So lagern Sie Ihren Job erfolgreich aus (mit Bonus-Tipps) • BUOM
8. November 2021
Outsourcing kann Unternehmen dabei helfen, ihre Arbeitsbelastung besser zu verwalten, die Funktionalität zu erweitern und die Gesamtqualität ihrer Produkte zu verbessern. Wenn Ihr Unternehmen die Hilfe einer externen Organisation benötigt, um Aufgaben zu verwalten und Qualitätsprodukte herzustellen, ist es hilfreich, die Vorteile und Schritte des Outsourcings zu verstehen. Der Outsourcing-Prozess kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, seine Prozesse zu rationalisieren, Projektkosten zu senken und die Produktivität zu steigern.
In diesem Artikel definieren wir, was Outsourcing ist, werfen einen Blick auf Aufgaben, die Sie ohne Qualitätseinbußen auslagern können, bieten Anleitungen zum Outsourcing von Arbeiten und Tipps für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit externen Fachleuten.
Was ist Outsourcing?
Von Outsourcing spricht man, wenn eine Organisation oder ein Projektteam externe Einheiten einsetzt, um Teile der Arbeit oder Aspekte des Projekts auszuführen. Unternehmen können Arbeiten an Spezialisten auslagern, die bestimmte Aufgaben ausführen und das fertige Produkt an das Unternehmen zurücksenden. Outsourcing kann im In- oder Ausland erfolgen, je nachdem, wo das Unternehmen die besten Outsourcing-Ressourcen findet.
Ein Unternehmen kann sich direkt nach der Gründung für eine Auslagerung entscheiden oder später, wenn es feststellt, welche Art von Unterstützung es benötigt. Einige Unternehmen machen Outsourcing zu einer regelmäßigen Praxis, während andere es vorziehen, Auftragnehmer nur dann einzusetzen, wenn dies finanziell oder strategisch notwendig ist.
Im Allgemeinen kann Outsourcing günstiger sein als die Inanspruchnahme interner Dienstleistungen zur Ausführung derselben Aufgaben. Daher greifen Unternehmen in der Regel auf Outsourcing zurück, um Kosten zu sparen und ihre individuellen Geschäftsprozesse zu optimieren.
Aufgaben, die Sie ohne Qualitätseinbußen auslagern können
Einige Aufgaben lassen sich leichter auslagern, da sie die Gesamtqualität Ihres Endprodukts nicht beeinträchtigen oder die Arbeit Ihres Kunden oder Ihrer Kunden beeinträchtigen. Zu diesen Aufgaben gehören in der Regel:
Buchhaltung und Finanzen
Kundendienst
Schreiben von Inhalten für Digital und Papier
Logistik- und Transportdienstleistungen
Diagnosedienste
Rechtliche Dokumentation
Website-Design und Benutzererfahrung
Informationstechnologiebetrieb
Produktion
Lieferkettenmanagement
Buchhaltung
Maschinenbau
So lagern Sie Arbeit aus
Bei richtiger Durchführung kann Outsourcing ein einfacher Prozess sein, der Ihrem Unternehmen einen Mehrwert verleiht und die Qualität der Ergebnisse verbessert. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um sicherzustellen, dass Ihre Outsourcing-Prozesse reibungslos und effizient ablaufen:
1. Bestimmen Sie, was Ihr Unternehmen auslagern kann
Der erste Schritt zur richtigen Umsetzung des Outsourcings besteht darin, zu ermitteln, welche Aufgaben, Abteilungen oder Prozesse Ihr Unternehmen von der Auslagerung profitieren könnte. Auf diese Weise stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie möglicherweise mehr oder weniger Arbeit als ursprünglich erwartet auslagern können. Dies sind nützliche Informationen, da sie bei späteren Phasen des Outsourcing-Prozesses, beispielsweise bei der Kostenschätzung, hilfreich sein können. Möglicherweise möchten Sie darüber nachdenken, bestimmte ganze Abteilungen oder ausgewählte Aufgabenbereiche auszulagern, je nachdem, was Ihrem Unternehmen am meisten nützt und was Sie sich leisten können.
2. Vergleichen Sie die Outsourcing-Kosten
Sobald Sie festgelegt haben, welche spezifischen Aufgaben, Abteilungen oder Geschäftsprozesse Ihr Unternehmen auslagern kann, können Sie mit der Festlegung beginnen, was Sie finanziell auslagern können. Sie können dies erreichen, indem Sie die Kosten für die interne Erledigung dieser Aufgaben oder Prozesse mit den Kosten vergleichen, die für die Auslagerung der Aufgaben oder die Erledigung durch eine externe Organisation anfallen würden. Wenn Sie die Kosten vergleichen, verwenden Sie Tarife verschiedener Organisationen. Dies kann Ihnen bei der Auswahl einer Ressource helfen, die Ihnen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.
3. Forschungsauftragnehmer
Sobald Sie festgestellt haben, welche Funktionen oder Aspekte des Projekts Sie auslagern möchten und was Sie sich leisten können, sollten Sie eine umfassende Recherche zu den verschiedenen Auftragnehmern in Betracht ziehen, die Sie auslagern möchten. Dies ist ein äußerst wichtiger Schritt im Outsourcing-Prozess, da er darüber entscheiden kann, wie erfolgreich Ihr Outsourcing-Erlebnis sein wird.
Bei der Suche nach Outsourcing-Unternehmen sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:
Aktuelle oder ehemalige Kunden des Auftragnehmers
Portfolio des Auftragnehmers
Die Qualität ihrer Arbeit
Eine Vielzahl von Prozessen oder Programmen, die sie ausführen können
Ihre finanzielle Situation
Bewertungen anderer Unternehmen und Organisationen.
4. Versuchen Sie es mit Auftragnehmern
Anschließend können Sie damit beginnen, die Arbeiten an verschiedene Auftragnehmer auszulagern, die in Ihrer Preisspanne liegen und Ihren Geschäftszielen entsprechen. Wenn Sie zeitlich und finanziell flexibel sind, können Sie den gleichen Auftrag oder die gleichen Aufgaben verschiedenen Auftragnehmern zuweisen und deren Endprodukte und Ergebnisse vergleichen.
Wenn Sie einen Auftragnehmer finden, der Sie interessiert, sollten Sie eine Probezeit in Betracht ziehen, um seine Eignung für Ihr Unternehmen besser beurteilen zu können. Dies kann Ihnen Zeit geben, festzustellen, ob Ihnen die Qualität ihrer Arbeit gefällt.
Tipps für die Zusammenarbeit mit externen Fachleuten
Die Zusammenarbeit mit externen Fachleuten ist für Sie vielleicht ungewohnt. Hier sind einige zusätzliche Tipps, mit denen Sie den Erfolg Ihres Outsourcing-Erlebnisses maximieren können:
Kommunizieren Sie häufig: Da Sie ausgelagerte Arbeiten wahrscheinlich nicht in Echtzeit überwachen können, ist es wichtig, häufig mit den Personen zu kommunizieren, die die Arbeit ausführen. So halten Sie Ihre Informationen auf dem neuesten Stand, verfolgen zuverlässig die Leistung von Prozessen und kommunizieren Ihre Erwartungen effektiv.
Setzen Sie sich frühzeitig Ziele und Ziele. Es ist hilfreich, die Outsourcing-Ziele und Zielsetzungen Ihres Unternehmens im Voraus zu definieren. Dies kann dazu beitragen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen zu klären, Qualitätsanforderungen festzulegen und Überarbeitungs- oder Aktualisierungsprozesse zu erleichtern.
Versuchen Sie es zunächst mit einer kleinen Aufgabe: Bevor Sie eine bestimmte externe Organisation mit der Auslagerung Ihrer Geschäftsanforderungen beauftragen, sollten Sie zunächst eine kleinere, weniger wirkungsvolle Aufgabe zuweisen, um deren Fähigkeiten, Pünktlichkeit und Qualität zu bewerten. Dies kann Ihnen eine Vorstellung davon geben, wie sie größere Projekte bewältigen können, und Ihnen dabei helfen, festzustellen, ob sie langfristig die richtige Outsourcing-Organisation für Ihr Unternehmen ist.
Seien Sie so transparent wie möglich: Damit das Outsourcing reibungslos verläuft, ist es in der Regel wichtig, dass alle Beteiligten so transparent wie möglich sind. Wenn Probleme auftreten, versuchen Sie diese schnell zu lösen und kommunizieren Sie die Notwendigkeit von Änderungen, sobald sie auftreten.