So planen Sie eine Veranstaltung in 6 Schritten (mit Tipps) • BUOM

Ganz gleich, ob Sie eine große Konferenz, ein kleines Meeting oder ein geselliges Beisammensein am Arbeitsplatz planen – ein strategischer Plan hilft Ihnen dabei, organisiert zu bleiben. Unabhängig von der Größe der Veranstaltung berücksichtigt ein guter Plan Details wie Start- und Enddatum, Budget, Veranstaltungsort, Marketing, Teilnehmer und mehr, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft. In diesem Artikel besprechen wir, warum die Veranstaltungsplanung wichtig ist, wie man eine Veranstaltung organisiert und geben Tipps, die Ihnen bei der Erstellung eines detaillierten Plans helfen.

Warum ist es wichtig, eine Veranstaltung zu planen?

Bei der Eventplanung geht es darum, jedes Element Ihrer Veranstaltung von Anfang bis Ende zu planen. Sie entwickeln Ideen für Ihre Veranstaltung und legen Wege zur Umsetzung Ihrer Vision fest. Die Planung einer Veranstaltung ist wichtig, weil sie:

• Reduziert Stress: Die Planung einer Veranstaltung kann Ihnen die Gewissheit geben, dass Sie alles Notwendige tun, um Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Beispielsweise sind Sie möglicherweise weniger nervös, wenn Sie wissen, dass Sie Ihren Veranstaltungsort bereits gebucht und Lieferanten gefunden haben.

• Geld sparen. Eine frühzeitige Prüfung der finanziellen Ressourcen hilft Ihnen, zu hohe Ausgaben für Veranstaltungen zu vermeiden. Mit einer effektiven Planung können Sie die Preise von Anbietern und Veranstaltungsorten vergleichen und diejenigen auswählen, die zu Ihrem Budget passen. So wird verhindert, dass Sie in letzter Minute mehr Geld ausgeben, als Sie geplant hatten.

• Fördert die Kreativität: Bei der Planung von Veranstaltungen können Sie darüber nachdenken, wie Sie die Veranstaltung so gestalten, dass Ihre Gäste Freude daran haben. Sie können beispielsweise beliebte Gerichte servieren oder Veranstaltungen zur Unterhaltung der Besucher veranstalten.

Arten von professionellen Veranstaltungen.

Unternehmen können Mitarbeiter und Stakeholder zu verschiedenen Fachveranstaltungen einladen, wie zum Beispiel:

• Konferenzen

• Ausstellungen

• Wohltätigkeitsveranstaltungen

• Produkteinführungsveranstaltungen

• Vorstandssitzungen

• Feiern wichtiger Firmenevents

So planen Sie eine Veranstaltung

Befolgen Sie diese Schritte, um eine professionelle Veranstaltung zu koordinieren:

1. Erstellen Sie ein Ziel

Das Veranstaltungsziel ist der Zweck Ihrer Veranstaltung und das, was Sie Ihren Gästen bieten möchten. Um ein klares Ziel zu setzen, fragen Sie sich, was Sie mit dieser Veranstaltung erreichen möchten. Es kann auch hilfreich sein, Faktoren zu berücksichtigen wie:

• Gästedemografie. Berücksichtigen Sie das Alter und die Personengruppe, die an Ihrer Veranstaltung teilnehmen möchten. Vielleicht organisieren Sie eine Wohltätigkeitsveranstaltung, um Geld für einen neuen Spielplatz zu sammeln, und laden dazu Kinder jeden Alters ein.

• Grund der Veranstaltung. Ein Anlass ist der Grund, warum Sie eine Veranstaltung planen, etwa um Mitarbeiter für ihre harte Arbeit zu belohnen oder um Networking-Möglichkeiten für Fachleute in Ihrer Branche zu bieten.

• Kleidung: Wenn Sie den Anlass der Veranstaltung kennen, können Sie entscheiden, wie sich Ihre Gäste kleiden sollen. Wenn die Veranstaltung beispielsweise formell ist, möchten Sie möglicherweise einen schwarzen Krawatten-Look.

2. Erstellen Sie ein Budget

Ihr Budget bestimmt die Kosten der Veranstaltung und den Geldbetrag, den Sie ausgeben können. Berücksichtigen Sie bei der Beurteilung Ihrer finanziellen Ressourcen die folgenden Ausgaben:

• Veranstaltungsort: Die Kosten für die Anmietung eines Veranstaltungsortes können von der Größe des Veranstaltungsortes und den angebotenen Annehmlichkeiten abhängen. Veranstaltungsorte können auch für die Dauer der Veranstaltung Gebühren erheben. Sobald Sie den Zweck Ihrer Veranstaltung kennen, ist es wichtig zu bestimmen, wie lange die Veranstaltung dauern soll, damit Sie die Kosten für den Veranstaltungsort vergleichen können.

• Lebensmittel: Lebensmittel und Getränke erfordern finanzielle Mittel für die Anbieter, um das Essen zuzubereiten und es Ihren Gästen zu servieren. Die Kosten für Mahlzeiten können je nach Art des Lebensmittels und Portionsgröße variieren. Beispielsweise können Meeresfrüchte-Vorspeisen für 100 Gäste teurer sein als Vorspeisen für 50 Gäste.

• Unterhaltung. Einige Entertainer, wie Musiker oder Stand-up-Comedians, verlangen möglicherweise höhere Preise, abhängig von ihrem Bekanntheitsgrad und der gewünschten Auftrittszeit. Sie können auch professionelle DJs oder Tänzer engagieren, deren Kosten variieren können.

• Fotograf oder Videofilmer. Wenn Sie Ihre Veranstaltung dokumentieren möchten, müssen Sie möglicherweise Mittel für die Beauftragung eines professionellen Fotografen oder Videofilmers reservieren. Sie können Pauschalstundensätze berechnen oder ein Veranstaltungspaket anbieten, das die Bearbeitung und Bereitstellung von Fotos oder Videos Ihrer Veranstaltung umfassen kann.

• Veranstaltungspersonal: Bei der Einstellung von Personal müssen Sie je nach Größe Ihrer Veranstaltung möglicherweise mehr ausgeben. Beispielsweise können Sie Gastgeber dafür bezahlen, Gästen ihre Plätze zu zeigen und Hauptredner vorzustellen.

• Werbung: Wenn Sie Ihre Veranstaltung bekannt machen müssen, sind möglicherweise zusätzliche Mittel erforderlich. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise Fernsehunternehmen für die Ausstrahlung von Werbespots oder Radiomoderatoren bezahlen, um Ihre Veranstaltung auf Sendung zu bewerben. Sie können auch für Social-Media-Werbung bezahlen, um die Reichweite Ihrer Online-Werbekampagnen zu vergrößern.

3. Wählen Sie ein Datum aus

Das Datum Ihrer Veranstaltung bestimmt, wann die Veranstaltung stattfinden soll. Es ist wichtig, sich bereits in der Planungsphase auf einen Termin zu einigen, damit Sie sich einen Termin für Ihren Veranstaltungsort sichern und die Unterhaltung buchen können. Sie müssen auch einen bestimmten Termin im Auge behalten, damit Sie genügend Zeit haben, Ihre Veranstaltung bei Ihrer Zielgruppe bekannt zu machen. Bei der Auswahl eines Veranstaltungstermins sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:

• Wetter: Wenn Sie den Zweck Ihrer Veranstaltung kennen, können Sie die Jahreszeit auswählen, in der Sie die Veranstaltung durchführen möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung im Freien organisieren, könnten Sie einen Termin im Frühling statt im Winter wählen. Es ist auch hilfreich, jährliche Wetteränderungen, wie z. B. die Hurrikansaison, zu berücksichtigen, die sich auf Ihren Veranstaltungsort auswirken können.

• Andere Ereignisse: Überwachen Sie die Aktivitäten in Ihrer Region, um Informationen zu anderen Funktionen zu erhalten, die Ihr Erlebnis beeinträchtigen könnten. Wenn beispielsweise am selben Wochenende wie Ihre Veranstaltung eine große Konferenz stattfindet, kann es zu begrenzten Parkmöglichkeiten oder erhöhtem Verkehr kommen, was sich auf die Besucherzahl auswirken könnte.

• Organisatorischer Arbeitsablauf: Die Planung und Durchführung einer Veranstaltung erfordert den Einsatz der Menschen in Ihrer Organisation. Wählen Sie einen Termin, der es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, die nötige Zeit und Fähigkeiten für die Organisation der Veranstaltung aufzuwenden und gleichzeitig ihren regulären Arbeitsaufgaben nachzugehen.

4. Wählen und reservieren Sie einen Platz

Der Veranstaltungsort ist der Ort, an dem Ihre Veranstaltung stattfindet. Wählen Sie einen Rahmen, der zum Thema oder Zweck Ihrer Veranstaltung passt. Wenn das Ziel Ihrer Veranstaltung beispielsweise darin besteht, die Fitness und das Wohlbefinden von Kindern zu fördern, könnten Sie Aktivitäten in einem örtlichen Park planen. Bevor Sie Ihren Veranstaltungsort buchen, berücksichtigen Sie bitte die folgenden Faktoren:

• Größe: Durch eine persönliche Besichtigung des Hauses oder die Beurteilung der Grundrisse können Sie feststellen, ob es groß genug ist, um Ihre Gäste unterzubringen. Sie können auch nach zusätzlichem Platz suchen, z. B. nach kleinen Räumen, in denen Sie private Sitzungen abhalten können, oder nach privaten Loungebereichen für Ihre Künstler.

• Veranstaltungsort: Schätzen Sie anhand Ihrer Gästeliste ab, woher Ihre Gäste voraussichtlich kommen werden, und wählen Sie einen Veranstaltungsort aus, der günstig gelegen ist und auch Gäste zur Teilnahme an der Veranstaltung anlocken kann. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung in einer Großstadt wie Los Angeles veranstalten, möchten die Gäste möglicherweise zu Ihrer Veranstaltung reisen, weil sie die Möglichkeit haben, die Stadt zu besuchen.

• Parken: An Veranstaltungsorten stehen möglicherweise Parkplätze für Gäste zur Verfügung, oder die Lage des Veranstaltungsortes erfordert möglicherweise, dass Gäste auf der Straße oder in der Umgebung parken. Sie können Parkregeln für Ihre Veranstaltung in Einladungen und Werbeaktionen einbinden.

• Zugänglichkeit: Es ist wichtig, einen Ort mit barrierefreien Eingängen und Badezimmern für Ihre Gäste zu wählen.

• Technik: Möglicherweise benötigen Sie für Ihre Veranstaltung audiovisuelle Ausrüstung. Erkundigen Sie sich bei den Veranstaltern des Veranstaltungsortes, ob es möglich ist, Präsentationen mit Großbildschirmen oder steckbaren Mikrofonen durchzuführen. Sie können sich auch über die Raumakustik informieren, damit Ihre Gäste die Lautsprecher hören können, egal wo sie im Raum sitzen.

• Inklusive: Manche Orte beinhalten beispielsweise Verpflegung und Fotografie im Mietpreis. Wenn Sie die Anzahl der Anbieter für Ihre Veranstaltung begrenzen möchten, suchen Sie nach einem Veranstaltungsort mit Inklusivpaketen.

5. Finden Sie Lieferanten

Anbieter sind Unternehmen, die Ihre Veranstaltung unterstützen können. Sie können beispielsweise eine private Sicherheitsfirma beauftragen, die Aktivitäten auf Ihrer Veranstaltung zu überwachen und Ihre Gäste vor Schaden zu schützen. Sie können sich auch an einen örtlichen Floristen wenden, um Blumen und andere Dekorationen für Ihre Veranstaltung bereitzustellen. Denken Sie bei der Suche nach Lieferanten an Ihr Budget und die Art der Hilfe Dritter, die Sie benötigen.

6. Entwickeln Sie einen Werbeplan

Wenn Sie Ihre Veranstaltung vor dem Termin bewerben, können Sie Interesse an der Veranstaltung wecken und Ihren Gästen genügend Zeit geben, ihren Zeitplan festzulegen. Sie können das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung in den von Ihnen gesendeten Werbematerialien angeben. Sie können auch die Logos Ihrer Sponsoren und alle wichtigen Informationen, die Gäste wissen müssen, einfügen, z. B. welche Speisen Sie servieren und welche Kleidung erforderlich ist. Beispiele für Werbemittel sind:

• Soziale Netzwerke

• Ein Fernseher

• Radio

• Werbe-Newsletter

• Newsletter

• Organisationswebsite

Tipps zur Veranstaltungsplanung

Wenn Sie weitere Hilfe bei der Planung professioneller Veranstaltungen benötigen, probieren Sie die folgenden Tipps aus:

Delegieren Sie Aufgaben an bestimmte Personen

Um eine Veranstaltung erfolgreich zu koordinieren, ist es wichtig, Verantwortlichkeiten an Personen in Ihrem Veranstaltungsplanungsteam zu delegieren. Erwägen Sie die Bildung spezieller Ausschüsse, die sich um verschiedene Teile der Veranstaltung kümmern. Beispielsweise könnten Sie einen Haushaltsausschuss haben, der sicherstellt, dass Sie das Budget einhalten, und einen Werbeausschuss, der Fernseh- und Radiowerbung koordiniert. Wenn Sie Aufgaben delegieren, sollten Sie darüber nachdenken, wöchentliche Treffen abzuhalten, um Fortschritte bei der Veranstaltungsplanung und neue Ideen zu besprechen.

Notfallplan

Mit einem Backup-Plan für Ihren ursprünglichen Veranstaltungsablauf können Sie effektiv auf Probleme reagieren, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Sobald Sie diesen Plan erstellt haben, überprüfen Sie Ihre Agenda und wenden Sie sich erneut an Ihre Lieferanten, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung im Freien planen, benötigen Sie möglicherweise einen überdachten Raum, den Ihre Gäste bei Regen betreten können. Beispiele für Eventualverbindlichkeiten sind:

• Der Platz ist überbucht

• Abgesagte Redner und Künstler

• Sturzfluten und Tornados

• Technische Schwierigkeiten

Erweitern Sie Ihr Netzwerk

Wenn Sie mehr Leute in Ihrer Branche kennen, können Sie mehr Fachleute zu Ihren Veranstaltungen einladen und haben einen besseren Zugang zu Anbietern. Nehmen Sie Kontakt zu Ihren Kontakten auf und informieren Sie sie über das Thema und die Reiseroute Ihrer Veranstaltung. Sie können diese Informationen nutzen, um potenzielle Veranstaltungsorte oder Künstler vorzuschlagen.