So beziehen Sie Projektbeteiligte ein: • BUOM

31. März 2021

Wenn Sie für ein Unternehmen oder eine Organisation arbeiten, waren Sie höchstwahrscheinlich bereits an einem Projekt beteiligt. Laut der Website des Project Management Institute werden Branchen auf der ganzen Welt zunehmend projektorientiert statt produktorientiert. Es ist wichtiger denn je zu verstehen, wie Projektbeteiligte auf allen Ebenen interagieren und funktionieren. In diesem Artikel definieren und erklären wir, wie produktive Beziehungen zwischen verschiedenen Arten von Projektbeteiligten aufrechterhalten werden können.

Wer sind die Projektbeteiligten?

Der Begriff „Projektbeteiligte“ bezieht sich auf alle Projektbeteiligten. Dazu gehören alle, die am Endergebnis des Projekts arbeiten, es finanzieren oder davon betroffen sind. Es gibt viele verschiedene Projekt-Stakeholder-Gruppen mit jeweils eigenen Rollen und Merkmalen. Hier ist eine Aufschlüsselung einiger der häufigsten Arten von Stakeholdern:

Projektmanager

Einer der wichtigsten Stakeholder ist der Projektmanager. Projektmanager verwalten ein Projekt während seines gesamten Lebenszyklus. Sie sind Schlüsselakteure in jeder Phase der Projektentwicklung, einschließlich der Erstellung der Umfangserklärung, der Überwachung der Teamleistung und der Präsentation von Abschlussberichten. Projektmanager übernehmen interne Verantwortung für das Projekt, manchmal sogar in den Medien.

Projektmanager erleichtern die Kommunikation zwischen Managern und Teammitgliedern. Daher ist es wichtig, dass sie während des gesamten Projekts engagiert und konzentriert bleiben. Projektmanager müssen vertrauenswürdig sein und ihnen die Möglichkeit geben, alltägliche Entscheidungen zu treffen, die sich auf das Projekt auswirken.

Sie müssen außerdem regelmäßig der Geschäftsleitung Bericht erstatten, um sicherzustellen, dass das Projektteam die Fristen einhält. Der Schlüssel zur effektiven Führung von Projektmanagern liegt darin, ihre Autorität mit einem angemessenen Maß an Verantwortung in Einklang zu bringen. Projektmanager haben die Befugnis, wichtige Entscheidungen zu treffen, müssen sich aber auch mit den Konsequenzen auseinandersetzen, wie auch immer diese aussehen mögen.

Manager

Führungskräfte sind die höchste Führungsebene des Unternehmens oder der Organisation, die das Projekt genehmigt hat. Manager definieren die Ziele und Strategien des Projektteams. Ihre Priorität besteht darin, sicherzustellen, dass das Projekt ein gutes Licht auf das Unternehmen wirft und dass das Endziel mit der Vision des Unternehmens übereinstimmt.

Manager sind „High Impact, Low Interest“-Stakeholder, das heißt, sie sind eher an den Ergebnissen des Projekts als an seinem täglichen Fortschritt interessiert. Führungskräfte wünschen sich halbjährlich prägnante, informationsreiche Updates.

Der Schwerpunkt dieser Aktualisierungen sollte darauf liegen, ob das Projekt im Zeitplan liegt, wie Ressourcen verwendet werden und ob die Schätzung der endgültigen Ergebnisse des Projekts korrekt ist. Manager müssen auf dem Laufenden gehalten werden, aber sie müssen auch wissen, dass sich das Managementteam gut um das Projekt kümmert.

Teammitglieder

Eine weitere Gruppe von Stakeholdern ist das Team von Personen, die an dem Projekt arbeiten. Diese Stakeholder haben oft den größten Einfluss auf den Erfolg eines Projekts. Das Projektteam ist für die termingerechte Fertigstellung der Projektaufgabenliste verantwortlich. Jedes Teammitglied kann zum Fortschritt des Projekts beitragen, indem es genügend Zeit aufwendet und hart arbeitet, um Fristen einzuhalten.

Damit das Projekt termingerecht abgeschlossen werden kann, müssen die Teammitglieder geführt und effektiv eingebunden werden. Projektmanager sollten Aufgaben basierend auf den Fähigkeiten, dem Erfahrungsniveau und den Fähigkeiten des Teammitglieds zuweisen. Kein Teammitglied sollte sich überlastet oder nicht ausgelastet fühlen. Wenn ein Teammitglied erkennt, dass sich seine Arbeit direkt auf den Erfolg des Projekts auswirkt, ist es wahrscheinlicher, dass es während des gesamten Prozesses motiviert und engagiert bleibt.

Sponsoren

Der Sponsor ist der Finanzier des Projekts. Zunächst interessiert sie das Projektbudget. Da er sich an der Finanzierung beteiligt, hat der Sponsor die Macht, wichtige Entscheidungen hinsichtlich der Ausführung von Aufgaben in jeder Phase der Projektlaufzeit zu treffen. Der Sponsor kann jederzeit den Projektmanager oder andere Teammitglieder bitten, Anpassungen am Projekt vorzunehmen, um das geschätzte Budget zu reduzieren.

Sponsoren investieren erheblich in den Erfolg des Projekts und müssen daher über den Projektfortschritt gut informiert sein. Eine klare Kommunikation zwischen Projektmanager, Ressourcenmanager und Sponsor ist von entscheidender Bedeutung. Sponsoren sollten Finanzberichte erhalten, aus denen hervorgeht, dass die Projektmittel effizient und sinnvoll eingesetzt werden. Sponsoren müssen auch das Gefühl haben, dass ihre Beiträge geschätzt und respektiert werden.

Ressourcenmanager

Ressourcenmanager sind typischerweise an Projekten mit komplexen Budgets, großen Arbeitsteams und hohem Ressourcenbedarf beteiligt. Ressourcenmanager stellen sicher, dass das Team über alles verfügt, was es braucht, um das Projekt erfolgreich und pünktlich abzuschließen. Ressourcenmanager ziehen alle vom Projektmanager angeforderten Ressourcen hinzu, darunter technische Experten, Spezialausrüstung oder Zeitarbeitskräfte.

Ressourcenmanager sind stark auf Kommunikationsfähigkeiten angewiesen, um die benötigten Ressourcen zu erhalten und gleichzeitig positive berufliche Beziehungen aufrechtzuerhalten. Um den Projekterfolg sicherzustellen, müssen Projektmanager der Aufrechterhaltung einer Arbeitsbeziehung mit dem Ressourcenmanager Priorität einräumen. Ressourcenmanager müssen über ein ausreichendes Budget und einen angemessenen Zeitplan verfügen. Sie sollten auch über die aktuellen Anforderungen des Projekts gut informiert sein.

Kunden

Kunden sind in der Regel die letzten Stakeholder, die mit einem Projekt interagieren. Wenn sich das Projekt in einer späteren Phase befindet, arbeitet der Projektmanager mit dem Marketingteam zusammen, um sicherzustellen, dass die Öffentlichkeit über die erwarteten Ergebnisse des Projekts informiert wird. Da es sich bei den Kunden um diejenigen handeln muss, die ein Produkt kaufen, eine Dienstleistung abonnieren oder von den Auswirkungen eines Projekts profitieren, sind ihre Meinungen und ihr Feedback entscheidend für den langfristigen Erfolg des Projekts.

Kunden sollten vor der Veröffentlichung eine kurze Vorstellung vom Zweck des Projekts haben. Marketing- und Werbekampagnen sowie Pressemitteilungen sind wichtige Instrumente, um ein breites Publikum zu erreichen. Kunden müssen genau wissen, wie sich das Projekt auf sie auswirkt, was von ihnen als Verbraucher erwartet wird und warum ihnen der Erfolg des Projekts am Herzen liegen sollte. Bei kundenorientierten Projekten sollten stets die Interessen des Kunden im Vordergrund stehen.

Mehr Details: Den Projektmanagementprozess verstehen

So gewinnen Sie Projektteilnehmer

Es gibt mehrere Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihr Stakeholder-Management zu verbessern. Diese können je nach Rolle und Arbeitsumfeld variieren:

1. Sorgen Sie für eine ständige und klare Kommunikation

Da bei Projekten mehrere Teams zusammenarbeiten, ist Kommunikation entscheidend für den Erfolg. Teammitglieder sollten in der Lage sein, Fragen an den Projektmanager zu stellen, der Ressourcenmanager sollte dem Sponsor Budgetberichte vorlegen und Kunden sollten das Gefühl haben, dass ihre Stimme im Unternehmen gut vertreten ist.

Jedes dieser Ziele kann nur erreicht werden, wenn jede Stakeholdergruppe in der Lage ist, effektiv mit den anderen zu kommunizieren. Die Aufrechterhaltung ehrlicher, produktiver und offener Kommunikationswege wird zu verbesserten Beziehungen zu allen Beteiligten führen.

2. Halten Sie einen funktionalen Zeitplan ein

Die Einhaltung eines Zeitplans wirkt sich auf jeden Beteiligten unterschiedlich aus. Manager möchten einen Zeitplan einhalten, weil dies das Risiko ihrer Investition minimiert. Projektmanager folgen einem Zeitplan, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben schnell und effizient erledigt werden. Kunden müssen möglicherweise die voraussichtlichen Veröffentlichungstermine kennen, um die neue Version oder den neuen Dienst eines Unternehmens nutzen zu können. Das Einhalten eines festgelegten Zeitplans hilft allen, bei der Sache zu bleiben, Erwartungen zu erfüllen und engagiert zu bleiben.

3. Ermutigen und motivieren Sie Ihre Kollegen

Unabhängig davon, welcher Stakeholdergruppe Sie angehören, ist es wichtig, dass Sie einen positiven Einfluss auf die Menschen haben, mit denen Sie zusammenarbeiten. Durch die Schaffung einer angenehmen Arbeitsumgebung kann die Produktivität des gesamten Projektteams verbessert werden. Optimistische und zielorientierte Menschen haben die Fähigkeit, jeden Mitarbeiter, mit dem sie in Kontakt kommen, zu beeinflussen.

Positives Feedback zu geben, sich ehrenamtlich für die Lösung von Problemen einzusetzen und ein positives Beispiel zu geben, sind großartige Möglichkeiten, andere in Ihrem Team zu ermutigen.

4. Setzen Sie sich messbare Ziele

Stakeholder können leicht das Interesse und die Aufmerksamkeit verlieren, wenn die Ziele des Projekts nicht klar sind. Die Vision des Teams für das Endergebnis des Projekts sollte leicht zugänglich sein und häufig referenziert werden. Darüber hinaus sollte das Management während des gesamten Projekts eine Reihe erreichbarer Ziele festlegen.

Das Erreichen dieser kleinen Meilensteine ​​trägt dazu bei, dass das Team konzentriert bleibt und jeder ein regelmäßiges Erfolgserlebnis hat. Die Berichterstattung über diese kleinen Erfolge an Manager und Sponsoren ist auch eine gute Möglichkeit, sie über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten.

5. Prozessprobleme und -fehler

Während des Lebenszyklus des Projekts treten zwangsläufig Probleme auf. Wie jede Interessengruppe damit umgeht, hat einen direkten Einfluss auf den Erfolg und die Gesundheit des Projekts. Manager und Sponsoren benötigen möglicherweise Verständnis und Geduld, wenn es zu Verzögerungen kommt.

Manager müssen in der Lage sein, zu erklären, warum ein Fehler aufgetreten ist, und ihre Pläne zur Lösung des Problems vorzulegen. Eine genaue Risikoanalyse, effektive Entscheidungsfindung und produktive Teamarbeit sind entscheidend für eine erfolgreiche Problemlösung.