So nehmen Sie in 5 Schritten zum ersten Mal an einem Zoom-Meeting teil • BUOM

17. März 2022

Unternehmen nutzen eine Vielzahl von Tools, um effektive Meetings durchzuführen. Zoom ist eine Webanwendung, die Unternehmen bei der Planung, Durchführung und Durchführung von Besprechungen mit Einzelpersonen intern oder extern unterstützen kann. Wenn Sie lernen, wie Sie zum ersten Mal an einem Zoom-Meeting teilnehmen, können Sie besser verstehen, wie Sie an solchen virtuellen Meetings teilnehmen. In diesem Artikel besprechen wir, was Zoom-Meetings sind, schauen uns an, wann Sie möglicherweise an einem Zoom-Meeting teilnehmen müssen, listen Schritte auf, die Ihnen bei der Teilnahme an solchen Meetings helfen, und geben Tipps, wie Sie dies effektiv tun können.

Was ist ein Zoom-Meeting?

Zoom Meeting ist eine Videoanrufsoftware, die Fachleute dabei unterstützt, Ideen zu präsentieren, Informationen auszutauschen und mit ihrem Team zusammenzuarbeiten. Viele Fachleute laden Teilnehmer per E-Mail zu Video- oder Audioanrufen ein oder geben ihnen Informationen zur Besprechungsidentität. Zoom-Meetings können Einzelgespräche sein oder je nach den Anforderungen des Gastgebers Hunderte von Teilnehmern haben. Diese Art von Meetings kann Menschen helfen, Kontakte zu knüpfen, wenn sie von zu Hause aus, zu unterschiedlichen Zeiten oder von verschiedenen Büros aus arbeiten.

Wann müssen Sie möglicherweise an einem Zoom-Meeting teilnehmen?

In vielen Fällen müssen Sie möglicherweise an einem Zoom-Meeting teilnehmen. Einige häufige Gründe für ein Zoom-Meeting sind:

• Teammitglieder informieren sich über das Projekt

• Teilnahme an einer Leistungsfeedbacksitzung

• Teilen Sie Informationen mit Ihrem Team

• Stellen Sie Fragen zu einer Aufgabe oder einem Projekt

• Teilnahme an Firmenschulungen

So nehmen Sie zum ersten Mal an einem Zoom-Meeting teil

Wenn Sie wissen, wie Sie an einem Zoom-Meeting teilnehmen, können Sie rechtzeitig an Meetings teilnehmen und technische Probleme lösen, bevor das Meeting beginnt. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um zum ersten Mal an einem Zoom-Meeting teilzunehmen:

1. Öffnen Sie Ihre E-Mail-Einladung

Sobald Sie sich bei Ihrem E-Mail-Konto angemeldet haben, das Ihre Zoom-Meeting-Einladung enthält, können Sie beim Organisator des Meetings auf Ihre E-Mails zugreifen. Um diese E-Mail zu finden, können Sie nach der E-Mail mit dem Namen und dem Datum der Besprechung suchen. Zu den weiteren Informationen, die häufig zu Besprechungseinladungen hinzugefügt werden, gehören:

• Kalenderdetails

• Link zum Zoom-Meeting

• E-Mail-Adressen der Teilnehmer

• Tagesordnung

• Informationen zum Gastgeber

• Meeting-ID und Passwort

2. Klicken Sie auf den Besprechungslink

Der Besprechungslink leitet Sie häufig automatisch weiter, wenn Sie darauf klicken. Eine E-Mail mit diesen Informationen enthält häufig an mehreren Stellen in der E-Mail einen Link zur Besprechung. Zu den häufigsten Stellen für diesen Link gehören der Abschnitt mit der Auflistung des Besprechungsorts und das Ende der E-Mail.

Der Link enthält oft „zoom.us“, gefolgt von einer Reihe von Zahlen, Symbolen und Buchstaben. Wenn Sie noch keine Videoanrufsoftware auf Ihrem Laptop oder Mobilgerät installiert haben, können Sie durch Klicken auf diesen Link die Anwendung herunterladen. Wenn Sie die Software bereits heruntergeladen haben, wird ein Popup angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, „Zoom zu öffnen“.

3. Laden Sie die Software für Videoanrufe herunter.

Jedes Betriebssystem kann Ihnen beim Herunterladen der Zoom-Videoanruf-App helfen. Einige Webbrowser verfügen möglicherweise über eine Leiste am unteren Rand des Browserfensters oder generieren ein Popup-Fenster. Nachdem Sie die Anwendungsdatei heruntergeladen haben, können Sie auf klicken, um die Datei zu öffnen. Viele Downloads enthalten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Ihnen helfen, die Installation der Anwendung schnell abzuschließen.

4. Öffnen Sie die Zoom-App.

Sobald die App-Installation abgeschlossen ist, können Sie entweder die Zoom-App öffnen oder zu Ihrer Zoom-Einladungs-E-Mail zurückkehren und auf den Besprechungslink klicken. Dadurch wird möglicherweise ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, Zoom erneut zu öffnen, wenn Sie auf den Besprechungslink in der E-Mail klicken. Wenn Sie die gerade installierte App öffnen, wird wahrscheinlich automatisch das Meeting des Gastgebers geöffnet. Wenn Sie zum ersten Mal beitreten, werden Sie möglicherweise aufgefordert, einen Anzeigenamen einzugeben. Dieser Name ist für alle Besprechungsteilnehmer sichtbar.

5. Nehmen Sie an der Besprechung teil

Sobald Sie in einer E-Mail auf den Besprechungslink geklickt oder eine Videoanruf-App geöffnet haben, können Sie an der Besprechung teilnehmen. Für die Teilnahme an einem Meeting stehen Ihnen mehrere Optionen zur Auswahl. Zu den häufig zu berücksichtigenden Optionen gehören:

• Nehmen Sie per Computer oder Laptop per Audio an der Besprechung teil

• Nehmen Sie über ein Mobilgerät per Audio an Besprechungen teil

• Nehmen Sie über einen Computer an einer Besprechung teil und verwenden Sie ein mobiles Gerät für die Audioübertragung

Sie können auch festlegen, ob Sie an einer Besprechung mit aktiviertem Video und Mikrofon teilnehmen möchten. In einer Besprechung können Sie auch Ihr Video oder Mikrofon einschalten. Anhand der unteren linken Ecke Ihres Videoanrufs können Sie feststellen, ob Ihr Mikrofon oder Video aktiv ist. Wenn Sie diese Elemente deaktivieren, wird bei jeder Auswahl möglicherweise eine rote Linie auf der Schaltfläche angezeigt.

Tipps für Ihr erstes Zoom-Meeting

Hier sind ein paar Tipps, die Sie beachten sollten, bevor Sie an Ihrem ersten Zoom-Meeting teilnehmen:

• Nehmen Sie frühzeitig an Besprechungen teil. Wenn Sie 5 bis 10 Minuten früher an einer Besprechung teilnehmen, stellen Sie sicher, dass Sie über die benötigten Audio- und Videofunktionen verfügen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, mögliche technische Probleme zu lösen, die bei der ersten Verwendung der App auftreten können.

• Bleiben Sie im Meeting. Wenn Sie einem Meeting beitreten, wird manchmal ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden: „Bitte warten Sie, bis der Gastgeber dieses Meeting startet.“ Wenn Sie dieses Fenster geöffnet lassen, können Sie sofort auf das Meeting zugreifen und so sicherstellen, dass Sie pünktlich am Meeting teilnehmen.

• Sei bereit. Die Vorbereitung eines Zoom-Meetings kann dazu beitragen, das Meeting effektiver zu gestalten. Das Durchgehen der Tagesordnung und das Erstellen einer Liste mit einigen Fragen, die Sie möglicherweise haben, wird Ihnen auch dabei helfen, Klarheit über Projekte zu gewinnen und die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Meeting zu verbessern.

• Geben Sie Datum und Uhrzeit der Besprechung an. Durch Überprüfen der Uhrzeit und des Datums der Besprechung können Sie sicherstellen, dass Sie daran denken, an der Besprechung teilzunehmen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, potenzielle Konflikte mit anderen Besprechungen oder wichtigen Besprechungen zu erkennen.

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