So schreiben Sie einen Projektstatusbericht (Definition und Schritte) • BUOM

Unternehmen in vielen Branchen sind auf ein gutes Projektmanagement angewiesen, um Produkte und Dienstleistungen zu produzieren, die den Erwartungen der Stakeholder entsprechen. Eine Möglichkeit für Unternehmen, den Stakeholdern Fortschritte zu kommunizieren und ihre Projekte zu dokumentieren, ist die Erstellung von Statusberichten. Wenn Sie mehr über Projektstatusberichte, ihre Vorteile und deren Erstellung erfahren, können Sie diese besser in die Projektmanagementstrategie Ihrer Organisation integrieren. In diesem Artikel definieren wir, was ein Projektstatusbericht ist, erklären, warum er wichtig ist, skizzieren die Elemente, die darin enthalten sein müssen, und schlagen Schritte zum Schreiben eines Statusberichts für Ihr Projekt vor.

Was ist ein Projektstatusbericht?

Ein Projektstatusbericht ist ein kurzes schriftliches Dokument mit allgemeinen Informationen, das dazu dient, Stakeholder über den Fortschritt eines Projekts zu informieren. Abhängig vom Projekt kann das Team oder der Manager regelmäßig oder auf Anfrage Statusberichte erstellen. Diese Berichte liefern detaillierte Informationen über den Fortschritt des Projekts im Vergleich zum im Projektplan festgelegten Ziel. Typischerweise enthalten Projektstatusberichte Informationen zu:

  • Derzeit sind die Arbeiten am Projekt abgeschlossen

  • Aktualisierungen des Projektplans

  • Zusammenfassung des Projektbudgets und Zeitplans

  • Liste der anstehenden Aufgaben mit voraussichtlichen Fristen für deren Erledigung

  • Hinweise zu erwarteten oder aufgetretenen Risiken und Problemen mit Plänen zu deren Bewältigung

Warum ist es wichtig, einen Projektstatusbericht zu schreiben?

Das Verfassen eines Projektstatusberichts ist wichtig, da er allen Beteiligten den Fortschritt Ihres Projekts mitteilt. Es informiert das Projektteam, Unternehmensleiter, Mitarbeiter und Investoren darüber, wo das Projekt im Verhältnis zu seinen Plänen und Zielen steht. Dies bedeutet, dass alle Beteiligten wissen, wie effektiv das Projekt auf die Erreichung seiner Ziele hinarbeitet, ob es Verzögerungen oder Probleme mit dem Projekt gibt und welche Schritte das Team bis zur Fertigstellung plant. Durch die Ermittlung des aktuellen Projektfortschritts können die Beteiligten feststellen, ob die aktuelle Projektstrategie effektiv ist, und notwendige Anpassungen vornehmen.

Ein weiterer Vorteil der Erstellung regelmäßiger Statusberichte besteht darin, dass für jede Phase der Projektentwicklung eine Dokumentation erstellt wird. Dies bedeutet, dass Sie über eine formelle Aufzeichnung des Projektfortschritts von Anfang bis Ende verfügen. Wenn Sie bei der Entwicklung eines Projekts auf ein Problem stoßen, können Sie Ihre Notizen überprüfen, um festzustellen, ob Sie das Problem vorhergesehen und eine Strategie zu seiner Lösung entwickelt haben. Diese Dokumente können Ihnen auch dabei helfen, Ihren Fortschritt zwischen den Projektentwicklungsphasen zu messen. Wenn Sie beispielsweise eine neue Strategie implementieren, um die Leistung Ihres Teams zu verbessern, können Sie Ihre Notizen verwenden, um die Wirksamkeit des Plans zu bewerten.

Elemente eines Projektstatusberichts

Projektstatusberichte enthalten mehrere Unterabschnitte, die dem Leser eine effiziente Navigation und Anzeige des Dokuments ermöglichen. Diese Abschnitte schaffen Struktur, Organisation und Konsistenz zwischen Berichten. Durch die Einhaltung eines einheitlichen Formatierungsmusters können Leser beim Vergleich von Berichten, die in verschiedenen Phasen des Projektentwicklungsprozesses erstellt wurden, schnell die benötigten Informationen finden. Hier sind die Elemente, die ein typischer Projektstatusbericht enthält:

  • Allgemeine Projektinformationen: Dieses Element umfasst Verwaltungsdaten wie den Projektnamen und den Projektmanager. Es kann eine Zusammenfassung des Projekts enthalten, damit Stakeholder, die das Projekt nicht direkt kontrollieren, seine Ziele und seinen Zweck verstehen.

  • Allgemeine Statusinformationen: Geben Sie in diesem Abschnitt einen kurzen Überblick über den aktuellen Status des Projekts. Sie können angeben, ob das Projekt im Zeitplan liegt, sich verzögert oder dem Zeitplan voraus ist, um den Leser darüber zu informieren, was er vom aktuellen Projektfortschritt zu erwarten hat.

  • Meilensteinüberprüfungen: Mit einem Abschnitt zur Meilensteinüberprüfung können Sie den aktuellen Status des Projekts in Bezug auf bestimmte Meilensteine ​​bewerten und darüber berichten. Im Gegensatz zum Abschnitt „Gesamtstatus“ kann der Abschnitt „Meilensteine“ detailliertere Informationen zu kleineren, spezifischen Zielen innerhalb der Projektentwicklung enthalten.

  • Projektzusammenfassung: Eine Projektzusammenfassung ist eine Zusammenfassung des Gesamtfortschritts des Projekts im Vergleich zum Projektplan. Es enthält Informationen darüber, wie das Projekt seine Ressourcen wie Zeit und Budget nutzt, und bietet außerdem einen kurzen Überblick über alle Probleme, mit denen das Projekt derzeit möglicherweise konfrontiert ist.

  • Probleme und Risiken: In diesem Abschnitt werden die in der Projektbeschreibung beschriebenen Risiken und Probleme detailliert beschrieben, indem alle erwarteten und aktuellen Probleme aufgelistet werden. Anschließend wird ein Plan zur Lösung dieser Probleme entwickelt. Risiken und Probleme sind alle Bedrohungen, die den Fortschritt des Projekts behindern, die Qualität des Endprodukts beeinträchtigen oder dessen Zeitplan und Budget beeinträchtigen könnten.

  • Projektindikatoren. Schließlich liefert die Einbeziehung Ihrer Projektmetriken Daten, die Ihre Beurteilung des Projektfortschritts unterstützen. Die zur Messung Ihres Fortschritts verwendeten Kennzahlen hängen von der Art des Projekts ab. Mithilfe eines Fortschrittsberichts können Sie jedoch festlegen, welche Kennzahlen Sie während der Entwicklung Ihres Projekts messen möchten, und diese Kennzahlen dann in jedem von Ihnen veröffentlichten Bericht verfolgen.

So schreiben Sie einen Projektstatusbericht

Hier sind die Schritte zum Schreiben eines Projektstatusberichts:

1. Erstellen Sie ein Diagramm

Der erste Schritt beim Verfassen eines Projektstatusberichts besteht darin, eine Übersicht über die Elemente zu erstellen, die Sie in Ihren Statusbericht aufnehmen möchten. Sie können eine vorgefertigte Vorlage als Berichtsgliederung verwenden oder eine eigene Vorlage erstellen, indem Sie festlegen, welche Abschnitte für Ihren Leser am wichtigsten sind, und diese Abschnitte als Überschriften und Unterüberschriften formatieren. Die Gliederung ist nützlich, um Ihren Bericht zu organisieren und die Konsistenz zwischen den einzelnen Aktualisierungen sicherzustellen. Wenn alle Ihre Statusberichte vom Beginn bis zum Ende eines Projekts derselben Organisation folgen, ist die Navigation einfacher.

Überlegen Sie bei der Erstellung Ihres Plans, welche Abschnitte Sie benötigen, um vollständige Informationen über den Fortschritt Ihres Projekts bereitzustellen. Bei größeren Projekten müssen möglicherweise mehr Details in den Bericht aufgenommen werden als bei kleineren Projekten. Daher kann die Erstellung von Unterabschnitten im Bericht Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten. Wenn Sie beispielsweise an einem großen Projekt arbeiten, das viele kleine Elemente umfasst, möchten Sie möglicherweise Unterabschnitte einschließen, um den Fortschritt der einzelnen kleineren Aufgaben des Projekts zu verfolgen. Diese Unterabschnitte können Ihnen dabei helfen, Ihren Fortschritt in den Projektkomponenten zu bewerten, die zum Gesamtabschluss beitragen.

2. Daten sammeln

Nachdem Sie Ihren Berichtsplan entwickelt haben, entscheiden Sie, wie Sie den Projektfortschritt verfolgen möchten. Bestimmen Sie, welche Metriken Sie verwenden können, um zu bewerten, wie Ihr Projekt seine Ziele erreicht, und melden Sie diese Metriken konsistent für jedes Update. Durch die Standardisierung der Metriken, die Sie in jeden Bericht aufnehmen, erstellen Sie einen Zeitplan, der Ihnen hilft, die Wirksamkeit Ihres Projektplans für jeden Bericht zu messen. Sie können beispielsweise messen, wie jede Phase des Projektentwicklungsprozesses in Ihr geplantes Budget passt. Die Dokumentation dieser Informationen wird Ihnen dabei helfen, Ihre Fähigkeit zu messen, Ihre Budgetziele zu erreichen.

Sobald Sie entschieden haben, welche Metriken in Statusaktualisierungen gemeldet werden sollen, erstellen Sie einen Datenerfassungsplan für diese Metriken. Sammeln Sie für jeden Statusbericht Informationen zu Ihren Kennzahlen, um Ihre Ergebnisse zu informieren und den Fortschritt Ihres Projekts nachzuweisen. Durch die Angabe konkreter Zahlen zeigen Sie Ihren Stakeholdern, wo das Projekt in Bezug auf seine Ziele steht. Dadurch erhalten sie ein genaues Maß dafür, wie effektiv Ihre Strategien zur Einhaltung von Fristen, Budgetbeschränkungen und Qualitätszielen funktionieren.

3. Schreiben Sie einen Bericht

Vervollständigen Sie anschließend mit Ihren Informationen die in Ihrem Plan angegebenen Abschnitte des Berichts. Schreiben Sie zunächst den Namen des Projekts und das Datum des Berichts auf. Geben Sie an, ob das Projekt im Zeitplan, früher als geplant oder hinter dem Zeitplan liegt, und verfassen Sie eine kurze Zusammenfassung mit zwei bis drei Sätzen, in der die wichtigsten Aktualisierungen der Bewertung hervorgehoben werden. Beginnen Sie nach dem Überblick und der Zusammenfassung mit dem Ausfüllen des Berichtstexts. In diesen Abschnitten beschreiben Sie den Fortschritt des Projekts in Richtung seiner Meilensteine, alle aktuellen oder erwarteten Risiken und Ihre Pläne für die nächsten Schritte.

Beginnen Sie für jeden Hauptabschnitt des Berichts mit einem kurzen Überblick über die wichtigsten Punkte des Abschnitts. Sie könnten beispielsweise am Anfang des Abschnitts „Risiken“ ein paar Sätze schreiben oder Aufzählungspunkte verwenden, um die wichtigsten Probleme zu benennen, mit denen das Projekt in seiner Endphase konfrontiert war. Anschließend können Sie diesen Punkt im Hauptteil des Abschnitts näher erläutern und Einzelheiten zum Risiko und zu den Methoden angeben, mit denen Sie es überwinden möchten.

4. Fügen Sie zusätzliche Ressourcen und Notizen hinzu

Überlegen Sie nach Abschluss jedes Abschnitts des Berichts, ob Sie weitere Ressourcen oder Notizen hinzufügen müssen, um die Informationen für den Leser zu kontextualisieren. Sie können beispielsweise einen Link einfügen, der dem Leser direkten Zugriff auf einen Projektplan oder einen Aufgabenkalender ermöglicht. Dies erleichtert es ihnen, den Plan zu überprüfen und sich an die Ziele zu erinnern, die Sie sich für die aktuelle Phase der Projektentwicklung gesetzt haben. Fügen Sie außerdem Fußnoten oder Danksagungen hinzu, die wichtige Bereiche des Berichts hervorheben, dem Leser mitteilen, wo er weitere Informationen finden kann, oder Ihre Teammitglieder würdigen.

5. Bearbeiten, überarbeiten und anpassen

Sobald Sie alle erforderlichen Komponenten und Informationen in Ihren Bericht aufgenommen haben, überprüfen Sie ihn noch einmal, um sicherzustellen, dass er klar und professionell ist. Nehmen Sie sich während der Bearbeitungsphase Zeit, um sicherzustellen, dass das Dokument gut organisiert ist, sodass es für den Leser leicht zu lesen und darin zu navigieren ist. Überprüfen Sie, ob Ihre Sprache prägnant, leicht lesbar und professionell ist. Indem Sie ein ordnungsgemäß formatiertes, fehlerfreies Dokument einreichen, beweisen Sie Ihre Professionalität, Liebe zum Detail und Ihr Organisationstalent.

Versuchen Sie als Korrekturlesestrategie, den Bericht selbst laut vorzulesen, oder lassen Sie ihn sich von jemandem vorlesen. Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, unangenehme Phrasen oder lange Sätze zu erfassen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Bericht rückwärts zu lesen. Beginnen Sie mit dem letzten Satz und arbeiten Sie sich nach oben. Lesen Sie den gesamten Bericht. Mit dieser Strategie können Sie sich auf Themen auf Satzebene und nicht auf den Inhalt konzentrieren, da jeder Satz aus dem Kontext gerissen wird.

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