So komprimieren Sie ein Word-Dokument mit 7 Methoden • BUOM

8. April 2022

Obwohl Sie durch das Erstellen eines Dokuments in Microsoft Word Informationen erstellen und verteilen können, erfordern große Dokumente oft zusätzlichen Platz und Ressourcen. Durch die Komprimierung dieser Dokumente in Word können Fachleute wichtige Inhalte speichern, speichern und versenden. Wenn Sie wissen, wie Sie Dokumente effektiv komprimieren, können Sie darauf vorbereitet sein, aussagekräftige und effektive Informationen bereitzustellen und mit anderen zusammenzuarbeiten. In diesem Artikel erklären wir, warum es wichtig ist, Word-Dokumente zu komprimieren und wie Sie ein Word-Dokument komprimieren, damit Sie diese Software effektiv nutzen können.

Warum ist es wichtig, ein Word-Dokument zu komprimieren?

In manchen Fällen können große Word-Dokumente mit Anhängen und Bildern viel Platz auf Ihrem Computer beanspruchen. Wenn Sie ein Dokument per E-Mail teilen oder an einen anderen Ort im Internet übertragen möchten, möchten Sie es möglicherweise so klein wie möglich halten, ohne den Inhalt zu beeinträchtigen. Dies kann auch dazu beitragen, Speicherplatz auf Ihrem Computer freizugeben, wenn Sie andere Dokumente speichern müssen.

So komprimieren Sie ein Word-Dokument

Hier sind sieben Methoden, mit denen Sie die Größe Ihres Dokuments begrenzen können:

1. Bilder komprimieren

Da Bilder einem Dokument viele Daten hinzufügen können, kann durch Komprimieren der Bilder im Dokument Speicherplatz frei werden. Dazu können Sie ein Bild im Dokument auswählen. Wenn die Registerkarte „Bildformat“ angezeigt wird, können Sie im Abschnitt „Einstellungen“ die Option „Bilder komprimieren“ auswählen. Im Abschnitt „Bilder komprimieren“ können Sie sicherstellen, dass „Nur auf dieses Bild anwenden“ nicht ausgewählt ist, wenn Sie alle Bilder im Dokument komprimieren möchten.

Wenn Sie das Kästchen neben „Zugeschnittene Bereiche von Bildern entfernen“ aktivieren, können Sie den Platz weiter vergrößern, indem alle Daten aus zugeschnittenen Bereichen von Fotos entfernt werden. Sie können die gewünschte Auflösung auch im Abschnitt „Auflösung“ auswählen. Eine niedrigere Auflösung kann zusätzlichen Platz im Dokument sparen.

2. Speichern Sie Bilder in einer niedrigeren Auflösung

Sie können die Dokumentgröße auch begrenzen, indem Sie Bilder in einer niedrigeren, aber dennoch verwendbaren Auflösung speichern. Dazu können Sie oben auf dem Bildschirm „Datei“, dann „Optionen“ und schließlich „Erweitert“ auswählen. Hier finden Sie den Abschnitt „Bildgröße und -qualität“.

In diesem Abschnitt können Sie „Datenbearbeitung rückgängig machen“ auswählen, um alle zusätzlichen im bearbeiteten Bild gespeicherten Daten zu entfernen. Sie können auch sicherstellen, dass das Kontrollkästchen „Bilder in Datei nicht komprimieren“ nicht aktiviert ist. Schließlich können Sie in der Liste „Standardauflösung“ eine Auflösung von weniger als 150 ppi (Pixel pro Zoll) auswählen. Während die erforderliche Bildauflösung vom Dokument und seiner Verwendung abhängen kann, benötigen Sie möglicherweise keine höhere Auflösung als 150 Pixel pro Zoll.

3. Entfernen Sie die Option für eingebettete Schriftarten

Durch das Einbetten von Schriftarten können Sie Ihr Dokument mit den Originalschriftarten teilen, auch wenn der Empfänger diese nicht auf seinem Computersystem hat. Es kann auch zusätzlichen Platz im Dokument beanspruchen. Wenn Ihnen die Schriftart Ihres Dokuments nicht so wichtig ist oder Sie eine herkömmliche Schriftart verwenden, auf die der Empfänger Ihrer Meinung nach bereits Zugriff hat, können Sie die Schriftarteinbettung deaktivieren, um Platz zu sparen.

Gehen Sie dazu auf „Datei“, „Optionen“ und dann auf „Speichern“. Im Abschnitt „Genauigkeit beim Speichern dieses Dokuments beibehalten“ können Sie sicherstellen, dass das Kontrollkästchen „Schriftarten in die Datei einbetten“ nicht aktiviert ist. Wenn Sie Schriftarten einbetten und dennoch Platz sparen möchten, können Sie „Nur im Dokument verwendete Zeichen einfügen (am besten zur Reduzierung der Dateigröße)“ und dann „Keine gängigen Systemschriftarten einbetten“ auswählen.

4. Konvertieren Sie in das .docx-Format

Durch Ändern des Dokumentformats von .doc in .docx in Word-Versionen nach 2007 kann die Größe des Dokuments schnell reduziert werden. Dazu können Sie Datei, Info und dann Konvertieren auswählen. Falls verfügbar, können Sie auf „OK“ und dann auf „Speichern“ klicken. Dadurch kann eine neue, kleinere Version Ihres Dokuments erstellt werden, während die alte .doc-Version erhalten bleibt.

5. Bilder einfügen statt kopieren und einfügen

Sie können Bilder auch von Ihrem Computer oder anderen Programmen einfügen, anstatt sie direkt aus dem Internet zu kopieren und einzufügen. Dadurch kann die Größe Ihres Dokuments eingeschränkt werden, da Word möglicherweise eine höhere Standardgröße oder -auflösung verwendet, wenn Sie ein Bild aus dem Internet einfügen. Um dieses Problem zu beheben, können Sie das Bild aus dem Internet oder einem Bildbearbeitungsprogramm auf Ihrem Computer speichern. Um es einem Dokument hinzuzufügen, können Sie „Einfügen“, „Foto“ und dann „Foto aus Datei“ auswählen. Möglicherweise haben Sie dann die Möglichkeit, das gewünschte Foto von Ihrem Computer auszuwählen.

6. Bearbeiten Sie Bilder, bevor Sie sie Ihrem Dokument hinzufügen

Eine andere Möglichkeit, den zusätzlichen Bildraum zu begrenzen, besteht darin, das Foto zu bearbeiten, bevor es dem Dokument hinzugefügt wird. Jedes Mal, wenn Sie ein Foto in einem Word-Dokument bearbeiten, um seine Größe, Form oder einen anderen Aspekt seines Erscheinungsbilds zu ändern, kann Word diese Bearbeitungsinformationen als Daten speichern. Da diese Daten möglicherweise Speicherplatz beanspruchen, möchten Sie möglicherweise alle erforderlichen Änderungen vornehmen, bevor Sie Ihr Foto hinzufügen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Fotografie so effektiv wie möglich bleibt.

7. Öffnen Sie ein neues Dokument

Eine andere Möglichkeit, die Dokumentgröße zu begrenzen, besteht darin, Informationen von einem Blatt zu kopieren und auf einem neuen Blatt einzufügen. Dies kann zur Komprimierung des Dokuments beitragen, da alle verbleibenden Daten aus Bearbeitungen oder anderen Formatierungsänderungen entfernt werden können. Wenn Sie Inhalte in ein anderes Word-Dokument einfügen, können Sie die ursprüngliche Formatierung beibehalten, was den Vorgang vereinfachen und Ihnen Zeit und Ressourcen sparen kann.

Drücken Sie dazu Befehlstaste + A auf einem Mac oder Strg + A auf einem PC, um den gesamten Inhalt der Seite auszuwählen. Sobald Sie dies getan haben, können Sie „Befehl + C“ auf einem Mac oder „Strg + C“ auf einem PC drücken, um den gesamten Inhalt zu kopieren. Um ein neues Dokument zu öffnen, können Sie „Datei“, „Neues Dokument“ und dann die Option „Leeres Dokument“ auswählen. Sobald Sie ein neues Dokument geöffnet haben, können Sie Befehl + V auf einem Mac oder Strg + V auf einem PC drücken, um es einzufügen. Sie können auch mit der rechten Maustaste klicken und Einfügen auswählen.

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