So schreiben Sie eine kurze E-Mail (mit Beispielen) • BUOM

19. August 2021

Das Versenden von E-Mails ist für viele Berufstätige ein fester Bestandteil der täglichen Aufgaben. Es ist wichtig zu wissen, wie man klare und prägnante E-Mails schreibt, um effektiv mit anderen Menschen zu kommunizieren. Wenn das Schreiben von E-Mails einen großen Teil Ihrer Arbeit ausmacht, ist es hilfreich zu wissen, wie Sie kurze, effektive E-Mails schreiben. In diesem Artikel erklären wir die Schritte, die Sie befolgen können, um eine kurze E-Mail zu schreiben, und stellen einige Beispiel-E-Mails zur Verfügung, die Sie als Leitfaden verwenden können.

Warum müssen Sie eine kurze E-Mail schreiben?

Es gibt viele berufliche Situationen, in denen es sinnvoll ist, eine kurze E-Mail zu schreiben. In vielen Fällen sind professionelle E-Mails länger als nötig, um Informationen zu übermitteln. Das Schreiben kürzerer E-Mails kann Ihnen dabei helfen, Informationen schnell und prägnant so zu übermitteln, dass Ihr Publikum sie leicht verstehen kann. Dies kann Ihnen und Ihren Empfängern helfen, Zeit beim Schreiben und Lesen von E-Mails zu sparen, sodass Sie mehr Zeit für andere Arbeitsaufgaben haben.

So schreiben Sie eine kurze E-Mail

Es gibt mehrere Hauptabschnitte, die Sie in eine wirkungsvolle E-Mail einfügen können. Sie können diese Schritte befolgen, um eine tolle E-Mail zu schreiben und gleichzeitig deren Länge zu begrenzen:

1. Schreiben Sie Ihr Thema

Der erste Schritt beim Schreiben einer E-Mail besteht darin, eine Betreffzeile zu erstellen. Nehmen Sie sich die Zeit, eine Betreffzeile zu erstellen, die den Hauptzweck Ihrer E-Mail in wenigen Worten zusammenfasst. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger die Nachricht kennt, bevor Sie sie öffnen.

2. Schreiben Sie eine kurze Einleitung

Schreiben Sie zu Beginn des Brieftextes eine kurze Einleitung. Stellen Sie sich gegebenenfalls mit Ihrem Namen und Ihrer Position vor. Geben Sie in diesem Abschnitt außerdem unbedingt einen E-Mail-Betreff ein. Wenn Ihr Empfänger eine E-Mail erwartet, ist dieser Abschnitt möglicherweise sehr kurz oder Sie möchten ihn möglicherweise ganz entfernen.

3. Geben Sie den Zweck des Briefes an

Erläutern Sie nach Ihrer Einleitung kurz den Zweck Ihrer E-Mail. Stellen Sie sicher, dass Sie es klar formulieren, damit Ihre Leser es leicht verstehen können. In diesem Abschnitt wird erläutert, warum Sie die E-Mail senden.

4. Fügen Sie etwas Kontext hinzu

Der nächste Teil Ihrer E-Mail ist der Kontext. Versuchen Sie, diesen Abschnitt auf wenige Sätze zu beschränken, um die Länge des Briefes nicht zu verlängern. Geben Sie außerdem nur die Informationen an, die die Empfänger benötigen, um die E-Mail zu verstehen. Wenn Sie mit Personen zusammenarbeiten, denen Sie häufig E-Mails senden, möchten Sie diesen Abschnitt möglicherweise entfernen, um Ihre E-Mail weiter zu kürzen.

5. Schließen Sie Ihre E-Mail ab

Wenn Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, schließen Sie sie kurz. Sie können Ihre E-Mail mit Sätzen wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ schließen, um anzuzeigen, dass Sie sich anmelden. Fügen Sie nach diesem Satz Ihren Namen und Ihren Unterschriftenblock hinzu.

Beispiele für kurze Briefe

Hier sind einige Beispiele aus der Praxis, die Sie als Leitfaden für das Schreiben Ihrer eigenen kurzen E-Mails verwenden können:

Beispiel 1

Hallo Caroline,

Ich hoffe, es geht dir gut. Ich kontaktiere Sie, weil ich eine Frage zu einem neuen System zur Verfolgung von Marketingkampagnen habe und Sie der Ansprechpartner für das Projekt waren. Wissen Sie, ob das System unsere Webanalysedaten automatisch importieren kann?

Ich denke, dies könnte es einfacher machen, den Fortschritt zu überwachen. Bitte lassen Sie es mich wissen.

Danke,

Kristen

Beispiel 2

Lieber Alan,

Ich hoffe, dass Ihre neue Rolle gut läuft. Ich wende mich an Sie, um mich nach den Fortschritten bei drei Aspekten des neuen Website-Designs zu erkundigen:

• Entwicklung der Benutzerpersönlichkeit

• Skizze der Informationsarchitektur

• Branding-Plan

Bitte senden Sie mir bis spätestens Freitag EOD eine Statusaktualisierung.

Danke!

Sydney

Beispiel 3

Victoria,

Vielen Dank für die Organisation des heutigen Treffens. Ich verfolge, um ein paar weitere Informationen zu erhalten, wie wir besprochen haben. Könnten Sie mir die Marketingplandatei bis spätestens morgen zusenden?

Aufrichtig,

Isabel

Tipps zum Schreiben einer kurzen E-Mail

Hier sind einige Tipps, die Ihnen beim Schreiben kurzer und effektiver E-Mails helfen:

Verwenden Sie eine prägnante Sprache

Einer der wichtigsten Tipps beim Schreiben einer kurzen E-Mail besteht darin, Ihre Sprache so prägnant wie möglich zu halten. Sie können dies tun, indem Sie Füllwörter wie „dies“ entfernen und nicht benötigte Phrasen löschen. Sie können auch versuchen, im Aktiv statt im Passiv zu schreiben, um Ihre E-Mail noch klarer und ansprechender zu gestalten.

Überprüfen und kürzen Sie den E-Mail-Text

Es ist auch hilfreich, sich die Zeit zu nehmen, Ihre E-Mails zu überprüfen und den Text zu identifizieren, den Sie kürzen können. Dies kann Ihnen helfen, die Länge Ihrer E-Mail zu reduzieren. Seien Sie besonders vorsichtig bei redundanter Sprache – versuchen Sie, dasselbe nicht mehr als einmal zu wiederholen.

Verwenden Sie ein automatisches Prüftool

Wenn Sie den Korrekturlesevorgang beschleunigen möchten, können Sie ein automatisches Korrekturlesetool verwenden, das in Form einer Website, Software oder Browsererweiterung vorliegen kann. Automatisierte Korrekturhilfen können schnell Bereiche Ihres Textes identifizieren, die Sie klären können. Dies kann Ihnen helfen, Ihre E-Mail in eine kürzere Form zu bringen.

Begrenzen Sie die Anzahl der Fragen, die Sie stellen

Ein weiterer Tipp für das Schreiben kurzer E-Mails besteht darin, die Anzahl der Fragen in einer E-Mail zu begrenzen. Dies kann dazu beitragen, Ihre E-Mail zu fokussieren und es dem Empfänger leichter zu machen, Ihre Anfrage zu verstehen. Bei Bedarf können Sie mehrere E-Mails an dieselbe Person senden.

Verwenden Sie Markierungen

Wenn Sie in einer E-Mail mehrere Punkte erwähnen müssen, können Sie die verschiedenen Informationen auch in Aufzählungspunkte unterteilen. Textmarker können Ihnen dabei helfen, Ihre E-Mails zu organisieren und sie leichter lesbar zu machen. Sie müssen nach Aufzählungspunkten keine vollständigen Sätze verwenden, was Ihnen auch dabei helfen kann, die Länge Ihrer E-Mail zu begrenzen. Wenn Sie beispielsweise einen Statusbericht zu mehreren Programmen anfordern, möchten Sie möglicherweise jedes Programmelement einzeln auflisten, um Ihre Anfrage klarer zu machen.