So scannen Sie ein Dokument, um es unter verschiedenen Betriebssystemen per E-Mail zu versenden
Das Scannen von Dokumenten ist eine bequeme Möglichkeit, digitale Kopien Ihrer physischen Dateien zu speichern. Mit einigen Scannern und Scanprogrammen können Sie Dokumente scannen und in E-Mails versenden. Wenn Sie wissen, wie Sie mit verschiedenen Betriebssystemen ein Dokument scannen und per E-Mail versenden, können Sie sich auf die effektive Nutzung Ihrer Geräte vorbereiten. In diesem Artikel geben wir einige Tipps zum Scannen von Dokumenten zum Anhängen an E-Mails und erklären, wie das unter Windows, macOS, iOS und Android geht.
Tipps zum Scannen von Dokumenten per E-Mail
Beachten Sie die folgenden Tipps zum Scannen von Dokumenten zum Anhängen an E-Mail-Nachrichten:
Entfernen Sie alle Bindematerialien
Um sicherzustellen, dass Ihr Scan ein leicht lesbares digitales Dokument ergibt, entfernen Sie alle Elemente, die die Sicht auf den Inhalt des Dokuments behindern könnten. Zu diesen Gegenständen können Büroklammern, Heftklammern und andere Bindematerialien gehören, die mehrseitige Dateien zusammenhalten. Beim Scannen von Büchern oder Buchsegmenten können Buchleim und Bindung das Scannen einer flachen Seite erschweren. Ziehen Sie daher in Betracht, die Seiten vollständig vom Buchrücken zu entfernen.
Reinigen Sie Ihren Scanner
Scanner machen digitale Fotos von den Dokumenten, die Sie verarbeiten möchten. Daher ist es wichtig, den Scanner sauber zu halten, um ein qualitativ hochwertiges gescanntes Dokument zu erstellen. Im Bilderfassungsbereich des Scanners können sich bei normalem Gebrauch Staub, Fingerabdrücke und Tintenflecken ansammeln. Regelmäßige Scannerreinigung sorgt für einen reibungslosen Scanvorgang und minimiert Bildverzerrungen.
Sichern Sie Ihre Netzwerkverbindung
Viele moderne Geräte verwenden drahtlose Kommunikation, die es Ihnen ermöglicht, beispielsweise gescannte Dokumente von einem Scanner per E-Mail zu senden. Wenn Ihr Scanner drahtlos ist, können Sie Ihre Internet- und Bluetooth-Verbindungen überprüfen, um sicherzustellen, dass die Verbindung stark genug ist, um ein qualitativ hochwertiges gescanntes Dokument per E-Mail zu versenden. Bei Geräten, die Kabelverbindungen verwenden, möchten Sie möglicherweise auch sicherstellen, dass Ihre Eingangs- und Ausgangskabel an die richtigen Anschlüsse angeschlossen und vollständig verkabelt sind.
Wählen Sie Farbeinstellungen
Die Farbeinstellungen Ihrer Scanner können sich auf die Qualität des von Ihnen erstellten gescannten Dokuments auswirken. Dies liegt daran, dass der Scanner das Dokument anhand der von Ihnen ausgewählten Einstellungen digitalisiert. Bei einem Schwarzweißdokument erfordert das Vollfarbscannen möglicherweise unnötige Bildverarbeitungsprozesse, bei denen versucht wird, subtile Farbabweichungen auf einer weißen Seite zu erkennen.
Im Vergleich dazu werden beim Scannen eines Farbdokuments in Schwarzweiß durch Scanprozesse die Farben des Originaldokuments verändert, was die Lesbarkeit des Dokuments erschweren kann. Die Farbeinstellungen Ihres Scanners beeinflussen die Art und Weise, wie Bilder erfasst werden. Wenn Sie also die richtige Farbeinstellung für Ihr Dokument wählen, können Sie sicherstellen, dass Sie lesbare Scans erhalten.
Bestimmen Sie die Anzahl der Punkte pro Zoll
Die DPI-Einstellung Ihres Scanners bestimmt die Detailgenauigkeit, die er beim Scannen physischer Dokumente erfasst. Abhängig vom Inhalt und der Größe Ihres Dokuments können Sie die Anzahl der Punkte pro Zoll anpassen, sodass die digitale Datei die erforderlichen Details des Originals genau wiedergibt. Berücksichtigen Sie für Standardtextdokumente auf Papier im Letter-Format dpi-Werte zwischen 300 und 600.
Scangröße festlegen
Ihr Scanner kann Dokumente unterschiedlicher Größe scannen, von Visitenkarten bis hin zu Filmplakaten. Um sicherzustellen, dass Ihr Scanner die Größe Ihres physischen Dokuments erkennt, können Sie die Scangröße entsprechend den Abmessungen des zu scannenden Dokuments auswählen. Einige Scanner können leere Bereiche des Scans automatisch abschneiden, was dazu führen kann, dass Teile des Dokuments mit Leerstellen entfernt werden. Durch die Festlegung der Scangröße können Sie verhindern, dass Ihr Dokument falsch zugeschnitten wird.
Überprüfen Sie die Dateigröße
Für einige E-Mails gelten Dateigrößenbeschränkungen, die die maximale Dateigröße bestimmen, die Sie in einer einzelnen E-Mail senden können. Wenn Sie über eine große Datei verfügen, die diese Grenzwerte überschreitet, wird die E-Mail möglicherweise nicht gesendet oder Ihr E-Mail-System sendet sie möglicherweise automatisch als kleinere Datei. Überprüfen Sie die Dateigrößen, um festzustellen, ob Ihre Dateigröße innerhalb der von Ihrer E-Mail geforderten Grenzen liegt. Dies kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie die Dateigröße selbst ändern sollten, um die Qualität des gescannten Dokuments sicherzustellen.
Nutzen Sie angewandte Technologien
Da beim Scanvorgang digitale Bilddateien erstellt werden, können Sie anstelle eines speziellen Dokumentenscanners auch Ihr Telefon oder ein anderes Fotoaufnahmegerät zum Scannen von Dokumenten verwenden. Mobiltelefone bieten oft herunterladbare Anwendungen an, die Bilder durch automatisches Zuschneiden und Farbkorrektur als gescannte Bilder anzeigen können. Wenn Sie ein anderes Kameragerät verwenden, beispielsweise eine Digitalkamera, können Sie Bilder auch auf Ihren Computer oder Ihr Telefon herunterladen, um das Bild mithilfe von Scan-Apps zu verarbeiten.
So scannen Sie ein Dokument in Windows per E-Mail
Hier sind die Schritte zum Scannen eines Dokuments zum Versenden per E-Mail auf Ihrem Windows-Gerät:
Schließen Sie den Dokumentenscanner an Ihr Windows-Gerät an und schalten Sie beide Geräte ein.
Scannen Sie Ihre Dokumente und speichern Sie sie in Ihrem bevorzugten Dateiordner auf Ihrem Windows-Gerät.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gescannte Dokument und wählen Sie Senden, um die Sendeoptionen zu öffnen.
Wählen Sie die Option „E-Mail-Empfänger“, um einen neuen E-Mail-Entwurf mit dem gescannten Dokument zu öffnen.
Klicken Sie auf die angehängte Datei, um zu überprüfen, ob Sie sie erfolgreich angehängt haben, bevor Sie die E-Mail senden.
So scannen Sie ein Dokument per E-Mail unter macOS
Hier sind die Schritte zum Scannen eines Dokuments zum Versenden per E-Mail auf Ihrem Mac-Gerät:
Schließen Sie Ihren Dokumentenscanner an Ihren Mac an und schalten Sie beide Geräte ein.
Öffnen Sie die Systemeinstellungen und öffnen Sie das Menü „Drucker und Scanner“.
Klicken Sie auf Ihren Scanner und öffnen Sie die Scaneinstellungen, um „Dokumenteneinzug verwenden“ auszuwählen und Ihre Scannereinstellungen zu konfigurieren.
Wählen Sie aus, wo Ihre Scans gespeichert werden sollen, damit Sie sie finden und in Ihre E-Mail einfügen können.
Scannen Sie die Dokumentseiten und öffnen Sie die E-Mail, in die Sie die Datei einfügen möchten. Fügen Sie dann die gescannte Datei ein oder ziehen Sie sie.
So scannen Sie ein Dokument per E-Mail mit iOS
Hier sind die Schritte zum Scannen eines Dokuments zum Versenden per E-Mail auf Ihrem iOS-Gerät:
Öffnen Sie die E-Mail-App auf Ihrem Gerät und erstellen Sie einen Entwurf für das gescannte Dokument.
Tippen Sie auf das Textfeld, in das Sie das gescannte Bild einfügen möchten, um die Tastatur des Geräts zu öffnen.
Tippen Sie auf das quadratische Dokumentsymbol über der Tastatur, das auf den Dateiscanner zeigt.
Positionieren Sie die Kamera Ihres Geräts so, dass das gesamte Dokument auf den Bildschirm passt, und machen Sie ein Foto des Dokuments.
Scannen Sie alle Seiten, die Sie in die E-Mail einfügen möchten, und klicken Sie auf Speichern, um das Dokument als Anhang zu Ihrem E-Mail-Entwurf hinzuzufügen.
So scannen Sie ein Dokument mit Android und senden es per E-Mail
Hier sind die Schritte zum Scannen eines Dokuments zum Versenden per E-Mail auf Ihrem Android-Gerät:
Öffnen Sie den Cloud-Speicher Ihres Android-Geräts und wählen Sie das „+“-Symbol aus, um ein neues Dokument zu Ihrem Laufwerk hinzuzufügen.
Tippen Sie auf das Kamera-Scan-Symbol, um die Kamera Ihres Geräts zu öffnen und die Kamera so zu positionieren, dass sie das Dokument erfasst.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kreisaufnahme“, um von jeder Seite des Dokuments ein Foto aufzunehmen.
Bestätigen Sie, dass Sie die Bilder in eine PDF-Scandatei konvertieren möchten, indem Sie auf das Häkchen klicken.
Tippen Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um ein Menü zu öffnen, über das Sie Ihr gescanntes Dokument per E-Mail versenden können.
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