So schreiben Sie in 6 Schritten eine E-Mail mit einer Bitte um etwas • BUOM

19. August 2021

Im Laufe Ihrer Karriere kann es Zeiten geben, in denen Sie Anfragen stellen müssen, um Aufgaben zu erfüllen, Ihre Karriere voranzutreiben oder wichtige Ressourcen zu erhalten. E-Mail ist eine professionelle und bequeme Möglichkeit, anzufordern, was Sie benötigen. Wenn Sie verstehen, wie Sie effektiv etwas per E-Mail anfordern, können Sie überzeugende Anfragen formulieren. In diesem Artikel besprechen wir die Gründe dafür, eine E-Mail mit der Bitte um etwas zu schreiben, bieten Schritte an, die Ihnen beim Schreiben einer E-Mail helfen, und geben Tipps und Beispiele, die als Leitfaden dienen können.

Warum eine E-Mail schreiben, um um etwas zu bitten?

Das Schreiben einer E-Mail mit der Bitte um etwas kann eine professionelle und höfliche Möglichkeit sein, nach Ressourcen zu fragen, die Sie in Ihrer Karriere benötigen oder benötigen. Es gibt im Laufe Ihrer Karriere mehrere Gelegenheiten, bei denen Sie etwas anfordern müssen, und es gibt viele Personen, an die Sie Ihre Anfragen senden können. Die Verwendung von E-Mail als Möglichkeit zum Versenden von Anfragen kann Ihnen dabei helfen:

• Kommunizieren Sie alle notwendigen Elemente Ihrer Anfrage klar und deutlich

• Halten Sie Ihre Anfrage zur weiteren Prüfung schriftlich fest.

• Organisieren Sie Ihre Kommunikation

• Fügen Sie alle zusätzlichen Dokumente bei, die zur Erfüllung Ihrer Anfrage erforderlich sind.

• Drücken Sie Ihre Wertschätzung und Dankbarkeit aus

Wie schreibe ich eine E-Mail mit der Bitte um etwas?

Berücksichtigen Sie die folgenden Schritte, um eine E-Mail mit der Bitte um etwas zu schreiben:

1. Organisieren Sie Ihre Anfrage

Bevor Sie eine E-Mail schreiben, kann es hilfreich sein, Ihre Gedanken zu Ihrer Anfrage zu sammeln. Je nach Anfrage können die Art der Überlegungen, die Sie anstellen, unterschiedlich sein. Um die Art Ihrer Anfrage besser zu verstehen, versuchen Sie, die Vorteile aufzuschreiben, die das Ausfüllen dieser Anfrage mit sich bringt, und die dafür erforderlichen Schritte aufzuschreiben. Sie können diese Vorbereitungszeit auch nutzen, um zusätzliche Dokumente zusammenzustellen, die Sie möglicherweise zur Untermauerung Ihres Falles benötigen.

2. Schreiben Sie eine verständliche Betreffzeile

Wenn Sie sich bereit fühlen, Ihre E-Mail zu schreiben, beginnen Sie mit einer verfügbaren Betreffzeile. Geben Sie Ihr Bestes, um den Inhalt Ihrer E-Mail in einem Satz zusammenzufassen. Sie können die Betreffzeile auch als allgemeinere Begrüßung verwenden, um einen freundlichen Ton zu erzeugen und den Empfänger zu ermutigen, die E-Mail zu öffnen und mehr über deren Inhalt zu erfahren.

3. Beginnen Sie mit einer formellen Begrüßung

Anschließend können Sie den Empfänger begrüßen. Um einen professionellen Ton zu bewahren, ist es wichtig, Ihren Brief mit einer formellen Begrüßung an den Leser zu beginnen. Beispiele für formelle Begrüßungen sind:

• Lieber (Name des Empfängers)

• Guten Morgen

• guten Tag

• Wen es angeht

• Hallo (Name des Empfängers)

• Hallo

Wenn Sie Ihre E-Mail auf diese Weise öffnen, können Sie den Leser von Ihrer beruflichen Motivation überzeugen, Vertrauen aufbauen und einen guten ersten Eindruck hinterlassen, was die Chancen erhöhen kann, dass Ihre Anfrage erfüllt wird.

4. Äußern Sie Ihr Anliegen

Im ersten Absatz des E-Mail-Textes können Sie die Art Ihrer Anfrage zum Ausdruck bringen. Es kann hilfreich sein, den ersten oder zweiten Satz zu verwenden, um zu zeigen, dass Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers wertschätzen, oder um Ihre Bewunderung für seine Arbeit auszudrücken, bevor Sie eine umfassende Anfrage stellen. Wenn Sie noch keine Beziehung zum Empfänger haben, ist es wichtig, dass Sie sich in diesem Abschnitt Ihrer E-Mail vorstellen. Bitte geben Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung und den Namen Ihrer Organisation an.

Versuchen Sie dann, Ihr Anliegen in klaren, prägnanten Sätzen ausführlich zu erläutern. Geben Sie unbedingt alle Informationen an, die der Empfänger möglicherweise zum Vervollständigen Ihrer Anfrage benötigt, und fügen Sie alle zusätzlichen Dokumente bei, die Sie möglicherweise an die E-Mail angehängt haben.

5. Schließen Sie Vorteile für den Empfänger ein

Im folgenden Absatz Ihrer E-Mail können Sie die Vorteile erläutern, die der Empfänger durch die Erfüllung Ihrer Anfrage erhalten kann. Dieser Schritt ist ein wichtiger Teil des Schutzes Ihrer Anfrage, da Ihr Leser eher der Bitte nachkommen wird, wenn er das Gefühl hat, im Gegenzug etwas Wertvolles zu erhalten. Versuchen Sie in zwei bis vier Sätzen hervorzuheben, welchen persönlichen oder beruflichen Nutzen Ihr Leser daraus ziehen könnte, wenn er Ihrer Bitte nachkommt.

6. Beenden Sie mit einem Call-to-Action

Sie können Ihre E-Mail mit einem klaren Call-to-Action beenden. Ein Call-to-Action ist der Schritt, den Ihr Empfänger nach dem Lesen Ihrer E-Mail unternehmen soll. Abhängig von der Art Ihrer Anfrage kann Ihr Aufruf zum Handeln variieren. Um Ihren Aufruf zum Handeln hervorzuheben, können Sie im letzten Satz des E-Mail-Textes die nächsten Schritte zur Erfüllung Ihrer Anfrage klar darlegen. Schließen Sie die E-Mail dann unbedingt mit einer freundlichen Begrüßung ab, wie zum Beispiel:

• Aufrichtig

• Alles Gute

• Mit freundlichen Grüßen

• Warm

• Danke

Es ist auch wichtig, am Ende des Briefes Ihre Kontaktdaten anzugeben. Dazu können Ihr vollständiger Name, Titel, Abteilung, Organisation und Telefonnummer oder eine alternative E-Mail-Adresse gehören. Die Bereitstellung dieser Informationen kann Interessenten dabei helfen, Sie für weitere Gespräche zu kontaktieren.

Tipps zum Schreiben einer E-Mail mit der Bitte um etwas

Nachfolgend finden Sie einige zusätzliche Tipps, die Ihnen beim Schreiben einer E-Mail mit der Bitte um etwas helfen:

Konzentrieren Sie sich auf den Empfänger

Wenn Sie eine E-Mail mit der Bitte um etwas schreiben, kann die Konzentration auf den Empfänger ein wirkungsvolles Überzeugungsinstrument sein. Versuchen Sie, wann immer möglich, die Vorteile hervorzuheben, die sich daraus ergeben, Ihrer Bitte nachzukommen. Dadurch kann Ihre Anfrage weniger zu einer lästigen Pflicht und eher zu einer Win-Win-Aufgabe werden, was Ihre Chancen erhöhen kann, die von Ihnen benötigten Dinge erfolgreich zu erhalten.

Fügen Sie zusätzliche Dokumente bei

Es ist wichtig, dass Sie Ihrer Anfrage die erforderlichen Unterlagen beifügen. Dies kann ein Lebenslauf, ein Portfolio, ein Geschäftsvorschlag, eine Präsentation, eine Gehaltsabrechnung, ein Zuschussantrag oder eine Informationsbroschüre sein. Zusätzliche Dokumente können Ihrer Anfrage Glaubwürdigkeit verleihen und Ihrem Leser die notwendigen Informationen liefern, die er für eine erfolgreiche Bearbeitung benötigt.

Legen Sie einen Bedarfsnachweis vor

Der Bedarfsnachweis ist ein weiteres wertvolles Überzeugungsinstrument, das in E-Mails eingesetzt werden kann. Dies ist besonders nützlich, wenn es sich bei Ihrer Anfrage um Spenden oder ehrenamtliche Arbeit handelt. Wenn Sie den Grad des Bedarfs Ihrer Organisation an Ihrer Anfrage zum Ausdruck bringen und darlegen, wie sich dies positiv auf Ihre Arbeit, Ihre Gemeinschaft und Ihren Empfänger auswirken kann, können Sie Ihren Leser davon überzeugen, Ihrer Anfrage nachzukommen.

Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus

Dankbarkeit und Wertschätzung zu zeigen ist ein wichtiger Teil der Höflichkeit und Professionalität. Gute Manieren und eine professionelle Einstellung beim SMS-Schreiben können Ihnen dabei helfen, positive Beziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Diese Beziehung könnte in Zukunft nützlich sein. Wenn Ihr Empfänger beispielsweise derzeit nicht in der Lage ist, Ihrer Bitte nachzukommen, Sie aber als zugänglich, höflich und professionell empfunden haben, ist er möglicherweise bereit, Ihnen in Zukunft bei Gelegenheit zu helfen.

Beispiel für eine E-Mail mit einer Anfrage

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine erfolgreiche Anfrage-E-Mail:

Sehr geehrte Frau Smith,

Mein Name ist Jane Thompson und ich bin die Fundraising-Leiterin von Nurses for Nutrition. Wir sind eine gemeinnützige Organisation, die sich der Bereitstellung von Lebensmittel- und Ernährungsinformationen für unterversorgte Gemeinden im ganzen Land widmet. Ich schreibe Ihnen heute, weil ich glaube, dass die Werte und die Mission Ihres Unternehmens eng mit unserem Engagement übereinstimmen, die Ernährungslücke zu schließen und den Hunger für viele in diesem Landkreis zu beenden. Wir nehmen derzeit Spenden im Rahmen von Unternehmenszuschüssen entgegen und ich würde gerne einen Termin vereinbaren, um zu besprechen, wie Spenden an unsere Organisation Ihrem Unternehmen zugute kommen können.

Die Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, werden auf allen unseren öffentlichen Plattformen anerkannt, einschließlich unserer Website, die täglich über 300.000 Aufrufe erhält. Die Teilnahme an unserem Unternehmensspendenprogramm wirkt sich nicht nur positiv auf Ihre lokale Gemeinschaft aus, sondern kann Ihrem Unternehmen auch dabei helfen, ein positives Markenimage aufzubauen, die Markenbekanntheit zu steigern und von den Vorteilen einer Partnerschaft mit einer vertrauenswürdigen, angesehenen und bewundernswerten gemeinnützigen Organisation wie Nurses for zu profitieren Ernährung.

Wenn Sie mehr über diese Gelegenheit besprechen möchten, geben Sie bitte mehrere Daten und Zeiten an, zu denen Sie für einen Anruf verfügbar sind. Wir danken Ihnen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diesen Brief zu lesen, und für Ihre Rücksichtnahme.

Warm,
Jane Thompson
Leiter Fundraising, Ernährungskrankenschwestern
123-444-5566