So richten Sie ein Kassensystem in 5 einfachen Schritten ein • BUOM

12. August 2021

Unternehmen verfolgen Ausgaben und Einnahmen mithilfe einer Vielzahl von Tools, einschließlich eines POS- oder Point-of-Sale-Systems. Point-of-Sale-Systeme können durch einfache Schnittstellen und Hardware dazu beitragen, Finanztransaktionen zu automatisieren und die Gesamteffizienz des Unternehmens zu verbessern. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihr Kassensystem einrichten, können Sie Ihre neue Ausrüstung optimal nutzen und mit der Annahme von Finanztransaktionen beginnen. In diesem Artikel gehen wir auf die Vorteile der Verwendung eines Kassensystems ein und geben detaillierte Anleitungen zur Einrichtung Ihres eigenen Kassensystems.

Was ist ein Kassensystem?

Ein Kassensystem ist ein Tool, das Hardware und Software zur Verarbeitung und Aufzeichnung von Finanztransaktionen nutzt. Beispielsweise verfügt ein Einzelhandelsgeschäft möglicherweise über eine POS-Software, die speziell für seine einzigartigen Produkte entwickelt wurde und kontaktlose Zahlungen, Kreditkarten und digitale Währungen akzeptiert. POS-Systeme bieten Kunden eine einfache Möglichkeit, Waren und Dienstleistungen im Geschäft zu bezahlen, und einige POS-Systeme bieten mobile Optionen für reisende Händler oder digitale POS-Software für den E-Commerce.

Vorteile der Installation eines Kassensystems

Die Einrichtung eines Kassensystems bietet viele Vorteile, darunter:

• Effizienteres Bezahlen: POS-Systeme können den Bezahlvorgang für Einzelhändler und Geschäftsinhaber effizienter gestalten. Die POS-Software verfügt über einen vollständigen Geschäftsproduktkatalog, ein Zahlungsabwicklungssystem und ein Bestandsverwaltungssystem, das Transaktionen schnell verarbeitet und den Bestand aktualisiert.

• Reduzierte Warteschlangen: Durch effizientere Kassen können Unternehmen kürzere Warteschlangen an der Kasse erleben. Dies kann die Kundenzufriedenheit verbessern und die gesamte Checkout-Zeit verkürzen, was zu einem effizienteren Geschäft führt.

• Verbesserte Sicherheit für Finanztransaktionen: POS-Systeme verfügen in der Regel über eine Verschlüsselung von Finanzdaten auf Bankebene, die zum Schutz der Finanzunterlagen von Kunden und Unternehmen beiträgt. Dies kann die Wahrscheinlichkeit von Datenschutzverletzungen verringern und das Vertrauen der Kunden in das Unternehmen stärken.

• Bestandsverwaltung: POS-Systeme können Unternehmen bei der Bestandsverwaltung mit integrierten Produktkatalogen und Bestandsverwaltungstools unterstützen, mit denen Benutzer Artikel bearbeiten, löschen und hinzufügen können. Dies kann dazu beitragen, die Kosten für die manuelle Bestandsverwaltung zu senken und sicherzustellen, dass ein Unternehmen über die Produkte und Materialien verfügt, die es für den Betrieb benötigt.

• Einfachere Lernkurve: Entwickler entwerfen POS-Systeme in der Regel mit Blick auf die Benutzer und erstellen benutzerfreundliche Schnittstellen und einfache Tools für eine schnellere Lernkurve. Dies trägt dazu bei, schulungsbedingte Ausfallzeiten zu reduzieren und steigert das Selbstvertrauen der Verkäufer.

So richten Sie ein Kassensystem ein

Die Einrichtung eines Kassensystems kann schnell und effizient erfolgen, wenn Sie die erforderlichen Schritte verstehen. Hier sind fünf einfache Schritte, mit denen Sie ein Point-of-Sale-System für Ihr Unternehmen einrichten können:

1. Software und Hardware verbinden

Ihre POS-Software umfasst in der Regel eine eigene Hardware oder Sie können sie in Ihre eigene Hardware integrieren. Einige Kassensysteme funktionieren beispielsweise mit mobilen Geräten, sodass Sie keine spezielle Hardware benötigen. Andere Kassensysteme sind auf Hardware wie Registrierkassen oder Kartenleser angewiesen. Schließen Sie Ihre Geräte an eine Steckdose und eine Internetverbindung an, um Ihr Kassensystem zu nutzen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre Verbindung zu testen und sicherzustellen, dass Ihre POS-Software ordnungsgemäß funktioniert. Sie können auch Belegdrucker oder andere Geräte anschließen, die Sie an einem typischen Tag in Ihrem Geschäft verwenden.

Wenn Sie Ihr Kassensystem zum ersten Mal einschalten, werden Sie möglicherweise aufgefordert, ein Konto zu erstellen oder Anmeldeinformationen anzugeben. Dies ist die erste Einrichtungsphase, in der Sie Ihr digitales Schaufenster erstellen und Ihrem Geschäft einen Namen geben können. Erstellen Sie ein Konto mit einem sicheren Passwort, um die Sicherheit Ihres Kassensystems zu maximieren und unbefugte Nutzung zu verhindern. Versuchen Sie, ein Passwort zu finden, das mindestens 11 Zeichen lang ist und für andere nicht leicht zu erraten ist. Sie können eine Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Symbolen verwenden, um Ihr Passwort zu stärken und Ihr System sicher zu halten.

2. Laden Sie Ihre Produkte hoch

Ein Kassensystem kann als Produktkatalog für jedes Produkt oder jede Dienstleistung in Ihrem Unternehmen dienen. Erstellen Sie eine Liste für jeden Artikel, indem Sie in der POS-Schnittstelle auf die Schaltfläche „Produkt hinzufügen“ oder eine ähnliche Befehlsschaltfläche klicken. Sie können Informationen wie Produktname, Barcode oder SKU, Produktbeschreibung und Produktpreis eingeben. Bei den meisten POS-Systemen können Sie auch Fotos für jedes Produkt hochladen, um die Unterscheidung zwischen ähnlichen Produkten zu erleichtern. Wenn Sie beispielsweise mehrere Optionen für dieselbe Handyhülle haben, können Sie zur schnellen Orientierung zu jeder Beschreibung ein Bild hinzufügen.

Jedes Produkt wird mit der Webanwendung des Kassensystems synchronisiert. Nicht alle POS-Systeme verfügen über eine Webintegration, aber viele können problemlos in Ihre E-Commerce-Website integriert werden, um Ihre Produkte online und im Geschäft anzuzeigen. Die meisten Kassensysteme bieten auch die Möglichkeit, Artikel auszuschließen, zu bearbeiten oder zu löschen. Einige POS-Systeme senden auch Benachrichtigungen, wenn die Artikel zur Neige gehen, damit Sie Ihre Lagerbestände auffüllen und Ihre Verkaufschancen optimieren können.

3. Geben Sie Benutzer und Berechtigungen ein

Sobald Sie Produkte und Dienstleistungen eingegeben haben, können Sie Benutzer hinzufügen und die Berechtigungen aller Benutzer des Kassensystems steuern. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise, dass nur Manager Zugriff auf die Analyseberichtsfunktionen des POS-Systems haben. Gehen Sie in der POS-Oberfläche auf die Befehlsschaltfläche „Personal“ oder „Benutzer“ und beginnen Sie mit der Eingabe der Benutzeranmeldeinformationen. Geben Sie Namen, Titel und alle anderen Informationen an, die das POS-System von Benutzern benötigt. Sie können auch Dinge wie Mitarbeiter-ID-Nummern oder geplante Schichten angeben. Benutzer verfügen in der Regel auch über bestimmte Berechtigungen, die Sie häufig über dieselbe Oberfläche verwalten können.

Beschränken Sie Ihre Berechtigungen für höherstufige POS-Funktionen wie Bargeldverwaltung und -verfolgung, Analyseberichte oder Bestandsverwaltung auf nur wenige Benutzer. Indem Sie die Anzahl der Personen begrenzen, die Zugriff auf vertrauliche Informationen haben, können Sie die Effizienz Ihrer POS-Software verbessern und die Sicherheit der Informationen Ihres Unternehmens gewährleisten.

4. Zahlungsmethoden einrichten

Die meisten POS-Systeme akzeptieren alle gängigen Kreditkarten, Bargeld und einige moderne Zahlungsmethoden wie Kryptowährung, kontaktlose Zahlungen und Online-Zahlungen. Sobald Sie Ihre Benutzer und Produkte eingegeben haben, können Sie Ihre Zahlungsmethoden einrichten, indem Sie in der POS-Schnittstelle auf die Befehlsschaltfläche „Zahlungsmethoden“ klicken. Hier können Sie verschiedene Zahlungsmethoden hinzufügen, entfernen oder bearbeiten. Weitere Informationen darüber, welche Zahlungsmethoden Ihr System akzeptieren kann, finden Sie im Handbuch Ihrer POS-Software.

Die Möglichkeit, mehrere Zahlungsmethoden zu akzeptieren, kann Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschaffen, da mehr Kunden Ihren Shop nutzen können, weil Sie ihre bevorzugte Zahlungsmethode akzeptieren. Es kann hilfreich sein, Ihre Kunden um Feedback zu den von ihnen verwendeten Zahlungsmethoden zu bitten. Dies kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche davon einbezogen werden sollen, und die Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden stärken.

5. Integration mit Buchhaltungs- oder anderer Unternehmenssoftware

Viele moderne POS-Systeme lassen sich in Buchhaltungssoftware, Bestandsverwaltungssoftware und andere betriebswirtschaftliche Tools integrieren. Diese einzigartige Funktion macht POS-Systeme zu einem der besten Tools für Einzelhandelsgeschäfte und andere Unternehmen, da sie Ihnen hilft, Software zu kombinieren und den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen zu steuern. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das eine Buchhaltungssoftware verwendet, Zeit und Geld sparen, indem es ein Kassensystem verwendet, das Finanzdaten automatisch an die Software sendet. Dies reduziert den Bedarf an manueller Dateneingabe und kann die Genauigkeit der Finanzinformationen für ein Unternehmen verbessern.

Gehen Sie zur Befehlsschaltfläche „Einstellungen“ des Kassensystems und suchen Sie nach Schaltflächen mit der Bezeichnung „Andere Software“, „Softwareintegration“ oder „Mit einem anderen Programm verbinden“. Wenn Ihre Software mit dem Kassensystem kompatibel ist, sollte sie in der Systemoberfläche erscheinen und Ihnen die Verbindung ermöglichen. Für einige Softwareprogramme sind zusätzliche Schritte erforderlich, um eine Verbindung zu POS-Systemen herzustellen. Daher müssen Sie möglicherweise weitere Nachforschungen zu bestimmten Programmen anstellen.