So formatieren Sie eine geschäftliche E-Mail richtig • BUOM
22. Februar 2021
Mit dem Aufkommen sozialer Netzwerke und unternehmensübergreifender Instant Messenger ist die E-Mail-Korrespondenz weiterhin eine der führenden Kommunikationsmethoden für Berufstätige. Geschäfts-E-Mails, auf die Antworten eingehen, haben ein Format, das leicht zu lesen und zu verstehen ist. Er vermittelt seine Ideen klar und unmittelbar.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf das richtige Geschäfts-E-Mail-Format und besprechen, wie man eines effektiv erstellt.
Was ist das geschäftliche E-Mail-Format?
Bei geschäftlichen E-Mails handelt es sich um Korrespondenz, die Sie zu geschäftlichen Zwecken per E-Mail versenden. Sie werden normalerweise über Ihr Firmen- oder Geschäfts-E-Mail-Konto gesendet. Erstellen Sie beim Versenden geschäftlicher E-Mails eine einprägsame und professionelle Adresse. Organisationen haben in der Regel vorgegebene Formate für ihre Mitglieder. Formatieren Sie Ihre Adresse für private E-Mail-Adressen oder Geschäftsadressen als Ihren Firmennamen oder eine Version Ihres Namens.
Teile einer Geschäfts-E-Mail
Eine geschäftliche E-Mail besteht aus sechs Hauptbestandteilen. Bei richtiger Verwendung sind formatierte E-Mails effektiver und kommunizieren die Absicht des Absenders schneller.
Fügen Sie die folgenden wichtigen Abschnitte in Ihre geschäftliche E-Mail ein:
Handlungsstrang
Willkommen/Begrüßung
Zweck des Briefes
Einzelheiten
Aufruf zum Handeln/Erwartung des Lesers
Abschluss und Unterschrift
So richten Sie eine geschäftliche E-Mail ein
Geschäftliche E-Mails sollten so klar und prägnant wie nötig sein, um das Wesentliche zu vermitteln.
Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre geschäftliche E-Mail richtig zu formatieren:
Denken Sie über Ihre Absicht nach, die E-Mail zu senden.
Schreiben Sie den Betreff des Briefes.
Schreiben Sie eine Begrüßung und den Text des Briefes.
Schreiben Sie den Schluss Ihrer E-Mail.
Überarbeiten und einreichen.
1. Denken Sie über Ihre Absicht nach, die E-Mail zu versenden.
Bevor Sie eine E-Mail senden, prüfen Sie, ob dies erforderlich ist. Antworten auf viele häufig gestellte Fragen finden Sie in den Schulungsunterlagen des Unternehmens oder bei der Suche im Internet. Wenn Sie Ihre Fragen recherchieren, bevor Sie sie per E-Mail stellen, können Sie und der Empfänger Zeit sparen. Wenn Sie Ihre Recherche durchgeführt haben und die Antwort nicht selbst finden können, überlegen Sie, wen Sie besser fragen sollten. Beispielsweise könnte Ihr Kollege eine bessere Option sein als Ihr Chef. Der Posteingang Ihres Managers oder Vorgesetzten ist wahrscheinlich jederzeit mit ungelesenen E-Mails gefüllt. Wenn Sie einen Kollegen nach den benötigten Informationen fragen, erhalten Sie schneller eine Antwort.
Wenn der Empfänger ein Kunde ist, überprüfen Sie alle Verträge oder früheren Mitteilungen, bevor Sie die E-Mail senden. Viele E-Mail-Anbieter verfügen über eine Suchfunktion, mit der Sie nach bestimmten Phrasen oder Wörtern suchen können.
2. Schreiben Sie den Betreff des Briefes
Sobald Sie sich für die Empfänger Ihrer E-Mail entschieden haben, schreiben Sie eine Betreffzeile. Viele Menschen entscheiden anhand des Betrefffelds, ob sie eine E-Mail lesen möchten. Halten Sie Ihren Brief kurz und geben Sie den genauen Zweck des Briefes an. Für Computer ist eine Betreffzeile mit weniger als 65 Zeichen ideal. Wenn Sie glauben, dass die E-Mail auf einem mobilen Gerät gelesen werden kann, sollten Sie die Betreffzeile auf maximal 30 Zeichen beschränken, um sicherzustellen, dass der Empfänger die gesamte E-Mail lesen kann. Benutzen Sie nur die Worte, die nötig sind, um das Wesentliche zu vermitteln.
Beispiele für Themen, die zur Reaktion anregen:
(Gegenseitiger Kontakt) empfohlene Kontaktaufnahme
Treffen bei (Name der Veranstaltung)
Как (XYZ-Aufgabe erfüllen)
Bitte reichen Sie Formular X bis (Uhrzeit oder Datum) ein.
Treffen um (Betreff) um (Uhrzeit oder Datum)?
Endgültige Genehmigung erforderlich (Uhrzeit oder Datum)
3. Schreiben Sie eine Begrüßung und den Text des Briefes
Der Ton Ihrer E-Mail hängt davon ab, an wen Sie sie senden. Geschäftliche E-Mails an Kollegen, mit denen Sie befreundeter sind, werden nicht so formell sein wie E-Mails an Manager oder Personen, die Sie nicht gut kennen.
Beispiele für formelle E-Mail-Begrüßungen:
Hallo (Name des Empfängers),
Hallo (Name des Empfängers),
Lieber (Name des Empfängers),
Halten Sie sich für den Text Ihrer E-Mail an die Ein-Betreffzeilen-Regel. Diese Regel besagt, dass das Versenden von E-Mails mit mehr als einem Zweck verwirrend und ineffektiv sein kann. Dies führt häufig dazu, dass eine Frage beantwortet wird und mehrere E-Mails erforderlich sind. Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr als eine Frage stellen müssen, erstellen Sie eine kurze, nummerierte Liste.
Verwenden Sie die ersten beiden Zeilen des Briefes, um Ihr Anliegen zum Ausdruck zu bringen oder eine Frage zu stellen. Sie können diese Eröffnungszeilen auch verwenden, um den Empfänger daran zu erinnern, wo Sie sich kennengelernt haben oder an Ihre gemeinsame Verbindung. Fügen Sie dann nicht mehr als drei detaillierte Sätze hinzu, in denen Sie Ihre Absicht erläutern. Verwenden Sie eine höfliche, klare Sprache, um das Verständnis und die Lesbarkeit zu maximieren.
4. Schreiben Sie das Ende des Briefes
Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem Call-to-Action, einer Schlussnotiz und einer Unterschrift. Ein Call-to-Action ist das, was der Empfänger als Antwort auf Ihre E-Mail tun soll. Dies kann eine von Ihnen gestellte Frage oder eine einfache Aussage wie „Bitte antworten“ sein. Ihre Schlussbemerkungen sollten freundlich und professionell sein. Verwenden Sie Ihre E-Mail-Signatur, um Ihre Kontaktinformationen, Website oder andere Informationen aufzulisten, die der Empfänger wissen soll. Eine E-Mail-Signatur ist eine professionelle Präsentation Ihrer Kontaktinformationen zur Verwendung in den ersten Nachrichten. Für Empfänger, mit denen Sie besser vertraut sind, können Sie nur mit Ihrem Namen unterschreiben.
5. Überprüfen und absenden
Die wichtigste Phase Ihres Schreibens ist die Bearbeitungsphase. Wenn Sie es sich mindestens einmal ansehen, werden Ihre Worte präziser und gezielter. Senden Sie eine E-Mail an alle erforderlichen Parteien. Wenn die E-Mail privat ist und mehrere Empfänger hat, verwenden Sie unbedingt die Bcc-Adressleiste.
Achten Sie beim Bearbeiten von E-Mails auf Folgendes:
Grammatik und Rechtschreibung sind korrekt.
Es gibt keine unnötigen Worte oder Details.
Die E-Mail-Empfängeradresse ist korrekt.
Alle notwendigen Dokumente, die Sie erwähnt haben, sind beigefügt.
Die Betreffzeile ist kurz und prägnant und vermittelt den Zweck der E-Mail.
Ihr Zweck und Ihre Erwartungen werden im Text der E-Mail klar dargelegt.
Vorlage
Verwenden Sie diese Vorlage, um Ihre geschäftliche E-Mail zu erstellen:
Betreff: Treffen bei (Name der Veranstaltung), angeforderte Berichte
Begrüßung: (Begrüßung + Empfängername),
(Einleitung) Stellen Sie sich vor oder erinnern Sie den Empfänger daran, wie Sie sich kennengelernt haben. (Zweck) Geben Sie den Grund für Ihren Brief in 2-3 Sätzen an. (Aktion) Vervollständigen Sie einen Appell an den Empfänger mit einer Aufforderung zum Handeln, d. h. Beantworten Sie eine Frage oder bitten Sie um ein Treffen.
(Schließen),
((E-Mail Signatur))
(Name)
(Geschäft)
(Geschäftsadresse)
(bevorzugtes Telefon)
(Website oder anderer Kontakt, keine E-Mail)
Beispiele
Hier sind einige Beispiele:
Beispiel 1
Thema: Überprüfung der Vertragsbedingungen
Hallo Frau Brown,
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, den Verkauf meiner Produkte in Ihrem Geschäft zu besprechen. Ich glaube, dass wir beide eine strategische Partnerschaft eingehen. Wir haben eine Testphase besprochen, in der Sie unsere Produkte tragen und die Garantie haben, alles zurückzukaufen, was nicht im Angebot ist. Ich habe einen Vertrag mit diesen Bedingungen erstellt. Bitte überprüfen Sie diese und folgen Sie dem Link zum digitalen Signieren. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.
Am besten,
Jennifer Glass
Zwei Personen, LLC
213 Business Lane, Virginia
Tel.: (717) 133-3313
www.twofaces.com
Beispiel 2
Thema: Treffen bei einer Wohltätigkeitsgala, Berichte erbeten.
Hallo Susan,
Wir trafen uns letzten Dienstag bei der Charity-Gala. Sie haben mich gebeten, Ihnen weitere Informationen über einige unserer hauseigenen Designer zu senden. Wir verfügen über 3 Spezialisten, die sich auf Ihre Bedürfnisse spezialisiert haben und Ihr Unternehmen wirklich hervorheben können. Auf Ihre Anfrage hin habe ich einige Muster beigefügt. Bitte lesen Sie sie durch und beantworten Sie etwaige Fragen.
Am besten,
Jordan Douglas, MBA
Better Design Co. LLC
312 Business Lane, Virginia
Tel.: (717) 177-7717
www.betterdesign.com
Beispiel 3
*Thema: So verdoppeln Sie Ihren Lead-Wert*
Hallo Cody,
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Danke,
Sommertal
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