So schreiben Sie in 8 Schritten einen klaren Geschäftsfall • BUOM

7. September 2021

Ein Business Case ist ein wertvolles Dokument, das dabei hilft, ein professionelles Projekt zu rechtfertigen und zu leiten. Wenn Sie zu Beginn eines neuen Projekts einen Business Case entwickeln, erhalten Sie einen klaren Plan, dem Sie im weiteren Verlauf folgen können. Anhand dieses Dokuments können Sie Ihre Entscheidungen leiten und Ihren Erfolg messen. In diesem Artikel erklären wir, wie man einen Business Case schreibt und stellen eine Vorlage zur Verfügung, die Ihnen den Einstieg erleichtert.

Was ist ein Business Case?

Ein Business Case ist ein Dokument, das ein neues Projekt gegenüber dem Management und den Stakeholdern begründet. Dieses Dokument ist von entscheidender Bedeutung, wenn ein Projekt eine große Geld- oder Ressourceninvestition erfordert.

Der Business Case wird in der Regel vom Projektsponsor entwickelt und den wichtigsten Stakeholdern zur Bewertung vorgelegt. Das Projekt wird dann je nach Bedarf genehmigt, abgelehnt, verzögert oder überarbeitet. Ein gut gestalteter Business Case verdeutlicht den Wert des Projekts. Es bewertet sowohl den prognostizierten Nutzen als auch die Kosten oder das Risiko und liefert eine klare Begründung für weitere Maßnahmen.

Der genaue Umfang des Business Case wird durch die Art des Projekts bestimmt. Ihr Business Case umfasst jedoch in der Regel Folgendes:

• Ziel des Projekts

• Erwartete Vorteile

• Risiken

• Kosten, Investitionsbewertung und andere kommerzielle Aspekte

• Vergleich der Optionen

• Fristen

• Auswirkungen auf den Betrieb

Wie schreibe ich einen Business Case?

Sie können diesen Schritten folgen, um einen überzeugenden Business Case zu entwickeln und zu schreiben:

1. Definieren Sie das Problem, das Sie lösen.

2. Entdecken Sie alternative Lösungen.

3. Bestimmen Sie die ideale Lösung.

4. Erstellen Sie eine Zusammenfassung für Ihr Projekt.

5. Geben Sie detailliert die für das Projekt benötigten Ressourcen an.

6. Skizzieren Sie den Umfang des Projekts.

7. Geben Sie Implementierungs- und Fertigstellungstermine an.

8. Bitte geben Sie die Organisation des Projekts an.

1. Definieren Sie das Problem, das Sie lösen möchten

Ihr Business Case sollte mit einem klaren Problem beginnen, das das Unternehmen lösen muss. Heben Sie die mit dem Problem verbundenen Risiken oder Kosten hervor und begründen Sie die Notwendigkeit einer Lösung.

2. Entdecken Sie alternative Lösungen

Um einen klaren Geschäftsfall darzustellen, müssen Sie alle möglichen Lösungen bewerten. Arbeiten Sie eng mit Kollegen zusammen, um alle möglichen Lösungsansätze für ein Problem zu besprechen. Erkunden Sie jede mögliche Lösung, indem Sie die mit diesen Optionen verbundenen Kosten, Zeitpläne, Risiken und Vorteile untersuchen.

3. Identifizieren Sie die ideale Lösung

Bestimmen Sie, welche Lösung für das Problem, mit dem Sie konfrontiert sind, am besten geeignet ist. Dies ist das Projekt, das Sie in Ihrem Business Case skizzieren werden. Sie müssen ein überzeugendes Argument dafür haben, warum diese Lösung besser als andere Optionen ist. Dies ist möglicherweise die günstigste, schnellste oder profitabelste Option. Fassen Sie zusammen, warum dieser Ansatz besser ist als jede der Alternativen.

4. Erstellen Sie eine Zusammenfassung für Ihr Projekt

Nachdem Sie Ihr Projekt gründlich recherchiert und einen klaren Überblick über Ihre bevorzugte Lösung entwickelt haben, erstellen Sie eine Zusammenfassung davon. Hierbei handelt es sich um eine allgemeine Aussage, die die wesentlichen Details des Projekts kurz erläutert. Bitte bearbeiten Sie dies sorgfältig, da die Zusammenfassung der erste Punkt ist, den die Prüfer analysieren. Dieser Abschnitt soll Ihr Publikum dazu ermutigen, den Business Case weiter zu untersuchen.

5. Geben Sie die für das Projekt benötigten Ressourcen detailliert an

Listen Sie alle für Ihr Projekt benötigten Ressourcen auf. Zusätzlich zur finanziellen Investition benötigen Sie möglicherweise auch Ressourcen wie IT-Support, Datenspeicherung und den gezielten Einsatz wichtiger Mitarbeiter.

6. Beschreiben Sie den Umfang des Projekts

Der hier enthaltene Detaillierungsgrad variiert je nach Projekt. Fügen Sie alle zutreffenden Abschnitte ein, für die Sie relevante Informationen haben. Hier sind einige der Dinge, die Sie einbeziehen können:

• Vorteile und Einschränkungen

• Interdependenzen

• Umfang und Einfluss

• Markteinschätzung

• Risikobewertung

• Schema des Projekts

• Beschaffungsstrategie

7. Geben Sie einen Zeitplan für die Implementierung und den Abschluss an.

Bestimmen Sie, wie lange jede Phase Ihres Projekts dauern wird, und schätzen Sie den Fertigstellungstermin ein. Teilen Sie Ihren Zeitplan in überschaubare Abschnitte ein, die erklären, was in jeder Phase des Projekts passieren wird.

8. Geben Sie die Projektorganisation an

Erklären Sie, wer das Projekt leitet und daran arbeitet. Skizzieren Sie Ihre Berichtsstruktur und erläutern Sie, wem Sie während des gesamten Projekts Bericht erstatten und welche Informationen Sie bereitstellen werden. Beziehen Sie die Kennzahlen mit ein, anhand derer Sie den Fortschritt messen oder den Erfolg definieren.

Vorteile eines Business Case

Die Erstellung eines Business Case hilft Ihnen, Ihr Projekt gründlich zu bewerten. Während Sie Ihr Geschäftsszenario entwickeln, finden Sie möglicherweise alternative Ansätze, die besser sind als Ihr ursprünglicher Vorschlag.

• Dadurch können Sie Ihre Richtung ändern, bevor Sie eine erhebliche Investition in einen bestimmten Ansatz tätigen. Wenn mehrere Projekte um die gleichen Mittel und Ressourcen konkurrieren, erleichtert die Analyse der Geschäftsszenarien für jede Option den Vergleich der Optionen und das Treffen der richtigen Wahl.

• Durch die Erstellung eines überzeugenden Business Case können Sie Ihr Projekt mehreren Zielgruppen präsentieren und die nötige Zustimmung aller Abteilungen erhalten. Dies ist eines der ersten Dokumente, die Sie erstellen, wenn Sie ein neues Projekt starten, und die darin enthaltenen Informationen helfen Ihnen bei der weiteren Umsetzung des Vorschlags.

• Der Business Case bietet eine solide Grundlage für die Entwicklung weiterer Dokumente wie zum Beispiel des Projektmanagementplans. Die im ersten Business Case präsentierten Informationen lassen sich leicht in Handlungsschritte und Meilensteine ​​umsetzen.

• Am Ende des Projekts können Sie den Business Case mit der Post-Projektbewertung vergleichen. Durch den Vergleich dieser Dokumente können Sie Ihren Erfolg beurteilen und feststellen, ob das fertige Produkt Ihrem ursprünglichen Vorschlag entspricht.

Vorlage für einen Geschäftsfall

Erwägen Sie die Verwendung dieser Vorlage zur Erstellung Ihres Business Case:

I. LEBENSLAUF

(Geben Sie eine prägnante Zusammenfassung des Projekts, das Sie vorschlagen. Fügen Sie eine klare Begründung bei, die das betreffende Problem und die Art und Weise, wie Ihr Vorschlag es lösen wird, spezifiziert.)

II. HINTERGRUND

(Geben Sie zusätzliche Details zum betreffenden Problem an. Erklären Sie, wie Ihre Lösung mit den Zielen und dem Leitbild des Unternehmens übereinstimmt. Beschreiben Sie den Wert Ihrer vorgeschlagenen Lösung und geben Sie klar an, wie sie mit der Organisationsstrategie des Unternehmens übereinstimmt.)

III. ALTERNATIVEN

(Beschreiben Sie die alternativen Ansätze für dieses Problem. Fassen Sie jede Option zusammen und fügen Sie Details hinzu, die erklären, warum andere Optionen nicht ausreichen und warum die von Ihnen gewählte Option überlegen ist. Dazu gehört eine Bewertung der Risiken, Kosten, Funktionalität und des Potenzials für jeden Ansatz.)

IV. EMPFEHLUNG

(Empfehlen Sie das Projekt, das das Problem am besten löst. Erläutern Sie die wichtigsten Details zu diesem Projekt, einschließlich:

• Kostenanalyse

• Notwendige Ressourcen

• Vorteile

• Finanzielle Leistungen

• Operative Verbesserungen

• Marktverbesserungen

• Kundenvorteile

• Angestelltenbonus

• Marktanalyse

• Risikobewertung

• Zeitleisten

Dieser Abschnitt variiert stark je nach Umfang des Projekts, soll den Lesern jedoch ein klares Verständnis davon vermitteln, was Sie vorhaben und wie Sie es erreichen werden.)

V. DESIGN-ORGANISATION

(Geben Sie an, wie das Projekt organisiert ist, und geben Sie alle Rollen und Verantwortlichkeiten detailliert an.)

VI. PROJEKTBERICHTERSTATTUNG

(Erklären Sie, wie Sie den Fortschritt während des gesamten Projekts überwachen und messen. Geben Sie an, welche Berichte Sie einreichen, wann diese fällig sind und wer sie entgegennimmt und auswertet.)