So erstellen und liefern Sie Besprechungsprotokolle • BUOM
24. November 2021
Besprechungsprotokolle sind an vielen Arbeitsplätzen eine wichtige Ressource. Während eines Meetings aufgezeichnete Details dienen später oft als Ausgangspunkt und können wichtige Informationen für diejenigen liefern, die nicht teilnehmen konnten. Es bedarf einer gewissen Schulung, um zu lernen, wie man während eines Meetings Protokolle erstellt und diese professionell formatiert. In einigen Berufen wird diese Fähigkeit möglicherweise stärker betont als in anderen, beispielsweise als Assistent der Geschäftsleitung oder als Verwaltungsangestellter. Erfahren Sie in diesem umfassenden Leitfaden mehr darüber, wie Sie Protokolle mit Beispielprotokollen für Besprechungen verfassen.
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Was sind Sitzungsprotokolle?
Besprechungsprotokolle sind detaillierte Notizen, die beschreiben, was während der Organisationsbesprechung passiert ist. Zu den im Protokoll aufgeführten Informationen können gehören:
Teilnahme
Korrekturen zum Protokoll der letzten Sitzung
Wichtige Entscheidungen getroffen
Abstimmungsergebnisse
Aktionselemente
Neuer Fall
Einzelheiten zu Datum und Uhrzeit des nächsten Treffens
Um ein Protokoll zu erstellen, macht sich jemand während des Meetings Notizen. Nach Ende des Meetings tippt jemand die Notizen in einem leicht lesbaren Format ein. Im Allgemeinen müssen Besprechungsprotokolle von einem älteren Kollegen genehmigt werden, der ebenfalls bei der Besprechung anwesend war, bevor sie an andere verteilt und aufbewahrt werden.
Der Hauptzweck des Sitzungsprotokolls besteht darin, ein offizielles Protokoll der Sitzung zu erstellen. Das Protokoll kann später aus verschiedenen Gründen als Referenzmaterial dienen, z. B. um die Anwesenheit zu überprüfen, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen oder Einzelheiten für ein Gerichtsverfahren bereitzustellen.
So erstellen Sie ein Protokoll einer Besprechung
Da bei jeder Besprechung viele Informationen aufgezeichnet werden müssen, sollte der Inhalt des Besprechungsprotokolls möglichst detailliert sein. Die folgenden Strategien helfen Ihnen, alle wichtigen Informationen aus jedem Meeting so effizient wie möglich zu erfassen.
Fügen Sie zunächst allgemeine Informationen zum Meeting hinzu.
Verwenden Sie Kurzschrift.
Achten Sie genau auf Entscheidungen und Handlungen.
Folge dem Muster.
Holen Sie sich die Genehmigung für Ihre Notizen.
Verteilen Sie das Protokoll der Sitzung.
1. Fügen Sie zunächst allgemeine Informationen zum Meeting hinzu.
Notieren Sie vor Beginn der Besprechung allgemeine Informationen wie Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung. Wenn Ihre Kollegen die Aufzeichnungen später überprüfen, erhalten sie anhand dieser Informationen den richtigen Kontext, um sich daran zu erinnern, wann und warum ein bestimmtes Thema besprochen wurde.
Stellen Sie sicher, dass Sie auch die Namen aller Teilnehmer kennen. Sie müssen die von den verschiedenen Teilnehmern während des Meetings ergriffenen Maßnahmen auflisten. Sie können die Anwesenheitsliste abgeben und alle bitten, sich einzuloggen. Alternativ können Sie vor Beginn der Besprechung die Namen aller Besprechungsteilnehmer in Ihre persönlichen Notizen eintragen und diese dann einfach notieren, wenn Personen den Raum betreten.
2. Verwenden Sie Kurzschrift.
Verwenden Sie beim Protokollieren Kurzschrift oder Abkürzungen, damit Sie Notizen schneller schreiben können. Beispielsweise können Sie Initialen verwenden, um Besprechungsteilnehmer zu identifizieren, oder ein Akronym, um ein wichtiges Projekt zu kennzeichnen. Mit der Zeit werden Sie wahrscheinlich Ihre eigene Kurzschrift entwickeln, die Sie problemlos in Volltext übersetzen können, damit andere sie sehen können.
3. Achten Sie genau auf Entscheidungen und Handlungen.
Sie müssen diese Informationen genau aufzeichnen, einschließlich aller im Zusammenhang mit den Ergebnissen besprochenen Details. Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation dies verlangt, müssen Sie möglicherweise auch angeben, wie die Leute zu jedem Thema abgestimmt haben. Ebenso wäre es hilfreich, alle in der Besprechung erwähnten Fristen, Ereignisse oder andere wichtige Termine zu notieren. Protokolle dienen als Erinnerung an Verpflichtungen, daher möchten die Besprechungsteilnehmer, dass diese Details klar kommuniziert werden.
Bitten Sie bei Bedarf um Klarstellung. Im Idealfall stören Ihre Notizen das Meeting nicht, aber wenn es um wichtige Entscheidungen oder Diskussionen geht, ist es wichtig, die Details richtig zu machen.
4. Folgen Sie dem Muster.
Nutzen Sie eine Protokollvorlage, um den Überblick über alle wichtigen Details zu behalten und sicherzustellen, dass Ihnen nichts entgeht. Wenn Sie zu einer Besprechung beitragen und sich auch Notizen machen müssen, kann es sinnvoll sein, ein Tonbandgerät zu verwenden, damit Sie noch einmal sicherstellen können, dass Sie alle wichtigen Informationen aufgenommen haben.
5. Holen Sie die Genehmigung für Ihre Notizen ein.
Sobald Sie Ihre Protokolle eingegeben haben, besteht der nächste Schritt darin, diese zu genehmigen. Normalerweise senden Sie das Protokoll an das dienstälteste Teammitglied, das bei der Besprechung anwesend ist. Wenn sie Änderungen wünschen, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und reichen Sie das Sitzungsprotokoll erneut zur Genehmigung ein. Der leitende Besprechungsteilnehmer erteilt die erste Genehmigung und erteilt Ihnen die Erlaubnis, das Dokument an andere Besprechungsteilnehmer zu senden.
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6. Verteilen Sie Besprechungsprotokolle
Nach der ersten Genehmigung der Protokolle kann mit der Verteilung begonnen werden. Im Allgemeinen sollten Sitzungsprotokolle innerhalb weniger Tage nach der Sitzung verteilt werden. Wie Sie Besprechungsprotokolle teilen, hängt von den Verfahren Ihres Unternehmens ab. Typischerweise werden eine oder mehrere der folgenden Dokumentenaustauschmethoden verwendet:
Versenden einer physischen Kopie des Besprechungsprotokolls per Post
Versenden von Protokollen an jeden Teilnehmer
Verwenden eines Cloud-Sharing-Tools wie Google Docs
Veröffentlichung des Protokolls auf Ihrer Unternehmenswebsite
Bitten Sie ein hochrangiges Mitglied der Besprechung, ob Sie eine Notiz beifügen sollten, aus der hervorgeht, dass das von Ihnen eingereichte Protokoll zuvor genehmigt wurde. Mit dieser Methode können Besprechungsteilnehmer den Überblick über die aktuellste Version des Protokolls behalten, falls Änderungen daran vorgenommen wurden, bevor sie bei der nächsten Besprechung finalisiert werden.
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Tipps zum Protokollieren von Besprechungen
Beachten Sie beim Durcharbeiten Ihrer Notizen die folgenden Regeln für die Eingabe von Besprechungsprotokollen:
Befolgen Sie alle von Ihrem Arbeitgeber festgelegten Formatierungsrichtlinien für Besprechungsprotokolle.
Verwenden traditionelle Schriftart zum Beispiel Arial oder Times New Roman in lesbarer Größe (mindestens 10 Punkte).
Lassen Sie Leerraum zwischen den Abschnitten und verwenden Sie fett gedruckte Überschriften, Aufzählungspunkte und nummerierte Listen, um ein Dokument zu erstellen, das leicht nach wichtigen Details durchsucht werden kann.
Seien Sie objektiv. Geben Sie nur die Fakten darüber an, was passiert ist, keine Eindrücke oder Meinungen. Der Inhalt Ihres Besprechungsprotokolls sollte unparteiischer Natur sein und möglichst wenige Adjektive und Adverbien enthalten.
Schreiben Sie während des gesamten Besprechungsprotokolls gleichzeitig, um Verwirrung zu vermeiden.
Sobald Sie Ihre Notizen im richtigen Sitzungsprotokollformat eingegeben haben, fügen Sie alle relevanten Dokumente bei oder geben Sie an, wo diese zu finden sind. Bearbeiten Sie Ihre Arbeit dann sorgfältig, um Klarheit zu schaffen und auf Rechtschreibfehler, falsche Grammatik und Ungenauigkeiten bei Besprechungen zu prüfen.
Beispiel für ein Sitzungsprotokoll
Um zu sehen, wie ein ordnungsgemäßes Protokollformat für Besprechungen aussieht und um zu verstehen, welche Art von Inhalten enthalten sein sollten, ist es hilfreich, sich ein Beispiel anzusehen. Das folgende Protokoll stellt eine typische Sitzung der Vorstandsmitglieder der Organisation dar. Beachten Sie, wie die Transkripte formatiert sind, damit die Informationen zu wichtigen Details leicht zu finden sind.
Lone-Star-Organisation
Sitzung des Vorstandes
Datum: Mittwoch, 3. April 2019
Zeit: 15:00
Standort: Lone Star-Hauptquartier
Typ: Monatliches Treffen
Die Gegenwart:
• Jane Bryant, Präsidentin
• Joseph Hines, Vizepräsident
• Carla Brown, Schatzmeisterin
• Hannah Walker
• Paul Briggs
• William Lee
• Bridget Newman
Abwesend:
• Joanna Smith
• Andrew Taggert
Quorum:
• Erfreut
Willkommen zurück
Rufen Sie Bryant um 15:05 Uhr an, um zu bestellen.
Das Protokoll der Sitzung vom März 2019 wurde genehmigt.
Verfahren
Finanzbericht bereitgestellt von Brown
• Die Lone Star-Steuererklärung ist ausgefüllt und eingereicht. Die jährliche Überprüfung der Rechnungslegungsverfahren der Organisation wird bis Juni 2019 abgeschlossen sein.
• Zu den Finanztrends des letzten Jahres gehörte ein erhöhter Cashflow aufgrund von Lieferantenwechseln im Jahr 2018.
• Antrag auf Annahme von Jahresabschlüssen – unterstützt und angenommen.
Bericht des Entwicklungsausschusses von Lee
• Die Suche von Lone Star nach einem zweiten Unternehmensstandort brachte bisher keine vielversprechenden Ergebnisse. Der Vorstand beauftragt einen in Dallas ansässigen Gewerbeimmobilienmakler mit der Suche nach Immobilien, die den Bedürfnissen der Organisation entsprechen. Der Entwicklungsausschuss empfiehlt jedoch, die Suche auf Immobilien in Fort Worth auszuweiten.
• Der Vorschlag zur Ausweitung der Immobiliensuche wurde unterstützt und angenommen.
Neue Geschäfte und Ankündigungen
Bisher blieben die Spendenbemühungen hinter den erwarteten Zielen für dieses Jahr zurück. Die Teilnehmer werden gebeten, ihre Netzwerke zu nutzen, um potenzielle Fundraising-Ressourcen zu identifizieren und beim nächsten Treffen darüber zu berichten.
Die jährliche Organisationsklausur findet am 26. Juli 2019 statt.
Die nächste monatliche Vorstandssitzung ist für Mittwoch, den 1. Mai 2019, geplant.
Verschiebung
Die Sitzung wurde um 16:35 Uhr unterbrochen.
Das Protokollieren ist eine wichtige Aufgabe. Nutzen Sie diese Tipps und Strategien zur Vorbereitung von Besprechungsprotokollen, um sicherzustellen, dass Sie diese berufliche Fähigkeit beherrschen.