So führen Sie eine Telefonkonferenz mit Mobiltelefonen durch (iPhone und Android) • BUOM
19. Januar 2021
Mit fortschreitender Technologie können immer mehr Arbeiten aus der Ferne erledigt werden. Da Sie einen Großteil Ihrer Geschäfte außerhalb des Büros erledigen können, ist es wichtiger denn je, unabhängig vom Standort effektiv kommunizieren zu können. Mit Smartphones ist es jederzeit und überall möglich, eine formelle Telefonkonferenz abzuhalten. In diesem Artikel besprechen wir, was Konferenzen sind, wann und wie man mit einem mobilen Gerät teilnimmt und wie man sie professionell aussehen lässt.
Was ist eine Telefonkonferenz?
Bei einer Telefonkonferenz sprechen drei oder mehr Personen gleichzeitig am Telefon. Mit den meisten Mobilgeräten können Sie bis zu fünf oder sechs Teilnehmer an einer Telefonkonferenz gleichzeitig hosten. Es gibt jedoch kostenpflichtige und kostenlose Hosting-Sites, auf denen weitaus mehr Teilnehmer untergebracht werden können. Der Zweck von Konferenzgesprächen besteht darin, es Personen zu ermöglichen, an verschiedenen Orten oder in unterschiedlichen Zeitzonen eine Besprechung abzuhalten.
Vorbereitung auf eine Telefonkonferenz
Bevor Sie auf Ihrem Mobilgerät eine Telefonkonferenz einleiten, beachten Sie bitte folgende Punkte:
Wie viele Personen werden auf Abruf sein?
Bei mehr als fünf Personen sollten Sie die Nutzung eines Festnetzanschlusses oder eines Hosting-Unternehmens in Betracht ziehen. Manche Telekommunikationssoftware ermöglicht die Teilnahme von bis zu 50 Personen an einer Konferenz.
Wenn Sie einen Festnetzanschluss nutzen können
Festnetztelefone bieten eine bessere Audioqualität und oft eine stabilere Umgebung, was bei offiziellen Anrufen von entscheidender Bedeutung ist. Darüber hinaus ist mehr Software verfügbar, mit der Festnetztelefone umfangreiche Telefonkonferenzen abwickeln können.
Wenn Sie Video verwenden müssen
Manchmal reicht Audio für eine effektive Kommunikation nicht aus. Wenn Sie mehr als nur Audio benötigen, sollten Sie einen Hosting-Dienst in Betracht ziehen, der Videokonferenzen ermöglicht. Eine Möglichkeit, dies zu umgehen, besteht jedoch darin, den Teilnehmern einfach vorab alle für den Anruf benötigten Dateien oder Informationen mitzuteilen und sie zu bitten, diese während des Meetings vor sich zu haben.
So führen Sie eine Telefonkonferenz auf dem iPhone durch
Telefonkonferenzen auf dem iPhone sind ziemlich einfach. Als Telefon mit zwei Leitungen unterstützt es bis zu fünf Konferenzteilnehmer sowie einen weiteren Anruf auf der anderen Leitung. So erstellen Sie eine Konferenz:
Anruf.
Klicken Sie auf Anruf hinzufügen und wählen Sie einen zweiten Empfänger aus. Während Sie eine Verbindung herstellen, wird der erste Empfänger in die Warteschleife gelegt.
Klicken Sie auf „Anrufe zusammenführen“, um beide Leitungen miteinander zu verbinden.
Wiederholen Sie die Schritte zwei und drei, um weitere Teilnehmer hinzuzufügen.
Das iPhone bietet mehrere weitere wichtige Konferenzfunktionen. Wenn Sie einen Teilnehmer von einem Anruf trennen möchten, tippen Sie einfach auf Konferenz und dann auf den roten Telefonkreis neben der Nummer. Anschließend können Sie auf „Anruf beenden“ tippen, um die Verbindung zu trennen.
Sie können während einer Telefonkonferenz auch private Gespräche mit Einzelpersonen führen, indem Sie auf „Konferenz“ und dann auf „Privat“ neben der Nummer klicken, mit der Sie eins zu eins sprechen möchten. Wenn Sie bereit sind, sich anderen Teilnehmern anzuschließen, klicken Sie auf „Anrufe zusammenführen“ und Sie nehmen wieder an der Konferenz teil.
So führen Sie eine Telefonkonferenz auf Android durch
Konferenzen auf Android sind denen auf dem iPhone sehr ähnlich. Der Hauptunterschied besteht in der Terminologie und den Symbolen. So erstellen Sie ein Meeting auf Android:
Anruf.
Sobald die Verbindung hergestellt ist, klicken Sie auf das Symbol „Anruf hinzufügen“. Das Bild zeigt eine Person mit einem „+“-Zeichen neben sich. Nach einem Klick auf das Symbol wird der erste Empfänger in die Warteschleife gelegt.
Rufen Sie den anderen Teilnehmer an und warten Sie, bis er antwortet.
Klicken Sie auf das Symbol Zusammenführen. Es wird aussehen, als würden zwei Pfeile zu einem verschmelzen. Sobald Sie darauf tippen, werden die Anrufe zusammengeführt und „Konferenzgespräch“ erscheint auf dem Bildschirm.
Wie beim iPhone können Sie auf „Steuerung“ tippen, um einen Teilnehmer stummzuschalten oder aus einer Telefonkonferenz zu entfernen.
Etikette für Telefonkonferenzen
So wie Sie sich für ein Geschäftstreffen kleiden würden, ist es wichtig, sich bei einer Telefonkonferenz professionell und formell zu präsentieren. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten:
Sei bereit
Im Geschäftsleben bedeutet früh pünktlich. Stellen Sie sicher, dass Sie vor Ihrem geplanten Anruf eingeloggt, eingeschaltet und bereit sind, aktuelle Themen zu besprechen. Wenn Sie eine Hosting-Site oder eine Konferenz-App verwenden, testen Sie die Bridge vorher, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.
Wählen Sie einen ruhigen Ort mit starkem Signal
Nehmen Sie sich Zeit und achten Sie darauf, einen Raum frei von Lärm und Unterbrechungen zu finden, damit sich alle Gesprächsteilnehmer effektiv beteiligen können. Darüber hinaus kann ein Headset ein wirksames Hilfsmittel zur Unterdrückung von Umgebungsgeräuschen sein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Standort über ein starkes Signal verfügt. Wenn es instabil erscheint, sollten Sie über einen Standortwechsel nachdenken.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Telefon im Voraus vollständig aufgeladen ist
Wenn möglich, halten Sie für alle Fälle ein Ladegerät und eine Steckdose in der Nähe bereit.
Anrufe ausschalten
Stellen Sie sicher, dass Sie alle unnötigen Ablenkungen ausschalten, indem Sie Ihr Telefon und Ihren Laptop stumm schalten, bevor Sie einen Anruf tätigen.
Vermeiden Sie die Verwendung einer Freisprecheinrichtung
Dadurch haben Sie zwar mehr Freisprechfunktion, die Klangqualität geht jedoch verloren. Versuchen Sie stattdessen, ein Headset zu verwenden, es sei denn, Sie teilen sich den Telefonanschluss mit einer anderen Person.
Konzentriert bleiben
Mit den meisten Smartphones können Sie während eines Telefongesprächs andere Aufgaben ausführen. Der Versuchung widerstehen. Andere Teilnehmer können Sie nicht sehen, Sie müssen aber dennoch anwesend sein.