So planen Sie ein virtuelles Event in 5 Schritten (mit Beispielen) • BUOM

Da sich die Technologie ständig weiterentwickelt, nutzen viele Unternehmen sie für die Ausrichtung virtueller Veranstaltungen. Die Online-Veranstaltung von Veranstaltungen kann kostengünstiger sein und Menschen aus der ganzen Welt die Teilnahme ermöglichen. Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung veranstalten möchten, können Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung sicherstellen, indem Sie genau wissen, wie das geht. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie eine virtuelle Veranstaltung planen, listen Beispiele für Veranstaltungen auf, die Sie organisieren können, und geben Tipps, die Ihnen bei der Ausrichtung einer erfolgreichen Veranstaltung helfen.

So planen Sie eine virtuelle Veranstaltung

Um eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung zu veranstalten, befolgen Sie diese Schritte:

1. Definieren Sie Ihre Zielgruppe

Bevor Sie Ihre virtuelle Veranstaltung planen können, müssen Sie ermitteln, wer Ihre Zielgruppe ist. Dies wird Ihnen dabei helfen, die Art der Veranstaltung zu bestimmen, die Sie veranstalten möchten, und die Ziele, die Sie mit der Veranstaltung erreichen möchten. Dies hilft Ihnen auch dabei, zu bestimmen, wann und wo die Veranstaltung stattfinden soll, da dies für Ihr Publikum bequem sein sollte.

Versuchen Sie, Ihre Zielgruppe zu definieren, indem Sie deren Alter, Beruf, Erfahrungsstand und Ausbildung berücksichtigen. Auf diese Weise können Sie eine Veranstaltung planen, die für sie wertvoll ist. Überlegen Sie, welche Probleme Ihr Publikum möglicherweise hat und die Sie mit Ihrer Veranstaltung lösen können. Wenn Ihre Zielgruppe beispielsweise geschiedene Eltern sind, kann es sinnvoll sein, ein Webinar zum Thema „Elternwerden“ zu veranstalten.

2. Wählen Sie die Art und das Format Ihrer virtuellen Veranstaltung

Es stehen verschiedene Arten virtueller Veranstaltungen zur Auswahl, beispielsweise Networking-Events, Fundraising-Events oder Konferenzen. Die Art der Veranstaltung, für die Sie sich entscheiden, sollte klar sein, sobald Sie Ihr Publikum und Ihre Ziele festgelegt haben. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, Geld für wohltätige Zwecke zu sammeln, wissen Sie, dass Sie eine Spendenaktion veranstalten. Als nächstes sollten Sie das Format Ihrer virtuellen Veranstaltung berücksichtigen. Sie können zwischen Live-Streams, vorab aufgezeichneten Ereignissen oder einer Kombination aus beidem wählen.

Eine Live-Übertragung ist eine Veranstaltung, die Sie übertragen und an der Ihr Publikum in Echtzeit teilnimmt. Sie können Ihre Live-Übertragung auch aufzeichnen, damit andere Zuschauer sie später ansehen können. Bei einer vorab aufgezeichneten Sitzung wird die gesamte Veranstaltung vorab aufgezeichnet, sodass Ihr Publikum sie nach Belieben ansehen kann. Sie können beide Formate kombinieren, sodass einige Segmente live aufgezeichnet werden und andere vorab aufgezeichnet werden. Sie können beispielsweise eine Telefonkonferenz mit einer aufgezeichneten Präsentation veranstalten und anschließend eine Live-Frage-und-Antwort-Runde veranstalten.

3. Planen Sie Ihre Inhalte

Da Sie nun die wichtigsten Details zu Ihrer virtuellen Veranstaltung kennen, können Sie Ihre Inhalte planen. Erstellen Sie einen Zeitplan oder Plan, der aus den Themen besteht, die Sie behandeln möchten, den Sitzungen, die Sie einbeziehen möchten, und den Rednern. Versuchen Sie, jedem Thema oder jeder Sitzung eine bestimmte Zeit zuzuweisen, damit Sie wissen, wie lange Ihre Veranstaltung dauern wird.

4. Denken Sie an die Logistik

Als nächstes entscheiden Sie über die Logistik Ihrer Veranstaltung. Dazu gehören Informationen darüber, wann die Veranstaltung stattfindet, wer genau eingeladen wird und wie Sie sie ausrichten möchten. Da es sich um eine virtuelle Veranstaltung handelt, ist der wichtigste zu berücksichtigende Aspekt die Technologie, die Sie verwenden werden. Berücksichtigen Sie an dieser Stelle die folgenden Fragen, um die Logistik Ihrer Veranstaltung besser zu verstehen:

• Wie viele Personen werden anwesend sein?

• Auf welcher Plattform werden Sie die Veranstaltung veranstalten?

• Kann diese Plattform Ihr gesamtes Publikum aufnehmen?

• Kann diese Plattform das Format der Veranstaltung unterstützen, indem beispielsweise Gastredner zu Moderatoren werden oder separate Räume für kleinere Diskussionen geschaffen werden?

• Wie versenden Sie Einladungen und verfolgen die erhaltenen Antworten?

• Wie sammeln Sie Zahlungen oder Spenden von den Teilnehmern ein?

• Wen werden Sie als Redner bei Ihrer Veranstaltung einladen und verfügen diese über die für die Teilnahme erforderliche Ausrüstung oder Technologie?

• Was werden Sie tun, wenn es zu technischen Schwierigkeiten kommt, beispielsweise einem Internetausfall?

Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen bei der Planung der perfekten Veranstaltung helfen. So können Sie Probleme lösen, bevor sie entstehen, und sind optimal auf den Tag vorbereitet.

5. Versenden Sie virtuelle Einladungen oder machen Sie Werbung für die Veranstaltung

Sobald Sie mit Ihrer gesamten Planung fertig sind, können Sie damit beginnen, Teilnehmer einzuladen, wenn Sie eine Veranstaltung nur mit Einladung veranstalten. Erwägen Sie den Einsatz einer Event-Management-Software, um Einladungen einfach zu versenden und RSVPs zu erhalten. Durch das Sammeln von RSVPs können Sie die Anzahl der an Ihrer Veranstaltung teilnehmenden Personen abschätzen und entsprechend planen. Organisieren Sie die Kontaktinformationen aller Teilnehmer, damit Sie sie bei Änderungen an Ihrer Veranstaltung problemlos kontaktieren können.

Wenn Sie Ihre Veranstaltung der Öffentlichkeit zugänglich machen, möchten Sie möglicherweise Werbung machen, anstatt Einladungen zu verschicken. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, für Ihre Veranstaltung zu werben, z. B. indem Sie bereits bestehende Kontakte per E-Mail versenden, auf verschiedenen Social-Media-Plattformen oder indem Sie einen Sponsor finden, der Ihre Veranstaltung ausrichtet und bewirbt. Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Teilnehmer für Ihre Veranstaltung angemeldet haben, damit Sie die Anzahl der Teilnehmer verfolgen können.

Beispiele für virtuelle Veranstaltungen

Um virtuelle Veranstaltungen besser zu verstehen, finden Sie hier einige Beispiele, die Sie organisieren können:

Webinare

Ein Webinar ist eine Art informative Präsentation, Vorlesung oder Meisterklasse, die online durchgeführt wird. Dabei handelt es sich in der Regel um einen Moderator und Redner, die Experten auf einem bestimmten Gebiet sind, beispielsweise Finanzberater, die auf einer Finanzveranstaltung sprechen. Webinare werden in der Regel live durchgeführt, sodass Moderatoren und Redner mit dem Publikum interagieren und dessen Interesse wecken können.

Konferenzen

Virtuelle Konferenzen sind, wie ihre Pendants vor Ort, in der Regel mehrtägige Veranstaltungen, bei denen große Gruppen von Menschen zusammenkommen, um sich über gemeinsame Interessen zu informieren und diese zu diskutieren. Bei einer Technologiekonferenz könnte es beispielsweise um die Veröffentlichung einer neuen Technologie gehen. Teilnehmer können Live-Streams geplanter Vorträge oder Panels ansehen, mit anderen Teilnehmern in virtuellen Breakout-Räumen interagieren oder sich in Frage-und-Antwort-Runden mit Diskussionsteilnehmern austauschen.

Netzwerkveranstaltungen

Eine virtuelle Networking-Veranstaltung ermöglicht es Teilnehmern, die sich möglicherweise nicht kennen, sich zu treffen und berufliche Kontakte zu knüpfen. Virtuelle Networking-Events haben in der Regel einen Gastgeber, der Meetings und Gespräche ermöglicht. Dazu können Breakout-Räume gehören, in denen Besucher in kleinen Gruppen chatten oder interaktiver mit allen Besuchern interagieren können.

Teambuilding-Events

Unternehmen veranstalten virtuelle Teambuilding-Events, um ihre Mitarbeiter dazu zu ermutigen, sich kennenzulernen und starke Arbeitsbeziehungen aufzubauen. Dies ist besonders nützlich für Teams, die ausschließlich remote arbeiten, da die Mitarbeiter möglicherweise in unterschiedlichen Gegenden leben und sich daher möglicherweise nie persönlich getroffen haben. Teambuilding-Aktivitäten umfassen in der Regel Aktivitäten oder Spiele, um die Stimmung zu heben und die Teilnehmer zum gegenseitigen Kennenlernen zu ermutigen.

Fundraising-Veranstaltungen

Virtuelle Spendenaktionen helfen Gastgebern dabei, Geld zu sammeln, meist für wohltätige Zwecke. Viele gemeinnützige Organisationen veranstalten virtuelle Spendenaktionen, um auf ihr Unternehmen aufmerksam zu machen und Geld zu sammeln, um sich selbst und ihr Anliegen zu unterstützen. Ein Beispiel für eine virtuelle Spendenaktion ist ein virtueller Lauf oder Spaziergang, bei dem die Teilnehmer alleine einen 5-km-Lauf laufen oder laufen und um Spenden bitten, um ihre Bemühungen zu unterstützen.

Einstellungsveranstaltungen

Einige Unternehmen nutzen virtuelle Einstellungsveranstaltungen, um neue Mitarbeiter für ihre Teams zu gewinnen. Sie können qualifizierte Kandidaten zu Vorstellungsgesprächen für offene Stellen einladen und so ihre Liste so eingrenzen, dass nur wenige Kandidaten zu persönlichen Vorstellungsgesprächen eingeladen werden. Je nach Unternehmen kann der gesamte Prozess online erfolgen.

Gesellschaftliche Veranstaltungen

Virtuelle Veranstaltungen können auch gesellig für Familie, Freunde, Kollegen oder Kunden sein. Sie können eine gute Möglichkeit sein, sich kennenzulernen oder in einem weniger formellen Rahmen miteinander in Kontakt zu bleiben, beispielsweise während einer Online-Happy Hour oder einem Spieleabend. Unternehmen veranstalten häufig gesellschaftliche Veranstaltungen, um Mitarbeitern dabei zu helfen, die Work-Life-Balance zu verbessern oder aufrechtzuerhalten.

Tipps für die Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung

Um sicherzustellen, dass Ihre virtuelle Veranstaltung perfekt verläuft, beachten Sie die folgenden Tipps:

• Testen Sie Ihre Technik vorab. Um Unfälle am Veranstaltungstag zu minimieren, testen Sie Ihre gesamte Prozessausrüstung im Voraus, um sicherzustellen, dass sie funktioniert. Wenn Sie können, verfügen Sie über Backup-Hardware oder einen Backup-Plan für den Fall, dass Ihre Technologie ausfällt, z. B. die Implementierung eines anderen Hosts, wenn Ihr Internet ausfällt.

• Hilfe bekommen. Selbst wenn Sie eine kleine Veranstaltung veranstalten, kann es einfacher sein, einen Assistenten oder Kollegen zu haben. Dadurch können Sie kleine Aufgaben delegieren, sodass Sie sich auf die großen Aufgaben konzentrieren können.

• Überprüfen Sie ständig Ihr Publikum. Wenn Sie eine Live-Veranstaltung veranstalten, ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihr Publikum teilnimmt. Melden Sie sich regelmäßig bei ihnen, indem Sie ihnen Fragen stellen oder sie zum Chatten ermutigen, um ihnen zu zeigen, dass Sie an dem, was sie zu sagen haben, interessiert sind.

• Bereiten Sie ein Skript vor. Um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft, bereiten Sie ein Skript vor oder ermutigen Sie Ihre Redner, dies zu tun. Sie müssen diesem Skript am Tag der Veranstaltung nicht Wort für Wort folgen, aber wenn Sie sich Notizen gemacht haben, auf die Sie zurückgreifen können, werden Sie sich während der Veranstaltung sicherer fühlen.