So schreiben Sie einen Newsletter in 7 Schritten (plus einem Beispiel) • BUOM

3. Januar 2022

Starke Schreibfähigkeiten können für Fachleute in einer Vielzahl von Branchen von Vorteil sein, darunter Bildung, Rechtsdienstleistungen, Gesundheitswesen und Technologie. Im Rahmen Ihrer beruflichen Laufbahn können Sie Briefe an Kunden, Spender und andere interessierte Parteien schreiben, um Beziehungen aufzubauen und Ressourcen bereitzustellen. Das Erlernen des Verfassens verschiedener Arten von Geschäftsbriefen wie Verkaufsbriefen, Informationsanfragen und Newslettern kann Ihnen dabei helfen, Ihre Karriere voranzutreiben.

In diesem Artikel definieren wir Newsletter, erklären, warum Sie eines dieser Dokumente schreiben sollten, zeigen Ihnen, wie Sie in sieben Schritten eines schreiben, und stellen eine Vorlage, ein Beispiel und Tipps zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen.

Was ist ein Informationsschreiben?

Ein Whitepaper ist ein schriftliches Dokument, das Ihr Publikum über ein Thema informiert. Typischerweise verwenden diese Briefe einen formellen Ton und eine prägnante Sprache, um Informationen zu vermitteln. Sie können das Informationsschreiben persönlich abgeben oder per Post versenden. Sie können den Newsletter auch als PDF-E-Mail-Anhang für formelle Korrespondenz versenden. Fachleute in vielen Branchen schreiben Newsletter an Kollegen, Kunden, Spender, Lieferanten und andere Empfänger.

Warum sollten Sie einen Newsletter schreiben?

Informative Briefe können vielen beruflichen Kommunikationszwecken dienen, darunter:

• Kunden über personelle Veränderungen informieren

• Vorstellung des neuen Direktors oder Managers bei den Stakeholdern

• Den Spendern das neue gemeinnützige Programm erklären

• Kündigungsschreiben von einer Position oder einem Unternehmen

• Antworten Sie auf eine E-Mail mit Fragen zum Unternehmen oder Programm

• Erläuterung der Abschlussvoraussetzungen für Eltern von Oberstufenschülern

• Ankündigung einer Fusion oder Namensänderung an Investoren

• Erklären, wie man ein neues Client-Tool oder Portal verwendet

Wie schreibe ich einen Newsletter?

Hier sind sieben Schritte, die Sie unternehmen können, um einen informativen Brief zu schreiben:

1. Recherchieren Sie Ihr Thema

Da der Zweck eines Newsletters darin besteht, Ihrem Publikum Fakten zu vermitteln, können Sie mit dem Schreiben beginnen, indem Sie die Informationen sammeln, die Sie in den Brief aufnehmen möchten. Fügen Sie eine Betreffzeile und alle Informationen hinzu, die Ihrem Publikum helfen könnten, zu verstehen, warum Sie ihm schreiben. Wenn Sie beispielsweise einen Brief schreiben, um eine Änderung der Nutzungsbedingungen zu erläutern, können Sie Informationen zu den vorherigen Bedingungen hinzufügen, um Kunden einen Kontext für die Änderungen zu geben. Möglicherweise möchten Sie eine Liste oder ein Diagramm der wichtigsten Details erstellen, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Informationen enthalten.

2. Schreiben Sie den Titel des Briefes

Der E-Mail-Header, der den ersten Teil eines Geschäftsbriefs darstellt, enthält die Kontaktinformationen des Absenders, um dem Empfänger die Antwort zu erleichtern. Geben Sie bei einem Brief auf Normalpapier Ihren Namen, Titel und Firmennamen an, gefolgt von der Firmenadresse. Fügen Sie Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse hinzu. Wenn Sie einen Briefkopf mit Firmennamen und -adresse verwenden, geben Sie nur Ihren Namen, Titel und Kontaktinformationen an. Nachdem Sie Ihre Kontaktinformationen eingegeben haben, fügen Sie in der nächsten Zeile das Datum hinzu.

3. Fügen Sie Empfängerinformationen hinzu

Gehen Sie zur nächsten Zeile nach dem Datum und fügen Sie die Informationen des Empfängers hinzu. Wenn Sie einen Brief an eine Person schreiben, geben Sie deren vollständigen Namen und Berufsbezeichnung an, gefolgt vom Firmennamen und der Adresse (falls zutreffend). Sie können Unternehmensinformationen weglassen, wenn Sie jemandem an der Privatadresse schreiben. Beispielsweise können Sie den Firmennamen angeben, wenn Sie einem Anwalt über einen seiner Mandanten schreiben, nicht jedoch, wenn Sie an PTA-Mitglieder schreiben.

Manchmal kennen Sie den Namen der Person möglicherweise nicht oder senden dieselbe E-Mail an eine große Gruppe von Personen. Sie können den Titel einer Person für Massenmailings oder besondere Anlässe verwenden, wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen. Wenn Sie beispielsweise einen Brief an einen Personalchef schreiben, schreiben Sie möglicherweise „Hiring Manager“, gefolgt von Informationen über das Unternehmen. Wenn Sie an eine Gruppe von Eltern in der PTA schreiben, können Sie den Brief an „Jersey League High School Parents“ richten.

4. Entwerfen Sie den Text des Briefes

Beginnen Sie diesen Abschnitt mit einer Erklärung, die den Grund, den Sie geschrieben haben, zusammenfasst. Dieser Themensatz kann Ihrem Publikum helfen, das Thema zu verstehen und es zum Weiterlesen anregen. Fügen Sie nach der Beschreibung des Themas Details aus Ihrem Vorbrief hinzu, die das Thema unterstützen und erläutern. Der Hauptteil Ihres Newsletters kann aus einem oder mehreren Absätzen bestehen, je nachdem, wie viele Informationen Sie zum Thema angeben.

Wenn Sie beispielsweise einen Brief schreiben, um eine neue Spenderrichtlinie für eine gemeinnützige Organisation zu erläutern, beginnen Sie möglicherweise mit einer Erklärung, in der angegeben wird, was die neue Richtlinie ist und wann sie in Kraft tritt. Anschließend können Sie erklären, warum sich die Führung der Organisation für die Einführung dieser neuen Richtlinie entschieden hat, und Informationen über die Auswirkungen dieser Richtlinie auf aktuelle und zukünftige Spenden bereitstellen. Sie können Ihren Brief für jedes neue Thema in Absätze unterteilen.

5. Schreiben Sie eine Schlussfolgerung

In Ihrem Fazit können Sie Informationen darüber angeben, wie Sie mit Ihnen Kontakt aufnehmen oder Ihre Leser zu einer bestimmten Aktion ermutigen können. Wenn Sie beispielsweise Kunden einer Veterinärpraxis eine E-Mail über ein neues Patientenportal schreiben, können Sie die Anweisungen zur Kontoerstellung wiederholen und die Empfänger bitten, sich zum frühestmöglichen Zeitpunkt anzumelden. Sie können Ihren Lesern auch Ihren Zeitplan oder Ihre bevorzugte Kommunikationsmethode mitteilen, damit sie Ihnen problemlos Fragen stellen können. Wenn Sie Ihren Brief fertiggestellt haben, beenden Sie ihn mit einem Schlusswort oder einer Schlussphrase wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Wünsche“ und Ihrem Namen.

6. Überprüfen Sie Ihren Brief

Wenn Sie mit dem Verfassen Ihres Briefes fertig sind, lesen Sie ihn noch einmal, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen. Sie können es sich selbst laut vorlesen und innehalten, wenn Sie auf Sätze oder Wörter stoßen, die einer Korrektur bedürfen. Abhängig vom Inhalt möchten Sie möglicherweise einen Kollegen oder Manager bitten, den Brief zu lesen und Feedback zu Ihrer Struktur und Wortwahl zu geben. Beispielsweise könnte Ihr Vorgesetzter vorschlagen, zusätzliche Hintergrundinformationen hinzuzufügen, um den Lesern das Verständnis des Themas zu erleichtern. Erwägen Sie die Verwendung einer Software zur Grammatikprüfung, um Probleme mit der Interpunktion, der Verwendung von Pronomen oder der Verbübereinstimmung zu identifizieren.

7. Senden Sie eine E-Mail

Wenn Sie einen Brief per Post verschicken oder ihn persönlich zustellen, können Sie den Brief auf Briefkopf oder Briefpapier ausdrucken. Nachdem Sie den Brief ausgedruckt haben, können Sie am Ende über oder unter Ihrem Namen unterschreiben. Legen Sie den Brief in einen Umschlag und adressieren Sie ihn, bevor Sie ihn zustellen oder verschicken. Sie können Ihren Brief auch als PDF oder per E-Mail versenden. In diesem Fall können Sie vor dem Versenden des Briefes eine digitale Signatur hinzufügen. Wenn Sie eine normale E-Mail an mehrere Empfänger senden, geben Sie deren E-Mail-Adressen in das BCC-Feld ein, um deren Informationen vertraulich zu halten.

Muster-Informationsschreiben

Hier ist eine Vorlage, die Sie zum Schreiben eines Newsletters verwenden können:

(Ihr Name)
(Dein Titel)
(Name der Firma)
(Firmenanschrift)
(Deine Telefonnummer)
(Ihre E-Mail-Adresse)

(Datum)

(Name des Empfängers, falls bekannt)
(Titel des Empfängers)
(ggf. Firma des Empfängers)
(ggf. Firmenadresse des Empfängers)

дорогая (Name oder Titel des Empfängers, falls der Name unbekannt ist),

Ich schreibe diesen Brief, um Sie darüber zu informieren (das Thema zusammenfassen). (Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, um Ihrem Leser das Verständnis des Themas zu erleichtern.)

Bitte kontaktieren Sie mich über (bevorzugte Kontaktmethode), wenn Sie Fragen zum Inhalt dieses Schreibens haben.

Aufrichtig,
(Ihre Unterschrift)
(Ihr Name)

Muster-Informationsschreiben

Hier ist ein Beispiel für einen Newsletter, den Sie beim Verfassen Ihres eigenen Newsletters als Leitfaden verwenden können:

Christy Scott
Leiter des Career Centers
Julius M. Norman High School
6787 Old Lee Mill Drive
Kaufmännisches Und, WI 00201
(email protected)
(414) 444-4444

9. Dezember 2021

Colin Lipinsky
Direktor für Öffentlichkeitsarbeit
Rialto Technologies Enterprises
2253 Merrimack Blvd.
Kaufmännisches Und, WI 00213

Lieber Colin Lipinski,

Ich schreibe diesen Brief als Antwort auf Ihre Frage zur Local Business Internship Initiative am Julius M. Norman High School Career Center. Wir freuen uns über Ihr Interesse von Rialto Technology Enterprises und freuen uns darauf, das Potenzial einer Partnerschaft zwischen Rialto Technology Enterprises und dem Career Center zu besprechen. Als lokaler Marktführer im Technologiesektor kann Rialto Technology Enterprises ein wertvoller Partner für dieses neue Programm sein.

Unsere Local Business Internship Initiative ist eine Partnerschaft zwischen dem Julius M. Norman High School Career Center und lokalen Unternehmen, die unseren Schülern die Möglichkeit gibt, täglich in einer Vielzahl von Branchen zu arbeiten. Studierende bewerben sich für Praktika, indem sie zwei Empfehlungen der Fakultät und einen Aufsatz vorlegen, in dem sie ihr Interesse an der Branche des von ihnen gewählten Unternehmens darlegen. Wenn sie eine Stelle bekommen, absolvieren sie nach der Schule an zwei Tagen in der Woche ein Praktikum und führen wöchentlich ein Protokoll über ihre Erfahrungen.

Jedem Praktikanten wird vom Unternehmen ein Mentor zur Seite gestellt, der dem Studierenden Einblick in seine Arbeit gewährt und ihm während des Praktikums Aufgaben stellt. In der Regel arbeiten die Mitarbeiter unseres Career Centers mit einem Unternehmensvertreter zusammen, um die idealen Mentoren für unsere Studierenden auszuwählen. Dieses Programm kann eine lohnende Erfahrung für einen Technologieprofi sein, der daran interessiert ist, einem engagierten Studenten dabei zu helfen, seine Karriereziele zu identifizieren und Fähigkeiten am Arbeitsplatz zu entwickeln.

Bitte kontaktiere mich unter (email protected) oder rufen Sie (414) 444-4444 an, wenn Sie Fragen haben oder unser Partnerprogramm ausführlicher besprechen möchten. Mein Arbeitstag ist von Montag bis Freitag von 8:30 bis 15:00 Uhr.

Aufrichtig,
Christy Scott

Tipps zum Schreiben eines Newsletters

Hier sind einige Strategien, mit denen Sie effektive informative E-Mails schreiben können:

Erklären Sie, warum die Informationen wichtig sind

Indem Sie Ihre Informationen mit den Bedürfnissen Ihres Publikums in Verbindung bringen, können Sie sicherstellen, dass es den Brief sorgfältig liest und alle von Ihnen gegebenen Anweisungen befolgt. Denken Sie bei der Recherche zu Ihrem Thema darüber nach, warum Sie schreiben, und geben Sie Details an, die zeigen, wie sich das Thema auf Ihre Leser auswirken kann. Wenn Sie beispielsweise einen Brief an Spender schreiben, in dem Sie ein neues Community-Outreach-Programm für eine gemeinnützige Organisation erläutern, kann die Einbeziehung historischer Hintergrundinformationen zu den Zielgemeinschaften Ihren Lesern helfen, zu verstehen, warum das Programm für die Organisation wichtig ist. Sie können das Thema auch mit der Mission oder den Werten Ihrer Organisation verknüpfen.

Denken Sie über Ihre Sprache nach

Wenn Sie einen informativen Brief schreiben, verwenden Sie eine formelle, aber zugängliche Sprache. Wenn Sie an einen Empfänger aus derselben Branche schreiben, können Sie Fachbegriffe verwenden. Wenn Ihre Zielgruppe jedoch nicht aus Ihrer Branche stammt, kann es hilfreich sein, alle von Ihnen verwendeten Schlüsselbegriffe zu definieren. Wenn Sie beispielsweise einen Brief an die Eltern von High-School-Sportlern über neue Benotungsanforderungen schreiben, möchten Sie möglicherweise Begriffe wie „gewichteter Notendurchschnitt“ oder „offizielles Zeugnis“ definieren, um sicherzustellen, dass jeder sie versteht. Das Definieren von Schlüsselbegriffen kann Ihnen auch dabei helfen, Ihr Publikum aufzuklären, was ihm einen Mehrwert bieten kann.

Bewahren Sie Kopien von Briefen und Antworten auf

Einer der Vorteile der schriftlichen Kommunikation ist die Möglichkeit, Gesprächsnotizen zu machen, die später nützlich sein können. Sie können digitale oder gedruckte Kopien Ihrer E-Mails und etwaiger Antworten in einer Datei speichern, sodass Sie später problemlos auf die Informationen zugreifen können. Wenn Sie beispielsweise jedes Jahr einen Brief an eine PTA-Organisation schreiben, können Sie die Antworten aus früheren Jahren überprüfen, um vorherzusagen, welche Fragen Ihr Publikum in diesem Jahr haben könnte. Mithilfe dieser Informationen können Sie unterstützende Details hinzufügen, die das Thema erläutern.