So fordern Sie Informationen an, wenn jemand diese nicht weitergeben möchte • BUOM

10. August 2021

Wenn Sie rechtzeitig Informationen von Kollegen anfordern und erhalten, können Sie Ihren Job behalten und Fristen einhalten. Um zu lernen, nach Informationen zu fragen, wenn jemand zögert, sie weiterzugeben, ist in der Regel der Einsatz wirksamer zwischenmenschlicher und beruflicher Fähigkeiten erforderlich.

Das Senden einer höflichen, prägnanten und gut geschriebenen Nachricht kann die Wichtigkeit der Frage verdeutlichen und den Empfänger daran erinnern, Ihre Anfrage zu prüfen und darauf zu antworten. In diesem Artikel erläutern wir, wie man um Informationen bittet, wenn jemand diese nicht weitergeben möchte. Wir erläutern, warum diese wichtig sind, geben Schritte dazu vor und geben Tipps und Beispiele für das Anfordern von Informationen.

Warum ist es wichtig, nach Informationen zu fragen, wenn jemand diese nicht weitergeben möchte?

Es kann viele Gründe geben, warum eine Person ihre Informationen nicht weitergeben möchte, beispielsweise ein voller Terminkalender. In diesem Fall können Sie sich jedoch beruflich vorstellen und Angaben zu der Art der von Ihnen angeforderten Informationen machen. Dies kann dazu führen, dass sie sich wohler fühlen, wenn sie Ihnen antworten und Ihnen diese Informationen zur Verfügung stellen.

So fordern Sie Informationen an, wenn jemand diese nicht weitergeben möchte

Hier sind sechs Schritte zum Anfordern von Informationen, wenn jemand diese nicht weitergeben möchte:

1. Denken Sie über die Situation nach

Ein wichtiger erster Schritt besteht darin, die Situation zu verstehen. Überprüfen Sie, welche Informationen Sie benötigen, von wem Sie sie benötigen und wie schnell Sie sie benötigen. Sie können auch darüber nachdenken, warum sie ihre Informationen nur ungern mit Ihnen teilen, und Ihre vergangenen Interaktionen berücksichtigen. Es kann viele Gründe geben, warum sie nicht geantwortet haben. Seien Sie daher geduldig und einfühlsam, wenn Sie nach Informationen fragen.

2. Definieren Sie Ihr Ziel

Bevor Sie einen Brief schreiben, legen Sie den Zweck Ihrer Nachricht fest. Fragen Sie sich, was Sie mit Ihrer Anfrage erreichen möchten. Dies kann Ihnen dabei helfen, eine klare, leicht verständliche E-Mail zu verfassen. Sie können eine Vielzahl von Ressourcen anfordern, z. B. Finanzinformationen, Ratschläge, Projekt- oder Freiwilligeninformationen. Denken Sie darüber nach, Ihre Ziele aufzuschreiben, bevor Sie Ihre E-Mail verfassen, damit Sie wissen, was Sie brauchen und wie Sie danach fragen können.

3. Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage. Eine E-Mail-Vorlage kann Ihnen dabei helfen, schnell eine kurze Nachricht zu verfassen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie feststellen, dass Sie häufig Informationsanfragen senden müssen.

Erstellen Sie eine einfache und höfliche Vorlage und versuchen Sie, sie so allgemein zu halten, dass sie für die meisten Informationsanfragen verwendet werden kann. Möglicherweise müssen Sie Ihre Vorlage jedes Mal, wenn Sie sie verwenden, ein wenig bearbeiten, um sicherzustellen, dass sie mit dem übereinstimmt, was Sie sagen möchten.

4. Seien Sie höflich und freundlich

Versuchen Sie beim Schreiben eines Briefes höflich und freundlich zu sein. Höflichkeit kann Freundlichkeit ausdrücken, was dem Empfänger helfen kann, auf Sie zu reagieren. Sie können höflich und freundlich sein, indem Sie „Bitte“ und „Danke“ sagen. Sie können auch versuchen, Ihren Ton so zu ändern, dass er positiv klingt. Versuchen Sie dazu, ihre Arbeit zu loben oder ihnen zu sagen, dass Sie ihre Zeit und Mühe wertschätzen.

5. Danken Sie ihnen, wenn sie antworten.

Sobald Sie ihre Antwort erhalten haben, sollten Sie sich unbedingt bei ihnen bedanken. Dies bestätigt, dass Sie sie für ihre Antworten schätzen. Wenn sie wissen, wie sehr Sie ihre Antwortbereitschaft schätzen, ist es wahrscheinlicher, dass sie schneller antworten, wenn Sie sie das nächste Mal um Informationen bitten.

Versuchen Sie, schnell mit einer Dankes-E-Mail zu antworten, nachdem sie Ihnen geantwortet haben. Wenn Sie „Danke“ sagen, kann dies auch dazu beitragen, dass sich Ihr Gegenüber an Sie erinnert, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass er beim nächsten Mal antwortet.

6. Versuchen Sie, sie anzurufen

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie jemandem zu viele E-Mails schreiben, können Sie bei der Informationsanfrage jederzeit andere Methoden anwenden. Wenn Sie beispielsweise ihre Telefonnummer haben, können Sie versuchen, sie anzurufen. Wenn Sie jemanden anrufen, kann er Ihre Stimme besser erkennen und sich dadurch besser daran erinnern, wer Sie sind. Geben Sie bei Ihrem Anruf unbedingt an, wer Sie sind, für welches Unternehmen Sie arbeiten und warum Sie anrufen. Versuchen Sie, klar und prägnant zu sein, damit Ihre Kunden verstehen, welche Informationen Sie benötigen.

Tipps zur Informationsanfrage

Hier sind einige Tipps zum Anfordern von Informationen, wenn jemand diese nicht weitergeben möchte:

Erwägen Sie, jemand anderen zu fragen

Wenn die Person, die Sie kontaktieren möchten, nicht antwortet, fragen Sie bitte jemand anderen. Fragen Sie Ihre Kollegen oder Kolleginnen, ob sie wissen, was Sie brauchen, oder wissen, wer Ihnen helfen kann. Sie können Ihren Vorgesetzten auch bitten, Ihnen bei der Beschaffung von Informationen zu helfen oder sich an diejenigen zu wenden, die darüber verfügen. Möglicherweise kennen sie jemanden im Unternehmen oder von einem anderen Unternehmen, der Ihnen helfen kann.

Verwenden Sie ein interessantes Thema

Versuchen Sie, beim Schreiben Ihrer E-Mail eine interessante Betreffzeile zu verwenden. Ein interessantes Thema kann die Chancen erhöhen, dass der Empfänger antwortet. Eine interessante Betreffzeile kann beim Empfänger ein Gefühl der Dringlichkeit hervorrufen, das ihn möglicherweise dazu zwingt, Ihre gesamte E-Mail zu lesen.

In diesem Sinne können wir sagen, dass E-Mails zeitkritisch sind. Sagen Sie zum Beispiel: „Dringlichkeit: Marketingplan.“ Eine weitere interessante Betreffzeile könnte eine Vorschau des Inhalts Ihrer Nachricht sein, z. B. „Nächste Schritte in Ihrem Marketingplan“.

Halte es kurz und einfach

Eine kurze und einfache Nachricht kann dem Empfänger helfen, die gesamte E-Mail zu lesen und Verwirrung zu vermeiden. Für das Verständnis ist es auch wichtig, eine klare Botschaft zu formulieren, die schneller auf den Punkt kommt. Versuchen Sie auch, im ersten oder zweiten Satz nach Informationen zu fragen.

Beweisen Sie Ihre Zuverlässigkeit

Wenn Sie nachweisen, dass der Empfänger vertrauenswürdig ist, ist es wahrscheinlicher, dass er auf Ihre Nachricht antwortet. Beginnen Sie die E-Mail, indem Sie sich selbst, das Unternehmen, für das Sie arbeiten, und Ihre Position vorstellen. Der Grund dafür, dass sie möglicherweise nicht antworten, könnte sein, dass sie nicht wissen, wer Sie sind. Wenn Sie also diese Informationen angeben, erhalten Sie möglicherweise schneller eine Antwort. Auch wenn sie Ihren Namen nicht kennen, können sie Ihr Unternehmen erkennen, was ebenfalls Vertrauen in Sie schafft.

Korrekturlesen vor dem Versand

Erwägen Sie, Ihre E-Mail zu bearbeiten, bevor Sie eine Nachricht senden. Dies kann Ihnen dabei helfen, Fehler wie Grammatik-, Zeichensetzungs- oder Rechtschreibfehler zu finden, die dazu beitragen, dass Ihre E-Mail professioneller aussieht. Es kann Ihnen auch dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihre Botschaft klar ist. Versuchen Sie außerdem, es laut vorzulesen, um sicherzustellen, dass es leicht zu verstehen ist.

Beispiele für Briefe

Sie können diese Musterbriefe als Referenz verwenden, wenn Sie Ihre eigenen schreiben:

E-Mail-Beispiel

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail, die Sie an jemanden senden könnten, um Informationen anzufordern:

Liebe Marissa,

Hallo, das ist Ishaan Patel. Ich bin Projektmanager bei One United Insurance Co. und habe Ihnen vor einer Woche eine E-Mail mit der Bitte um Informationen zum Marketingplan Ihres Teams geschickt. Mein Kollege sagte mir, dass Sie der Ansprechpartner für diese Informationen seien. Es wäre hilfreich, wenn Sie mir diese Materialien zur Verfügung stellen könnten. Es wäre auch hilfreich, meinem Team Ihren Prozess zu zeigen, damit es aus Ihrem Erfolg lernen kann.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Mühe.

Mit besten Grüßen,

Ishaan Patel

danke für die Antwort

Hier ist ein Beispiel für eine Dankesantwort, die Sie verwenden könnten, wenn Ihnen jemand antwortet:

Liebe Marissa,

Vielen Dank für Ihre zeitnahe Antwort. Ihre Notizen haben meinem Team und mir sehr geholfen. Wenn ich Ihnen jemals helfen kann, lassen Sie es mich bitte wissen.

Danke noch einmal. Ich schätze Ihre Hilfsbereitschaft sehr.

Herzliche Grüße,

Ishaan Patel