So schreiben Sie eine Entschuldigungs-E-Mail und eine Betreffzeile (mit Vorlage und Beispiel)
13. Mai 2021
Mit Entschuldigungs-E-Mails können Sie den Fehler Ihres Unternehmens eingestehen und das Problem mit Kunden lösen. Sie können eine Entschuldigungs-E-Mail für verschiedene Dinge senden, z. B. für ein bekanntes Problem mit einem Produkt, für das Versenden einer E-Mail mit falschen Informationen oder für ein größeres unternehmensweites Problem. Es ist wichtig, eine E-Mail zu gestalten, die Ihre aufrichtige Entschuldigung in allen Aspekten der E-Mail widerspiegelt, einschließlich Design, Inhalt und Betreffzeile. In diesem Artikel besprechen wir, was eine gute Betreffzeile für einen Entschuldigungsbrief ist, und stellen Schritte zum Verfassen eines Entschuldigungsbriefs, eine Vorlage und ein Beispiel bereit.
Was ist eine gute Betreffzeile für einen Entschuldigungsbrief?
Eine gute Betreffzeile für eine Entschuldigungs-E-Mail gibt den Grund für Ihre E-Mail an und verleitet den Benutzer dazu, sie zu öffnen. Der Fehler muss direkt erwähnt oder zumindest angedeutet werden. Auch Ihre Betreffzeile sollte Ihre Marke auf echte und authentische Weise widerspiegeln.
Hier sind einige Beispiele für gute Betreffzeilen für Entschuldigungsschreiben:
Zu unserem letzten Brief…
Versuchen wir es noch einmal…
Das tut mir leid!
Wir sind verwirrt.
Oh! Hier ist der Brief, den wir senden wollten.
Wir haben einen Fehler gemacht. Lassen Sie es uns für Sie tun.
Wir bedanken uns für Ihr Verständnis für unseren Fehler.
Verwirrt über unseren letzten Brief? Lass es uns erklären.
Überlegen Sie, wie Sie Ihre E-Mail im Posteingang der Empfänger hervorheben können. Wenn es beispielsweise zu Ihrer Marke und der Schwere des Fehlers passt, sollten Sie erwägen, der Betreffzeile ein entsprechendes Emoji hinzuzufügen. Ebenso ist es wichtig, dass Ihre Betreffzeile den Empfänger dazu verleitet, sie zu öffnen, damit er weiß, dass Sie wissen, was schief gelaufen ist. Erwägen Sie, Ihrer Entschuldigungs-E-Mail einen Rabattcode oder eine ähnliche Aktion beizufügen und in der Betreffzeile einen Hinweis auf die Überraschung anzugeben.
So schreiben Sie eine Entschuldigungs-E-Mail
Befolgen Sie diese Schritte, um eine Entschuldigungs-E-Mail zu schreiben:
1. Öffnen Sie mit einer Begrüßung
Beginnen Sie Ihren Brief mit einer persönlichen Begrüßung, z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Hallo“. Stellen Sie sich mit Ihrem Namen und dem Unternehmen vor, von dem Sie die E-Mail versenden, und nennen Sie kurz den Grund Ihrer E-Mail. Dies trägt dazu bei, Ihrer E-Mail Persönlichkeit zu verleihen und eine persönliche Verbindung herzustellen, um das Vertrauen des Lesers zu gewinnen.
2. Geben Sie Ihren Fehler zu
Geben Sie zu, was schief gelaufen ist. Beginnen Sie Ihre Aussage mit Worten wie „Leider“ oder „Leider“. Fügen Sie eine kurze Erklärung darüber hinzu, was der Empfänger möglicherweise erlebt hat.
3. Geben Sie Einzelheiten darüber an, was passiert ist.
Geben Sie zusätzliche Details zum Vorfall an, beispielsweise die Ursache des Problems. Es ist jedoch wichtig, keine Ausreden für das Geschehene zu finden. Versuchen Sie, eine positive Sprache zu verwenden, wenn Sie darüber sprechen, was passiert ist. Je nachdem, wie ernst die Situation ist und ob sie zum Ton Ihrer Marke passt, sollten Sie erwägen, ein wenig Humor hinzuzufügen, um eine unbeschwerte, aber aufrichtige E-Mail zu erstellen.
4. Entschuldigen Sie sich für das, was passiert ist.
Entschuldigen Sie sich aufrichtig für das, was passiert ist. Nutzen Sie dies als Gelegenheit, um anzuerkennen, wie sich der Fehler wahrscheinlich auf den Empfänger ausgewirkt hat. Dies ist wichtig, da Ihre Abonnenten Ihnen beim Versenden von E-Mails ihre persönlichen Daten anvertrauen und Abonnenten wissen müssen, dass sie Ihrer Marke in Bezug auf E-Mails, Produkte oder Dienstleistungen weiterhin vertrauen können.
5. Besprechen Sie, wie Sie das Problem in Zukunft vermeiden können.
Versichern Sie dem Empfänger, dass der Fehler nicht noch einmal passieren wird. Geben Sie Einzelheiten darüber an, was Ihr Unternehmen getan hat, um zu verhindern, dass der Fehler erneut auftritt. Dies kann dazu beitragen, das Vertrauen Ihrer Follower in Sie wiederherzustellen und Erwartungen zu wecken, die Ihr Unternehmen erfüllen kann.
6. Laden Sie Follower ein, Fragen zu stellen
Ermutigen Sie Abonnenten, sich bei weiteren Fragen oder Bedenken an das Unternehmen zu wenden. Versichern Sie ihnen, dass Sie bereit sind, das Problem zu besprechen und alles Notwendige zu tun, um es zu lösen. Bieten Sie ihnen bessere Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit Ihrem Unternehmen und erwägen Sie, direkte Kontaktinformationen in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen.
7. Fügen Sie eine Schlusserklärung hinzu
Schließen Sie den Brief mit einer Schlusserklärung ab. Fügen Sie eine Erklärung bei, in der Sie Ihre Entschuldigung bestätigen. Vielen Dank an den Leser für Ihre Zeit und Ihr Verständnis.
8. Unterschreiben Sie den Brief
Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem Schlusssatz wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Wünsche“. Fügen Sie Ihren Namen und Ihre Position im Unternehmen sowie Kontaktinformationen hinzu, die Empfänger bei weiteren Fragen verwenden können. Erwägen Sie, neben Ihrer Signatur Markensymbole in den sozialen Medien oder auf Ihrer Unternehmenswebsite einzufügen.
9. Wählen Sie eine Betreffzeile
Überprüfen Sie Ihre E-Mail und wählen Sie eine Betreffzeile, die den Zweck der E-Mail am besten widerspiegelt. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen erstellte Betreffzeile Ihre Marke und den Ton der E-Mail widerspiegelt. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Kopie alle in der Betreffzeile gemachten oder angepriesenen Versprechen einhält, z. B. die Einbeziehung von Gutscheinen.
10. Überprüfen Sie Ihre E-Mails
Nachdem Sie Ihre E-Mail fertig geschrieben haben, überprüfen Sie sie auf Grammatikfehler und Klarheit. Versuchen Sie, Ihre E-Mail laut vorzulesen, um sicherzustellen, dass sie klar ist, und bitten Sie jemanden, dem Sie vertrauen, die E-Mail zu lesen und Feedback zu geben. Wenn Sie eine E-Mail-Software verwenden, um eine Entschuldigungs-E-Mail an Ihre Abonnentenliste zu senden, überprüfen Sie die Formatierung. Senden Sie sich und einigen anderen Personen in Ihrem Unternehmen eine Test-E-Mail und prüfen Sie, ob Fehler vorliegen.
11. Senden Sie eine E-Mail von einer vertrauenswürdigen Adresse
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Entschuldigungs-E-Mail von einer erkennbaren E-Mail-Adresse senden. Die Adresse sollte vertrauenswürdig erscheinen und den Empfängern die Gewissheit geben, dass die E-Mail sicher geöffnet und gelesen werden kann. Stellen Sie sicher, dass sowohl die Adresse als auch der Name des Empfängers genau wiedergeben, wer die E-Mail sendet.
Vorlage für einen Entschuldigungsbrief
Verwenden Sie diese Vorlage als Leitfaden beim Verfassen Ihrer Entschuldigungs-E-Mail:
Betreff: (Fügen Sie eine kurze Betreffzeile für die Entschuldigungs-E-Mail hinzu.)
(Begrüßung) (Name des Empfängers),
Mein Name ist (Ihr Name) und ich bin (Ihre Berufsbezeichnung) bei (Ihr Firmenname). Ich schreibe Ihnen heute, um mich mit dem Problem zu befassen, das bei Ihnen aufgetreten ist. Leider haben Sie das vielleicht bemerkt (Einzelheiten darüber, was der Leser möglicherweise erlebt hat).
Ich möchte mich aufrichtig für den Fehler entschuldigen. Wir haben festgestellt, dass dies passiert ist, weil (Grund, warum das Problem aufgetreten ist). Im Namen von (Name Ihres Unternehmens) möchte ich mich hierfür noch einmal entschuldigen. Wir wissen, dass Sie mehr von uns erwarten, und wir verstehen (Beispiel dafür, wie sich das Problem möglicherweise auf Ihre Benutzer ausgewirkt hat). Um zu verhindern, dass das Problem erneut auftritt, informieren wir Sie über die Pläne oder Maßnahmen Ihres Unternehmens, um zu verhindern, dass der Fehler erneut auftritt.
Wenn Sie weitere Probleme oder Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte unter (Ihr Firmenname). Sie können uns unter (Ihrer Firmentelefonnummer) anrufen oder auf den Link unten in der E-Mail klicken, um das Online-Formular abzusenden. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Ich entschuldige mich noch einmal für das (kurze Fehlerbeschreibung) Problem. Ich schätze Ihr Verständnis.
(Lebewohl),
(Ihr Name)
(Dein Arbeitstitel)
(Ihr Firmenname)
(Ihre Kontaktinformationen)
Beispiel für einen Entschuldigungsbrief
Hier ist ein Beispiel für eine Entschuldigungs-E-Mail, auf die Sie beim Schreiben Ihrer eigenen E-Mail zurückgreifen können:
*Betreff: Was gerade passiert ist (und wie wir es für Sie beheben)*
Hallo Casey,
Mein Name ist Taylor Castle und ich bin Präsident des Kundendienstes bei Daisy Shoe Company. Ich schreibe Ihnen heute über ein Problem, auf das Sie möglicherweise gestoßen sind, als Sie versuchten, unsere neueste Sandalenlinie zu kaufen. Leider war die Nachfrage nach Schuhen höher als erwartet.
Im Namen aller Mitarbeiter der Daisy Shoe Company entschuldige ich mich aufrichtig für die Schwierigkeiten mit unseren neuen Sommersandalen. Unsere Website wurde aufgrund des Traffics schnell geschlossen und wir verstehen, dass viele Leute nicht in der Lage waren, die Schuhe zu kaufen, die sie wollten. Wir sind stolz darauf, schöne Schuhe und exzellenten Kundenservice zu schaffen, und es tut uns leid, dass diese Erfahrung dies nicht widergespiegelt hat.
Um zu verhindern, dass so etwas noch einmal passiert, sind wir dabei, unsere Website und Server zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie der Nachfrage zukünftiger Versionen gerecht werden. Darüber hinaus können wir alle unsere Release-Sandalen bis Ende des Monats vorbestellen. Als zusätzlichen Bonus können Sie mit dem Code DAISY15 15 % bei Ihrer Bestellung sparen. Wenn Sie Ihre Schuhe ohne Probleme erfolgreich bestellt haben, kontaktieren Sie uns bitte über den Link unten in der E-Mail, um eine Rückerstattung des entsprechenden Betrags zu erhalten.
Wenn Sie Fragen oder Bedenken zum Absturz der Website oder zur Vorbestellung von Sandalen haben, können Sie sich gerne an uns wenden. Rufen Sie uns unter 1-888-555-5555 an oder nutzen Sie die Links unten in der E-Mail, um online mit uns zu sprechen. Wir helfen Ihnen jederzeit gerne weiter.
Im Namen der Daisy Shoe Company möchte ich mich noch einmal für das Problem und die Enttäuschung entschuldigen. Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und freuen uns darauf, unsere Zusammenarbeit mit Ihnen mit Stil fortzusetzen.
Aufrichtig,
Taylor Castle
Präsident des Kundendienstes
Daisy-Schuhfirma
1-888-555-5555
(email protected)