So richten Sie ein Zoom-Meeting in Outlook ein (zusätzliche Vorteile) • BUOM

25. März 2022

Ein Zoom-Meeting ist eine Videokonferenz, die von Fachleuten organisiert werden kann, um mit Kollegen an verschiedenen Standorten zu kommunizieren. Dies kann ein sehr nützliches Programm sein, insbesondere für Unternehmen, die Remote-Mitarbeiter beschäftigen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Arbeit von der Nutzung von Videokonferenzen profitieren könnte, kann es hilfreich sein, zu erfahren, wie Sie ein Zoom-Meeting in verschiedenen Programmen wie Microsoft Outlook einrichten. In diesem Artikel gehen wir einige Schritte durch, um das Programm herunterzuladen und ein Zoom-Meeting in Outlook einzurichten, und schauen uns die Vorteile an, wenn wir wissen, wie das geht.

Vorteile der Einrichtung eines Zoom-Meetings in Outlook

Die Ausrichtung eines Zoom-Meetings in Microsoft Outlook bietet viele Vorteile. Mit dieser Methode können Sie beispielsweise Zoom-Meetings einrichten und Einladungen schnell versenden, da diese sofort in Ihrem Outlook-Kalender und den Kalendern aller Personen erscheinen, die die Einladung annehmen. Die Verwendung von Outlook zum Einrichten von Zoom-Meetings kann den Empfängern auch dabei helfen, den Überblick über ihre Einladungen zu behalten, was bei wichtigen zeitkritischen Meetings wie Interviews oder Leistungsbeurteilungen nützlich sein kann.

So installieren Sie Zoom

Bevor Sie ein Zoom-Meeting in Outlook einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie die Zoom-App auf Ihr persönliches Gerät heruntergeladen haben. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um Zoom auf Ihrem Computer zu installieren:

1. Besuchen Sie das Zoom Download Center.

Der erste Schritt bei der Installation von Zoom auf einem persönlichen Gerät ist der Besuch des Download Centers des Unternehmens. Auf dieser Seite finden Sie Optionen zum Herunterladen und Installieren von Zoom auf verschiedenen Betriebssystemen. An dieser Stelle kann es besonders wichtig sein, darauf zu achten, dass Sie die richtige Option wählen, da Sie das Programm in der Regel nur nutzen können, wenn Sie die für Ihr Betriebssystem optimierte Version installieren. Wenn Ihr PC beispielsweise von Microsoft stammt, wählen Sie die Option zum Hinzufügen von Zoom zu Microsoft Outlook.

2. Klicken Sie auf „Herunterladen“.

Wenn Sie eine Option gefunden haben, die zu Ihrem Betriebssystem passt, klicken Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“, um den Download- und Installationsvorgang zu starten. Diese Schaltfläche sieht aus wie ein blaues Rechteck mit dem Wort „Download“ darin. Bevor Sie auf „Herunterladen“ klicken, stellen Sie sicher, dass Sie sich auf das Zoom-Produkt konzentriert haben, das Sie verwenden möchten, da auf der Download-Center-Seite mehrere verschiedene Programme verfügbar sind. Um beispielsweise das grundlegende Zoom-Programm herunterzuladen, mit dem Sie Videokonferenzen von Ihrem Computer aus durchführen können, klicken Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“ für „Zoom-Client für Besprechungen“.

Wenn Sie das Add-on in Ihrer Seitenleiste installieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Zoom hinzufügen“, die der Schaltfläche „Herunterladen“ für die anderen Optionen ähnelt. Anschließend können Sie Zoom-Meetings schnell und mit weniger Schritten als mit dem vollständigen Programm planen und starten. Für folgende Produkte stehen außerdem Downloadmöglichkeiten zur Verfügung:

• Zoom-Apps für Mobilgeräte

• Zoom-Erweiterung für Browser

• Zoomräume für Konferenzsaal

• Zoom-Client-Plugin zum Teilen auf mobilen Geräten

3. Wählen Sie Zulassen, um den Download zu starten.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“ klicken, wird möglicherweise ein Fenster angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie das Herunterladen von der Zoom-Website zulassen möchten. Der genaue Wortlaut dieser Warnung kann je nach verwendetem Browser variieren und einige Betriebssysteme deaktivieren das Popup-Fenster möglicherweise vollständig. Wenn dieses Fenster erscheint, klicken Sie auf „Zulassen“, um Zoom Download-Berechtigungen zu erteilen und mit dem Download zu beginnen.

4. Starten Sie den Installationsvorgang

Sobald Zoom den Download abgeschlossen hat, sollte eine .exe-Datei auf Ihrem Computer erscheinen. Abhängig von Ihren Einstellungen für die automatische Speicherung von Downloads befindet es sich möglicherweise in Ihrem Download-Ordner oder auf Ihrem Desktop. Suchen Sie die .exe-Datei und klicken Sie darauf, um den Installationsvorgang zu starten.

5. Schließen Sie den Installationsvorgang ab

Sobald Sie auf die .exe-Datei klicken, sollte sich ein neues Fenster öffnen, das Sie durch den Zoom-Installationsprozess führt. Navigieren Sie durch jedes Fenster und wählen Sie die Einstellungen und Auflösungen aus, die Zoom haben soll. Klicken Sie dann auf „Installieren“, um das Fenster zu schließen und das Programm auf Ihrem PC zu installieren. Danach sollte das Zoom-Symbol auf Ihrem Desktop erscheinen. Es sieht aus wie ein blaues Quadrat mit einem weißen Videokamerasymbol darin.

So richten Sie ein Zoom-Meeting über Outlook ein

Hier sind einige Schritte zum Einrichten eines Zoom-Meetings mit Outlook:

1. Installieren Sie das Microsoft Outlook Zoom-Upgrade.

Um ein Zoom-Meeting über Microsoft Outlook einzurichten, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie das Microsoft Outlook-Add-In herunterladen und auf Ihrem persönlichen Gerät installieren. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Zoom-Meetings direkt über die Outlook-Seitenleiste zu planen und zu starten. Um das Microsoft Outlook-Add-in zu installieren, gehen Sie zum Zoom Download Center und suchen Sie nach der Option „Microsoft Outlook-Add-in“. Klicken Sie dann auf die blaue Schaltfläche „Zoom hinzufügen“, um den Downloadvorgang zu starten. Sobald das Add-on auf Ihren Computer heruntergeladen wurde, befolgen Sie alle Popup-Installationsanweisungen, um das Add-on in Ihrer Seitenleiste zu installieren.

2. Gehen Sie zum Outlook-Webkalender.

Sobald Sie sichergestellt haben, dass das Zoom-Add-in für Microsoft Outlook auf Ihrem Computer installiert ist, öffnen Sie Ihren Outlook-Webkalender. Sie können häufig über Ihren Internetbrowser auf Ihren Outlook-Webkalender zugreifen, er erscheint jedoch möglicherweise auch in der Outlook-E-Mail-Oberfläche als blaues Quadrat mit einem Kalendersymbol darin. Um sicherzustellen, dass Sie das richtige Fenster öffnen, können Sie mit der Maus über das Kalendersymbol fahren, um Ihren persönlichen Kalender anzuzeigen. Klicken Sie dann auf das Symbol, um den Outlook-Webkalender zu öffnen.

3. Erstellen Sie ein neues Kalenderereignis

Erstellen Sie bei geöffnetem Kalender ein neues Ereignis für das Zoom-Meeting. Sie können dies tun, indem Sie in der Symbolleiste die Option „Neues Ereignis“ suchen und darauf klicken. Fügen Sie dann alle wichtigen Details zum Meeting hinzu, z. B. die Gästeliste, den Namen oder das Thema des Meetings und den Ort. Da Sie ein Zoom-Meeting veranstalten, können Sie den Ort für dieses Meeting auf „Zoom“ oder „Remote“ festlegen.

4. Fügen Sie ein Zoom-Meeting hinzu

Sobald alle gewünschten Informationen in das Meeting-Fenster eingegeben wurden, wählen Sie die Option zum Hinzufügen eines Zoom-Meetings. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte, die in der Outlook-Kalenderleiste erscheinen, und klicken Sie auf „Zoom“. Klicken Sie dann auf „Zoom-Meeting hinzufügen“, um ein Zoom-Meeting mit einem eindeutigen Link zu erstellen und es an ein Kalenderereignis anzuhängen. Dadurch wird ein Link an die Outlook-Kalendereinladung angehängt, auf den die Empfänger klicken können, um das Zoom-Fenster während des Meetings zu öffnen, auch wenn Zoom nicht auf ihre Geräte heruntergeladen ist.

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