So setzen und verfolgen Sie Projektmeilensteine ​​• BUOM

19. März 2021

Projektmeilensteine ​​markieren wichtige Fortschritte auf dem Weg zum Erreichen eines Ziels und können aus Einzel- oder Gruppenbemühungen resultieren. Das erwartete Datum für einen Projektmeilenstein hängt vom gesamten Aufgabenplan ab. Daher sind Projektmanagement und -planung bei der Entwicklung von Meilensteinen wichtig.

Was ist ein Projektmeilenstein?

Ein Projektmeilenstein ist ein Ziel, das einen signifikanten Fortschritt in einem Projekt anzeigt. Das Setzen von Meilensteinen kann dem Streben nach einem einzigen Abschlussziel vorzuziehen sein, insbesondere wenn das Projekt langwierig oder vielschichtig ist. Meilensteine ​​sind eine Reihe von Ereignissen, die sich nach und nach ansammeln, bis ein Projekt abgeschlossen ist.

Schauen wir uns ein Beispiel dafür an, was ein wichtiger Projektmeilenstein in der Baubranche sein kann. Wenn Projektmanager neue Bauprojekte beaufsichtigen, müssen sie bestimmte Schritte befolgen. Der erste Meilenstein könnte die Fertigstellung der Böden innerhalb einer Woche sein. Danach könnte der nächste Schritt darin bestehen, das Dach innerhalb eines Monats fertigzustellen. Bis Ende dieses Monats wird ein weiterer wichtiger Schritt die Installation und der Gasanschluss sein. Dies sind alles wichtige Meilensteine ​​in einem Projekt, da sie in einer bestimmten Reihenfolge eintreten müssen, damit das Projekt abgeschlossen werden kann.

Meilensteine ​​motivieren oft ein Team, auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten. Projektmanager erstellen diese Meilensteine ​​normalerweise zu Beginn des Projekts und das Team stimmt ihnen zu, um sicherzustellen, dass sie angemessen sind. Projektmeilensteine ​​unterscheiden sich von Aufgaben, da Teams jeden Tag kleine Aufgaben erledigen. Zu den Aufgaben gehören möglicherweise die Bestellung von Materialien während des Bauprozesses oder das Tätigen einiger Telefonanrufe, Meilensteine ​​sind jedoch monumentale Schritte in einem Projekt.

Unabhängig von Ihrem Endziel ist die Beispielkonstruktion ein gutes Referenzbeispiel. Je nachdem, an welcher Art von Projekt Sie arbeiten und wer daran beteiligt ist, umfassen einige Meilensteine ​​die Entwurfsgenehmigung, die Überprüfung der Anforderungen und die endgültige Entwurfsgenehmigung.

So erstellen Sie Projektmeilensteine

Es gibt viele Möglichkeiten, Projektmeilensteine ​​festzulegen und zu verfolgen. Hier sind einige Ideen, die Sie in Ihre Arbeit integrieren können, um Ihr nächstes Projekt zu vereinfachen:

1. Trennen Sie Aufgaben von Projektmeilensteinen

Einer der ersten Schritte besteht darin, die Meilensteine ​​des Projekts zu definieren. Normalerweise können Sie dies tun, indem Sie entscheiden, welche Teile des Projekts den größten Erfolg bringen. Schreiben Sie alles auf, was getan werden muss, und prüfen Sie dann, ob es sich um ein Ergebnis oder eine Aufgabe handelt. Entscheiden Sie, ob der aktuelle Artikel einen großen Einfluss auf die endgültige Frist haben wird. Wenn die Antwort „Nein“ lautet, handelt es sich wahrscheinlich um eine Aufgabe.

Wenn ein Projekt einen entscheidenden Moment erreicht, der ihm hilft, voranzukommen, handelt es sich wahrscheinlich um einen Projektmeilenstein. Erreicht das Projekt ein Stadium, das von den Stakeholdern überprüft werden muss, ist dies ebenfalls ein Projektmeilenstein.

Die wichtigsten Ereignisse in einem Projekt sollten aufgeschrieben werden, damit das gesamte Team sehen kann, woran es gerade arbeitet, und einen Plan erstellen kann. Einige Projektmeilensteine ​​sind wichtiger als andere und erfordern, dass der Projektmanager sich um sie kümmert, während das Team an kleineren Meilensteinen arbeitet.

2. Behalten Sie die Fristen im Auge

Es ist hilfreich, die für jeden Projektmeilenstein festgelegten Fristen im Auge zu behalten. Eine Möglichkeit, Fristen hervorzuheben, besteht darin, jedes Ergebnis zu einem Projektmeilenstein zu machen. Ihr Team wird regelmäßig auf Ihren Projektplan zurückgreifen wollen, um sicherzustellen, dass die vorgegebenen Fristen eingehalten werden.

Eine visuelle Darstellung der Projektmeilensteinfristen ist eine gute Möglichkeit, diese hervorzuheben. Verwenden Sie eine andere Farbe oder Form, um es in den Projektplänen deutlich zu machen. Sie möchten außerdem alle Aufgaben auflisten, die jedes Team erledigen muss, um jeden Meilenstein zu erreichen.

Listen Sie für jeden Projektmeilenstein alle Aufgaben mit einem Kontrollkästchen auf, das Sie nach Abschluss markieren können. Wenn Sie in zwei Wochen einen Meilenstein erreichen, wenden Sie sich an das Team, um sicherzustellen, dass jeder weiß, welche Aufgaben ihm zur Unterstützung dieses Meilensteins zugewiesen wurden. Wenn die Frist näher rückt, stellen Sie sicher, dass die meisten Aufgaben erledigt sind.

3. Kommunizieren Sie mit allen Teams

Die meisten Projekte sind auf externe Partner oder Teams angewiesen, um die Arbeit abzuschließen. Um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft, stellen Sie sicher, dass Sie mit den externen Teams kommunizieren, damit diese über die Zeitpläne Ihres Projekts informiert sind.

Sie sollten sich auch darüber im Klaren sein, welche Erwartungen Sie an externe Teams haben, an welchen Projektmeilensteinen sie beteiligt sind und wie der Zeitplan aussieht. Erkundigen Sie sich regelmäßig bei den Teams, um sicherzustellen, dass sie weiterhin auf dem richtigen Weg sind, ihre Ziele zu erreichen. Alle Teams müssen zusammenarbeiten, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Methoden zur Meilensteinverfolgung

Wenn Sie eine Gruppe von Personen im selben Projektmanagementteam haben, müssen sie sich auf eine Methode zur Verfolgung von Meilensteinen und Fristen einigen. Dies ist besonders wichtig, damit eine Führungskraft organisiert bleibt. Wählen Sie die Methode, die für Sie am besten geeignet ist, sei es das Aufschreiben auf Papier, die Kommunikation per E-Mail oder die Verwendung eines Online-Managementsystems. Hier sind Beispiele für jede Methode:

Papier

Das Niederschreiben von Plänen auf Papier kann mehrere Vorteile haben. Wenn Sie persönliche Treffen haben, ist es sehr leicht zu erkennen, wie ein Projekt aufgebaut ist, wenn es auf Papier geschrieben wird. Sie können Projektmeilensteine ​​auch farblich kennzeichnen, um sie besser sichtbar zu machen.

Email Adresse

Manche Leute nutzen lieber E-Mail, um Projekte zu verfolgen, und das hat auch seine Vorteile. Jeder in der E-Mail-Kette kann sofort mit Fragen oder Vorschlägen für ein Projekt antworten. Sie verfügen außerdem über eine Aufzeichnung der Kommunikation, falls Sie frühere Beiträge Ihrer Teammitglieder überprüfen müssen.

Online-Managementsystem

Zur Verfolgung wichtiger Projektmeilensteine ​​werden immer häufiger Online-Managementsysteme eingesetzt. Es stehen viele kostenlose und kostenpflichtige Programme zur Auswahl, auf die jeder mit einem Login zugreifen kann. Sie können Projektmeilensteine ​​trennen und darin einzelne Aufgaben auflisten. Online-Managementsysteme machen es der Person, die jedem Meilenstein zugewiesen ist, einfach, ihn als abgeschlossen zu markieren.

Ein Online-Managementsystem ermöglicht es den Teammitgliedern außerdem, den Überblick darüber zu behalten, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, was die Kommunikation fördert. Darüber hinaus kann jeder die Fortschritte seiner Teamkollegen sehen, um sicherzustellen, dass auch diese ihre Ziele erreichen.

Wenn Sie an einem großen Projekt beteiligt sind, ist es sehr wichtig, Projektmeilensteine ​​festlegen und verfolgen zu können. Es ist wichtig, Ziele und Fristen mit allen Teammitgliedern zu besprechen und sich weiterhin regelmäßig bei ihnen zu melden. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie das Projekt pünktlich abschließen und die Erwartungen Ihres Kunden erfüllen.