So schreiben Sie einen Bericht in 7 Schritten • BUOM

22. Februar 2021

Das Verfassen von Berichten ist ein wichtiger Bestandteil verschiedener Stellenbeschreibungen. Zu wissen, wie man einen effektiven Bericht schreibt, ist eine nützliche Fähigkeit, die Sie zu einer wertvollen Bereicherung für jeden Arbeitsplatz machen kann. Wenn Sie lernen möchten, wie man erfolgreiche Berichte schreibt, müssen Sie wissen, was diese normalerweise beinhalten und wo Sie anfangen sollten. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Bericht ist, wie man ihn am Arbeitsplatz verwendet und welche Schritte Sie befolgen können, um einen erfolgreichen Bericht zu schreiben.

Was ist ein Bericht?

Ein Bericht ist ein Dokument, das die Ergebnisse einer Untersuchung, eines Projekts oder einer Initiative präsentiert. Es kann sich auch um eine eingehende Analyse eines bestimmten Problems oder Datensatzes handeln. Der Zweck des Berichts besteht darin, zu informieren, aufzuklären und Optionen und Empfehlungen für zukünftige Maßnahmen vorzustellen. Berichte sind ein integraler Bestandteil Dutzender Branchen, darunter Wissenschaft, Gesundheitswesen, Strafjustiz, Wirtschaft und Wissenschaft. Berichte bestehen typischerweise aus mehreren Schlüsselelementen, darunter:

  • Detaillierte Zusammenfassungen von Ereignissen oder Aktivitäten

  • Analyse der Ereignisauswirkungen

  • Bewertungen von Fakten und Daten

  • Vorhersagen darüber, was als Folge eines Ereignisses passieren könnte

  • Empfehlung zum weiteren Vorgehen

  • Abschluss

Bei vielen Jobs ist das Verfassen von Berichten eine Hauptaufgabe. Ärzte müssen medizinische Berichte verfassen, in denen sie ihre Analysen zu bestimmten Patienten oder Fällen darlegen. Die Polizei erstellt Berichte, in denen die Einzelheiten der Verhöre und Konfrontationen aufgeführt sind. Projektmanager erstellen regelmäßig Berichte, die ihre Manager über den Fortschritt eines bestimmten Projekts auf dem Laufenden halten. Alle diese Berichte müssen gut geschrieben, genau und effektiv sein.

Wie schreibe ich einen Bericht?

Wenn Sie wissen, wie man einen erfolgreichen Bericht schreibt, können Sie zu einer wertvollen Bereicherung an Ihrem aktuellen Arbeitsplatz oder zu einem attraktiven Kandidaten für neue Arbeitgeber werden. Hier sind einige Schritte, die Sie beim Schreiben eines Berichts befolgen sollten:

  1. Legen Sie die technischen Spezifikationen fest.

  2. Recherchieren Sie.

  3. Schreiben Sie einen Plan.

  4. Schreiben Sie den ersten Entwurf.

  5. Analysieren Sie die Daten und zeichnen Sie die Ergebnisse auf.

  6. Empfehlen Sie eine Vorgehensweise.

  7. Bearbeiten und verteilen.

1. Legen Sie die Leistungsbeschreibung fest

Viele offizielle Berichte enthalten einen Abschnitt, in dem die „Aufgabenbedingungen“ des Dokuments detailliert beschrieben werden. Zu diesen Begriffen gehören:

  • Worum geht es in dem Bericht?

  • Warum ist das notwendig?

  • Wann wurde das geschrieben?

  • Was ist seine Aufgabe

Die Festlegung dieser Begriffe hilft sowohl dem Autor als auch seinen Lesern zu verstehen, warum der Bericht wichtig ist und was er erreichen möchte. Die Arbeitsbeschreibung wird in der Regel im ersten Absatz erläutert, sodass der Leser die Relevanz beurteilen kann, ohne das gesamte Dokument lesen zu müssen. Die frühzeitige Definition spezifischer Begriffe hilft Ihnen bei der Planung Ihres Berichts und sorgt dafür, dass die Diskussion während des gesamten Schreibprozesses am Laufen bleibt.

2. Recherchieren Sie

Für die meisten Berichte müssen Sie ein Repository mit Daten erstellen, die sich direkt auf Ihr Thema beziehen. Möglicherweise haben Sie bereits Zugriff auf diese Informationen, wenn Sie beispielsweise ein Arzt sind, der über Kopien von Patientenakten verfügt. Wenn Sie jedoch damit beauftragt sind, ein Problem zu analysieren oder ein Ereignis zu untersuchen, müssen Sie wahrscheinlich einige Zeit mit der Abfrage, Suche und Organisation von Daten verbringen.

Daten zu interpretieren und so zu formatieren, dass Ihre Leser sie verstehen können, ist ein wichtiger Teil beim Verfassen eines Berichts. Möglicherweise müssen Sie Diagramme, Grafiken oder Zeitleisten erstellen, um Rohinformationen leichter verständlich zu machen. Sie müssen außerdem Ihre Quellen sorgfältig zitieren und nachverfolgen, wo und wie Sie Ihre Daten gefunden haben, um sie professionell präsentieren zu können.

3. Schreiben Sie einen Plan

Der nächste Schritt besteht darin, Ihren Bericht zu skizzieren. Dies sieht normalerweise wie eine Liste mit Aufzählungszeichen oder Nummern aller Abschnitte des Dokuments aus. Die Gliederung Ihres Berichts könnte etwa so aussehen:

  1. Titelseite

  2. Inhaltsverzeichnis

  3. Einführung

  4. Leistungsbeschreibung

  5. Kurze Beschreibung des Verfahrens

  6. Ergebnisse

  7. Analyse

  8. Abschluss

  9. Referenzen oder Bibliographie

Die Reihenfolge dieser Abschnitte und ob Sie sie alle einbeziehen, hängt von der jeweiligen Art des Berichts, seiner Länge und dem Grad der Formalität ab. Das Wichtigste beim Verfassen einer Gliederung ist, alle notwendigen Abschnitte aufzunehmen und alles auszuschließen, was nicht zum Zweck des Berichts beiträgt.

4. Schreiben Sie den ersten Entwurf

Das Verfassen des ersten Entwurfs ist einer der wichtigsten Schritte beim Erstellen eines erfolgreichen Berichts. Das Ziel des ersten Entwurfs besteht nicht darin, ein perfektes Dokument zu verfassen, sondern darin, alle wesentlichen Elemente Ihrer Informationen aus Ihrem Kopf auf die Seite zu bringen. Später haben Sie Zeit, diesen ersten Versuch zu erweitern und zu bearbeiten. Ihr Hauptziel besteht also darin, Ihre Daten und Analysen einfach in einem Entwurf zu organisieren, der schließlich zum Endprodukt wird.

Wenn Sie Ihren ersten Entwurf schreiben, werden Sie wahrscheinlich auf Lücken in den Daten oder in der Analyse stoßen. Schreiben Sie sie auf, aber versuchen Sie nicht, beim Schreiben jedes Problem zu lösen. Vervollständigen Sie stattdessen den Entwurf und speichern Sie die Lösung des Problems, wenn Sie mit der Bearbeitung beginnen.

5. Analysieren Sie Daten und schreiben Sie Schlussfolgerungen auf

Der Schwerpunkt jedes Berichts liegt auf dem Abschnitt „Ergebnisse“, also dem Teil, in dem Sie Ihre Interpretation der Daten darlegen. Für einen Buchhalter können die Ergebnisse eine Erklärung dafür enthalten, warum die Aktie des Unternehmens im vorangegangenen Quartal gefallen ist. Für einen Umweltwissenschaftler könnte dies eine kurze Beschreibung eines Experiments mit biologisch abbaubarem Kunststoff sein und wie sich die Ergebnisse auf die Abfallbewirtschaftungspraktiken auswirken könnten.

Der Ergebnisabschnitt Ihres Berichts sollte immer wertvolle Informationen zu dem Thema oder Problem enthalten, das Sie lösen, auch wenn die Ergebnisse nicht optimal sind. Wenn Sie abschließend zu dem Schluss kommen, dass die Daten unzureichend waren oder die Forschungsmethode fehlerhaft war, müssen Sie dies professionell und genau erläutern.

6. Empfehlen Sie eine Vorgehensweise

Der letzte Abschnitt des Hauptteils Ihres Berichts ist Ihre Empfehlung. Nach der Prüfung der Daten und der Analyse etwaiger Ergebnisse haben Sie das Recht, Ideen darüber vorzulegen, welche Maßnahmen als Reaktion auf Ihre Ergebnisse ergriffen werden sollten. Nachdem der Projektmanager die Anzahl der von seinem Team geleisteten Überstunden überprüft hat, kann er empfehlen, dem Team einen weiteren Mitarbeiter hinzuzufügen. Ein Chirurg kann einem Krankenhaus empfehlen, neue Sterilisationstechniken im Operationssaal einzuführen, nachdem er in den letzten sechs Monaten einen Anstieg vermeidbarer Infektionen festgestellt hat. Wenn Sie Ihre Daten gut präsentieren und Ihre Erfahrungen darlegen, ist es wahrscheinlicher, dass der Leser Ihrem Urteil vertraut.

7. Bearbeiten und verteilen

Der letzte Schritt beim Schreiben eines Berichts besteht darin, ihn gründlich zu bearbeiten und an Ihr Publikum zu verteilen. Sie müssen die Texte auf Grammatik-, Rechtschreib- und Tippfehler korrigieren. Sie müssen außerdem Ihre Daten noch einmal überprüfen, sicherstellen, dass Ihre Zitate korrekt sind, und das gesamte Dokument lesen, um sicherzustellen, dass es eine kohärente Darstellung darstellt. Wenn der Bericht von einem breiteren Publikum gelesen wird, möchten Sie vielleicht jemand anderen bitten, ihn Korrektur zu lesen oder Feedback zur Lesbarkeit des Inhalts zu geben.

Die Verteilung von Berichten kann je nach Beruf unterschiedliche Formen annehmen. Sie können es per E-Mail an Ihren Vorgesetzten senden, es mündlich bei einer Mitarbeiterbesprechung präsentieren oder in einer Fachzeitschrift veröffentlichen. Unabhängig davon, wie oder wo es gelesen wird, besteht Ihr Ziel immer darin, ein prägnantes, informatives und effektives Dokument zu erstellen, das die Produktivität an Ihrem Arbeitsplatz steigert.

Tipps zum Schreiben erfolgreicher Berichte

Hier sind einige abschließende Tipps, die Ihnen beim Verfassen Ihres Berichts helfen sollen:

  • Kenne deine Zuhörer. Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, für wen der Bericht bestimmt ist, warum sie die Informationen benötigen und was Sie von ihnen erwarten, nachdem sie den Bericht gelesen haben. Wenn Sie Ihr Publikum kennen, können Sie Ihren Stil definieren und sicherstellen, dass Sie Informationen so effektiv wie möglich vermitteln.

  • Überprüfe vorsichtig. Nichts ruiniert einen Qualitätsbericht mehr als ein Tippfehler. Bevor Sie Ihren Bericht absenden bzw. einreichen, prüfen Sie ihn unbedingt sorgfältig auf Fehler.

  • Seien Sie offen für Feedback. Abhängig von Ihrer Position erhalten Sie möglicherweise Kritik oder Feedback zu Ihren Berichten. Versuchen Sie, empfänglich und offen für Kritik zu bleiben. Wenn Sie bereit sind, Feedback anzunehmen und die Vorschläge Ihres Chefs umzusetzen, wird sich Ihr Schreibstil dadurch wahrscheinlich verbessern.

  • Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll. Das Verfassen eines Qualitätsberichts kann zwischen ein paar Stunden und mehreren Wochen dauern. Bevor Sie beginnen, planen Sie unbedingt Ihre Zeit und legen Sie einen regelmäßigen Schreibplan fest. Möglicherweise müssen Sie auch stündliche oder tägliche Ziele festlegen, um sicherzustellen, dass Ihre Fortschritte auf dem richtigen Weg bleiben.

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