So schreiben Sie einen Arbeitsumfang für jede Branche (plus ein Beispiel) • BUOM

25. März 2022

Die Erstellung eines Arbeitsumfangsdokuments, allgemein als SOW bezeichnet, ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Projektmanagements. Durch die Erstellung dieses Dokuments stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder Ihres Teams in allen Phasen des Projektlebenszyklus bestmöglich informiert bleiben. Wenn Sie Ihre Gedanken ordnen, Projektziele kommunizieren und Ziele für Ihr Team klar definieren möchten, ist das Schreiben eines Arbeitsumfangs hilfreich.

In diesem Artikel erklären wir, was ein Arbeitsumfang ist, schauen uns an, warum er wichtig ist, stellen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verfassen einer Leistungsbeschreibung zur Verfügung und stellen Ihnen eine Vorlage und ein Beispiel dafür zur Verfügung.

Was ist der Arbeitsumfang?

Ein Arbeitsumfang ist ein beschreibendes Dokument oder eine Betriebsvereinbarung, die alle Informationen über die Größe des Projekts, die Ziele, die das Team bis zum Ende des Projekts erreichen muss, und die zum Abschluss des Projekts erforderlichen Schritte enthält. Sie können eine SOW erstellen, wenn mehrere Parteien an einem Projekt zusammenarbeiten und bestimmte Anforderungen erfüllt werden müssen. Dieses Dokument umfasst in der Regel eine Einleitung, einen objektiven Überblick, einen Überblick über die erwarteten Arbeiten und Aufgaben, einen Zeitplan der zu erbringenden Leistungen, einen Implementierungsplan und eine Schlussfolgerung oder Unterschrift.

Typischerweise umfasst der Arbeitsumfang folgende Standardkomponenten:

• Projektziele: Dazu gehören alle Ziele, die das Team im Verlauf des Projekts sowie nach dessen Abschluss erreichen muss.

• Zeitleiste. Dazu gehört der genaue Zeitrahmen für Projektstart und -ende, einschließlich der Start- und Endzeiten bestimmter Aufgaben.

• Erwartete Ergebnisse: Dazu gehören spezifische Ergebnisse, die bis zum Abschluss des Projekts erreicht werden müssen.

• Liefergegenstände: Dies umfasst das genaue Produkt oder die genauen Produkte, die das Projekt voraussichtlich bis zum Abschluss liefern wird.

• Bedingungen: Dazu gehören alle Bestimmungen, die das Team einhalten oder erfüllen muss, oder Anforderungen, die erfüllt werden müssen.

• Finanzinformationen: Dazu gehören Buchhaltungsinformationen, z. B. wie viel die Fertigstellung des Projekts kosten könnte, wie viel jedes Teammitglied verdienen wird und wie und wann es bezahlt wird.

• Governance: Dazu gehören Informationen zu administrativen Details, z. B. wer für die Genehmigung finanzieller Entscheidungen verantwortlich ist oder wer bestimmten Bedingungen zustimmen kann.

Warum ist das Arbeitsvolumen wichtig?

Das Arbeitspapier ist aus mehreren Gründen wichtig, darunter:

Enthält alle Informationen zum Projekt

SOWs stellen alle Informationen zum Projekt bereit, sodass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben. Durch die Bereitstellung aller Informationen zum Projekt kann das Team sicherstellen, dass es alle Aspekte des Projekts abdecken kann. Die SOW enthält außerdem einen umfassenden beschreibenden Aktionsplan für das Projekt.

Gibt die Richtung vor

Der Arbeitsumfang dient als Leitfaden für den Abschluss des Projekts. Mit seinem umfangreichen Informationsgehalt kann SOW die Kontrollen bereitstellen, die es Teams ermöglichen, ihre Ziele zu erreichen und Projekterfolg zu erzielen. Durch eine klar definierte Richtung kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten wissen, welche Schritte sie unternehmen müssen, um den weiteren Fortschritt des Projekts sicherzustellen.

Legt Projekterwartungen fest

In diesem Dokument sind auch alle erwarteten Ergebnisse, Produkte und Ergebnisse aufgeführt, die das Projekt hervorbringen soll. Dies trägt dazu bei, dass alle am Projekt beteiligten Parteien die gleichen Erwartungen und Standards haben. Außerdem können alle Beteiligten den Arbeitsaufwand planen, der zur Erfüllung dieser Erwartungen erforderlich ist.

So schreiben Sie einen Arbeitsumfang in 8 Schritten

Das Schreiben eines effektiven Werkwerks kann ein einfacher Prozess sein. Befolgen Sie beim Erstellen einer Leistungsbeschreibung diese acht Schritte:

1. Präsentieren Sie das Projekt

Geben Sie zu Beginn Ihres Arbeitspapiers den Namen Ihres Projekts, das Unternehmen und das beteiligte Team an. Sie können die Art der Arbeit angeben, die das Projekt abschließen muss. Sie können auch die spezifische Art der formellen Vereinbarung angeben, die die SOW unterstützt, beispielsweise einen Vertrag oder ein Dauerangebot.

2. Die allgemeinen Ziele

Dieser Teil der Leistungsbeschreibung ist wichtig. Es beschreibt, was Ihr Team durch die Arbeit an diesem Projekt erreichen möchte. Hier können Sie kurz die Ziele des Projekts beschreiben. Sie können auch Hintergrundinformationen zum Projekt bereitstellen. Sie können diese Informationen in einen Absatz oder eine Liste mit Aufzählungszeichen aufnehmen.

3. Beschreiben Sie den tatsächlichen Arbeitsumfang

In diesem Abschnitt beschreiben Sie die Hauptziele des Projekts. In einer Aufzählungsliste können Sie jedes Projektziel auflisten. Sie können diese Ziele auch in ein oder zwei Absätzen formulieren, je nachdem, wie breit der Bereich ist.

4. Detaillieren Sie die Projektaufgaben

Es ist auch wichtig zu beschreiben, welche Aufgaben das Team erledigen muss. In diesem Teil der Leistungsbeschreibung können Sie angeben, welche konkreten Aufgaben und Maßnahmen den Projektfortschritt beeinflussen können. Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Aufgaben angeben und diese kurz beschreiben.

5. Geben Sie einen Projektzeitplan an

Alle Projekte haben einen bestimmten Zeitplan, den die Teams einhalten müssen, um innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erfolgreich zu sein. Hier können Sie detailliert beschreiben, wie Ihr konkreter Projektplan aussieht. Sie können so spezifisch sein, wie Sie möchten, und für jede Aufgabe ein Abschlussdatum und eine Fertigstellungszeit angeben, oder Sie können allgemeine Meilensteine ​​mit entsprechenden Daten erstellen.

6. Listen Sie die Ergebnisse des Projekts auf

Beschreiben Sie dann im Detail die genauen Produkte, Outputs oder Ergebnisse, die das Projekt nach Abschluss liefern soll. Sie können die Ergebnisse so konkret beschreiben, wie Sie möchten. Durch die Festlegung von Liefergegenständen können Sie den Plan für deren Lieferung detailliert ausarbeiten, was ein wichtiger Teil der richtigen Umsetzung ist.

7. Geben Sie einen Implementierungsplan an

Die Angabe von Details zum Implementierungsplan für Ihre Projektergebnisse ist nicht zwingend erforderlich, Sie können diese Informationen jedoch hinzufügen, wenn Sie der Meinung sind, dass dies hilfreich wäre. Gegen Ende Ihres Arbeitspapiers können Sie detailliert darlegen, wie Sie Ihre Erkenntnisse in zukünftige Arbeiten oder Produkte umsetzen möchten. Sie können dies anhand einer Liste mit kurzen Erläuterungen zu einem oder zwei Absätzen beschreiben.

8. Regierungsrollen im Projektmanagement

Ihr Projekt umfasst wahrscheinlich mehrere verschiedene Management- oder Verwaltungsaktivitäten. Geben Sie am Ende Ihres SOW-Dokuments an, wer bestimmte Verwaltungsaufgaben oder Managementrollen ausübt. Dies ist wichtig, um Informationen mit Teammitgliedern auszutauschen, an die sie sich bei spezifischen Fragen wenden können.

Vorlage zum Schreiben des Arbeitsumfangs

Eine Vorlage zu haben, die Sie beim Schreiben Ihres Arbeitsumfangs verwenden können, kann Ihnen helfen, wenn es an der Zeit ist, ihn selbst zu erstellen. Hier ist eines, mit dem Sie Ihr eigenes erstellen können:

Projektname: (Offizieller Name des Projekts)

Beteiligte Parteien: (Namen des Unternehmens oder bestimmter Personen)

Einführung:

(Erklären Sie, welche Art von Arbeit das Projektteam abschließen muss. Geben Sie an, welche Parteien diese Arbeit abschließen sollen. Geben Sie an, welche Art von formeller Vereinbarung Sie erstellen möchten.)

Ziele:

(Geben Sie Kontext- und Hintergrundinformationen zum Zweck des Projekts an.)

Arbeitsaufwand:

(Erstellen Sie eine Liste der Projektziele.)

• Ziel

• Ziel

• Ziel

• Ziel

• Ziel

Die Liste ist gegeben:

(Beschreiben Sie spezifische Maßnahmen, die das Projektteam ergreifen soll, um Ergebnisse zu erzielen.)

• Aufgabe eins

• Aufgabe zwei

• Aufgabe drei

• Problem vier

• Aufgabe fünf

Projektplan:

(Geben Sie den Zeitplan an, den das Gesamtprojekt einhalten soll. Geben Sie konkrete Termine an, bis zu denen das Projektteam bestimmte Aufgaben erledigen soll. Geben Sie ggf. bestimmte Meilensteine ​​an.)

• Aufgabe 1: Startdatum der Aufgabe – Enddatum der Aufgabe

• Aufgabe zwei: Startdatum der Aufgabe – Enddatum der Aufgabe

• Aufgabe drei: Startdatum der Aufgabe – Enddatum der Aufgabe

• Aufgabe vier: Startdatum der Aufgabe – Abschlussdatum der Aufgabe

Projektergebnisse:

(Eine Liste mit Aufzählungszeichen aller spezifischen Produkte oder Ergebnisse, die das Projekt bis zu seinem Abschluss liefern soll)

Adoptionsplan:

(Ein bis zwei Absätze, in denen der Plan zur Umsetzung der Ergebnisse beschrieben wird)

Projektmanagement:

(Eine ausführliche Erläuterung, wer welche administrativen Aufgaben oder Tätigkeiten übernimmt.)

Beispiel für den Arbeitsumfang

Hier ist ein Beispiel für den Arbeitsumfang als Referenz:

*Projektname: Teilrekonstruktion von Katyas Bekleidungsgeschäft*

*Beteiligte Parteien: Katya’s Clothing, Lambert-White Construction Solutions and Contracting*

Einführung:

Das Ergebnis dieses Projekts soll eine teilweise neu gestaltete Version von Katyas Kleidung sein, die von Lambert-White Construction Solutions and Contracting entworfen und genehmigt wurde. Für die Fertigstellung der Arbeiten ist Lambert-White Construction Solutions and Contracting erforderlich. Dies ist eine formelle Betriebsvereinbarung zwischen Katya’s Clothing und Lambert-White Construction Solutions and Contracting.

Ziele:

Gestalten Sie Katyas Outfit teilweise neu, um das neue Design von Lambert-White Construction Solutions and Contracting widerzuspiegeln.

Arbeitsaufwand:

• Neue Beleuchtung installieren

• Bodenbelag ersetzen

• Das Badezimmer komplett umbauen

• Austausch aller Türen in der Umkleidekabine.

• Streichen Sie alle Wände

• Tapete ersetzen

Die Liste ist gegeben:

• Unterzeichnen Sie eine Bestellung für den Kauf von Tapeten in großen Mengen

• Beleuchtungsauswahl bestätigen

• Vollständiger Auftrag für den Großhandel mit Gemälden

• Beschriften Sie die Art des Bodenbelags

• Strom und Wasser trennen und wieder anschließen

Projektplan:

• Beginn der Teilsanierung: 1. Mai.

• Wandmalerei: vom 1. bis 4. Mai.

• Tapeteninstallation: 4.–5. Mai.

• Installation neuer Beleuchtung: 5. Mai

• Neuverlegung des Bodens: 10.–11. Mai.

• Halbzeit des Projekts: 15. Mai

• Der komplette Umbau des Badezimmers beginnt: 5.–31. Mai.

• Austausch der Tür in der Umkleidekabine: 5. Mai

• Abschluss des Teilsanierungsprojekts: 1. Juni.

Projektergebnisse:

• Aktualisierte Kronleuchter

• Die Wände sind frisch gestrichen und tapeziert

• Brandneue Holzböden

• Große Türen zum Ankleidezimmer

• Neue Toilette, Waschbecken, Schränke und Badezimmerwaschtisch

Projektmanagement:

Notfallkontakt: Anna Katya Smith, Inhaberin, Katya’s Klothing

Projektmanager: Dillion Jones, General Manager von Katya’s Klothing

Buchhaltung und alle Finanzinformationen und -prozesse: CFO Fred Conrad

Bau und Vertragswesen: Jonathan Lambert, Inhaber von Lambert-White Construction Solutions and Contracting.

Adoptionsplan:

Diese Ergänzungen zu Katyas Kleidung werden nach Abschluss des Projekts am 1. Juni einsatzbereit sein. Der Laden soll am 2. Juni für die Öffentlichkeit geöffnet werden und jedes neue Produkt muss bis zu diesem Datum vollständig betriebsbereit sein.