So schreiben Sie einen Projektabschlussbericht in 10 Schritten • BUOM

Das Erreichen des Endziels des Projekts mag zufriedenstellend sein, aber das Projekt endet offiziell erst, wenn Sie die endgültigen Dokumente einreichen und deren Genehmigung erhalten. Dieses Abschlussdokument wird als Abschlussbericht bezeichnet und ist wichtig, da es oft wertvolle Informationen für die Geschäftsleitung und Stakeholder enthält. Mit den richtigen Werkzeugen können Sie diese Aufzeichnungen ganz einfach erstellen und Ihr Projekt abschließen. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Projektabschlussbericht ist, was in diese Dokumente aufgenommen werden sollte und wie Sie Ihren eigenen Bericht erstellen.

Was ist ein Projektabschlussbericht?

Der Projektabschlussbericht ist das endgültige Ergebnis, das am Ende des Projekts präsentiert wird und den Gesamterfolg des Projekts misst. Der Projektmanager zeichnet die Details jeder Phase des Projekts auf und ermöglicht es ihm und der Geschäftsleitung, zu bestimmen, welche Teile des Projekts funktioniert haben und welche nicht. Darüber hinaus kann das Unternehmen analysieren, wie es sich in der Zukunft verbessern kann, und Best Practices für zukünftige Projekte nutzen.

Diese Berichte zeigen die harte Arbeit des Teams und wie es seine spezifischen Aufgaben erfüllt hat. Sie können auch Feedback von Stakeholdern und Teammitgliedern enthalten, die am Projekt gearbeitet haben. Projektabschlussberichte sind wichtig, da sie dazu verwendet werden können, Verträge abzuschließen, Projektressourcen für den Rest des Unternehmens freizugeben, endgültige Informationen an Stakeholder zu übermitteln und betriebliche Übergänge zu planen.

Was in einen Projektabschlussbericht aufzunehmen ist

Projektabschlussberichte können je nach Größe und Komplexität des Projekts in Länge und Inhalt variieren, enthalten jedoch in der Regel die gleichen grundlegenden Informationen. Hier ist eine Liste allgemeiner Informationen, die in Projektabschlussberichten erscheinen:

• Erste Projektrichtlinien, einschließlich Stakeholder-Anfragen, Budget und Zeitplan

• Nachweis, dass objektive Ziele erreicht wurden

• Beweis, dass die Kunden ihre Ergebnisse erhalten haben

• Rechnungen von Lieferanten, Stakeholdern oder anderen Quellen

• Geben Sie Datensätze der verbleibenden Ressourcen frei oder übertragen Sie sie

• Detaillierte Leistungsüberprüfungen in jeder Phase des Projekts

• Feedback von der Geschäftsleitung, Teammitgliedern und Stakeholdern

• Separater Ordner mit allen Projektdateien und Nachrichten für Archivierungszwecke

• Antrag auf Genehmigung zum Abschluss eines Projekts

So erstellen Sie einen Projektabschlussbericht

Hier ist eine Liste von Schritten, die Ihnen bei der Erstellung eines Abschlussberichts für Ihr nächstes Projekt helfen:

1. Unterschreiben Sie das Dokument

Der Projektabschlussbericht beginnt normalerweise mit dem Namen des Projekts, dem Namen des Teams oder den Namen einzelner Teammitglieder, dem Namen des Projektmanagers, der Sponsoren der Geschäftsführung und dem aktuellen Datum oben im Dokument. Diese Informationen vereinfachen die Organisation des Berichts und helfen der Geschäftsleitung oder den Stakeholdern, die Besonderheiten des Projekts zu bestimmen. Die Angabe des Namens des verantwortlichen Teams oder seiner Mitglieder kann es dem Management außerdem erleichtern, das Team zu kontaktieren, wenn weitere Fragen oder Unklarheiten auftreten.

2. Schreiben Sie eine Projektübersicht

Die Projektübersicht umfasst in der Regel den Zweck des Projekts, die erforderlichen Verfahren und die Art und Weise, wie diese Verfahren durchgeführt wurden. Es enthält auch einen kurzen Überblick über das angesprochene Problem oder die angesprochene Chance, die Projektziele und Erfolgskennzahlen. Ihre Rezension kann am Ende auch eine zusammenfassende Erklärung enthalten, die einen Überblick über den Inhalt des Berichts gibt.

3. Beschreiben Sie die Erfolge, Ergebnisse und Resultate des Projekts.

Im Abschnitt unterhalb der Übersicht können Sie erläutern, welche Key Performance Indicators (KPIs) das Team zur Messung des Erfolgs, der angestrebten Ergebnisse und aller mit der Erreichung dieser Ziele verbundenen Erfolge verwendet hat. Erwägen Sie, Ziele in einer Tabelle aufzulisten, die das Ziel, das voraussichtliche Fertigstellungsdatum und das tatsächliche Fertigstellungsdatum beschreibt. In diesem Abschnitt wird das gesamte Projekt anhand dieser Erfolgskennzahlen analysiert und erläutert, was zu den einzelnen positiven oder negativen Ergebnissen geführt hat.

4. Beschreiben Sie den Umfang des Projekts

Der Projektumfang erläutert die spezifischen Ziele, Ergebnisse, Produkt- oder Servicemerkmale, Aufgaben und Zeitpläne. Es beschreibt auch alles, was zur Fertigstellung des Projekts von Anfang bis Ende beigetragen hat. Sie können den Umfang analysieren und mit den tatsächlichen Projektzeitplänen und -kosten vergleichen, um Abweichungen bei Zeitplänen, Kosten oder Ressourcen zu erkennen. In diesem Teil des Berichts werden die in der Übersichtserklärung aufgeführten Projektdetails genauer betrachtet.

5. Analysieren Sie die Wirksamkeit des Projekts

Die Analyse der Projektleistung ist einer der wichtigsten Teile des Berichts, da sie den Umfang erweitert und Informationen über Budget, Zeitplan, Ziele und Fortschritt liefert. Hier sind drei Hauptabschnitte, die Sie in diesen Teil des Berichts aufnehmen können:

1. Ziele und Zielleistung: Hier werden die ursprünglichen Ziele des Projekts erläutert, wie viele dieser Ziele Sie erreicht haben und welche Ziele Sie im Verlauf des Projekts angepasst haben.

2. Erfolgskriterien Leistung: In diesem Abschnitt werden Ihre KPIs, Leistungskennzahlen und die Art und Weise, wie Sie den Erfolg für dieses bestimmte Projekt definiert haben, betrachtet. Erklären Sie, wie, wann und ob das Projekt seine Leistungsziele erreicht hat.

3. Besprechungsplan und Budget: In diesem Abschnitt können Sie den für das Projekt festgelegten Zeitplan und das Budget beschreiben und angeben, ob das Team diese Einschränkungen eingehalten hat. Wenn das Team diese Grenzen nicht eingehalten hat, geben Sie Gründe an.

6. Heben Sie aufgetretene Probleme und Risiken hervor

In diesem Abschnitt werden die Herausforderungen und Risiken im Laufe der Projektlaufzeit detailliert beschrieben sowie Informationen darüber, wie sich diese Herausforderungen auf andere Bereiche des Projekts ausgewirkt haben, beispielsweise auf das Budget und den Zeitplan. Sie können auch Risiken auflisten, beispielsweise Arbeitsbedingungen oder Budgetbeschränkungen. Dies kann für die zukünftige Verwendung bei der Planung anderer Projekte nützlich sein.

7. Schreiben Sie über gewonnene Erkenntnisse, Vorschläge für zukünftige Projekte und Kommentare des Projektmanagers.

Eine Liste der Herausforderungen, die das Team während des Projekts gemeistert hat, und dessen, was die Teilnehmer dabei gelernt haben, kann als Referenz für die Zukunft hilfreich sein. Teams, die an zukünftigen Projekten arbeiten, können diese Informationen überprüfen, um ähnliche Probleme zu vermeiden. Das Team erhält möglicherweise auch Ratschläge von der Geschäftsleitung oder Interessenvertretern, und die Einbeziehung dieser Informationen kann für andere Teams nützlich sein.

Sie können auch zukünftige Empfehlungen zur Umsetzung oder zum Abschluss von Projekten auflisten, die auf den Erfahrungen des von Ihnen gemeldeten Projekts basieren. Für das Team, den Projektmanager und die Stakeholder kann es hilfreich sein, Kommentare zum Endprodukt oder -ergebnis abzugeben. Diese Empfehlungen können den Gesamtabschluss und den Erhalt anderer Projekte verbessern. Empfehlungen können Vorschläge zu Zeitplänen, Kommentare zum Ressourceneinsatz oder Budgetanpassungen für ähnliche Projekte umfassen.

8. Erstellen Sie eine Finanzübersicht

Die Finanzübersicht des Projektabschlussberichts zeigt die Kosten jeder Ressource, die laufenden Ausgaben, das geplante Budget und das tatsächlich ausgegebene Geld. Sie können diesen Abschnitt als zwei nach Ressourcenkosten und Betriebskosten getrennte Tabellen formatieren, um die Lesbarkeit zu verbessern und Projektfinanzinformationen effektiv zu organisieren. Am Ende der Tabelle befindet sich möglicherweise auch ein Abschnitt mit Anmerkungen, in dem etwaige Kostenabweichungen oder zusätzliche Gründe für die Beantragung zusätzlicher Mittel erläutert werden, wenn Sie diese für die Fertigstellung des Projekts benötigen.

9. Beschreiben Sie die Betriebsübertragung

Sie können die Betriebsübergabe beschreiben, indem Sie aktuelle Aufgaben und deren Übergabe an den Betrieb auflisten, einschließlich der Festlegung von Betriebsrollen. Listen Sie jede Aufgabe und die damit verbundenen Kurzinformationen, die operative Rolle, den Namen der Person in dieser Rolle und das Übergangsdatum auf. Dieser Abschnitt enthält Dokumentation für offizielle Berichte.

10. Bitten Sie um Genehmigung zum Abschluss des Projekts

Der letzte Schritt bei der Erstellung eines Projektabschlussberichts besteht darin, die Abschlussgenehmigung anzufordern, wobei die Geschäftsleitung und die Beteiligten das formelle Ende des Projekts genehmigen können. Sie können diesen Abschnitt auch als Tabelle mit Abschnitten formatieren, die Beschriftungen für jede Rolle, Leerzeichen für Unterschriften und das aktuelle Datum enthalten. Dieser Abschnitt ist wichtig, da er bedeutet, dass alle Projektmanagementprozesse abgeschlossen sind und alle relevanten Parteien das Endprodukt genehmigt haben.