So schreiben Sie eine Einladung zu einem Mittagstreffen (mit Vorlage und Beispielen) • BUOM

15. April 2021

Im Laufe einer beruflichen Laufbahn kommt es häufig vor, dass man Kollegen oder Kunden per E-Mail zu Besprechungen einlädt. Wenn Sie nicht wissen, was Sie in eine Einladungs-E-Mail zum Abendessen schreiben sollen, können Sie Strategien und Schritte zum Schreiben einer professionellen E-Mail lernen. Dies kann Ihnen beim Verfassen Ihrer eigenen Besprechungseinladungen helfen. In diesem Artikel beschreiben wir die Schritte, die Sie zum Verfassen einer professionellen Einladung zum Mittagessen unternehmen können, geben Tipps zum Verfassen einer professionellen Einladung zum Mittagessen und stellen eine E-Mail-Vorlage und Beispiele für eine Einladung zum Mittagessen bereit.

Was ist eine Einladung zur Mittagspause?

Eine Einladung zu einem Mittagessen kann einem Kunden oder einem anderen professionellen Kontakt die Möglichkeit bieten, sich beim Mittagessen zu treffen, um Geschäftsthemen zu besprechen. Die meisten Menschen nutzen E-Mail, um mit ihren beruflichen Kontakten über ein Mittagstreffen zu kommunizieren. Manchmal können Sie jedoch auch persönlich, telefonisch oder per SMS zu einem Mittagstreffen einladen. Wie Sie kommunizieren, hängt möglicherweise von mehreren Faktoren ab, darunter Ihrem Beruf, Ihrer Branche und Ihrer Geschäftsbeziehung mit der Person, die Sie zum Mittagessen einladen.

So schreiben Sie eine Einladung zu einem Mittagessen

Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen können, um eine E-Mail mit einer Einladung zum Mittagessen zu schreiben:

1. Schreiben Sie den Betreff des Briefes

Der erste Schritt beim Verfassen einer Besprechungseinladung besteht darin, eine Betreffzeile zu verfassen. Eine Strategie zum Verfassen der Betreffzeile einer Veranstaltungs-E-Mail besteht darin, das Ereignis und die Uhrzeit in die Betreffzeile aufzunehmen. Sie könnten zum Beispiel schreiben: „Mittagessen am Mittwoch um 13:00 Uhr.“ Auf diese Weise versteht der Empfänger, dass es sich bei der E-Mail um eine zeitkritische Einladung handelt.

2. Schreiben Sie eine Begrüßung

Als nächstes können Sie die E-Mail mit einer Begrüßung beginnen. Der Grad der Formalität kann von Ihrer Branche und Ihrer beruflichen Beziehung zum E-Mail-Empfänger abhängen.

3. Schreiben Sie einen Satz, in dem Sie den Empfänger zum Mittagessen einladen

Sie können den ersten Satz einer E-Mail verwenden, um den Empfänger zu einem Treffen zum Mittagessen einzuladen. Geben Sie unbedingt Datum, Uhrzeit und Ort für das Mittagessen an, damit der Empfänger im Voraus alle Informationen über das Treffen hat.

4. Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu

Anschließend können Sie im letzten Satz der E-Mail weitere Informationen hinzufügen. Hier sind einige Beispiele für weitere Informationen, die Sie in Ihre Einladungs-E-Mail zum Mittagessen aufnehmen sollten:

• Wer ist eingeladen: Sie können sicherstellen, dass in der E-Mail angegeben ist, wer an der Besprechung teilnehmen wird. Wenn Sie beispielsweise eine Mittagsbesprechung für das gesamte Team planen, möchten Sie diese Informationen möglicherweise einbeziehen, damit sich die Empfänger auf die Besprechung vorbereiten können.

• Was Sie mitbringen sollten: Wenn für die Mittagsbesprechung Materialien wie Berichte erforderlich sind, können Sie diese Informationen in die Einladungs-E-Mail aufnehmen.

• Anhänge: Wenn Sie der E-Mail Dokumente oder Dateien anhängen möchten, können Sie einen Satz hinzufügen, der den Empfänger des Anhangs informiert. Beispiel: „Die Tagesordnung der Sitzung ist beigefügt.“

5. Unterschreiben Sie den Brief

Sie können dann eine Begrüßung und Ihren Namen schreiben, um die E-Mail zu signieren. Wenn Sie eine automatische E-Mail-Signatur verwenden, können Sie diesen Schritt überspringen.

6. Lesen Sie den Brief noch einmal

Bevor Sie eine E-Mail senden, sollten Sie diese noch einmal lesen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind. Das erneute Lesen einer E-Mail vor dem Versenden kann Ihnen auch dabei helfen, Rechtschreib- und Grammatikfehler zu korrigieren. Dies kann Ihrem Brief einen professionelleren Ton verleihen.

7. Fügen Sie einen Empfänger hinzu und senden Sie ihn

Abschließend können Sie der E-Mail einen Empfänger hinzufügen. Wenn Sie als letzten Schritt einen Empfänger zu einer E-Mail hinzufügen, können Sie verhindern, dass die E-Mail gesendet wird, bevor Sie sie gelesen haben.

Tipps zum Verfassen einer Einladung zum Mittagessen

Hier sind einige Tipps, die Sie verwenden können, wenn Sie jemanden per E-Mail zu einem professionellen Mittagessen einladen:

• Wenn Sie keine Antwort erhalten, fahren Sie fort. Wenn der Empfänger nicht innerhalb weniger Werktage auf die Einladung reagiert, können Sie anrufen oder eine E-Mail senden, um die Pläne für das Mittagessen zu bestätigen.

• Vergessen Sie nicht, eine Reservierung vorzunehmen. Sobald Sie per E-Mail eine Einladung zu einem Mittagstreffen verschickt und eine Antwort erhalten haben, können Sie das Restaurant, in dem Sie sich treffen möchten, anrufen und eine Reservierung vornehmen.

• Nehmen Sie die Vorlieben des Empfängers vorweg. Möglicherweise möchten Sie die Präferenzen des E-Mail-Empfängers hinsichtlich Zeit und Ort der Besprechung berücksichtigen, um sicherzustellen, dass er teilnehmen kann. Wenn Sie die Person, mit der Sie ausgehen, nicht gut kennen, können Sie ein Restaurant wählen, das eine große Auswahl an Speisen anbietet, sodass die Auswahl ihren Vorlieben entspricht.

• Der Treffpunkt ist wichtig. Wenn Sie einen Geschäftsmann zum Mittagessen treffen, ist die Wahl des Ortes sehr wichtig. Sie können sicherstellen, dass das Restaurant zum Stil Ihres Meetings passt und ruhig genug ist, um ein Geschäftstreffen auszurichten.

Einladungsvorlage für ein Mittagessen

Hier ist eine Vorlage, wie Sie eine Einladungs-E-Mail für ein Mittagessen-Meeting formatieren könnten:

Betreff: (E-Mail-Betreff mit Veranstaltung, Tag und Uhrzeit)

(Anrede) (Name des Empfängers),

(Satz, der den Empfänger zu einem Mittagessen einlädt.) (Satz, in dem ggf. der Grund für die Veranstaltung besprochen wird.)

(Satz mit zusätzlichen Informationen zum Mittagstreffen, einschließlich Ihrer Flexibilität hinsichtlich Datum, Uhrzeit oder Ort sowie aller Materialien, die der Empfänger möglicherweise zum Treffen mitbringen muss.)

(Anrede),

(Ihr Name oder Ihre E-Mail-Signatur)

Beispiele für Einladungen zum Mittagessen

Nachfolgend finden Sie Beispiele für E-Mails mit Einladungen zu einem Mittagstreffen:

Beispiel 1

Betreff: Mittagessen um 14:00 Uhr am Mittwoch.

Herr Pritchett,

Ihr Bürobedarfsvertrag läuft zum Monatsende aus. Sind Sie bereit, sich am Mittwoch um 14:00 Uhr zum Mittagessen im Café Marty zu treffen, um die Verlängerung Ihres Vertrags mit uns zu besprechen?

Simons Office Supplies erfüllt seit drei Jahren erfolgreich Ihre Geschäftsanforderungen. Ich freue mich darauf, Ihren Vertrag weiter zu besprechen. Bitte teilen Sie mir mit, ob ein anderer Termin oder Ort für Sie besser geeignet wäre.

Mit freundlichen Grüßen,

Leonard Smith

Beispiel 2

Thema: Marketingstrategie-Meeting am Freitag

Hallo, Sonya,

Ich sehe große Fortschritte bei den Marketingmaßstäben, die wir bei unserem letzten Treffen festgelegt haben. Ich würde gerne zusammenkommen, um die Strategie zu besprechen. Sind Sie bereit, sich am Freitagmittag zum Mittagessen bei Caparelli zu treffen?

Bitte bringen Sie vierteljährliche Berichte mit, damit wir den Fortschritt der Kampagne besprechen können. Ich bin bei der Terminvereinbarung flexibel, wenn der Mittag nicht in Ihren Zeitplan passt.

Ich freue mich, Sie kennen zu lernen!

Danke,

Amelia Tomlinson