So gelingt das Onboarding von Mitarbeitern in 7 Schritten (mit Tipps) • BUOM

30. März 2022

Das Onboarding neuer Mitarbeiter bietet Ihnen die Möglichkeit, ihnen das Unternehmen, die Kultur und ihre neue Rolle vorzustellen. Wenn Sie wissen, wie Sie Mitarbeiter effektiv einbinden, können sie sich in ihrer neuen Umgebung und Position wohler fühlen. Dies kann auch zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung führen. In diesem Artikel erklären wir den Onboarding-Prozess, listen die Schritte zum Onboarding von Mitarbeitern auf und geben Tipps, die beim Onboarding helfen.

Was ist Onboarding?

Unter Onboarding versteht man den Prozess, neuen Mitarbeitern die Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die sie für den Übergang in eine neue Rolle im Unternehmen benötigen. Dies trägt im Wesentlichen dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter in ihrem neuen Job wohler fühlen und gibt Arbeitgebern die Möglichkeit, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Dieser Prozess bereitet sie auch auf den Erfolg in ihrer neuen Position vor und erhöht die Wahrscheinlichkeit der Arbeitszufriedenheit. Typischerweise wird ein Mitarbeiter der Personalabteilung den Onboarding-Prozess durchführen.

Welche Vorteile bietet das Onboarding?

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Implementierung eines erfolgreichen Onboarding-Plans:

• Erhöhte Produktivität: Die Einführung neuer Mitarbeiter in die Unternehmenssoftware und -systeme innerhalb der ersten Woche hilft ihnen, sofort loszulegen. Dies verbessert nicht nur die Produktivität, sondern verkürzt auch die Lernkurve, da jemand in den ersten Tagen im Unternehmen jemanden hat, der ihn durch diese Systeme führt.

• Erleichtert die Einhaltung von Verfahren und Zielen: Der Onboarding-Prozess ermöglicht es Ihnen, die Verfahren, Richtlinien und Ziele des Unternehmens bei jedem neuen Mitarbeiter zu überprüfen. Wenn sie sich dieser Richtlinien bewusst werden, können sie diese einhalten und sie erfolgreich auf ihre neuen Rollen anwenden.

• Verbesserte Kommunikation: Wenn Sie neuen Mitarbeitern ihren Vorgesetzten und ihr Team vorstellen, erleichtert dies die Kommunikation zwischen diesen Parteien von Anfang an. Der Aufbau dieser Verbindung erleichtert ihnen die künftige Zusammenarbeit, was zu einer höheren Produktivität und einer verbesserten Unternehmensmoral führt.

• Erhöhte Arbeitszufriedenheit und Bindung: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern während des Onboarding-Prozesses das Gefühl geben, willkommen zu sein, ist es wahrscheinlicher, dass sie jeden Tag gerne zur Arbeit kommen. Wenn ihnen die Arbeit in Ihrem Unternehmen Spaß macht, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie weiterhin für Sie arbeiten, als anderswo nach Beschäftigungsmöglichkeiten zu suchen.

So integrieren Sie einen neuen Mitarbeiter

Nutzen Sie diese Schritte, um neue Mitarbeiter effektiv einzubinden:

1. Beginnen Sie mit der Vorpflanzung

Senden Sie Ihrem neuen Mitarbeiter vor dem Onboarding-Prozess und dem ersten Tag eine Einführungs-E-Mail mit den folgenden Informationen:

• Neue Beschäftigungsunterlagen und auszufüllende Formulare

• Ihr Startdatum, ihre Startzeit und ihr Ort

• Kopie des Firmenverzeichnisses

• Ihr Zeitplan oder ihre Agenda für die erste Woche oder den ersten Tag

• Benutzernamen und Passwörter für relevante Unternehmens- oder Mitarbeiterportalkonten

• Liste der Dokumente oder Informationen, die Sie am ersten Tag mitbringen sollten

• Details zur Kleiderordnung des Unternehmens

• Hinweise zur Anreise und zum Parken

Die Informationen, die Sie in der E-Mail senden, stellen sicher, dass sie am ersten Tag alles haben, was sie brauchen. Es ermöglicht ihnen außerdem, den gesamten Papierkram zu Hause auszufüllen, anstatt den ersten Tag damit zu verbringen.

Neben dem Versenden dieser E-Mail können Sie auch ihren Arbeitsbereich oder Arbeitsbereich vorbereiten. Arbeiten Sie mit der Informationstechnologieabteilung Ihres Unternehmens zusammen, um sicherzustellen, dass Computer und E-Mail funktionieren. Stellen Sie außerdem ein Willkommenspaket mit zusätzlichen Informationen zusammen, darunter das Mitarbeiterhandbuch und der Mitarbeiterausweis. Als Willkommensgeschenk können Sie ihnen auch Markengeschenke überreichen, beispielsweise eine Wasserflasche mit Ihrem Firmenlogo.

2. Machen Sie einen Rundgang

Stellen Sie sicher, dass jemand da ist, der den neuen Mitarbeiter am ersten Tag begrüßt. Führen Sie sie anschließend durch das Gebäude oder den Arbeitsplatz, damit sie sich mit der Umgebung vertraut machen. Wenn Sie sie am ersten Tag herumführen, wird es ihnen künftig leichter fallen, sich in ihrem Arbeitsumfeld zurechtzufinden. Es sorgt auch dafür, dass sie sich in ihrer neuen Umgebung wohler fühlen.

3. Lernen Sie sich kennen

Stellen Sie ihnen bei einem Rundgang ihre neuen Kollegen und ihr Team vor. Dies hilft ihnen, sich in die Unternehmenskultur einzuleben und neue Freunde bei der Arbeit zu finden.

Sie sollten ihnen auch vorschlagen, sich mit jemandem aus der Personalabteilung zu treffen, um die Unternehmensrichtlinien zu Themen wie Urlaub und Arbeitszeiten zu besprechen.

4. Laden Sie sie zum Mittagessen mit Ihrem Team oder Manager ein.

Laden Sie sie am Nachmittag zum Mittagessen mit dem Manager oder seinem Team ein, um sich besser kennenzulernen. Wenn sie zum Mittagessen ausgehen, haben sie die Möglichkeit, das Büro oder die Arbeitsumgebung zu verlassen. Außerdem können sie dadurch ihr Team besser kennenlernen und engere Arbeitsbeziehungen aufbauen.

5. Laden Sie sie zu einem Treffen mit ihrem Vorgesetzten ein.

Bitten Sie Ihren Vorgesetzten nach dem Mittagessen um ein Treffen, um die Stellenbeschreibung und die Erwartungen der Mitarbeiter zu besprechen und ihnen bei der Festlegung ihrer Ziele zu helfen. Dies gibt ihnen auch Zeit, Folgefragen zu stellen.

6. Richten Sie einen Arbeitsbereich für sie ein

Geben Sie ihnen nach dem Vormittagsunterricht und dem Mittagessen die Möglichkeit, ihren Arbeitsbereich einzurichten. Bitten Sie sie, sich mit ihren Firmenkontodaten an ihrem Computer anzumelden und sich an die neuen Softwaresysteme zu gewöhnen.

7. Planen Sie die Nachverfolgung

Da Sie Ihren neuen Mitarbeitern zu Beginn ihres neuen Jobs viele neue Informationen geben, ist es wichtig, am Ende der ersten Woche wieder Kontakt zu ihnen aufzunehmen. Bitten Sie ihren Vorgesetzten, ein persönliches Gespräch zu vereinbaren, um ihnen die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen, die sie möglicherweise seit ihrer Einstellung hatten. Außerdem kann der Vorgesetzte sehen, wie er mit der neuen Arbeitsbelastung umgeht, und feststellen, welche Vorkehrungen er treffen muss, um einen angenehmen Übergang in seine neue Rolle zu gewährleisten.

Tipps für das Mitarbeiter-Onboarding

Überlegen Sie beim Onboarding jedes neuen Mitarbeiters, was Sie tun können, um den Onboarding-Prozess zu verbessern. Nutzen Sie diese Tipps, um das Onboarding eines neuen Mitarbeiters zu erleichtern:

• Haben Sie einen Plan und setzen Sie sich Ziele. Bevor Sie mit dem Onboarding beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan mit Zielen haben, die Ihnen bei der Erfolgsmessung helfen. Beispielsweise könnten Sie sich zum Ziel setzen, die Mitarbeiterfluktuation in Ihrem Unternehmen zu reduzieren. Sobald Sie einen Plan für das Onboarding und die Schritte haben, die Sie unternehmen möchten, erstellen Sie eine Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie jeden Schritt im Prozess einhalten. Befolgen Sie diesen Plan bei jedem neuen Mitarbeiter, um ein erfolgreiches Onboarding-Erlebnis für alle sicherzustellen.

• Personalisieren Sie die Erfahrung für jeden neuen Mitarbeiter. Während Sie für alle den gleichen Onboarding-Prozess einhalten sollten, suchen Sie nach kleinen Möglichkeiten, die Erfahrung für jeden neuen Mitarbeiter zu personalisieren. Wenn Sie einen Grafikdesigner engagieren, denken Sie darüber nach, ihm einen Computer mit einem großen Monitor zur Verfügung zu stellen, damit er am Design arbeiten kann. Wenn Sie einen Autor einstellen, sollten Sie darüber nachdenken, ihm personalisierte Stifte oder ein Notizbuch zu geben. Dies kann ihnen das Gefühl geben, willkommen zu sein, und Ihnen zeigen, dass Sie sich um sie kümmern.

• Nutzen Sie Onboarding-Technologie. Erwägen Sie die Nutzung eines Webportals zur Verwaltung des Onboarding-Prozesses und anderer HR-bezogener Aufgaben. Es gibt viele Arten von Software, die darauf ausgelegt ist, nicht nur Ihre Bedürfnisse, sondern auch die Bedürfnisse Ihrer neuen Mitarbeiter zu antizipieren.