So organisieren Sie ein Meeting in 8 Schritten (plus Vorteile und Tipps) • BUOM

11. November 2021

Meetings sind wichtig, um Ideen innerhalb eines Teams auszutauschen und Erwartungen oder Ziele für die Organisation festzulegen. Die Organisation eines erfolgreichen Meetings erfordert eine vorherige Vorbereitung und die Berücksichtigung verschiedener Bedürfnisse. Wenn Sie wissen, wie man ein Meeting organisiert, können Sie effektive Meetings planen, bei denen Informationen effektiv vermittelt werden und ein Zeitplan eingehalten wird. In diesem Artikel besprechen wir die Vorteile der Organisation eines Meetings und stellen eine detaillierte Liste der Schritte zur Organisation eines Meetings bereit.

Vorteile der Organisation eines Meetings

Die Organisation und Vorbereitung von Besprechungen im Voraus kann einem Unternehmen mehrere Vorteile bringen. Durch die Organisation eines Meetings sparen Sie Zeit bei der Suche nach Materialien und Ausrüstung. Wenn Sie organisiert sind, wissen Sie genau, welche Themen Sie besprechen möchten und wann Sie sie besprechen möchten. Ein strukturiertes Meeting kann die Zusammenarbeit im Team fördern und Ihnen dabei helfen, Informationen auszutauschen und Feedback einzuholen. Sie können Ihre Prioritäten für das Meeting im Vorfeld festlegen und es effektiv strukturieren.

So organisieren Sie ein Meeting

Sehen Sie sich diese Liste mit Schritten zur Organisation eines erfolgreichen Meetings an:

1. Definieren Sie Ihre Ziele

Der erste Schritt bei der Organisation eines Meetings besteht darin, seinen Zweck festzulegen. Überlegen Sie, ob ein Meeting notwendig ist oder ob Sie das gleiche Ziel durch eine Telefonkonferenz, E-Mail oder ein Memo erreichen können. Wenn zur Erreichung Ihres Ziels ein Treffen notwendig ist, können Sie festlegen, welche Informationen Sie während des Treffens austauschen möchten. Sie können ein Meeting vereinbaren, um Informationen zu übermitteln, mit Ihrem Team eine Entscheidung zu treffen, ein Problem zu lösen, Beziehungen zu Kollegen aufzubauen oder Ideen auszutauschen. Sobald Sie den Zweck des Meetings festgelegt haben, können Sie mit der Planung beginnen.

2. Entscheiden Sie, wer an der Besprechung teilnehmen wird

Wen Sie zur Besprechung einladen, hängt möglicherweise vom Zweck der Besprechung ab. Wenn es Ihr Ziel ist, Ideen auszutauschen, möchten Sie möglicherweise eine große Gruppe von Personen einladen, anstatt ein persönliches Treffen abzuhalten. Problemlösungs- und Entscheidungsbesprechungen erfordern möglicherweise weniger Teilnehmer. Bei der Auswahl der Besprechungsteilnehmer sollten Sie überlegen, wer wertvolle Informationen zur Diskussion liefern kann, wer von dem Thema betroffen sein könnte und wer die Informationen zur Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt.

3. Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu

Weisen Sie den Besprechungsteilnehmern bei Bedarf Rollen oder Verantwortlichkeiten zu. Dies kann den Teilnehmern helfen, ihren spezifischen Fokus und Beitrag zum Meeting zu verstehen. Möglicherweise haben Sie mehrere Personen mit derselben Rolle, die zusammenarbeiten können, um ihre Aufgaben zu erledigen. Die Zuweisung spezifischer Verantwortlichkeiten kann die Effizienz von Besprechungen und das Engagement der Teilnehmer verbessern. Hier sind einige allgemeine Rollen, die Sie zuweisen können:

• Leiter: Der Leiter ist in der Regel derjenige, der das Treffen plant. Sie sind für die Festlegung der Ziele, der Tagesordnung und der Teilnehmer des Treffens verantwortlich.

• Moderator: Der Moderator leitet die Diskussion während des Meetings und stellt sicher, dass das Team alle Teile des Problems anspricht. Sie tragen dazu bei, Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder dem Redner zuhört.

• Sprachaufzeichnung: Verwenden Sie ein Aufnahmegerät, um wichtige Ideen, Entscheidungen und Schlussfolgerungen während eines Meetings aufzuzeichnen. Sie schreiben Notizen in einem Standardformat und verteilen sie nach der Besprechung.

• Zeitnehmer: Zeitnehmer steuern das Tempo des Meetings, stellen sicher, dass die geplante Zeit eingehalten wird und führen die Diskussion in einem effizienten Tempo durch. Sie können auch Geräte oder visuelle Hilfsmittel wie Whiteboards oder Diashows bedienen.

• Teilnehmer: Während einer Besprechung beteiligt sich ein Teilnehmer an Diskussionen. Sie präsentieren Ideen basierend auf der Tagesordnung und dem Zweck des Treffens.

• Experte: Sie können einen Experten zu einem Treffen einladen, um sein Wissen zu einem bestimmten Thema weiterzugeben.

4. Wählen Sie einen Ort und eine Zeit

Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Teilnehmer, wenn Sie Besprechungszeiten planen. Versuchen Sie, die geplanten Fristen einzuhalten, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erregen und das Engagement zu steigern. Wählen Sie einen geeigneten und bequemen Treffpunkt aus und berücksichtigen Sie dabei den Zweck des Treffens und die Teilnehmer. Sie können einen Standort anhand seiner Größe, Erreichbarkeit, Komfort und Ausstattungsmöglichkeiten auswählen. Bestätigen Sie vorab die Verfügbarkeit des Treffpunkts, damit Sie zum vereinbarten Zeitpunkt darauf zugreifen können.

5. Berücksichtigen Sie unterschiedliche Bedürfnisse

Berücksichtigen Sie bei der Planung aller Aspekte des Meetings die unterschiedlichen Bedürfnisse der Teilnehmer. Überlegen Sie, wie oft Ihr Team eine Pause braucht, wie es Informationen verarbeitet und kommuniziert und wie es verschiedene Personen einbezieht. Durch die Einbeziehung verschiedener Aktivitäten während des Meetings können unterschiedliche Bedürfnisse erfüllt werden. Sie könnten beispielsweise eine Diashow mit Gesprächsthemen präsentieren und dann Ihr Team bitten, herumzulaufen und sich mit anderen Teilnehmern zu treffen, um den Stoff in kleinen Gruppen zu besprechen.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Standorts und der Vorbereitung von Materialien die Anforderungen an die Zugänglichkeit. Sie können die Teilnehmer einladen, Ihnen vor dem Meeting ihre Bedürfnisse mitzuteilen, wenn sie damit einverstanden sind.

6. Bereiten Sie eine Besprechungsagenda vor

Erstellen Sie im Voraus eine Tagesordnung für das Meeting. Überlegen Sie, ob Sie dies für eine Woche, einen Tag oder einen Morgen einplanen möchten. Verstehen Sie, was Sie besprechen möchten, und legen Sie fest, wie Sie das Meeting strukturieren möchten. Sie können eine Demonstration geben, kleine Diskussionsgruppen bilden, Umfragen durchführen, einen Gastredner einladen oder visuelle Hilfsmittel verwenden, um das Interesse an den Besprechungsthemen zu wecken. Stellen Sie alle Materialien und Geräte zusammen, die Sie in Ihrer Präsentation verwenden möchten.

Sie können einen schriftlichen Plan erstellen, der Ihnen hilft, das Meeting zu strukturieren und fokussiert zu halten. Entscheiden Sie, wie viel Zeit Sie jedem Thema widmen möchten. Eine Tagesordnung kann den Namen, die Uhrzeit, das Datum, den Ort, die Diskussionspunkte und die Rollen der Teilnehmer enthalten.

7. Verteilen Sie Materialien im Voraus.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Besprechung, indem Sie ihnen eine Einladung senden. Erwägen Sie, den Besprechungsteilnehmern im Voraus wichtige Materialien wie die Tagesordnung und Ihre Erwartungen zuzusenden. Sie können diese Materialien einige Tage oder eine Woche vor dem Treffen verteilen. Dies hilft den Teilnehmern, sich auf produktive Gespräche während des Meetings vorzubereiten. Das Versenden von Materialien vor dem Meeting kann Ihnen dabei helfen, Missverständnisse auszuräumen und Fragen vorherzusehen. Sie können die Teilnehmer um ihr Feedback dazu bitten, wie Sie das Meeting verbessern oder was Sie einbeziehen können, damit Sie im Voraus kleine Anpassungen vornehmen können.

8. Senden Sie einen Besprechungsbericht

Senden Sie nach dem Meeting eine E-Mail an jeden Teilnehmer, um die von Ihnen behandelten Informationen zusammenzufassen. Dies trägt dazu bei, wichtige Diskussionspunkte und Schlussfolgerungen zu untermauern. Mit dieser Nachricht können Sie Ihr Team an die während des Meetings delegierten Verantwortlichkeiten oder Aufgaben erinnern. Geben Sie in Ihrer E-Mail die nächsten Schritte und alle wichtigen Fristen an. Sie können entscheiden, ob Sie zusätzliche Termine vereinbaren müssen.

Tipps zur Organisation eines Meetings

Mit diesen Tipps können Sie ein effektives Meeting planen:

Halten Sie das Meeting konzentriert

Sie können die Konzentration des Meetings aufrechterhalten, indem Sie sicherstellen, dass die Gespräche für die von Ihnen präsentierten Informationen relevant sind. Erwägen Sie, einige Gesprächsthemen vorzubereiten, um relevante und produktive Gespräche zwischen den Teilnehmern zu fördern. Dadurch bleibt die Besprechung pünktlich und die Teilnehmer verlassen die Besprechung mit nützlichen Informationen.

Nutzen Sie Moderationstechniken

Sie können verschiedene Moderationstechniken nutzen, um das Meeting abwechslungsreicher zu gestalten und das Engagement aufrechtzuerhalten. Sie können beispielsweise einen Diskussionskreis nutzen, um ohne Unterbrechung Ideen von jedem Teilnehmer zu sammeln. Um das Interesse zu steigern und Informationen kreativ zu vermitteln, können Sie auch auf kurze Spiele setzen. Überlegen Sie, welche Moderationstechniken für die Ziele und Teilnehmer des Meetings am besten geeignet sind.

Planen Sie Zeit für Fragen ein

Versuchen Sie bei der Planung eines Meetings, Zeit für Fragen der Teilnehmer einzuplanen. Stellen Sie am Ende des Treffens Fragen und klären Sie diese. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, etwaige Missverständnisse zu den von Ihnen während des Meetings bereitgestellten Materialien zu klären. Sie können Teilnehmer einladen, sich mit Fragen, die ihnen später auftauchen, an Sie zu wenden.

Aufschreiben

Machen Sie sich nach der Besprechung Notizen oder beauftragen Sie jemanden, während der Besprechung Notizen zu machen. Sie können diese Notizen manuell aufschreiben oder ein digitales Tool verwenden und sie auf Ihrem Computer speichern. Wenn Sie detaillierte Notizen machen, können Sie Muster aus vergangenen Besprechungen erkennen, häufige Fragen oder Bedenken identifizieren und Ihre Strategie für zukünftige Besprechungen verbessern. Sie können diese Notizen mit jedem Besprechungsteilnehmer teilen.