So verwenden Sie AutoVervollständigen in Word in 4 Schritten (mit Tipps) • BUOM

Word verfügt über viele Funktionen, die die Benutzererfahrung erleichtern sollen. Eine dieser Funktionen ist die automatische Vervollständigung, die Ihnen helfen kann, Ihren Tippvorgang zu beschleunigen. Indem Sie lernen, diese Funktion effektiv zu nutzen, können Sie die Menge des eingegebenen Textes erheblich reduzieren und so Zeit bei der Arbeit an Aufsätzen und anderen Dokumenten sparen. In diesem Artikel definieren wir die automatische Vervollständigung, erklären, wann Sie sie verwenden möchten, und teilen vier Schritte zur Verwendung der automatischen Vervollständigung in Word.

Was ist AutoVervollständigen in Word?

AutoComplete, auch AutoText genannt, ist eine Word-Funktion, die Benutzern hilft, schneller zu tippen, indem sie Wörter automatisch vervollständigt. Diese Funktion vervollständigt den Text für den Benutzer basierend auf bestimmten in der Bibliothek gespeicherten Einträgen mit häufig eingegebenen Wörtern. Das Textverarbeitungsprogramm verfügt bereits über einige Einträge in dieser Bibliothek, Benutzer können jedoch auch eigene Einträge hinzufügen. Beispielsweise kann ein Benutzer seinen Vor- und Nachnamen als AutoText-Einträge hinzufügen.

Das System analysiert dann die ersten vier Buchstaben jedes von Ihnen eingegebenen Wortes und zeigt diesen Eintrag als Vorschlag an, wenn die Buchstaben mit einem Eintrag in der Bibliothek übereinstimmen. Um diesen Vorschlag zu nutzen, kann der Benutzer dann „Enter“ oder die Taste „F“ drücken, um ihn auszuwählen. Das Wort erscheint dann dort, wo Sie es eingeben.

Warum die automatische Vervollständigung in Word verwenden?

Der Hauptvorteil der Verwendung von Autofill ist die Zeitersparnis. Wenn Sie feststellen, dass Sie häufig dasselbe Wort eingeben, können Sie die Funktion „AutoVervollständigen“ verwenden, um das Wort schneller einzugeben. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie ein langes Wort oder ein Wort mit schwieriger Schreibweise haben. Die automatische Vervollständigung spart nicht nur Zeit, sondern kann Ihnen auch dabei helfen, Wörter richtig zu buchstabieren.

Wenn ein Medizinstudent beispielsweise einen Bericht über Bronchitis schreiben muss, kann er einen AutoText-Eintrag für dieses Wort erstellen. Jedes Mal, wenn sie dann die Buchstaben „Bronch“ eingeben, zeigt das System „Bronchitis“ als Vorschlag an. Der Schüler kann dann einfach die Eingabetaste drücken und sich das gesamte Wort anzeigen lassen, sodass er weniger Tasten eingeben muss und die Aufgabe möglicherweise schneller erledigen kann.

So verwenden Sie AutoVervollständigen in Word

Um die Funktion zum automatischen Ausfüllen zu verwenden, können Sie die folgenden vier Schritte ausführen:

1. Text auswählen

Wählen Sie den Text aus, den Sie in einen Vorschlag zur automatischen Vervollständigung umwandeln möchten, indem Sie ihn markieren. Sie können dies entweder in einem neuen Dokument oder in einem Dokument tun, an dem Sie bereits arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie nur den Text auswählen, den Sie verwenden möchten, und lassen Sie Leerzeichen weg. Sie können jedoch Leerzeichen einfügen, wenn der Autotext mehrere Wörter vorschlagen soll.

2. Gehen Sie zum AutoText-Menü.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, auf das AutoText-Menü zuzugreifen. Eine Möglichkeit besteht darin, die Registerkarte „Einfügen“ im Hauptmenüband oben im Dokument auszuwählen. Suchen Sie im Menü „Einfügen“ nach dem Untermenü „Text“. Hier gibt es ein Menü namens „Quick Parts“. Wählen Sie dieses Dropdown-Menü und dann AutoText aus. Klicken Sie abschließend auf „Auswahl in AutoText-Galerie speichern“. Eine andere Möglichkeit, das AutoText-Menü zu öffnen, besteht darin, die Tasten Alt und F3 gleichzeitig zu drücken. Bei beiden Methoden wird das Fenster „Neuen Baustein erstellen“ geöffnet.

3. Erstellen Sie einen neuen Baustein

Wählen Sie im Menü „Neuen Baustein erstellen“ die Optionen aus, die Sie für den neuen Eintrag verwenden möchten. In vielen Fällen können Sie die Standardeinstellungen belassen. Wenn Sie einen neuen Baustein erstellen, wird standardmäßig nur Ihr Inhalt eingefügt und Ihr Autovervollständigungseintrag wird genau so angezeigt, wie er erstellt wurde. Sie können auch „Inhalt in separaten Absatz einfügen“ auswählen, um vor und nach dem Text einen Zeilenumbruch einzufügen. Abschließend platzieren Sie Ihren Text mit „Inhalt auf separater Seite einfügen“ auf einer separaten Seite. Wählen Sie die Option aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, und klicken Sie dann auf OK, um Ihren Eintrag hinzuzufügen.

4. Verwenden Sie einen neuen AutoText-Eintrag

Wenn Sie die ersten vier Buchstaben Ihres AutoText-Eintrags eingeben, wird ein kleines Menüband angezeigt, das Ihnen die Möglichkeit bietet, Ihren Eintrag zu verwenden. Drücken Sie die Eingabetaste und Ihr Eintrag wird angezeigt. Sie können Ihren AutoText-Eintrag auch einfügen, indem Sie zum Menü „Quick Parts“ zurückkehren, das eine Liste Ihrer AutoText-Einträge enthält. Sie können einfach auf den gewünschten Eintrag klicken und er erscheint.

Tipps zur Verwendung von AutoFill

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie bei der Verwendung der Funktion zum automatischen Ausfüllen verwenden können:

Absatzmarken entfernen

Standardmäßig zeigt Word keine Absätze in einem Dokument an. Wenn das Wort, das Sie in einen AutoText-Eintrag umwandeln möchten, das einzige Wort in der Zeile ist, kann es eine Absatzmarke enthalten. Wenn Sie nach der Eingabe von AutoText feststellen, dass sich Ihr Cursor in die nächste Zeile bewegt, versuchen Sie, einen Eintrag zu erstellen, indem Sie auf beiden Seiten innerhalb derselben Zeile andere Wörter einfügen.

Geben Sie Ihrem Autofill-Eintrag einen eindeutigen Namen

Wenn Sie einen AutoFill-Eintrag erstellen, haben Sie die Möglichkeit, ihm einen Namen zu geben. Oft ist es sinnvoll, einem Bausteinelement einen eindeutigen Namen zu geben, damit es später wieder gefunden werden kann. Eine gängige Praxis besteht darin, dem AutoVervollständigen-Eintrag denselben Namen wie dem Text zu geben.

Gruppieren Sie Autovervollständigungseinträge

Erwägen Sie die Erstellung separater Gruppen für verschiedene Autofill-Einträge. Indem Sie AutoComplete-Einträge in verschiedenen Gruppen organisieren, können Sie sie später leichter finden und Ihre Einträge besser organisieren. Sie können Gruppen für AutoVervollständigen-Einträge im Menü „Bausteine“ erstellen.

Entfernen Sie nicht verwendete Autofill-Einträge

Sie können einen Autofill-Eintrag auch löschen, indem Sie zum Menü „Quick Parts“ gehen. Dieses Menü verfügt über die Option „Building Blocks Organizer“, die Sie öffnen können, um eine Liste aller Ihrer AutoText-Einträge zu finden. Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie löschen möchten, und klicken Sie dann unten im Fenster auf die Schaltfläche „Löschen“. Dies ist nützlich, wenn Sie einen neuen AutoFill-Eintrag erstellen möchten, der mit denselben Buchstaben beginnt.

Bitte beachten Sie, dass keines der in diesem Artikel genannten Unternehmen mit Indeed verbunden ist.