So schreiben Sie eine PTO-Anfrage-E-Mail • BUOM
11. Februar 2021
Bezahlte Freistellung ist ein wichtiger Vorteil am Arbeitsplatz, der den Mitarbeitern eine gesunde Work-Life-Balance ermöglicht. Urlaub kann oft die Produktivität steigern, indem er die Arbeitsmoral aufrechterhält und es den Mitarbeitern ermöglicht, erfrischt und leistungsbereit zur Arbeit zurückzukehren. Wenn Sie eine Auszeit von der Arbeit nehmen möchten, müssen Sie einen formellen Antrag bei Ihrem Arbeitgeber oder Personalvertreter einreichen. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie eine effektive E-Mail schreiben und Urlaubstage so planen, dass der Vorgang so einfach wie möglich ist.
Was ist bezahlter Urlaub?
Unter bezahlter Freizeit versteht man Urlaubstage, die auf Ihr Gehalt angerechnet werden und ohne Lohnausfall genommen werden können. An PTO-Tagen können Sie sich Zeit nehmen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie nicht bezahlt werden.
Auch wenn Sie kein bezahltes Urlaubsgeld beziehen, helfen Ihnen die Tipps in diesem Leitfaden dennoch beim Verfassen Ihres PTO-Antrags.
Beschreibung des Bildes
Fragen und Antworten: Was ist ein Sabbatical?
Bei einem Sabbatical handelt es sich um eine längere Freistellung vom Arbeitsplatz, die Ihren Arbeitsplatz bei Ihrer Rückkehr garantiert. Ein Sabbatical bietet Ihnen die Möglichkeit:
Um die Welt reisen
persönliche Ziele erreichen
Nehmen Sie an Ihrer Gemeinschaft teil
mit der Natur verbinden
ausruhen
Nehmen Sie an einer entspannenden Aktivität teil
Zeit mit geliebten Menschen verbringen
Zurück zur Schule gehen
Warum ist die Zapfwelle wichtig?
Während PTO ein großer Mitarbeitervorteil ist, kommt es dem Unternehmen zugute. Eine Auszeit von der Arbeit sorgt für bessere Laune und macht die Mitarbeiter glücklicher. Das ist nicht nur eine tolle Nachricht für den Mitarbeiter, der frei nimmt und weiterhin sein Gehalt erhält, sondern kann auch dem Unternehmen zugute kommen. Zusätzlich zu den Vorteilen, die es einfacher machen, qualifizierte Mitarbeiter einzustellen und bestehende Mitarbeiter zu halten, geht eine bessere Arbeitsmoral häufig mit einer gesteigerten Produktivität einher, sodass die Mitarbeiter in den Wochen, in denen sie im Büro sind, mehr erledigen können.
So schreiben Sie eine PTO-Anfrage-E-Mail
Auch wenn Ihr PTO vertraglich dazu verpflichtet ist, sollten Sie Ihre Anträge dennoch professionell einreichen. Hier sind die Elemente, die Sie benötigen, um eine aussagekräftige E-Mail mit Urlaubsanträgen zu erstellen, wenn Sie um Urlaubstage bitten:
1. Schreiben Sie ein klares Thema
In professionellen E-Mails ist es immer eine gute Idee, einen beschreibenden Header einzufügen, der den Empfänger darüber informiert, was er erhält, bevor er den E-Mail-Text öffnet. Bitte geben Sie Ihren Namen und die gewünschten Termine an. Beispiel: „Für Thomas Johnson wurde eine Genehmigung für den Urlaub vom 16. bis 20. September beantragt.“
2. Öffnen Sie mit einer Begrüßung
Die Wahl der richtigen Begrüßung für Ihre E-Mail beginnt mit einer positiven Note. Wenn Sie die Vorlieben Ihres Chefs kennen, öffnen Sie diese so, wie er es in der E-Mail bevorzugt. Wenn Sie sich über ihre Vorlieben nicht sicher sind, wählen Sie eine einfache und professionelle Option wie „Sehr geehrte Frau Hernandez“, um Ihre E-Mail zu beginnen.
3. Geben Sie die gewünschten Urlaubstage an
Geben Sie Ihr Ziel direkt im Text des Briefes an und teilen Sie Ihrem Arbeitgeber mit, dass Sie PTO beantragen und welche Tage Sie möchten. Zum Beispiel: „Ich möchte bezahlten Urlaub von Montag, 16. September, bis Freitag, 20. September, beantragen.“
4. Geben Sie den Grund für die Abwesenheit an
Ihr Arbeitgeber muss wissen, warum Sie eine Freistellung beantragen, und Sie müssen ehrlich sein. Zum Beispiel: „Ich werde einen Familienurlaub machen, um meine Eltern zu besuchen.“
5. Demonstrieren Sie geeignete Vorbereitungen
Ihre Anfrage wird höchstwahrscheinlich angenommen, wenn Sie nachweisen können, dass Ihre Abwesenheit nur minimale Störungen verursacht. Erwähnen Sie etwaige Versicherungsbedürfnisse, etwaige verfügbare Kommunikationsmittel während Ihrer Abwesenheit und die Vorbereitung auf die Arbeitsbelastung. Zum Beispiel: „Ich bin im Falle eines geschäftlichen Notfalls telefonisch erreichbar und Paul Costa wird bei Bedarf die Anrufe meiner Kunden beantworten.“
6. Bitten Sie um Erlaubnis
Denken Sie daran, dass Sie eine Bitte und keine Forderung stellen, denn wenn Sie Respekt zeigen, erhöhen sich die Chancen, dass die Anfrage gut angenommen wird. Sie könnten zum Beispiel fragen: „Wäre das akzeptabel?“
7. Beenden Sie mit Dankbarkeit
Wenn Sie Ihrem Arbeitgeber für seine Rücksichtnahme danken, ist dies ein Zeichen von Respekt und erhöht Ihre Erfolgschancen, wenn es als Abschluss genutzt wird. Unterschreiben Sie den Brief mit Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten.
Tipps zum Versenden einer PTO-Anfrage per E-Mail
Während Ihre PTO-E-Mail kurz sein sollte, gibt es noch andere Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre Chancen zu verbessern, einen PTO zu erhalten und arbeitsbereit aus dem Urlaub zurückzukehren:
Kennen Sie die Unternehmensregeln
Lesen Sie Ihren Vertrag oder sprechen Sie mit der Personalabteilung, um sicherzustellen, dass Sie die Regeln für die Beantragung von Freistellung kennen, einschließlich der Frage, ob es Anforderungen gibt, wie lange im Voraus Sie sich bewerben müssen, oder ob bestimmte Formulare ausgefüllt werden müssen. Die Einhaltung des Verfahrens erhöht die Erfolgsaussichten.
Geben Sie genügend Zeit
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen eine gewisse Zeitspanne zwischen Ihrer Anfrage und den von Ihnen gesuchten Terminen benötigt oder nicht, ist es immer eine gute Idee, genügend Zeit für die Abwicklung der Bestellung einzuplanen. Sie sollten den Urlaub immer mindestens zwei Wochen im Voraus ankündigen, obwohl mehr Zeit besser ist. Wenn Sie Ihren Urlaub also Monate im Voraus planen, sollten Sie gleichzeitig eine Auszeit beantragen.
Wählen Sie einen passenden Termin
Bei der Beantragung einer PTO ist es wichtig, den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens zu verstehen. Wenn Sie einen Saisonjob mit schnellen und langsamen Phasen haben, sollten Sie nicht um eine Auszeit bitten, wenn die Dinge am hektischsten sind. Wenn Sie stattdessen in einer ruhigen Zeit um eine Auszeit bitten, können Sie Ihrer Bitte leichter nachkommen.
Sei einfach
Einer der einfachsten Fehler bei der Beantragung von Urlaubstagen ist die Begründung Ihrer Abwesenheit. Halten Sie es kurz und prägnant und beziehen Sie die oben beschriebenen Details in nur wenigen Sätzen mit ein.
Holen Sie sich zuerst den Schutz, den Sie brauchen
Wenn Ihr Job es Ihnen nicht ermöglicht, sich durch den Abschluss aller Projekte vor Ihrer Abreise vorzubereiten, und Sie einen Arbeitskollegen benötigen, der Sie absichert, verhandeln Sie über die Absicherung, bevor Sie Ihren Antrag einreichen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Kollegen, ob er Sie vertreten kann, wenn Ihr Urlaubsantrag genehmigt wird, damit Sie Ihrem Vorgesetzten zeigen können, dass nichts übersehen wurde und die Arbeit während Ihrer Abwesenheit nicht unvollendet bleibt.
Machen Sie sich bereit für das Wochenende
Während es leicht passieren kann, dass Sie sich auf Ihren bevorstehenden Urlaub konzentrieren und am Ende den Fokus verlieren, sollten Sie stattdessen Ihr Bestes geben, um in den Wochen vor Ihrem Urlaub noch fleißiger zu sein. Wenn Sie jeden Tag vor Ihrer Abreise etwas mehr arbeiten, können Sie die Aufgaben loswerden, die Sie unterwegs versäumen. Eine gute Vorbereitung vor Ihrem freien Tag kann verhindern, dass Sie sich bei Ihrer Rückkehr überfordert fühlen.
Informieren Sie sich vor Ihrer Abreise
Wenn Ihr PTO akzeptiert und Ihre Urlaubstage genehmigt werden, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Urlaubstage im Auge zu behalten, wenn sie näherkommen. Für mehrere Monate im Voraus beantragte Urlaubstage ist eine Vorlaufzeit von ein bis zwei Wochen optimal. Wenn Sie innerhalb eines Monats vor der Abreise Urlaubstage beantragt haben, reicht es aus, zwei Werktage vor der Abreise eine E-Mail zu senden. Wie bei der Anfrage eine einfache E-Mail wie: „Ich schreibe Ihnen, um Sie daran zu erinnern, dass ich gemäß meiner vorherigen Anfrage nächste Woche nicht im Büro sein werde.“ „Alle Kunden wurden benachrichtigt und Nothilfe wurde arrangiert“, das ist alles, was Sie brauchen.