So schreiben Sie ein effektives Projektdokument • BUOM

Produktentwicklungsteams erstellen Designdokumente, um Verbraucher und Investoren über ihre Produkte zu informieren und die Effizienz der Designprozesse ihres eigenen Teams zu verbessern.

Wenn Sie daran interessiert sind, ein Projektdokument zu verfassen, ist es wichtig, die Schritte zu kennen, die zum Verfassen eines Dokuments erforderlich sind, und die Informationen zu kennen, die enthalten sein müssen. In diesem Artikel besprechen wir die Definition eines Projektdokuments, wie man es schreibt, die erforderliche Dokumentation und Tipps für den Schreibprozess.

Was ist ein Designdokument?

Ein Designdokument ist eine Sammlung von Materialien, die jedes Detail des Produktdesigns beschreibt, einschließlich Produktmerkmale, Erscheinungsbild, Implementierungsstrategie und Projektzeitplan. Produktdesigner schreiben diese Dokumente für eine bestimmte Zielgruppe, in der Regel entweder Verbraucher, Investoren oder ihr eigenes Team. Effektive Designdokumente können das Produkt der Zielgruppe auf eine leicht verständliche, umfassende und auf das Erreichen spezifischer Ziele ausgerichtete Weise beschreiben.

So schreiben Sie eine Projektdokumentation

Hier sind einige Schritte, die Ihnen beim Verfassen eines effektiven Projektdokuments helfen:

1. Bereiten Sie separate Abschnitte vor

Teilen Sie das Designdokument in separate Abschnitte auf, um einzelne Informationen zum Produktdesign zu erhalten. Dadurch können Informationen so organisiert werden, dass sie für die Zielgruppe präsentierbar sind, und Gruppen können ihre Beiträge zum Dokument kategorisieren. Wenn Sie beispielsweise einen Abschnitt mit dem Titel „Produktaussehen“ vorbereiten, können Sie und Ihre Teammitglieder alle Informationen zum Erscheinungsbild des Produkts in diesen Abschnitt schreiben.

2. Gewähren Sie Ihrem Team Zugriff

Wenn Sie Ihrem Team Zugriff auf das Dokument gewähren, haben die Mitglieder die Möglichkeit, bei der kontinuierlichen Definition zusätzlicher Elemente des Produktdesigns Beiträge zu leisten. Der Online-Zugriff auf Dokumente kann für die Zusammenarbeit hilfreich sein, da Teams die Beiträge anderer Mitglieder problemlos einsehen können, während sie gleichzeitig am Dokument arbeiten.

Sobald Sie Gruppenzugriff gewähren, können Sie alle Teilnehmer dazu ermutigen, direkt zum freigegebenen Dokument beizutragen und nicht zu ihren persönlichen Notizbüchern oder Online-Einträgen.

3. Richten Sie den Update-Prozess ein

Während des Designprozesses können Änderungen am ursprünglichen Produktdesign vorgenommen werden, die dann in das Dokument übernommen werden können. Die Schaffung eines Prozesses, mit dem Teammitglieder das Dokument aktualisieren können, wenn Änderungen am Produktdesign vorgenommen werden, kann dazu beitragen, die Wirksamkeit des Dokuments aufrechtzuerhalten, indem sichergestellt wird, dass alle Designelemente auf dem neuesten Stand sind. Sobald sie Änderungen vorgenommen haben, können Sie die Teammitglieder bitten, das freigegebene Dokument zu aktualisieren, um die Kommunikation und Zusammenarbeit sicherzustellen.

4. Geben Sie klare Beispiele

Visualisierung kann Ihrer Zielgruppe helfen, komplexe Elemente des Produktdesigns besser zu verstehen. Wenn Sie beispielsweise eine Produktfunktion beschreiben, kann ein visuelles Beispiel dabei helfen, zu veranschaulichen, wie Verbraucher diese Funktion nutzen können. Wenn Sie ein physisches Produkt entwerfen, können visuelle Elemente besonders nützlich sein, um das Erscheinungsbild des Produkts hervorzuheben.

5. Holen Sie Feedback von außen ein

Zusätzlich zur Zusammenarbeit mit Ihrem Team beim Schreiben des Designdokuments können Sie Feedback von Dritten einholen, um die Lesbarkeit und Verständlichkeit des Dokuments zu bestimmen. Indem Sie diese Personen bitten, das gesamte Dokument zu lesen und etwaige Fragen aufzuschreiben, können Sie besser bestimmen, welche Elemente oder Abschnitte Sie klären oder umschreiben müssen.

Wenn Sie beispielsweise ein Designdokument für Verbraucher verfassen, kann die Lektüre des Designdokuments durch jemanden, der mit dem Produkt nicht vertraut ist, Ihnen helfen zu verstehen, wie ein Laie das Dokument wahrnehmen könnte.

Hauptabschnitte der Projektdokumentation

Hier ist eine Liste der wichtigsten Dokumente oder Abschnitte, die in Ihr Projektdokument aufgenommen werden müssen:

Projektübersicht

Dieser Abschnitt beschreibt die Ziele des Projekts und bietet einen allgemeinen Überblick über das gesamte Produktdesign. Wenn Sie beispielsweise ein Designdokument für Investoren geschrieben haben, könnte das Ziel des Projekts darin bestehen, ein Produkt zu entwickeln, das Einnahmen generieren und ein nachhaltiges Unternehmen schaffen kann. Wenn Sie ein Designdokument für Verbraucher schreiben, besteht das Ziel möglicherweise darin, ein Produkt zu entwickeln, das ein bestimmtes Problem löst, mit dem Verbraucher konfrontiert sind.

Produktanforderungen

Im Abschnitt „Produktanforderungen“ werden die Elemente aufgeführt, die zur Entwicklung des Produkts erforderlich sind, einschließlich derjenigen im Zusammenhang mit der Unternehmensführung und dem technischen Design. Wenn ein Produkt beispielsweise eine neue Form der Technologie einführt, können Sie Informationen zu seinen technischen und geschäftlichen Anforderungen einbeziehen, um ein Produkt zu entwickeln, das die effektive Nutzung dieser Technologie demonstriert. Es ist sinnvoll, alle Einschränkungen oder Hindernisse zu erläutern, auf die Sie bei der Entwicklung des Produkts stoßen könnten, insbesondere wenn das Dokument für den internen Gebrauch oder für Investoren geschrieben wird.

Produktergebnisse

Das Ergebnis der Produktentwicklung sind Prototypen oder andere Modelle, die bestimmte Merkmale oder Designkomponenten darstellen, beispielsweise das Erscheinungsbild des Produkts. In diesem Abschnitt können alle Ergebnisse beschrieben werden, die Sie bei der Entwicklung des Produkts erzielen möchten. Beispielsweise könnte ein Automobilhersteller mehrere Prototypen seines neuen Modells entwickeln, bevor er es für Verbraucher in Massenproduktion herstellt.

Zielgruppe

Sie können detaillierte Informationen zu Ihrer Zielgruppe abrufen, um Designentscheidungen zu treffen und die Ziele des Designdokuments zu erreichen. Wenn Sie ein Dokument für Verbraucher verfassen, kann dieser Abschnitt die Bedürfnisse und Wünsche der Verbraucher an Produkte in Ihrer Branche beschreiben. Wenn das Dokument für Anleger bestimmt ist, können Sie die ideale Rendite für Ihr Produkt und andere für Stakeholder bei Investitionsentscheidungen relevante Informationen beschreiben.

Benutzerpfade

In diesem Abschnitt wird häufig sowohl visuell als auch verbal beschrieben, welchen Weg Verbraucher bei der Verwendung des Produkts einschlagen. Wenn das Produkt ein bestimmtes Problem löst, kann diese User Journey beschreiben, wie der Verbraucher das Problem mithilfe des Produkts löst. Dieser Abschnitt kann eine visuelle Zeitleiste der Benutzerreise oder anderer chronologischer Schritte enthalten, die zum Erreichen der Ziele des Verbrauchers erforderlich sind.

Styleguides

Das Erscheinungsbild und andere Stilelemente eines Produkts sind sowohl für Verbraucher als auch für Investoren wichtig, da sie maßgeblich das Kaufverhalten der Verbraucher bestimmen. In diesem Abschnitt werden alle Farben, Formen, Schriftarten, Materialien und Ästhetiken aufgeführt, die Sie in Ihrem Produktdesign verwenden. Visuelle Hilfsmittel können auch dabei helfen, die Stilauswahl in diesem Abschnitt zu veranschaulichen.

Implementierungsplan

Dieser Plan beinhaltet alle Informationen zur Umsetzung der Produktgestaltungsmöglichkeiten. Produktdesignelemente können je nach Herstellungsprozess einfach zu implementieren oder komplexer sein. Daher ist es wichtig zu erklären, wie Sie die von Ihnen entworfenen Produkte herstellen möchten.

Beispielsweise kann die Integration eines langlebigeren Akkus in ein Smartphone-Design eines Ihrer Produktdesignziele sein, aber Sie möchten möglicherweise auch angeben, wie Sie dieses Ziel erreichen möchten.

Benutzertests

Beschreiben Sie in diesem Abschnitt, wie Sie die Qualität des Produkts testen möchten, um festzustellen, ob es den Wünschen der Verbraucher entspricht. Dieser Abschnitt ist besonders nützlich, wenn Ihre Zielgruppe Investoren sind, da er dabei helfen kann, nachzuweisen, dass es für Ihr Produkt in seinem aktuellen Zustand einen Markt gibt. Benutzer können auch wertvolles Feedback für zukünftige Änderungen am Produktdesign geben.

Bedienungsanleitung

Diese Dokumentation enthält Informationen, die für den Geschäftsbetrieb während der Umsetzung des Produktdesigns relevant sind. Wenn beispielsweise eine neue Version eines Produkts veröffentlicht wird, könnte dieser Abschnitt detailliert beschreiben, wie Sie das neue Produkt den Verbrauchern vorstellen möchten, oder erläutern, wie das neue Produkt hergestellt wird. Diese Informationen könnten für Investoren von Interesse sein, um die Kosten und das Personal zu ermitteln, die mit der Umsetzung des Produktdesigns verbunden sind.

Tipps zur ordnungsgemäßen Dokumentation Ihres Designs

• Betrachten Sie den Kontext. Überlegen Sie, wer die Zielgruppe des Dokuments ist – seien es Verbraucher, Investoren oder Ihr eigenes Team – und richten Sie den Inhalt an den Interessen Ihrer Zielgruppe aus.

• Fokus auf Sprache: Verwenden Sie eine Sprache, die für die Zielgruppe des Projektdokuments relevant ist. In vielen Branchen verwenden sie möglicherweise Begriffe, die sie bei der Interaktion mit ihren Teammitgliedern häufig verwenden und die für Projektdokumente, die für Verbraucher oder Investoren geschrieben werden, möglicherweise nicht geeignet sind.

• Verwenden Sie Beispiele und Vorlagen: Nachdem Sie Designdokumente für Ihre Produkte geschrieben haben, speichern Sie diese als Vorlagen für zukünftige Dokumente. Sie können auch auf Beispiele im Internet zurückgreifen, um die Struktur und den Stil Ihres Dokuments zu verbessern.