OK klicken.
Wenn Sie den Schutz einer Arbeitsmappe aufheben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Schutz freigegebener Arbeitsmappe aufheben“, die die Schaltfläche „Arbeitsmappe schützen und freigeben“ ersetzt hat.
6. Speichern Sie es in einem freigegebenen Netzwerkordner
Speichern Sie die Datei, indem Sie „Datei“ und dann „Speichern“ auswählen oder den Befehl „Strg+S“ auf Ihrer Tastatur verwenden. Speichern Sie die Datei in einem Ordner, der mit einem freigegebenen oder lokalen Netzwerk verbunden ist, auf das alle Ihre Mitarbeiter Zugriff haben. Bei einer freigegebenen Arbeitsmappe steht neben dem Namen der Arbeitsmappe „(Freigegeben)“, zum Beispiel „Project.xlsx (Freigegeben)“.
Vorteile geteilter Bücher
Hier sind einige Vorteile gemeinsamer Bücher:
Simultane Bearbeitung
Das Hin- und Herschicken mehrerer Dateiversionen per E-Mail kann bei den Mitarbeitern zu Verwirrung führen. Es könnte auch jemanden daran hindern, die Arbeit zu erledigen, die er tun möchte, bis ihm jemand die neueste Version schickt. Mit der Funktion „Gemeinsame Arbeitsmappe“ können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten und diese Probleme vermeiden.
Erfordert kein Microsoft 365
Einige Arbeitsplätze verfügen über Microsoft 365-Abonnements, die möglicherweise eine weitere Möglichkeit zum Teilen von Dateien bieten. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie weiterhin die Funktion „Freigegebene Arbeitsmappen“ verwenden. Dies ist eine einfachere und zugänglichere Option für die Zusammenarbeit in Excel.
Einschränkungen geteilter Bücher
Hier sind einige Einschränkungen von geteilten Büchern:
Nicht viele Funktionen
Freigegebene Arbeitsmappen sind eine gute Option, wenn Sie bei der Arbeit mit einer Datei relativ einfache Funktionen verwenden möchten. Diese Funktion schränkt ein, was jeder mit Zugriff auf die Arbeitsmappe erstellen oder ändern kann. Hier sind einige Dinge, die Sie nach der Freigabe einer Arbeitsmappe nicht mehr tun können:
Erstellen Sie eine bedingte Formatierung
Zellen verbinden
Füge Bilder hinzu
Aktivieren Sie die Datenvalidierung
Fügen Sie Hyperlinks ein
Pivot-Tabellen erstellen
Fügen Sie eine Gruppe von Zellen ein oder löschen Sie sie
Verwenden Sie Makros
Wenn Sie möchten, dass Mitwirkende Zugriff auf diese Funktionen haben, fügen Sie sie hinzu, bevor Sie Ihr Buch öffentlich machen.
Wird in Excel online nicht unterstützt
Mit der Online-Version von Excel können Sie die Datei von jedem Internetbrowser und den meisten mobilen Geräten aus anzeigen und bearbeiten. Es gibt Einschränkungen, z. B. welche Funktionen Sie verwenden können und wie hoch die maximale Dateigröße ist. Wenn Sie eine freigegebene Arbeitsmappe erstellen, können Sie in Online-Excel nicht damit arbeiten.
Nicht kompatibel mit allen Versionen von Excel oder Tabellenkalkulationstypen.
Es gibt mehrere Bedingungen, unter denen Excel eine Arbeitsmappe nicht freigibt. Wenn Sie die Datei in einer sehr frühen Version von Excel erstellt haben, beispielsweise einer Version vor Excel 97, können Sie sie nicht freigeben. Möglicherweise haben Sie auch Schwierigkeiten, eine Arbeitsmappe freizugeben, die Tabellen oder XML-Zuordnungen enthält.
So teilen Sie eine Excel-Datei mithilfe der kollaborativen Bearbeitung
Co-Authoring ist für Microsoft 365-Abonnenten verfügbar. Co-Authoring ermöglicht es Benutzern, zu sehen, wer gerade eine Datei verwendet, und Änderungen, die andere vornehmen, in Echtzeit zu sehen. Die kollaborative Bearbeitung lässt sich ganz einfach in wenigen Schritten aktivieren:
Melden Sie sich bei Microsoft 365 an.
Speichern Sie das Buch auf OneDrive.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Teilen“.
Ändern Sie bei Bedarf die Berechtigungen von der Standardeinstellung „Jeder mit dem Link kann bearbeiten.“
Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie das Buch teilen möchten.
Klicken Sie auf „Senden“.
Tipps zur Nutzung gemeinsamer Bücher
Hier sind einige Tipps für die Verwendung freigegebener Arbeitsmappen in Excel:
Widersprüchliche Änderungen lösen
Wenn zwei Personen Änderungen an denselben Zellen vornehmen, gibt Excel den Änderungen desjenigen den Vorrang, der sie zuerst speichert. Wenn die andere Person speichert, erscheint ein Dialogfeld mit dem Namen „Konflikte lösen“. Es zeigt eine Liste aller widersprüchlichen Änderungen an und bietet die folgenden Optionen:
„Meine akzeptieren“ speichert alle von Ihnen ausgewählten Änderungen.
„Anders akzeptieren“ speichert die ausgewählte Änderung der anderen Person.
„Alle meine akzeptieren“ speichert alle Ihre Änderungen.
„Alle anderen akzeptieren“ speichert alle Änderungen der anderen Person.
Entfernen Sie Benutzer aus einer freigegebenen Arbeitsmappe
Es kann häufiger zu widersprüchlichen Änderungen kommen, wenn mehrere Personen auf eine freigegebene Arbeitsmappe zugreifen. Deshalb sollten Sie den Zugriff darauf einschränken. Wenn Sie die Freigabe beenden möchten, müssen Sie die Freigabe der Arbeitsmappe beenden. Um jemanden aus der aktuellen Sitzung zu entfernen, damit er später zur Arbeitsmappe zurückkehren kann, können Sie wie folgt vorgehen:
Klicken Sie auf die Registerkarte „Durchsuchen“.
Klicken Sie auf Buch teilen.
Die Registerkarte „Bearbeiten“ enthält eine Liste der Benutzer, die die Arbeitsmappe derzeit geöffnet haben. Wählen Sie die Person aus, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Benutzer entfernen.
Überprüfen Sie Ihre Datenschutzeinstellungen, wenn beim Teilen Probleme auftreten
Wenn Sie beim Versuch, ein Buch zu teilen, weiterhin eine Fehlermeldung erhalten, überprüfen Sie Ihre Datenschutzeinstellungen. Folge diesen Schritten:
Klicken Sie auf Datei.
Klicken Sie auf Excel-Optionen.
Klicken Sie auf Trust Center-Einstellungen und gehen Sie zur Kategorie Datenschutzoptionen.
Wenn das Kontrollkästchen „Persönliche Informationen beim Speichern aus den Dateieigenschaften entfernen“ aktiviert ist, deaktivieren Sie es und versuchen Sie erneut, die Arbeitsmappe freizugeben.
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