So steigern Sie die Effizienz mit der Meeting-Aktionselementvorlage • BUOM

4. November 2021

Eine Besprechungsvorlage ist eine gut geplante Alternative zu einer Aufgabenliste ohne Ausarbeitung. Diese Vorlage für Besprechungsaktionselemente ist ein nützliches Tool für Projektmanager, um detaillierte Informationen und Ressourcen für eine Aufgabe bereitzustellen. Durch die Verwendung einer Vorlage für Besprechungsaktionselemente, die Ihren Anforderungen entspricht, wird die Delegation einfacher und effizienter. In diesem Artikel besprechen wir Vorlagen für Meeting-Aktionen und wie Sie mit deren Verwendung Ihre Effektivität verbessern können.

Was sind Tagungsaktivitäten?

Bei Besprechungsaktivitäten handelt es sich um Aufgaben, die Manager oder Projektleiter den Teilnehmern nach einer Besprechung zuweisen und die innerhalb eines festgelegten Zeitraums erledigt werden müssen. Eine Person schreibt die Aufgabenliste auf und erstellt die Aktionspunkte für die Besprechung. Anschließend erklärt der Manager dem Aktionseigentümer die Aufgabe klar und deutlich. Der Aktionspunkt hat einen begrenzten Umfang und stellt keinen Zweck der Besprechung dar, ist jedoch für die erfolgreiche Durchführung der Besprechung erforderlich. Drei Handlungskomponenten: Wer, Was und Wann.

• Wer ist für die Aufgabe verantwortlich?

• Was ist der Grund für die Aufgabe?

• Wann soll die Aufgabe erledigt sein?

Ein Meeting ist produktiv, wenn das Team sofort Maßnahmen zur Diskussion ergreift. Dazu müssen Sie sequentielle Aktionen schreiben.

Arten von Aktionen

Es gibt drei Arten von Aktionen, die Sie in einer Besprechungsaktionselementvorlage verwenden können, darunter:

• Korrekturmaßnahmen: Dies ist eine Vorlage, die Probleme mit früheren Maßnahmen detailliert beschreibt.

• Entscheidende Maßnahmen: Dies ist eine Vorlage, die detailliert beschreibt, wie ein Team Entscheidungen trifft.

• Prioritätsaktion: Dieses Muster verwendet eine Liste von Prioritätsaktionen.

Wann sollte die Vorlage für Besprechungsaktionselemente verwendet werden?

Die Verwendung einer Vorlage für Aktionselemente nach einer Besprechung kann Ihnen dabei helfen, alle Komponenten der Aktion taktvoll abzudecken, einschließlich der Frage, wer, was und wann die Mitarbeiter die Aktion abschließen. Für Teams helfen Vorlagen für Besprechungsaktivitäten Managern oder Teamleitern dabei, Aktivitäten an einem Ort zu planen, zuzuweisen und zu verfolgen.

Vorlagen bieten eine einzige Informationsquelle und eine Plattform, auf der jeder informiert bleiben kann.

So verwenden Sie die Vorlage „Meeting-Aktionselemente“.

Wenn Sie alle notwendigen Informationen im Voraus haben, wird das Ausfüllen der Vorlage beschleunigt. Vorlagen erleichtern die Nachverfolgung von Aufgaben sowie die Überprüfung von Aufgaben und Mitarbeitern. So verwenden Sie die Vorlage für Besprechungsaktionselemente:

1. Erstellen Sie ein Projekt

Als Erstes erstellen Sie ein Projekt mit den verfügbaren virtuellen Instrumenten. Im Rahmen dieses Projekts können Sie später alle anstehenden Aufgaben auflisten. Sie können Registerkarten hinzufügen, die andere Teammitglieder später bearbeiten können, um einen größeren Aktionsplan zu entwickeln.

2. Liste der Aktionen

Mithilfe der Vorlage erstellen und verfolgen Projektmanager projektübergreifende Aktivitäten. Dadurch erhalten Sie detaillierte Informationen zur Durchführung von Aufgaben und vereinfachen den Prozess für die für die einzelnen Aktionselemente verantwortlichen Mitarbeiter. Darüber hinaus können Projektmanager die Vorlage an ihre Bedürfnisse und sich ändernden Anforderungen anpassen.

3. Fügen Sie jedem Element eine Priorität hinzu

Wenn einem Teammitglied mehrere Aufgaben übertragen werden, stellt sein Vorgesetzter eine Liste mit Prioritäten und Aufgaben bereit. Eine Liste mit Prioritäten hilft dem Teammitglied, Zeitrahmen besser zu verstehen. Durch das Setzen von Prioritäten wird auch sichergestellt, dass die Teammitglieder Fristen einhalten.

4. Fügen Sie zugehörige Informationen hinzu

Fügen Sie zusätzliche Informationen zu den von Teammitgliedern zugewiesenen Budgets, Start- und Enddaten, Fristen und anderen wichtigen Ressourcen für die Erledigung von Aktivitäten hinzu. Durch das Hinzufügen können Sie die Aktion für das Teammitglied verständlicher machen. Dies trägt auch zu einer schnelleren Abwicklung der Lieferungen bei.

5. Verfolgen Sie den Status

Die Verwendung von Vorlagen für Besprechungsaktionselemente geht über die Nachverfolgung von Aufgabenzuweisungen hinaus. Nach der Zuweisung können Projektmanager oder Leiter den Fortschritt des Aktionselements überprüfen. Durch den Einsatz cloudbasierter Tools kann der Tracking-Prozess noch weiter beschleunigt werden, da alle Benutzer Zugriff auf Echtzeit-Updates haben.

6. Kommunizieren und aktualisieren

Vorlagen erleichtern den Menschen die Kommunikation und die produktivere Erledigung von Aufgaben. Die Möglichkeit, Besprechungsaktionselemente in Vorlagen zu aktualisieren, trägt dazu bei, dem Team den Projektfortschritt zu kommunizieren und sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt. Eine verbesserte Kommunikation ist der Hauptvorteil der Verwendung von Vorlagen für Besprechungsaktionen.

7. Rezension

Vorlagen für Besprechungsaktivitäten dienen als Werkzeug zum Analysieren der Leistung von Teammitgliedern, zum Treffen datengesteuerter Entscheidungen, zum Verständnis der für die Erledigung von Aufgaben anfallenden Kosten, zum Überwachen überfälliger Aufgaben und zum Treffen besserer Entscheidungen zum Ressourcenmanagement. Vorlagen sind eine nützliche Möglichkeit, Korrekturmaßnahmen, vorrangige Maßnahmen und entscheidende Maßnahmen zu verfolgen. Sie helfen dabei, die Teamleistung zu verfolgen und Engpässe im Arbeitsablauf zu identifizieren.

Vorteile der Verwendung einer Vorlage

Die Verwendung einer Vorlage bei der Arbeit mit einem Team bietet viele Vorteile. Der Einsatz von Vorlagen hilft den Teilnehmern, Anforderungen zeitnah zu erfüllen. Hier sind einige Vorteile:

• Verfolgen Sie die Teamleistung

• Notieren Sie Ihren Fortschritt

• Als Checkliste für Maßnahmen verwenden

• Sehen Sie sich mehrere Aktivitäten an einem Ort an

• Erreichen Sie Ziele und bleiben Sie im Zeitplan

• Erstellen Sie datengesteuerte Berichte

• Verwalten Sie Projektressourcen

Aktionsvorlage

Die Vorlage für Besprechungsaktionselemente ist eine detaillierte Version einer To-Do-Liste für Teammitglieder. In jeder Vorlage für Besprechungsaktivitäten müssen die Branchen mit den Projektanforderungen übereinstimmen. Hier ist eine Vorlage, die Projektmanager zur Verbesserung der Produktivität verwenden können:

ActionDescriptionAssignedPriorityDueStatusNotes

Es gibt keine allgemeingültige Vorlage für Meeting-Aktionen. Es stehen mehrere Vorlagen zur Verfügung. Sie können aber auch eine Vorlage erstellen und diese Branchen entsprechend Ihren Anforderungen beschriften.

Tipps zum Kuratieren einer Vorlage für Besprechungsaktionselemente

Durch die Erstellung einer vereinbarten und gut erklärten Aktionsvorlage für die Besprechung erhalten die Teammitglieder eine Vorgehensweise. Dadurch ist ein reibungsloser Betrieb gewährleistet. Hier sind einige Tipps, die Projektmanagern oder Führungskräften helfen können, bessere Vorlagen zu erstellen:

Nehmen Sie sich viel Zeit für ein Brainstorming

Das Erstellen einer Vorlage für ein Besprechungsaktionselement ist ein zweistufiger Prozess. Erfassungsphase und Verarbeitungsphase. Während in der Erfassungsphase alle Aktionselemente aufgelistet werden, wertet die Prozessphase jedes Aktionselement aus und bearbeitet die Liste oder fügt der Vorlage andere relevante Informationen hinzu. Für die Teamkommunikation ist es wichtig, jedem Schritt ausreichend Zeit zu widmen, um ein konsistentes Muster zu erstellen.

Schreiben Sie ausführlich und klar

Wenn in einer Besprechung Notizen gemacht werden, hält die verantwortliche Person alle Aktionen stenographisch fest, beim Schreiben nach einer Vorlage ist es jedoch notwendig, für andere zu schreiben. Verwenden Sie Besprechungsnotizen, um Aktionen für Ihr Team detailliert darzustellen. Durch die Ausarbeitung kleinster Details können Elemente leicht verständlich und nachvollziehbar gemacht werden. Versuchen Sie, eine separate Vertikale für verwandte Notizen hinzuzufügen.

Erstellen Sie spezifische Branchen

Spezifität ist der Schlüssel zu gut ausgeführten Aktionen, und hier spielen Aktionsvorlagen für Besprechungen eine entscheidende Rolle. Fügen Sie Ihrer Vorlage mithilfe von Vertikalen so viele Details wie möglich hinzu. Erstellen Sie wichtige Branchen in einem der verfügbaren Tools wie MS Excel oder Sheets. Häufige Branchen, die in Vorlagen für Besprechungsaktivitäten verwendet werden:

• Seriennummer.

• Eindeutige Identifikationsnummer

• Beschreibung der Aktionen

• Priorität (niedrig, mittel, hoch)

• Namen der Beauftragten

• Name des Zedenten

• Termin

• Frist

• Aktueller Status

• Zugehörige Dokumente

• Verwandte Hinweise

Beachten Sie wichtige Fristen und Termine

Termine sind wichtig, um den Überblick über alle Aktivitäten zu behalten. Das Markieren von Fristen, Abschlussterminen und überfälligen Aufgaben kann beim Vorantreiben eines Projekts sehr hilfreich sein. Auch Fristen fördern eine frühzeitige Fertigstellung.

Erstellen Sie ein Relay für Aktionen

Einige Aktivitäten erfordern möglicherweise die Arbeit mehrerer Besprechungsteilnehmer. Schaffen Sie einen kontinuierlichen Aktivitätsfluss, indem Sie ein Team bitten, ein anderes zu informieren, wenn sein Teil der Arbeit abgeschlossen ist. Dies kann die Teameffizienz verbessern und die Aufgabenkommunikation verbessern.

Markieren Sie Aktionselemente

Besprechungsnotizen können für Personen ohne den richtigen Kontext verwirrend sein. Das Hervorheben von Aktionen zwischen Ihren Notizen hilft dabei, die Aufgaben zu identifizieren, die erledigt werden müssen, und hilft außerdem beim Erstellen von Aktionen in der Vorlage. Dies kann auch beim Erstellen einer Vorlage Zeit sparen, da Sie Notizen nicht erneut lesen müssen und die markierten Elemente scannen können.