So schreiben Sie eine E-Mail zur Erinnerung an ein Ereignis (Vorlage und Beispiele) • BUOM

Mit einer Veranstaltungserinnerungs-E-Mail können Sie jedem potenziellen Teilnehmer eine Nachricht mit wichtigen Informationen senden und ihn daran erinnern, warum er sich für die Teilnahme angemeldet hat. Eine angemessene Erinnerung kann dazu beitragen, dass Ihre Botschaft so effektiv wie möglich ist und Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird. In diesem Artikel lernen Sie neun Elemente zum Verfassen einer tollen Erinnerungs-E-Mail für Veranstaltungen kennen und sehen sich unsere Vorlage und unser Beispiel an, die Ihnen beim Verfassen Ihrer eigenen E-Mail helfen.

Was ist eine Event-Erinnerungs-E-Mail?

Eine Veranstaltungserinnerungs-E-Mail ist ein Brief, den Sie an potenzielle Teilnehmer Ihrer Veranstaltung senden, um sie daran zu erinnern, wann, wo und warum die Veranstaltung stattfindet. Das Versenden von Veranstaltungserinnerungen ist eine großartige Möglichkeit, Menschen auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen. Durch das Erstellen einer gut geschriebenen Veranstaltungserinnerungs-E-Mail können Sie die Anzahl der Personen, die tatsächlich an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, im Vergleich zur Anzahl der Personen, die sich anmelden, erhöhen. Außerdem können Sie damit potenzielle Teilnehmer an Veranstaltungen, besondere Gäste, Werbegeschenke und andere Vorteile der Teilnahme an Ihrer Veranstaltung erinnern.

So schreiben Sie eine Veranstaltungserinnerung per E-Mail

Befolgen Sie diese Schritte, um zu erfahren, wie Sie eine E-Mail-Erinnerung für Ereignisse erstellen:

1. Wählen Sie einen eindeutigen Titel

Das erste, was Sie beim Verfassen einer Terminerinnerung tun können, ist, einen Titel auszuwählen. Auch wenn es Raum für Kreativität gibt, enthält Ihre Überschrift in der Regel den Namen Ihrer Veranstaltung. Dies trägt dazu bei, Vertrauen in Ihre E-Mail aufzubauen und stellt sicher, dass Ihre Besucher wissen, von wem die E-Mail stammt und warum sie gesendet wird. Erwägen Sie, den Titel eindeutig zu gestalten, indem Sie vielleicht Ihren Firmennamen oder ein Wortspiel hinzufügen, insbesondere wenn sich der Name Ihrer Veranstaltung nicht besonders von Veranstaltungen unterscheidet, die andere Unternehmen oder Organisationen möglicherweise veranstalten.

2. Überprüfen Sie Ihren Ton

Verfassen Sie E-Mails zur Erinnerung an Veranstaltungen in einem freundlichen, aber dennoch professionellen Ton. Es kann hilfreich sein, eine optimistische und ermutigende Sprache zu verwenden, um die Menschen daran zu erinnern, dass die Veranstaltung Spaß macht, aufregend ist und sie etwas erleben möchten. Da sich die Zielgruppe für Ihre Veranstaltungserinnerungs-E-Mail wahrscheinlich bereits für die Veranstaltung registriert hat, können Sie bei der Satzstruktur und Wortwahl entspannter vorgehen, anstatt in Ihrem Text eine Vielzahl von Verkaufstaktiken anzuwenden.

3. Geben Sie Uhrzeit und Datum des Ereignisses an

Geben Sie die Uhrzeit und das Datum des Ereignisses so früh wie möglich in die E-Mail ein, wenn es logisch sinnvoll ist. Versuchen Sie, diese Informationen fett zu schreiben, um sie von den übrigen Informationen in der E-Mail zu unterscheiden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Besucher nicht vergessen, wann die Veranstaltung stattfindet. Wenn Sie eine Online-Veranstaltung veranstalten, geben Sie eine Zeitzone an, damit sich Personen aus dem ganzen Land oder der Welt zur richtigen Zeit anmelden können.

4. Geben Sie einen Standort an

Geben Sie den Ort Ihrer Veranstaltung am Anfang der E-Mail an, möglicherweise in der Nähe der Stelle, an der Sie Datum und Uhrzeit angeben. Sie können diese Informationen auch fett markieren, um die Aufmerksamkeit des Lesers darauf zu lenken. Wenn Ihre Veranstaltung an einem physischen Ort stattfindet, können Sie am Ende der E-Mail einen Link zu einer Karte einfügen. In der Regel verfügen Online-Kartenprogramme über eine Funktion, mit der Sie eine Karte direkt in eine E-Mail einbetten und Wegbeschreibungen bereitstellen können.

5. Erstellen Sie ein Kalenderereignis oder eine Countdown-Erinnerung

Erstellen Sie einen Veranstaltungsbeitrag, der mit digitalen Kalendern kompatibel ist, damit die Leute daran denken, kurz vor dem Datum und der Uhrzeit der Veranstaltung daran teilzunehmen. Auch so stellen Sie sicher, dass Ihre Besucher pünktlich da sind. Sie können über einige dieser Apps und viele andere Apps auch einen Countdown-Timer hinzufügen. Countdown-Kalender dienen dazu, Besucher daran zu erinnern, wie bald ein Ereignis stattfinden wird, und sie für den Besuch zu begeistern.

6. Fügen Sie Ereignisinformationen hinzu

Das Hinzufügen von Veranstaltungsdetails ist eine hervorragende Möglichkeit, die Teilnehmer an die Vorteile einer Teilnahme zu erinnern. Erinnern Sie sie an die Aktivitäten, die Sie anbieten, ob Sie Speisen oder Getränke bereitstellen, und an eine Liste der besonderen Gäste, die möglicherweise erscheinen. Das übergeordnete Ziel des Hinzufügens zusätzlicher Veranstaltungsdetails besteht darin, sicherzustellen, dass sich diejenigen, die sich angemeldet haben, daran erinnern, warum sie an Ihrer Veranstaltung teilnehmen wollten und sich darüber freuten.

7. Hinweise zur Angebotserstellung

Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Teilnehmer richtig auf Ihre Veranstaltung vorbereiten, indem Sie ihnen Anweisungen senden, die sie vor oder während der Veranstaltung befolgen müssen. Zu diesen Anweisungen kann es gehören, den Teilnehmern mitzuteilen, welche Software sie herunterladen sollen, Parkanweisungen für den Veranstaltungsort aufzulisten oder etwaige zusätzliche Kosten oder Gebühren aufzulisten, die mit der Veranstaltung verbunden sind. Mithilfe von Anweisungen zur Vorbereitung von Einträgen können Personen sicherstellen, dass sie auf die Veranstaltung vorbereitet sind und alle erforderlichen Anforderungen erfüllt haben, die sich auf ihr Erlebnis auswirken könnten.

8. Erstellen Sie eine FAQ-Seite

Um Mitgliedern bei der Beantwortung einiger ihrer eigenen Fragen zu helfen, erstellen Sie eine Seite mit häufig gestellten Fragen. Durch die Bereitstellung eines FAQ-Bereichs in einer E-Mail können die häufigsten Fragen zu Veranstaltungen beantwortet werden. Sie können auch eine FAQ-Seite auf Ihrer Website erstellen und einen Hyperlink in den E-Mail-Text einfügen. Dies kann Ihnen oder Ihren Mitarbeitern helfen, Zeit zu sparen, da Sie einen Ort haben, an den Sie Personen weiterleiten können, wenn diese Ihnen Antworten auf E-Mails oder Fragen zur Veranstaltung senden.

9. Beenden Sie mit einem freundlichen Ende.

Beenden Sie den Brief passend zum Tonfall mit einem freundlichen Schluss. Erwägen Sie die Verwendung einer professionellen Sprache wie „mit freundlichen Grüßen“ oder den Abschluss in einer Art und Weise, die mit der Veranstaltungs-E-Mail in Zusammenhang steht. Zum Beispiel könnten Sie als Schlusswort so etwas wie „Wir können es kaum erwarten, Sie bei der Veranstaltung zu sehen“ sagen, um die Leute noch mehr daran zu erinnern, sich anzumelden oder den Veranstaltungstermin in ihren Kalender einzutragen.

E-Mail-Vorlage für Veranstaltungserinnerungen

Verwenden Sie diese Vorlage, um zu erfahren, wie Sie Ihre eigene Veranstaltungserinnerungs-E-Mail erstellen:

(Betreff):
(Zeit und Datum):

Hallo (Name des Empfängers),

Wir senden diese E-Mail, um Sie an unsere bevorstehende Veranstaltung (Veranstaltungsname) am (Veranstaltungsdatum) am (Veranstaltungsort) zu erinnern. Wir servieren (Art von Speisen oder Getränken) und genießen Aktivitäten wie (Name der Aktivitäten). Parkplätze finden Sie am Parkplatz. Wir hoffen, dich dort zu sehen!

Mit freundlichen Grüßen (Name des Unternehmens oder der Firma),

Standort/Anfahrt

Kalender-/Countdown-Erinnerung

Beispiel für einen Erinnerungsbrief an eine Veranstaltung

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel dafür, wie Sie eine E-Mail zur Erinnerung an eine Veranstaltung verfassen könnten:

Erwarten Sie, dass die diesjährige Memorial Day Parade episch wird!

31. Mai 2021, 12:00 Uhr

Hallo Suzanne,

Es ist fast Zeit für die diesjährige Memorial Day Parade in St. Louis. Wie Sie wissen, freuen wir uns sehr, dieses Jahr ein Partygirl bei der Parade zu haben. Wir freuen uns, dass Sie bereit sind, sich einen Tag frei zu nehmen, um an dieser Geschäftsveranstaltung mitzuarbeiten und die Bekanntheit der Marke zu steigern. Tragen Sie unbedingt Grün, passend zu unseren Party-Girl-Farben. Wir empfehlen Ihnen, Krachmacher, Luftballons, Konfetti und alles andere mitzubringen, was Ihnen dabei hilft, eine gute Zeit zu haben und so viel wie möglich mit der Menge zu interagieren.

Wir treffen uns um 10:00 Uhr an der Hauptstraße. Wir bitten Sie, zu zweit oder auch in größeren Gruppen zu reisen, da die Parkmöglichkeiten begrenzt sind. Außer der grünen Kleiderordnung haben wir für diese Veranstaltung keine Kleiderordnung. Wir bitten Sie, sich bequem zu kleiden, da Sie einen Großteil des Tages auf einem Festwagen stehen oder auf der Paradestrecke laufen werden.

Ich kann es kaum erwarten, dich dort zu sehen!

Deine Freunde bei Party Girl Inc.