So kontaktieren Sie Ihren Berater per E-Mail (mit Beispielen) • BUOM

10. September 2021

Ein akademischer Berater ist ein Fachmann, der bestimmten Studenten hilft, sich im College-Prozess zurechtzufinden. Da akademische Berater in vielen Bereichen Hilfe anbieten können, kann es eine wertvolle Fähigkeit sein, zu wissen, wie man einen Berater kontaktiert. Wenn Sie derzeit ein Studium anstreben oder darüber nachdenken, könnte es hilfreich sein zu erfahren, wie Sie Ihrem akademischen Berater eine E-Mail senden können, da E-Mail oft die bevorzugte Kommunikationsform für Fachkräfte ist, die an Hochschulen und Universitäten arbeiten. In diesem Artikel schauen wir uns an, warum Sie Ihrem Berater eine E-Mail senden sollten, und gehen einige Schritte dazu durch, einschließlich Beispielen für E-Mails an Berater.

Warum sollten Sie Ihrem Berater eine E-Mail senden?

Es kann viele Gründe dafür geben, dass Sie Ihrem Berater eine E-Mail senden, beispielsweise eine Frage zu Ihrer College-Erfahrung. Viele Studierende senden beispielsweise eine E-Mail an ihre Betreuer, um herauszufinden, wie sie Kurse auswählen und welchen Gruppen auf dem Campus sie beitreten könnten. Ein weiterer Grund, Ihrem Berater eine E-Mail zu senden, könnte das Versenden eines Dankesschreibens sein, insbesondere wenn Sie sich persönlich mit ihm treffen.

So kontaktieren Sie einen Berater per E-Mail

Hier sind einige Schritte, mit denen Sie Ihren Vorgesetzten per E-Mail kontaktieren können:

1. Erstellen Sie eine Betreffzeile

Einer der wichtigsten Schritte bei der Kontaktaufnahme mit einem Studienberater per E-Mail ist die Angabe einer klaren Betreffzeile. Das liegt daran, dass Studienberater oft täglich mehrere E-Mails erhalten. Wenn sie also Informationen in der Betreffzeile haben, wissen sie sofort, wer Sie sind und warum Sie sich bewerben.

Ein Detail, das Sie beim Erstellen einer Betreffzeile für eine dieser E-Mails hinzufügen müssen, ist Ihr Name, da viele Studienberater auch nicht die Möglichkeit haben, alle Studierenden, denen sie helfen, persönlich zu treffen. Sie können auch kurz den Grund angeben, warum Sie ihnen eine E-Mail geschickt haben, z. B. Fragen zu Kursen oder die Suche nach Rat.

2. Verwenden Sie eine professionelle Begrüßung und einen professionellen Titel.

Es kann auch wichtig sein, die Anrede und Berufsbezeichnung Ihres Beraters zu verwenden, z. B. Dr. oder Frau, um ihn direkt anzusprechen. Es kann hilfreich sein, Respekt zu zeigen, indem Sie Ihren Berater höflich ansprechen und ihn wissen lassen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, seine Berufsbezeichnung kennenzulernen. Die Berufsbezeichnung eines Beraters finden Sie häufig auf der Website seiner Schule oder in dem Programm, das er für den Unterricht verwendet. Wenn es um Begrüßungen geht, ist es möglicherweise am effektivsten, etwas Professionelles und Prägnantes wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Hallo“ zu verwenden.

3. Stellen Sie sich vor

Ein weiterer wichtiger Schritt beim Schreiben einer E-Mail an Ihren Berater besteht darin, sich vorzustellen. Denn selbst wenn Sie Ihren Betreuer schon einmal getroffen haben, kann es sein, dass er viele andere Studierende hat, die Ihnen Ratschläge geben können. Wenn Sie sich also am Anfang Ihrer E-Mail aufführen, können Sie ihm sofort sagen, mit wem er spricht. Um sich vorzustellen, können Sie am Anfang Ihrer E-Mail einfach einen Satz wie „Mein Name“ einfügen und Ihren Namen nennen.

4. Stellen Sie sicher, dass Ihre Fragen klar sind

Nachdem Sie die ersten Teile Ihrer E-Mail geschrieben haben, können Sie damit beginnen, Ihre Fragen oder andere Gründe für die Kontaktaufnahme mit Ihrem Berater anzugeben. Es ist hilfreich, dies so klar wie möglich zu formulieren, damit Ihr Berater klare Antworten geben kann. Das Einfügen klarer Fragen kann dem Berater auch dabei helfen, sich auf ein persönliches Treffen vorzubereiten, wenn Sie ein solches wünschen. Wenn Sie beispielsweise Ratschläge zur Auswahl Ihrer Kurse benötigen, können Sie eine Aussage hinzufügen wie „Ich suche Rat, welche Kurse ich im Hauptfach Kommunikation im dritten Jahr belegen soll.“

5. Schließen Sie mit einem Dankeschön und einer weiteren Begrüßung ab.

Nachdem Sie Ihrem Berater die Fragen gestellt haben, die Sie haben, ist es eine gute Idee, sich nach dem Text Ihrer E-Mail bei ihm zu bedanken. Dies kann Ihrem Berater zeigen, dass Sie für seine Zeit und seinen Rat dankbar sind, und kann Ihnen dabei helfen, eine positive Beziehung zu ihm aufzubauen. Um Ihrem Berater zu danken, können Sie einen Satz einfügen, z. B. „Vielen Dank im Voraus“ oder „Danke für jede Hilfe, die Sie anbieten können“. Nachdem Sie eine Dankesnachricht hinzugefügt haben, können Sie Ihre E-Mail mit Ihrem Namen und einem Abschiedsgruß, z. B. „Beste Wünsche“ oder „Herzliche Grüße“, signieren.

6. Überprüfen Sie Ihre Texte auf Klarheit und Grammatik.

Der letzte Schritt, den Sie unternehmen können, bevor Sie eine E-Mail an Ihren Berater senden, besteht darin, Ihren Brief zu überprüfen. Dies kann ein besonders wichtiger Schritt sein, da das Versenden einer E-Mail mit einer hochwertigen Kopie Ihnen dabei hilft, professionell zu wirken. Es kann Ihrem Berater auch zeigen, dass Sie es mit Ihrer Ausbildung ernst meinen und wirklich an den Erfahrungen interessiert sind, die er mit Ihnen teilen kann. Eine Möglichkeit, Ihre Schreibweise zu überprüfen, besteht darin, den Brief laut vorzulesen, um etwaige Grammatik- oder Rechtschreibfehler zu erkennen und zu korrigieren.

Beispiele für die Kontaktaufnahme mit einem Berater per E-Mail

Hier einige Beispiele für Briefe an wissenschaftliche Berater:

Beispiel 1

Betrachten Sie diese Beispiel-E-Mail an einen Studienanfängerberater:

Thema: Maria Rodriguez – Zulassungstipps

Sehr geehrte Frau Kaplan,

Mein Name ist Maria Rodriguez und ich habe kürzlich erfahren, dass Sie meine Betreuerin für meine Abschlussarbeit im ersten Jahr sind. Ich bin gerade auf dem Campus angekommen und habe einige Fragen zum Kursanmeldungsprozess.

Sind Sie bereit, sich diese Woche zu treffen, um zu besprechen, für welche Kurse ich mich am besten anmelden kann und welche Kurse für mein Programm erforderlich sind? Mein erklärtes Hauptfach ist Marketing und ich kann diese Woche jeden Tag zu Ihnen ins Büro kommen. Bitte teilen Sie mir mit, ob ein bestimmter Tag und eine bestimmte Uhrzeit für Sie am besten geeignet sind oder ob Sie ein Protokoll für die Terminvereinbarung haben.

Vielen Dank im Voraus und ich freue mich darauf, Sie persönlich kennenzulernen.

Am besten,
Maria Rodriguez

Beispiel 2

Betrachten Sie diese Beispiel-E-Mail an den leitenden wissenschaftlichen Berater:

Thema: David Borrows – Fragen zum Studienfachwechsel

Hallo Herr Dr. Meyer.

Mein Name ist David Borrows und ich bin ein Englischstudent. Da Sie mein Berater sind, hatte ich gehofft, Ihnen ein paar Fragen zum Wechsel meines Hauptfachs von Literaturanalyse zu kreativem Schreiben stellen zu können. Mein Hauptanliegen ist es, sicherzustellen, dass meine Credits übertragen werden, wenn ich das Programm wechsle.

Ich kann mich diese Woche jederzeit am Montag, Donnerstag oder Freitag treffen. Bitte lassen Sie mich wissen, ob einer dieser Tage für Sie in Frage kommt und ob Sie Öffnungszeiten haben.

Vielen Dank für Ihre Hilfe und ich freue mich auf das Gespräch mit Ihnen.

Am besten,
David Burroughs