So messen Sie den Projekterfolg in 6 Schritten (plus Tipps) • BUOM

10. September 2021

Es gibt viele Möglichkeiten, wie ein Projektmanager den Erfolg eines Projekts messen kann. Die Analyse von Projekterfolgen und -misserfolgen kann Unternehmen dazu veranlassen, herauszufinden, wo sie ihr Projektmanagement verbessern können, beispielsweise durch die Schaffung neuer Prozesse, die Entwicklung neuer Produkte oder die Bereitstellung von Dienstleistungen. Wenn Sie lernen, wie Sie den Projekterfolg auf unterschiedliche Weise messen können, können Sie entscheiden, welche Kennzahlen Sie verwenden können, um die Leistung Ihres Projekts zu verbessern. In diesem Artikel besprechen wir Möglichkeiten zur Messung des Projekterfolgs sowie Tipps und Fähigkeiten, die Ihnen bei der Verwaltung von Projekterfolgskennzahlen helfen können.

So messen Sie den Projekterfolg

Projekte haben oft unterschiedliche Erfolgskriterien. Abhängig von den Bedürfnissen des Kunden und Ihren internen Ressourcen streben Sie möglicherweise danach, in verschiedenen Bereichen Erfolg zu haben, beispielsweise indem Sie Ihr Projekt innerhalb des Budgets und im Zeitplan abschließen. Hier sind sechs Möglichkeiten, den Erfolg zu messen:

1. Sammeln Sie Kundenfeedback

Wenn Sie Projekte für andere verwalten, kann das Einholen von Feedback vom Kunden eine klare Möglichkeit sein, den Erfolg des Projekts zu messen. Kunden können externe Kunden, Abteilungen oder Einzelpersonen sein, deren Projekte Sie verwalten. Durch das Sammeln von Feedback können Sie mit Kunden besprechen, was Sie verbessert haben oder wie das Projekt ihre Erwartungen erfüllt hat. Sie können auch über eine formelle Umfrage mithilfe numerischer Werte um Feedback bitten, um quantitative Daten zu erhalten. Erwägen Sie, eine Mindestpunktzahl festzulegen, die Sie erreichen möchten, und überprüfen Sie die Umfragen und Kommentare, um festzustellen, ob Ihr Projekt erfolgreich ist.

2. Überprüfen Sie die Projektspezifikationen

Projektspezifikationen sind formelle Dokumente, die die Details und Ziele eines Projekts darlegen. Dazu können Dinge wie erforderliche Ressourcen, Budget oder Zeitrahmen gehören. Um den Erfolg eines Projekts zu messen, können Sie den Projektumfang überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle erwarteten Ergebnisse erreicht haben. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, Software für ein neues Unternehmen zu entwickeln, könnte ein Ziel darin bestehen, das Design des Unternehmens auf die Software anzuwenden. Am Ende des Projekts können Sie und der Kunde das Softwaredesign überprüfen, um festzustellen, ob Sie dieses Ziel erreicht haben.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Budget einhalten.

Einer der wichtigen Faktoren im Projektmanagement besteht darin, das Budget auf oder unter dem Budget zu halten. Unternehmen stellen Projektmanagern häufig bestimmte Beträge für Ressourcen und Tools zur Verfügung. Beim Erstellen eines Budgets können Sie spezifische Kosten wie Ausrüstung und Löhne schätzen, um ein Gesamtbudget für das gesamte Projekt festzulegen. Wenn Sie weniger als Ihr Budget ausgeben, können Sie das Projekt als Erfolg betrachten. Manchmal können Sie ein erweitertes Budget festlegen, das über dem Zielbudget liegt. Sie können Ausgaben oberhalb des Zielbudgets, aber Ausgaben unterhalb des gestreckten Budgets als Teilerfolg betrachten.

4. Bleiben Sie im Zeitplan

Wie bei der Einhaltung des Budgets kann auch die Einhaltung von Terminvorgaben ein Indikator für den Projekterfolg sein. In der Projektbeschreibung erscheinen häufig Zeitleisten mit Fristen, Beauftragten und Meilensteinen sowie Informationen zu Umfang und Budget. Eine Möglichkeit festzustellen, ob ein Projekt erfolgreich ist, besteht darin, festzustellen, ob Sie das Projekt bis zum gewünschten Fertigstellungstermin abgeschlossen haben. Für eine detailliertere Analyse der Termintreue können Sie den prognostizierten Abschluss jeder Projektaufgabe mit den tatsächlichen Fertigstellungsterminen vergleichen.

5. Bewerten Sie die Teamzufriedenheit

Zusätzlich zur Kundenzufriedenheit können Sie die Zufriedenheit Ihres internen Teams mit dem Projekt messen, um dessen Erfolg zu bestimmen. Teams sind oft mit den Details, Herausforderungen und Erfolgen vertraut, denen sie bei der Leitung eines bestimmten Projekts begegnen. Wenn beispielsweise unerwartete Kosten oder Verzögerungen auftreten, kann ein Teammitglied alternative Empfehlungen anbieten, die eine qualitativ hochwertige Fertigstellung gewährleisten können. Sie denken vielleicht, dass die Fähigkeit des Teams, sich anzupassen und Probleme kreativ zu lösen, den Erfolg des Projekts ausmacht.

6. Qualitätsindikatoren definieren

Qualitätsmessungen können zeigen, wie gut ein Produkt, ein Prozess oder eine Dienstleistung nach der Lieferung funktioniert. Wenn Sie beispielsweise neue Geräte außerhalb des Zeitplans und ohne Mängel produzieren, kann dies erfolgreich sein. Die Qualitätssicherung kann die Lieferung überprüfen, um sicherzustellen, dass das Projekt wie beabsichtigt funktioniert, nur wenige Aktualisierungen oder Korrekturen erfordert und für den Kunden einfach zu verwenden oder zu erlernen ist. Erwägen Sie die Festlegung von Qualitätsmaßstäben, beispielsweise einer Erfolgsquote von 95 %, um festzustellen, ob die Qualität des Projekts die Erfolgskriterien erfüllt.

Tipps für die Verwaltung des Projekterfolgs

Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Messung des Projekterfolgs beachten sollten:

• Setzen Sie sich klare Ziele. Es ist wichtig, zu Beginn eines Projekts klare Ziele festzulegen, damit Sie die Ergebnisse mit dem Umfang des Projekts vergleichen können. Dazu kann es gehören, Erfolgsmaßstäbe zu identifizieren, die Sie verwenden können, wie z. B. die Einhaltung eines Zeitplans oder Budgets, und zu entscheiden, was Sie für erfolgreich halten.

• Verstehen Sie die Anforderungen: Stellen Sie insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Kunden Fragen, um sicherzustellen, dass Sie den Projektumfang und die Anforderungen verstehen. Wenn Sie beispielsweise ein neues Programm einrichten, überprüfen Sie die Anforderungen an Design, Funktionalität und Benutzeroberfläche, um Qualität und Kundenzufriedenheit sicherzustellen.

• Definieren Sie spezifische Dimensionen: Versuchen Sie für jede Dimension numerische Werte zu identifizieren, die Ihnen helfen, den Erfolg des Projekts zu messen. Dauer, Verhältnisse und Prozentsätze können Ihnen dabei helfen, die Schwelle für ein erfolgreiches Projekt zu bestimmen.

• Probieren Sie verschiedene Kombinationen aus: Viele Projekte erfordern mehrere Maßstäbe für den Projekterfolg. Erwägen Sie die Kombination mehrerer Messungen, um einen Gesamtmaßstab für den Erfolg zu ermitteln, und suchen Sie nach spezifischen Kennzahlen, um zu erfahren, wie Sie Ihre zukünftigen Projekte verbessern können.

Fähigkeiten im Projekterfolgsmanagement

Es gibt bestimmte Fähigkeiten, die Sie bei der Verwaltung und Messung des Erfolgs eines Projekts einsetzen können. Einige davon können sein:

• Zeiteinteilung. Bei der Verwaltung von Projekten ist es eine Schlüsselkompetenz, zu wissen, wie lange Aufgaben dauern können und wie sich Verzögerungen auf den Zeitplan auswirken können. Es ist wichtig, sie so schnell wie möglich einzuplanen, um anhand von Erfolgskennzahlen wie Qualitätsbewertungen und Kundenzufriedenheitsumfragen genaue Ergebnisse zu erhalten.

• Management von Risiken. Risikomanagement ist die Fähigkeit, potenzielle Risiken während des gesamten Projekts vorherzusehen und darauf zu reagieren. Wenn Sie die Risiken verstehen, können Sie feststellen, ob ein Projekt erfolgreich ist, z. B. wenn das Budget überschritten wird, um bessere Dienstleistungen bereitzustellen.

• Kreativität. Für jedes Projekt sind möglicherweise unterschiedliche Erfolgskennzahlen erforderlich. Kreativität kann Ihnen also bei der Entscheidung helfen, welche Kennzahl am wichtigsten zu erfassen ist. Sie können den Erfolg beispielsweise an der Zufriedenheit oder dem Wachstum des Teams messen, wenn die Verwaltung neuer Aspekte von Projekten ein Unternehmensziel ist.

• Kommunikation: Durch die Kommunikation mit Teams und manchmal auch mit Kunden darüber, welche Erfolgskriterien Sie definieren, können Sie sicherstellen, dass alle auf die gleichen Ergebnisse hinarbeiten. Erwägen Sie, die erwarteten Messungen im Vorfeld zu besprechen und sie in der Projektbeschreibung klar aufzuschreiben.