So schreiben Sie ein Ankündigungsschreiben (plus Beispiele und Tipps) • BUOM
20. Mai 2021
Unternehmen senden häufig Nachrichten an Mitarbeiter oder Kunden, wenn sie wichtige Neuigkeiten oder Informationen mitteilen möchten. Ankündigungsschreiben sind effektive Kommunikationsmethoden, die es Unternehmen ermöglichen, Nachrichten effektiv an eine große Gruppe von Menschen zu verbreiten. Wenn Sie herausfinden möchten, wie Sie Informationen am effektivsten an eine große Gruppe relevanter Personen senden können, kann es hilfreich sein, mehr über Werbebriefe zu erfahren.
In diesem Artikel besprechen wir, was ein Ankündigungsschreiben ist, beschreiben, wie man in fünf Schritten ein Ankündigungsschreiben schreibt, geben zwei Beispiele für Ankündigungsschreiben, die Ihnen beim Verfassen Ihres eigenen Ankündigungsschreibens helfen, und geben Tipps, wie Sie diese effektiv verfassen können.
Was ist ein Informationsschreiben?
Ein Ankündigungsschreiben ist ein formelles Dokument, das mögliche Veränderungen im Unternehmen oder andere relevante Informationen hervorheben kann. Unternehmen verschicken Ankündigungsschreiben an Geschäftskunden, potenzielle Kunden oder deren Mitarbeiter, je nach Schwerpunkt der Ankündigung.
Hier ist eine Liste verschiedener Themen, an die Werbebriefe adressiert werden können:
Budgetüberschuss
Führungswechsel
Neue Produkteinführung
Stellenangebote
Neue Filiale oder Adresse
Neue Richtlinie oder Änderung einer bestehenden Richtlinie
Firmensparplan
Einstellungsstopp
Entlassung
Regelmäßiges Treffen
Ruhestand der Mitarbeiter
So schreiben Sie einen Ankündigungsbrief
Beim Verfassen eines Werbebriefs sind mehrere Schritte zu berücksichtigen, z. B. die Konzentration darauf, an wen Sie den Brief erhalten möchten und auf das Thema Ihrer Anzeige. Hier ist eine Liste der Schritte, die Sie beim Verfassen eines Werbeschreibens beachten sollten:
1. Sammeln Sie alle notwendigen Informationen
Versuchen Sie vor dem Verfassen einer Anzeige zunächst alle notwendigen Informationen zusammenzutragen, bevor Sie die Anzeige verfassen. Der Zweck eines Ankündigungsschreibens besteht darin, relevante Informationen den entsprechenden Empfängern so effektiv wie möglich hervorzuheben. Wenn Sie beispielsweise einen Führungswechsel ankündigen, ist es für die Mitarbeiter wichtig zu wissen, welcher Manager ausscheidet, wer ihn ersetzt, sowie über ihre Hintergrundinformationen und darüber, wie diese Person für das Unternehmen von Nutzen sein wird.
2. Skizzieren Sie Ihren Brief
Der nächste Schritt beim Schreiben eines Ankündigungsschreibens besteht darin, zu skizzieren, was Sie sagen werden. Die Bereitstellung eines Rahmens für Ihre Anzeige hilft Ihnen, die Organisation aufrechtzuerhalten, sodass Ihre Empfänger den Schwerpunkt des Briefes und alle wichtigen Details zum Thema klar verstehen können. Denken Sie außerdem über die langfristigen Ziele nach, die Sie mit dem Versenden des Briefes erreichen möchten, z. B. den Aufbau von Beziehungen zu Ihren Kunden oder Mitarbeitern, den Aufbau neuer Beziehungen zu potenziellen Unternehmen oder die Steigerung der Kundenbindung.
3. Fassen Sie sich kurz
Ein wirksamer Ankündigungsbrief konzentriert sich in der Regel von Anfang bis Ende auf das Thema der Ankündigung. Versuchen Sie daher, ihn kurz und für Ihre Empfänger leicht verständlich zu halten. Erwägen Sie, alle Informationen auszuschließen, die keinen direkten Bezug zum Thema haben.
Hier sind einige Elemente, die Sie in Ihr Ankündigungsschreiben aufnehmen können:
Begrüßung: Die Begrüßung kann so informell sein wie „Sehr geehrter Kunde“, oder Sie können sie personalisieren, indem Sie in jede E-Mail individuelle Namen einfügen.
Einführung. Denken Sie darüber nach, Ihren einleitenden Absatz kurz zu halten. Eine typische Einleitung beinhaltet nur den Zweck der Anzeige.
Hauptabsatz: Im zweiten Absatz können alle Details zum Thema der Anzeige erwähnt werden. Durch die Verwendung von Aufzählungspunkten können Sie sicherstellen, dass sich die Leser auf die spezifischen Details konzentrieren, die sie sich merken sollen.
Call-to-Action: Wenn von Mitarbeitern oder Kunden eine Aktion erwartet wird, können Sie die gewünschte Aktion auch im Hauptteil der Anzeige beschreiben. Für Kunden könnte dies einen Rabatt beinhalten, den Sie ihnen auf ein neues Produkt anbieten. Für Mitarbeiter kann es sich dabei um eine bestimmte Aufgabe handeln, die Sie innerhalb einer bestimmten Zeitspanne erledigen sollen.
Nutzen für die Leser: Erwägen Sie ggf. vor dem Beenden des Briefes, zu erläutern, welchen Nutzen die Schwerpunktsetzung der Anzeige für das Unternehmen und die Empfänger der Anzeige haben soll. Sie können diese Informationen im Hauptabsatz oder in einem separaten Zusammenfassungsabsatz platzieren.
Dankbarkeit. Denken Sie auch darüber nach, dem Empfänger zu danken, bevor Sie Ihren Brief fertigstellen. Wenn Sie sich an Ihren Kunden wenden, danken Sie ihm für die weitere Arbeit. Wenn Sie eine Ankündigung an Ihre Mitarbeiter verschicken, sollten Sie betonen, wie dankbar Sie ihnen für ihre harte Arbeit und ihr Engagement sind.
4. Bleiben Sie positiv
Wenn der Schwerpunkt Ihrer Anzeige auf einem schwierigen Thema liegt, beispielsweise einem Einstellungsstopp oder bevorstehenden Entlassungen, versuchen Sie, die Anzeige so positiv wie möglich zu gestalten.
Bedenken Sie Folgendes, nachdem Sie den Empfängern wichtige Informationen erklärt haben:
Wertschätzung für die harte Arbeit der Mitarbeiter zeigen
Drücken Sie Ihre Sorge um ihr Wohlergehen aus und machen Sie nach Möglichkeit Vorschläge.
Wir helfen ihnen, Arbeit zu finden
Äußern Sie die Erwartung, so schnell wie möglich wieder einzustellen
5. Überprüfen Sie die Anzeige
Bevor Sie Ihre Anzeigen einreichen, sollten Sie erwägen, Ihre Arbeit Korrektur zu lesen, um sicherzustellen, dass sie keine Grammatikfehler, Zeichensetzungsfehler oder Fehler bei der Groß- und Kleinschreibung enthält. Manchmal ist es hilfreich, Ihren Brief laut vorzulesen, um sicherzustellen, dass er logisch ist, oder Sie können ihn mit einer anderen Person teilen, die Fehler erkennen kann, die Sie möglicherweise übersehen haben.
Beispiele für Werbebriefe
Einige Anzeigen übermitteln den Empfängern positive Nachrichten, während andere weniger positive Nachrichten übermitteln. Hier sind zwei Beispiele für Ankündigungsschreiben mit unterschiedlichen Betreffzeilen:
Haushaltsüberschusserklärung
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen positiven Newsletter. Der erste Absatz konzentriert sich ausschließlich auf das Thema der Anzeige, während der zweite Absatz Details enthält und Maßnahmen vorschlägt, die Mitarbeiter ergreifen können. Im letzten Absatz wird ihnen für ihre harte Arbeit gedankt.
An unsere geschätzten Teammitglieder,
Aufgrund der sorgfältigen Verteilung der Ausgaben innerhalb des Unternehmens im letzten Jahr freuen wir uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir für das Geschäftsjahr 2021 einen Budgetüberschuss haben. Wir teilen diese Mittel zu gleichen Teilen auf die Abteilungen auf, damit Sie sie für die notwendigen Materialien Ihrer Teams ausgeben können.
Bitte nehmen Sie sich die Zeit, sich in Ihren Abteilungen zu treffen, um die Artikel zu besprechen, die Sie mit Ihren überschüssigen Mitteln kaufen möchten, und senden Sie Ihre Entscheidungen spätestens in einer Woche ab heute per E-Mail an Ihre Abteilungsleiter, damit wir Vorschläge prüfen und Bestellungen ausführen können. .
Vielen Dank für alles, was Sie jeden Tag tun. Ohne das umsichtige Handeln aller Mitarbeiter wäre dies nicht möglich gewesen.
Herzliche Grüße,
Ross Tucker
Informationsschreiben zur Aussetzung des Arbeitsverhältnisses
Obwohl diese nächste Ankündigung ein ungünstiges Thema hat, ist sie so positiv wie möglich formuliert, um Verständnis zum Ausdruck zu bringen, nach Möglichkeit Anpassungen vorzunehmen und die Hoffnung auf eine baldige Wiedereinstellung zum Ausdruck zu bringen.
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Bitte beachten Sie, dass wir bis auf Weiteres einen Einstellungsstopp verhängt haben. Die aktuelle Marktinstabilität hat uns in diese vorübergehende Situation gezwungen. Wir hoffen, dass wir durch diese Maßnahme mögliche Entlassungen vermeiden können.
Wir verstehen, dass einige Abteilungen sich darauf gefreut haben, neue Mitarbeiter in ihre Teams aufzunehmen, aber wir glauben, dass die aktuelle Situation angesichts der für das nächste Quartal eintreffenden Prognosedaten nicht lange anhalten wird. Wir freuen uns über Ihre Unterstützung und schätzen Ihre Arbeit mit uns, während wir diese schwierige Zeit durchstehen, und freuen uns auf bessere Zeiten in naher Zukunft.
Herzliche Grüße,
Ross Tucker
Warum sind Werbebriefe für bestimmte Unternehmen wichtig?
Für Unternehmen ist es wichtig, Ankündigungsschreiben zu verfassen, da größere Unternehmen manchmal eine Möglichkeit benötigen, eine große Anzahl von Mitarbeitern oder Kunden gleichzeitig über bevorstehende Veränderungen im Unternehmen zu informieren. Durch das Versenden eines Ankündigungsschreibens erhält jeder sofort Zugriff auf wichtige Informationen. Darüber hinaus können einige Unternehmen eine Beziehung zu ihren aktuellen und potenziellen Kunden aufbauen, indem sie diese über Veränderungen im Unternehmen auf dem Laufenden halten. Wenn Unternehmen den Status eines Unternehmens kennen – ob positiv oder negativ – ist es wahrscheinlicher, dass sie weiterhin gemeinsam Geschäfte machen.
Tipps zum Verfassen eines effektiven Verkaufsbriefes
Hier sind einige Überlegungen, die Sie beim Verfassen Ihres Ankündigungsschreibens anstellen können:
Halten Sie Ihren Ton angenehm und professionell.
Ein effektiver Werbebrief ist selten länger als eine Seite.
Versuchen Sie, Fragen im Voraus zu antizipieren und im Brief Antworten auf mögliche Fragen zu geben.
Behalten Sie Ihre Zielgruppe im Auge und sprechen Sie deren Interessen in der gesamten Anzeige an.
Nutzen Sie das Schreiben als Gelegenheit, Beziehungen zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden aufzubauen.
Verwenden Sie eine einfache Sprache.
Bleiben Sie nach Möglichkeit positiv und erwähnen Sie die Fortschritte, die Ihr Unternehmen gemacht hat, und wie sich die Veränderungen positiv auf Ihr Unternehmen auswirken werden.